Постановление Администрации г. Рязани от 16.04.2014 № 1500
Об утверждении Положения об управлении делами аппарата администрации города Рязани
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА РЯЗАНИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 16 апреля 2014 г. N 1500 Об утверждении Положения об управлении делами аппарата администрации города Рязани В связи с организационно-штатными изменениями в администрациигорода Рязани, руководствуясь статьями 39, 41 Устава муниципальногообразования - городской округ город Рязань Рязанской области,администрация города Рязани постановляет: 1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении делами аппаратаадминистрации города Рязани. 2. Признать утратившим силу постановление администрации городаРязани от 11.02.2011 N 528 "Об утверждении Положения об управленииделами аппарата администрации города Рязани". 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя главы администрации, руководителя аппарата Н.М. Демко. Глава администрации В.Е. Артемов Положение об управлении делами аппарата администрации города Рязани (утв. постановлением администрации города Рязани от 16 апреля 2014 г. N 1500) Настоящее Положение определяет задачи, функции, права иответственность управления делами аппарата администрации города Рязани(далее - Управление), его внутреннюю организацию, а также права иответственность начальника Управления. I. Общие положения 1.1. Управление является структурным подразделением аппаратаадминистрации города Рязани и подчиняется заместителю главыадминистрации, руководителю аппарата. 1.2. Управление создано в соответствии с организационнойструктурой администрации города Рязани, утвержденной решениемРязанской городской Думы от 29.11.2010 N 595-I. 1.3. Управление в своей деятельности руководствуетсяКонституцией Российской Федерации, федеральными конституционнымизаконами, федеральными законами, актами Президента РоссийскойФедерации и Правительства Российской Федерации, международнымидоговорами Российской Федерации, нормативно-методическими документамиФедеральной архивной службы России, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированныесистемы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов", ГОСТ Р 52294-2004 "Информационная технология. Управлениеорганизацией. Электронный регламент административной и служебнойдеятельности. Основные положения", ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 "Системастандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.Управление документами. Общие требования", ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008"Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу.Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1.Принципы", ГОСТ Р ИСО 22310-2009 "Система стандартов по информации,библиотечному и издательскому делу. Информация и документация.Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования куправлению документами", ГОСТ Р 53898-2010. "Национальный стандартРоссийской Федерации. Системы электронного документооборота.Взаимодействие систем управления документами. Требования кэлектронному сообщению", ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов поинформации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство иархивное дело. Термины и определения", законами Рязанской области,постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Рязанскойобласти, Уставом муниципального образования - городской округ городРязань Рязанской области, постановлениями и распоряжениями главымуниципального образования, председателя Рязанской городской Думы,решениями представительного органа города Рязани, постановлениями ираспоряжениями администрации города Рязани, Инструкцией поделопроизводству в администрации города Рязани, настоящим Положением. 1.4. Положение об Управлении утверждается постановлениемадминистрации города Рязани. 1.5. При осуществлении своих функций Управление взаимодействуетс другими структурными подразделениями администрации города Рязани,структурными подразделениями аппарата администрации города Рязани, атакже с органами государственной власти Рязанской области, органамиместного самоуправления города Рязани, общественными и инымиорганизациями. 1.6. Управление хранит и проставляет основную гербовую печатьадминистрации города Рязани, угловой штамп администрации городаРязани, печати с обозначениями Управления, его отделов и секторов, атакже их штампы; имеет бланки со своим наименованием и наименованиямиего отделов. 1.7. Управление не является юридическим лицом, обладаетфункциональной и организационной независимостью в пределах целей иполномочий, определенных настоящим Положением. 1.8. Место нахождения Управления: г. Рязань, ул. Радищева, дом28. II. Структура и организация деятельности Управления 2.1. Управление состоит из следующих структурных единиц: - ведущий документовед; - отдел документационного обеспечения; - отдел протокола; - отдел материально-технического обеспечения. 2.2. Организационная структура и штатное расписание Управленияутверждаются главой администрации города Рязани. 2.3. Оперативное руководство Управлением осуществляетсязаместителем главы администрации, руководителем аппарата. 2.4. Начальник Управления назначается на должность иосвобождается от должности главой администрации города Рязани вустановленном порядке по представлению заместителя главыадминистрации, руководителя аппарата. 2.5. На должность начальника Управления назначается лицо,отвечающее квалификационным требованиям, установленным действующимфедеральным законодательством, законодательством Рязанской области идействующими муниципальными актами. 2.6. Начальник Управления непосредственно подчиняетсязаместителю главы администрации, руководителю аппарата. 2.7. Работники Управления назначаются на должность иосвобождаются от должности главой администрации города Рязани попредставлению начальника Управления. 2.8. Начальник Управления: - руководит деятельностью Управления, обеспечивая решениевозложенных на Управление функций и задач; - представляет заместителю главы администрации, руководителюаппарата для утверждения главой администрации города Рязанипредложения по структуре и штатному расписанию Управления; - вносит заместителю главы администрации, руководителю аппаратапредложения о назначении на должность и освобождении от должностиработников Управления; - издает приказы по вопросам работы Управления и подписываетслужебную документацию в пределах своей компетенции; - в установленном порядке вносит заместителю главыадминистрации, руководителю аппарата для представления главеадминистрации города Рязани предложения о поощрении и наложениидисциплинарных взысканий на работников Управления; - утверждает должностные инструкции работников Управления; - решает вопросы командирования работников Управления в пределахгорода Рязани; - принимает участие в заседаниях Рязанской городской Думы, еепостоянных комиссий и рабочих групп, коллегиях, заседаниях органовместного самоуправления города Рязани по вопросам, отнесенным кполномочиям Управления; - представляет администрацию города Рязани в отношениях сРязанской областной Думой, Правительством Рязанской области, Рязанскойгородской Думой, Контрольно-счетной палатой города Рязани,центральными исполнительными, органами государственной властиРязанской области в пределах своей компетенции. 2.9. Права, обязанности и ответственность работников Управленияопределяются должностными инструкциями и иными актами администрациигорода Рязани в соответствии с действующим законодательством. 2.10. Указания начальника Управления по устранению выявленных впределах его компетенции недостатков в проектах документов являютсяобязательными к исполнению для руководителей структурных подразделенийадминистрации города Рязани, руководителей структурных подразделенийаппарата администрации города Рязани. III. Основные задачи Управления Управление осуществляет следующие основные задачи: 3.1. Организационное обеспечение деятельности главыадминистрации города Рязани, заместителей главы администрации городаРязани, заместителя главы администрации города Рязани, руководителяаппарата. 3.2. Документационное обеспечение администрации города Рязани иорганизация делопроизводства в администрации города Рязани. 3.3. Управление документами администрации города Рязани. 3.4. Организация работы с обращениями граждан в администрациигорода Рязани. 3.5. Материально-техническое обеспечение администрации городаРязани. IV. Функции Управления В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляетследующие функции: 4.1. В области организационного обеспечения деятельности главыадминистрации города Рязани, заместителей главы администрации городаРязани, заместителя главы администрации города Рязани, руководителяаппарата: 4.1.1. Протоколирование мероприятий, проводимых с участием главыадминистрации города Рязани: - планирование, подготовка, проведение совещаний при главеадминистрации города Рязани и заседаний коллегий администрации городаРязани (далее - коллегия); - организационное обеспечение подготовки и проведения заседанийколлегии и совещаний при главе администрации города Рязани; - протоколирование заседаний коллегии и совещаний при главеадминистрации города Рязани; - оформление поручений, данных главой администрации городаРязани в ходе протокольных мероприятий; - регистрация в информационной системе электронногодокументооборота администрации города Рязани (далее - СЭД) и рассылкапротоколов и решений заседаний коллегий и совещаний- при главеадминистрации города Рязани, поручений, данных главой администрациигорода Рязани в ходе протокольных мероприятий (протокольных порученийглавы администрации города Рязани); - заверение копий документов, находящихся на хранении, выписокиз протоколов совещаний при главе администрации города Рязани иколлегии; - проведение экспертизы ценности документов, оформление в деладокументов, законченных делопроизводством и подготовка к их сдаче напостоянное хранение и уничтожение в отдел муниципального архивааппарата администрации; - оказание методической помощи структурным подразделениямадминистрации города Рязани, структурным подразделениям аппаратаадминистрации города Рязани в подготовке проектов решений коллегии приглаве администрации города Рязани по вопросам их оформления; - формирование, повесток дня заседаний коллегии. 4.1.2. Обеспечение протокольных мероприятий: - подготовка и проведение мероприятий, посвященныхзнаменательным событиям и памятным датам, проводимых с участием или попоручению главы администрации города Рязани; - составление ежемесячных справок о мероприятиях для включения вплан работы Губернатора Рязанской области; - участие в организации встреч, приемов, совещаний сделегациями, должностными лицами органов власти; - планирование работы главы администрации города Рязани попроведению протокольных мероприятий; - осуществление организации приема главой администрации городаРязани российских и иностранных делегаций; - принятие участия в организации официальных визитов главыадминистрации города Рязани в пределах Российской Федерации и за рубеж(обеспечение организационной подготовки к переговорам главыадминистрации города Рязани). 4.1.3. Организационно-техническое обеспечение деятельности главыадминистрации города Рязани, заместителей главы администрации,заместителя главы администрации, руководителя аппарата: - обеспечение информационного, документационного иорганизационно-технического обслуживания главы администрации городаРязани, заместителей главы администрации, заместителя главыадминистрации, руководителя аппарата; - организация личного приема граждан заместителями главыадминистрации, заместителем главы администрации, руководителемаппарата, участие в ведении приема, осуществление контроля завыполнением поручений заместителей главы администрации, заместителяглавы администрации, руководителя аппарата, данных на личном приеме; - осуществление, совместно с заместителями главы администрации,заместителем главы администрации, руководителем аппарата, планированияих рабочего дня; участие в составлении повестки дня проводимыхмероприятий, обеспечение рассылки повестки дня и приглашенияучастникам мероприятий; - осуществление предварительного рассмотрения документов,поступающих на имя главы администрации города Рязани, заместителейглавы администрации, заместителя главы администрации, руководителяаппарата, подготовка проектов поручений (резолюций) для главыадминистрации города Рязани, заместителей главы администрации,заместителя главы администрации, руководителя аппарата; - обеспечение, согласно указанию главы администрации городаРязани, заместителей главы администрации, заместителя главыадминистрации, руководителя аппарата своевременной подготовки проектовправовых актов администрации города Рязани, служебных писем, справок,отчетов и других документов; - осуществление своевременного подписания проектов документов углавы администрации города Рязани, заместителей главы администрации,заместителя главы администрации, руководителя аппарата, подготовленныхв соответствии с установленными требованиями; - проверка и контроль качества подготовки, правильностисоставления и согласования документов, представляемых на подпись главеадминистрации города Рязани, заместителям главы администрации,заместителю главы администрации, руководителю аппарата, в том числепроверка на наличие ошибок; - осуществление контроля исполнения документов и порученийзаместителей главы администрации, заместителя главы администрации,руководителя аппарата, принятие оперативных мер, направленных насвоевременное и качественное их выполнение; - организация и протоколирование заседаний, совещаний, деловыхпереговоров и других мероприятий, проводимых заместителями главыадминистрации, заместителем главы администрации, руководителемаппарата (сбор необходимых материалов, оповещение участников овремени, месте и повестке дня, их регистрации и др.); - проведение анализа справок, ответов и докладов, представляемыхглаве администрации города Рязани, заместителям главы администрации,заместителю главы администрации, руководителю аппарата; - обеспечение заместителей главы администрации, заместителяглавы администрации, руководителя аппарата информационными исправочными материалами, необходимыми для докладов, выступлений,совещаний. - оперативное обеспечение ведения телефонных переговоров главойадминистрации города Рязани, заместителей главы администрации,заместителя главы администрации, руководителя аппарата; - обеспечение записи в отсутствие главы администрации городаРязани, заместителей главы администрации, заместителя главыадминистрации, руководителя аппарата телефонных сообщений, поступающихв их адрес; - обеспечение вызова на прием к главе администрации городаРязани, заместителям главы администрации, заместителю главыадминистрации, руководителю аппарата работников администрации городаРязани; - организационное обеспечение командирования главы администрациигорода Рязани, заместителей главы администрации, заместителя главыадминистрации, руководителя аппарата; - осуществление контроля за юбилейными и праздничными датами,составление поздравлений от имени главы администрации города Рязани,заместителей главы администрации, заместителя главы администрации,руководителя аппарата; - проведение экспертизы ценности документов, оформление в деладокументов, законченных делопроизводством, и подготовка к их сдаче напостоянное хранение и уничтожение в отдел муниципального архивааппарата администрации. 4.2. В области делопроизводства и документационного обеспеченияадминистрации города Рязани: - осуществление организационного и методического руководстваделопроизводством в структурных подразделениях администрации городаРязани, структурных подразделениях аппарата администрации городаРязани; - обеспечение единства документооборота в администрации городаРязани; - составление сводной номенклатуры дел администрации городаРязани; - хранение и проставление на документах гербовой печатиадминистрации города Рязани; - разработка инструкции по делопроизводству в администрациигорода Рязани; - осуществление разработки методики расчета коэффициентовисполнительской дисциплины администрации города Рязани, ее структурныхподразделений, муниципальных предприятий и учреждений города повыполнению поручений главы администрации города Рязани, заместителейглавы администрации, заместителя главы администрации, руководителяаппарата, а также предоставлению муниципальных услуг; - осуществление разработки нормативных, методических документовпо вопросам делопроизводства и документооборота в администрации городаРязани; - расчет коэффициентов исполнительской дисциплины по выполнениюпоручений главы администрации города Рязани, заместителей главыадминистрации, заместителя главы администрации, руководителя аппарата,как по видам документов, так и в администрации города Рязани в целом,а также по предоставлению муниципальных услуг; - проведение анализа исполнительской дисциплины по выполнениюдолжностными лицами, структурными подразделениями администрации городаРязани, структурными подразделениями аппарата администрации городаРязани, муниципальными предприятиями и учреждениями города Рязанипоручений главы администрации города Рязани, заместителей главыадминистрации, заместителя главы администрации, руководителя аппарата;по предоставлению администрацией города Рязани муниципальных услуг; - осуществление учета и заказа изготовления штампов и печатейдля должностных лиц и структурных подразделений администрации городаРязани, структурных подразделений аппарата администрации городаРязани; - осуществление регистрации договоров, соглашений,дополнительных соглашений, актов к ним, подписываемых должностнымилицами администрации города Рязани в рамках полномочий администрациигорода Рязани; от имени муниципального образования - городской округгород Рязань Рязанской области; в рамках отдельных государственныхполномочий, переданных муниципальному образованию - городской округгород Рязань Рязанской области; заверение и рассылка их копий; - осуществление регистрации, заверения копий актов комиссии поприемке помещений после переустройства и (или) перепланировки озавершении переустройства и (или) перепланировки помещений, озавершении самовольно выполненного переустройства и (или)перепланировки помещений, решения о внесении изменений в акты, оботказе в выдаче акта; уведомлений комиссии о возврате документов; - осуществление регистрации, заверения копий решенийадминистрации города Рязани о согласовании (отказе в согласовании)переустройства и (или) перепланировки жилых помещений; уведомленийадминистрации города Рязани о переводе (отказе в переводе) жилых(нежилых) помещений в нежилые (жилые) помещения; - осуществление регистрации и выдачи работникам администрациигорода Рязани доверенностей администрации города Рязани, заверение ихкопий; - разработка, согласно заявкам структурных подразделенийадминистрации города Рязани, структурных подразделений аппаратаадминистрации города Рязани образцов бланков и печатей, используемых вуправленческой деятельности администрации города Рязани; - анализ количества и контроль качества документов, создаваемыхв администрации города Рязани; - оказание консультативно-методической помощи в вопросахделопроизводства структурным подразделениям администрации городаРязани, структурным подразделениям аппарата администрации городаРязани; - ежемесячная подготовка для главы администрации города Рязанисправки о состоянии исполнительской дисциплины в администрации городаРязани; - ежеквартальное предоставление сведений об исполнительскойдисциплине в администрации города Рязани в управление экономикиадминистрации города Рязани для рассмотрения балансовой комиссией порассмотрению вопросов премирования за выполнение особо важных исложных заданий структурными подразделениями администрации городаРязани и работниками администрации города Рязани; - оформление предложений в организации, осуществляющиеобразовательную деятельность по образовательным программам высшегообразования, о заключении договоров с администрацией города Рязани повопросам сотрудничества и взаимодействия, представление их на подписьглаве администрации города Рязани; - оформление проектов договоров, заключаемых администрациейгорода Рязани с организациями, осуществляющими образовательнуюдеятельность по образовательным программам высшего образования повопросам сотрудничества и взаимодействия, представление их на подписьглаве администрации города Рязани. 4.2.1. Прием, регистрация и отправка служебной корреспонденцииглавы администрации города Рязани, заместителей главы администрации,заместителя главы администрации, руководителя аппарата: - организация приема и распределения входящих писем (служебнойкорреспонденции), поступающих в администрацию города Рязани; - экспедиционная обработка поступающих документов; - своевременная раскладка периодической печати; - регистрация входящих и исходящих писем (служебнойкорреспонденции) в СЭД, их пересылка с использованием СЭД должностнымлицам администрации города Рязани с учетом распределения должностныхобязанностей между заместителями главы администрации, заместителемглавы администрации, руководителем аппарата и делегирования полномочийглавы администрации города Рязани; обеспечение рассылки простой изаказной корреспонденции главы администрации города Рязани,заместителей главы администрации, заместителя главы администрации,руководителя аппарата адресатам почтовой связью и курьерскойдоставкой; - проведение анализа работы с документами, поступающими в адресадминистрации города Рязани, подготовка справок, отчетов по движению исвоевременности рассмотрения служебной корреспонденции; - осуществление контроля за исполнением поручений главыадминистрации города Рязани, заместителей главы администрации,заместителя главы администрации, руководителя аппарата, данных порезультатам рассмотрения служебной корреспонденции, периодическоеуведомление исполнителей о документах и поручениях, находящихся наконтроле и подлежащих исполнению в установленные сроки; - осуществление мониторинга исполнительской дисциплины подокументам и поручениям, находящимся на контроле; - осуществление анализа сроков рассмотрения входящих писем(служебной корреспонденции) в администрации города Рязани; - подготовка отчетов о поступлении писем (служебнойкорреспонденции) и о результатах их рассмотрения для представленияначальнику Управления; - проведение экспертизы ценности документов, оформление в деладокументов, законченных делопроизводством и подготовка к их сдаче напостоянное хранение и уничтожение в отдел муниципального архивааппарата администрации; - контроль за наличием финансовых средств, заложенных вфранкировальную машину; - организационно-методическое взаимодействие со структурнымиподразделениями администрации города Рязани, структурнымиподразделениями аппарата администрации города Рязани, органамигосударственной власти Рязанской области, а также Рязанской городскойДумой при рассмотрении служебной корреспонденции; - прием, регистрация, исполнение заказов, учет поступающихматериалов на тиражирование; - прием документов на бумажных носителях для их оцифровки(сканирования) и включения в СЭД; - организация копировально-множительных работ по тиражированиюслужебных документов администрации города Рязани согласно заявкамструктурных подразделений администрации города Рязани, структурныхподразделений аппарата администрации города Рязани; - обеспечение копирования вновь изданных и архивных документовадминистрации города Рязани; - обеспечение сохранности документов, принятых для тиражированияи оцифровки; - учет использования бумаги и расходных материалов, которыетребуют периодической замены в копировально-множительных аппаратах; - обеспечение своевременного оформления заявок на расходныематериалы и ресурсные запасные части к копировально-множительнойтехнике. 4.2.2. Регистрация правовых актов администрации города Рязани: - проверка оформления проектов постановлений и распоряженийадминистрации города Рязани, их учет и представление на подпись главеадминистрации города Рязани, заместителям главы администрации,заместителю главы администрации, руководителю аппарата в соответствиис делегированием полномочий главы администрации города Рязани; - редакционная правка проектов правовых актов администрациигорода Рязани перед их подписанием; - осуществление регистрации в СЭД подписанных постановлений ираспоряжений администрации города Рязани; - анализ качества подготовки постановлений и распоряженийадминистрации города Рязани; - рассылка постановлений и распоряжений администрации городаРязани в соответствии с представленной исполнителем рассылкой, в томчисле с использованием СЭД; - подготовка статистических данных по изданным постановлениям ираспоряжениям администрации города Рязани; - подготовка и заверение копий, выписок из постановлений ираспоряжений администрации города Рязани, находящихся на хранении; - хранение постановлений и распоряжений администрации городаРязани, оформление их в дела документов, законченныхделопроизводством, и подготовка к сдаче на постоянное хранение иуничтожение в отдел муниципального архива аппарата администрации; - оказание методической помощи структурным подразделениямадминистрации города Рязани, структурным подразделениям аппаратаадминистрации города Рязани в подготовке проектов постановлений ираспоряжений администрации города Рязани по вопросам их оформления. 4.2.3. Контроль исполнения документов и поручений: - контроль за выполнением в установленные сроки структурнымиподразделениями администрации города Рязани, структурнымиподразделениями аппарата администрации города Рязани, муниципальнымипредприятиями и учреждениями города Рязани поручений главыадминистрации города Рязани, заместителей главы администраций,заместителя главы администрации, руководителя аппарата, данных поисполнению правовых актов, поступивших на исполнение в администрациюгорода Рязани от органов государственной власти Рязанской области,главы муниципального образования, председателя Рязанской городскойДумы, Рязанской городской Думы; на коллегиях администрации городаРязани и совещаниях у главы администрации города Рязани; в ходепротокольных мероприятий; содержащихся в правовых актах администрациигорода Рязани, поручений, требующих исполнения и содержащихся вдоговорах, соглашениях администрации города Рязани; - регистрация поручений главы администрации города Рязани,данных по результатам рассмотрения информации, полученной из средствмассовой информации и иных документов, не входящих в составдокументационного фонда администрации города Рязани; контроль за ихисполнением; - осуществление мониторинга исполнительской дисциплины подокументам, находящимся на контроле; - проведение экспертизы ценности документов, оформление в деладокументов, законченных делопроизводством и подготовка к их сдаче напостоянное хранение и уничтожение в отдел муниципального архивааппарата администрации. 4.3. В области управления документами администрации городаРязани: - организационно-методическое руководство и контроль заорганизацией электронного документооборота в администрации городаРязани с использованием СЭД; - сопровождение СЭД (формирование обязательных справочников СЭД:"Группы документов"; "Подразделения"; "Кабинеты"; "Грифы доступа";"Виды доставки"; "Типы связок"; "Список организаций"; "Текущаяорганизация". Формирование дополнительных справочников СЭД:"Рубрикатор"; "Категории адресатов"; "Типы реестров"; "Типы виз";"Номенклатура дел"; "Регионы"; "Типы организаций"; "Статус заявителя";"Граждане"; "Категории поручений" и др. Ведение реестра "ПользователиСЭД". Распределение прав пользователей СЭД. Настройка параметров СЭД:параметры работы с регистрационно-контрольной карточкой документа(РК); параметры работы с регистрационной карточкой проекта документа(РКПД). Аутентификация. Файлы. Поиск. Контекст РК (РКПД). Настройкапротокола просмотра); - определение состава документов, создаваемых для каждогоуправленческого процесса и необходимой информации для включения в этидокументы (унификация документов); - решение вопросов необходимости создания и включения вдокументооборот администрации города Рязани документов, определениеформ, структуры и технологий их использования; - определение необходимых метаданных, создаваемых вместе сдокументом и в процессе работы с документами, установление постоянныхсвязей с этими метаданными и управление ими; - организация и систематизация документопотоков в администрациигорода Рязани (маршрутизация документов администрации города Рязани); - осуществление проверки соответствия вновь создаваемыхдокументов требованиям Инструкции по делопроизводству в администрациигорода Рязани; - разработка проектов регламента, норм и правил электронногодокументооборота в администрации города Рязани, внедрение их вдеятельность администрации города Рязани; - установление процедур для соблюдения требований в областиуправления документами в администрации города Рязани, в том числетребований к временному хранению электронных документов, их передачена уничтожение, перед внедрением новой электронной информационнойсистемы или изменением существующих систем в администрации городаРязани; - проведение обучения работников администрации города Рязани -пользователей СЭД требованиям в области управления документами,отличиям документов от недокументных материалов, процедурам присвоенияимен документам, перемещению или копированию документов; - проведение обучения работников администрации города Рязани -пользователей СЭД работе с оборудованием, программным обеспечением иносителями, используемыми в СЭД; - разработка правовых актов администрации города Рязани,информационных, методических документов об электронномдокументообороте в администрации города Рязани; - определение места, способа и носителя, на котором электронныедокументы администрации города Рязани будут храниться; - установление требований к процессам управления документами вадминистрации города Рязани: включение документов в СЭД; регистрация;классификация; ограничение доступа; установление порядка и сроковхранения; - определение требований к поиску, использованию, прохождению,обмену электронными документами между структурными подразделениямиадминистрации города Рязани, структурными подразделениями аппаратаадминистрации города Рязани; - разработка перечня документов администрации города Рязани,создание, хранение и использование которых может осуществлятьсяисключительно в форме электронных документов; мониторинг егоприменения; - постоянное отслеживание новых и измененных требованийделопроизводства, практики работы с документами; - обеспечение хранения документов в СЭД в течение необходимогоили требуемого срока; - контроль за соблюдением структурными подразделениямиадминистрации города Рязани, структурными подразделениями аппаратаадминистрации города Рязани стандартов в области управлениядокументами; - контроль за созданием и проверка надлежащего хранения,организации сохранности и защиты от несанкционированного доступатретьих лиц к служебным документам администрации города Рязани впроцессе деятельности; составление и представление заместителю главыадминистрации, руководителю аппарата акта по результатам проведеннойпроверки; - внедрение и соблюдение установленных стандартов, процедур иметодик совершенствования управления документами в администрациигорода Рязани. 4.4. В области организации работы с обращениями граждан вадминистрации города Рязани: - осуществление приема граждан, обращающихся в администрациюгорода Рязани, предоставление необходимых разъяснений и консультацийгражданам по вопросам деятельности администрации города Рязани; - организация личного приема граждан главой администрации городаРязани, участие в ведении приема, осуществление контроля завыполнением поручений главы администрации города Рязани, данных наличном приеме; - прием и регистрация в СЭД поступающих письменных обращенийграждан, устных обращений граждан, представление их на рассмотрениеглаве администрации города Рязани или заместителям главыадминистрации, заместителю главы администрации, руководителю аппаратав соответствии с распределением должностных обязанностей,делегированием главой администрации города Рязани своих полномочий; - контроль за исполнением обращений граждан в установленныесроки; - составление проектов графиков личного приема граждан главойадминистрации города Рязани, заместителями главы администрации,заместителем главы администрации, руководителем аппарата, а такжеруководителями структурных подразделений администрации города Рязани,структурных подразделений аппарата администрации города Рязани; - оказание организационно-методической помощи структурнымподразделениям администрации города Рязани, структурным подразделениямаппарата администрации города Рязани по работе с обращениями граждан; - осуществление мониторинга исполнительской дисциплины подокументам и поручениям, находящимся на контроле; - осуществление анализа сроков рассмотрения обращений граждан вадминистрации города Рязани; - подготовка отчетов о поступлении обращений граждан и орезультатах их рассмотрения для представления начальнику Управления; - подготовка во взаимодействии со структурными подразделениямиадминистрации города Рязани, структурными подразделениями аппаратаадминистрации города Рязани материалов для средств массовой информациии официального сайта администрации города Рязани в сети Интернет вцелях освещения итогов рассмотрения обращений граждан; - проведение экспертизы ценности документов, оформление в деладокументов, законченных делопроизводством и подготовка к их сдаче напостоянное хранение и уничтожение в отдел муниципального архивааппарата администрации; - организация и проведение общероссийского дня приема граждан;ведение Интернет-портала ССТУ.РФ. 4.5. В области материально-технического обеспечения: - формирование, согласно заявкам структурных подразделенийадминистрации города Рязани, структурных подразделений аппаратаадминистрации города Рязани, потребностей администрации города Рязанив канцелярских товарах, бумаге, мебели и прочих хозяйственных товарахна очередной финансовый год для включения в план-график проведениязакупок; - организация в соответствии с правилами и нормами санитарии ипожарной безопасности содержания служебных помещений, а такжеорганизация контроля за исправностью систем энергоснабжения,отопления, канализации и других сооружений, связанных с эксплуатациейзданий; - формирование планов текущих и капитальных ремонтов зданий,помещений администрации города Рязани на очередной финансовый год наосновании дефектной ведомости для оформления муниципального заказа; - курирование деятельности муниципального казенного учреждения"Техобеспечение"; - оформление проектов договоров на оказание хозяйственных услуги контроль их выполнения; - обеспечение структурных подразделений администрации городаРязани, структурных подразделений аппарата администрации города Рязанинеобходимыми материальными ресурсами (бумагой, канцелярскимитоварами, мебелью и т.д.), а также контроль за их расходованием; - контроль за расходом теплоэнергоносителей администрациейгорода Рязани; - контроль за междугородними переговорами со служебных телефоновадминистрации города Рязани; - совместно с МКУ "Дирекция заказчика объектов социальной сферы"проведение профилактических осмотров зданий, помещений, инженерныхкоммуникаций с учетом их состояния, составление заявки на их ремонт, атакже осуществление контроля за выполнением ремонтных работподрядчиками, выбранными на конкурсной основе; - проведение инструктажа по охране труда работниковадминистрации города Рязани; - участие в проведении инвентаризации материальных ценностей,проведение регулярных осмотров имущества администрации города Рязани исписания его по мере необходимости в установленном порядке; - организация выполнения противопожарных мероприятий иосуществление контроля за содержанием в исправном порядке пожарногоинвентаря; - организация взаимодействия с организациями, осуществляющимиохранную деятельность, по соблюдению пропускного режима в зданииадминистрации города Рязани; - организация соблюдения работниками администрации города Рязанизаконодательных и иных нормативных правовых актов по охране труда,пожарной и электробезопасности; - организация проведения работ по техническому обслуживанию,модернизации диагностике и ремонту средств связи в администрациигорода Рязани; - организация оснащения структурных подразделений администрациигорода Рязани, структурных подразделений аппарата администрации городаРязани средствами связи, комплектующими расходными материалами; - проведение экспертизы ценности документов, оформление в деладокументов, законченных делопроизводством и подготовка к их сдаче напостоянное хранение и уничтожение в отдел муниципального архивааппарата администрации. V. Полномочия Управления Для выполнения задач и функций Управление наделяется следующимиполномочиями: 5.1. Осуществлять в рамках полномочий Управления взаимодействиес исполнительными органами государственной власти Рязанской области,Рязанской городской Думой, Контрольно-счетной палатой города Рязани,заместителем главы администрации, руководителем аппарата, структурнымиподразделениями администрации города Рязани, структурнымиподразделениями аппарата администрации, муниципальными игосударственными предприятиями и учреждениями, другими организациямигорода Рязани. 5.2. Управление осуществляет взаимодействие посредствомофициальной переписки, проведения совещаний, встреч, консультаций, атакже совместной работы по вопросам, отнесенным к компетенцииУправления. 5.3. Проводить проверки исполнения поручений главы администрациигорода Рязани в структурных подразделениях администрации городаРязани, структурных подразделениях аппарата администрации городаРязани, муниципальных предприятиях и учреждениях города Рязани. 5.4. Осуществлять согласование номенклатур дел структурныхподразделений администрации города Рязани, структурных подразделенийаппарата администрации города Рязани. 5.5. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства вструктурных подразделениях администрации города Рязани, структурныхподразделениях аппарата администрации города Рязани. 5.6. Контролировать и требовать от руководителей структурныхподразделений администрации города Рязани, структурных подразделенийаппарата администрации города Рязани выполнения установленных правилработы со служебными документами. 5.7. Привлекать в установленном порядке работников структурныхподразделений администрации города Рязани, структурных подразделенийаппарата администрации города Рязани к подготовке проектов документовпо поручению главы администрации города Рязани, заместителей главыадминистрации, заместителя главы администрации, руководителя аппарата. 5.8. Возвращать исполнителям на доработку документы,подготовленные с нарушением установленных требований. 5.9. Запрашивать и получать в рамках своей компетенциинеобходимые информационные, аналитические и справочные материалы отструктурных подразделений администрации города Рязани, структурныхподразделений аппарата администрации города Рязани, требовать отруководителей структурных подразделений администрации города Рязани,структурных подразделений аппарата администрации города Рязанисвоевременного представления указанных материалов, оформленных вустановленном порядке, возвращать при необходимости представленныематериалы на доработку. 5.10. Участвовать в обсуждении главой администрации городаРязани, заместителями главы администрации, заместителем главыадминистрации, руководителем аппарата вопросов, касающихся состоянияработы с документами, а также совершенствования форм и методов работыс ними. 5.11. Информировать главу администрации города Рязани,заместителей главы администрации, заместителя главы администрации,руководителя аппарата о случаях нарушения структурными подразделениямиадминистрации города Рязани, структурными подразделениями аппаратаадминистрации города Рязани и должностными лицами установленных правилработы с документами. VI. Взаимодействие с другими подразделениями 6.1. В соответствии с задачами и функциями, определенныминастоящим Положением, Управление осуществляет взаимодействие со всемиструктурными подразделениями администрации города Рязани, структурнымиподразделениями аппарата администрации города Рязани. 6.2. Предметом взаимодействия в процессе деятельности Управленияявляется разработка и исполнение нормативно-распорядительных,аналитических, планово-отчетных, статистических и учетных документов вустановленные сроки. 6.3. Управление осуществляет взаимодействие посредствомофициальной переписки, проведения совещаний, встреч, консультаций, атакже совместной работы по вопросам, отнесенным к компетенцииУправления. VII. Ответственность 7.1. Начальник Управления несет ответственность за: - неисполнение или ненадлежащее исполнение основных задач ифункций, возложенных на Управление, и своих обязанностей; - разглашение конфиденциальной и служебной информации; - нарушение дисциплины труда и трудового распорядка; - результаты работы Управления. 7.2. Ответственность работников Управления устанавливаетсятрудовым законодательством Российской Федерации, законодательствомРоссийской Федерации о муниципальной службе, трудовыми договорами,локальными нормативными актами, а также должностными инструкциями,утвержденными начальником Управления.