Постановление Администрации г. Рязани от 11.02.2011 № 528
Об утверждении Положения об управлении делами аппарата администрации города Рязани
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 11 февраля 2011 г. N 528 Утратил силу - Постановление Администрации г. Рязани от 16.04.2014 г. N 1500 Об утверждении Положения об управлении делами аппарата администрации города Рязани На основании решения Рязанской городской Думы от 29.11.2010 N595-I "Об утверждении структуры администрации города Рязани",руководствуясь статьями 39, 41 Ґ1тава муниципального образования -городской округ город Рязань Рязанской области, администрация городаРязани постановляет: 1. Утвердить прилагаемое Положение об управлении делами аппаратаадминистрации города Рязани. 2. Признать утратившими силу: - постановление главы администрации города Рязани от 18.12.2008N 8089 "Об утверждении Положения об организационном управленииадминистрации города Рязани"; - постановление администрации города Рязани от 06.08.2009 N 5387"О внесении изменения в Положение об организационном управленииадминистрации города Рязани, утвержденное постановлением главыадминистрации города Рязани от 18.12.2008 N 8089"; - постановление администрации города Рязани от 14.08.2009 N 5680"О внесении изменения в Положение об организационном управленииадминистрации города Рязани, утвержденное постановлением главыадминистрации города Рязани от 18.12.2008 N 8089". 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя главы администрации - руководителя аппарата С.П.Яковлева. Глава администрации В.Е.Артемов Положение об управлении делами аппарата администрации города Рязани (утв. постановлением администрации города Рязани от 11 февраля 2011 г. N 528) Настоящее Положение определяет задачи, функции, права иответственность управления делами аппарата администрации города Рязани(далее - Управление), его внутреннюю организацию, а также права иответственность начальника Управления. I. Общие положения 1.1. Управление является структурным подразделением аппаратаадминистрации города Рязани и подчиняется заместителю главыадминистрации - руководителю аппарата. 1.2. Управление создано в соответствии с организационнойструктурой администрации города Рязани, утвержденной решениемРязанской городской Думы от 29.11.2010 N 595-I. 1.3. Управление в своей деятельности руководствуетсяКонституцией Российской Федерации, федеральными законами, указами ираспоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями ираспоряжениями Правительства Российской Федерации,нормативно-методическими документами Федеральной Архивной службыРоссии, Государственным стандартом РФ, ГОСТом Р 6.30-2003"Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов"; законами Рязанской области, постановлениями ираспоряжениями Губернатора и Правительства Рязанской области. Уставоммуниципального образования - городской округ город Рязань Рязанскойобласти, постановлениями и распоряжениями главы муниципальногообразования, председателя Рязанской городской Думы, решениямипредставительного органа города Рязани, постановлениями ираспоряжениями администрации города Рязани, Инструкцией поделопроизводству в администрации города Рязани, настоящим Положением. 1.4. Положение об Управлении утверждается постановлениемадминистрации города Рязани. 1.5. При осуществлении своих функций Управление взаимодействуетс другими структурными подразделениями администрации города Рязани, атакже с органами государственной власти, Рязанской городской Думой,общественными и иными организациями. 1.6. Управление хранит гербовую печать администрации городаРязани, имеет бланки со своим наименованием и круглые печати собозначениями Управления, отдела документационного обеспечения,сектора регистрации и контроля распорядительных документов, штампы дляоформления регистрации входящей и исходящей корреспонденцииадминистрации города Рязани, для заверения копий постановлений ираспоряжений администрации города Рязани и иных документов, подлежащихудостоверению в пределах полномочий администрации города Рязани. 1.7. Управление не является юридическим лицом, обладаетфункциональной и организационной независимостью в пределах целей иполномочий, определенных настоящим Положением. 1.8. Местонахождение Управления: г. Рязань, ул. Радищева, дом28. II. Структура и организация деятельности Управления 2.1. Управление состоит из следующих структурных единиц: - ведущий документовед; - отдел документационного обеспечения; - отдел протокола; - отдел материально-технического обеспечения. 2.2. Организационная структура и штатное расписание Управленияутверждаются главой администрации города Рязани. 2.3. Оперативное руководство Управлением осуществляетсязаместителем главы администрации - руководителем аппарата. 2.4. Начальник Управления назначается на должность иосвобождается от должности главой администрации города Рязани вустановленном порядке по представлению заместителя главы администрации- руководителя аппарата. 2.5. На должность начальника Управления назначается лицо,отвечающее квалификационным требованиям, установленным действующимфедеральным законодательством, законодательством Рязанской области идействующими муниципальными правовыми актами. 2.6. Начальник Управления непосредственно подчиняетсязаместителю главы администрации - руководителю аппарата. 2.7. Работники Управления назначаются на должность иосвобождаются от должности главой администрации города Рязани попредставлению начальника Управления. 2.8. Начальник Управления: - руководит деятельностью Управления, обеспечивая решениевозложенных на Управление функций и задач; - представляет заместителю главы администрации - руководителюаппарата для утверждения главой администрации города Рязанипредложения по структуре и штатному расписанию Управления; - вносит заместителю главы администрации - руководителю аппаратапредложения о назначении на должность и освобождении от должностиработников Управления; - издает приказы по вопросам работы Управления и подписываетслужебную документацию в пределах своей компетенции; - в установленном порядке вносит заместителю главы администрации- руководителю аппарата для представления главе администрации городаРязани предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий наработников Управления; - утверждает должностные инструкции работников Управления; - решает вопросы командирования работников Управления в пределахгорода Рязани; - принимает участие в заседаниях Рязанской городской Думы, еепостоянных комиссий и рабочих групп, коллегиях, заседаниях другихорганов местного самоуправления города Рязани по вопросам, отнесеннымк полномочиям Управления; - представляет администрацию города Рязани в отношениях саппаратами Рязанской областной Думы, Правительства Рязанской области,Рязанской городской Думы, Контрольно-счетной палатой города Рязани ииных государственных органов, осуществляющих контрольные и надзорныефункции, в пределах своей компетенции. 2.9. Права, обязанности и ответственность работников Управленияопределяются должностными инструкциями и иными актами администрациигорода Рязани в соответствии с действующим законодательством. 2.10. Указания начальника Управления по устранению выявленных впределах его компетенции недостатков в проектах документов иматериалах являются обязательными к исполнению для руководителейструктурных подразделений администрации города Рязани, помощниковглавы администрации Рязани. III. Основные задачи Управления Управление осуществляет следующие основные задачи: 3.1. Текущее и перспективное планирование работы главыадминистрации города Рязани. 3.2. Организационное обеспечение мероприятий, проводимых сучастием или по поручению главы администрации города Рязани. 3.3. Планирование, подготовка, проведение совещаний и коллегийпри главе администрации города Рязани, контроль за выполнением решенийсовещаний и коллегий при главе администрации города Рязани. 3.4. Обеспечение единства системы документооборота вадминистрации города Рязани, постоянное совершенствование ее форм иметодов. 3.5. Организация, координация, контроль за выполнением работ подокументационному обеспечению деятельности администрации городаРязани, оказание консультативно-методической помощи в вопросахделопроизводства структурным подразделениям администрации городаРязани. 3.6. Составление сводной номенклатуры дел Управления,обеспечение подготовки и обработки документов, законченных текущимделопроизводством, обеспечение сохранности документов и защита их отнесанкционированного доступа, последующая передача их на постоянноехранение в отдел муниципального архива аппарата администрации городаРязани. 3.7. Представление главе администрации города Рязани изаместителям главы администрации проектов постановлений и распоряженийадминистрации города Рязани с сопроводительными материалами,организация своевременного выпуска. 3.8. Регистрация, учет, передача на исполнение и контроль засоблюдением установленного порядка прохождения поступающей и исходящейкорреспонденции главы администрации города Рязани и заместителейглавы администрации, экспертиза документов с целью определения ихзначимости для дальнейшего хранения и передачи в отдел муниципальногоархива аппарата администрации города Рязани. 3.9. Осуществление контроля за полным и своевременнымисполнением поручений главы администрации города Рязани и заместителейглавы администрации, обобщение, анализ состояния этой работы ипредоставление по ней справочно-информационных материалов. 3.10. Организация личного приема граждан главой администрациигорода Рязани и заместителями главы администрации, обобщениеинформации о количестве, характере поступивших обращений граждан,анализ результатов работы по их разрешению, организация контроля засроками и качеством их рассмотрения. 3.11. Систематический анализ состояния работы с документами вструктурных подразделениях администрации города Рязани (проверканадлежащего качества подготовки документов, контроль за сроками ихисполнения). 3.12. Осуществление мониторинга, организация контроля и проверкасостояния исполнительской дисциплины в структурных подразделенияхадминистрации города Рязани. 3.13. Выполнение копировально-множительных работ потиражированию служебных документов администрации города Рязани. 3.14. Организация контроля и проверки исполнения в установленныесроки структурными подразделениями администрации города Рязанизаконов Рязанской области, правовых актов Правительства Рязанскойобласти; постановлений и распоряжений администрации города Рязани;обращений граждан; документов, в соответствии с наложенными главойадминистрации города Рязани резолюциями, а также поручений,содержащихся в служебной корреспонденции. 3.15. Осуществление взаимодействия с муниципальным учреждением"Техобеспечение"; 3.16. По заявкам структурных подразделений администрации городаРязани формирование потребностей администрации города Рязани вканцелярских товарах, бумаге, мебели и прочих хозяйственных товарах наочередной финансовый год для включения в план-график проведениязакупок. 3.17. Обеспечение в соответствии с правилами и нормами санитариии пожарной безопасности содержания служебных помещений, а такжеорганизация контроля за исправностью систем энергоснабжения,отопления, канализации и других сооружений, связанных с эксплуатациейзданий. 3.18. Формирование планов текущих и капитальных ремонтов зданий,помещений администрации города Рязани на очередной финансовый год наосновании дефектной ведомости, для оформления муниципального заказа. 3.19. Организация охраны зданий администрации города Рязани. 3.20. Организация охраны труда в структурных подразделенияхадминистрации города Рязани. IV. Функции Управления В соответствии с возложенными задачами Управление осуществляетследующие функции: 4.1. В области организации протокольных мероприятий: 4.1.1. В области обеспечения деятельности главы администрациигорода Рязани, проведения заседаний, коллегий с участием главыадминистрации города Рязани: - планирование заседаний коллегии при главе администрации городаРязани на квартал; - организационное обеспечение подготовки и проведения заседанийколлегий и совещаний при главе администрации города Рязани; - протоколирование заседаний коллегии и совещаний при главеадминистрации города Рязани. Оформление протокольных поручений идоведение их до исполнителей; - осуществление контроля за выполнением поручений главыадминистрации города Рязани, содержащихся в решениях коллегий исовещаний при главе администрации города Рязани; - тиражирование и рассылка протокольных поручений главыадминистрации города Рязани, решений коллегии при главе администрациигорода Рязани ответственным исполнителям; - подготовка и заверение копий, выписок из протоколов совещаний,коллегии при главе администрации города Рязани, находящихся нахранении; - хранение протоколов совещаний и коллегии при главеадминистрации города Рязани, оформление их в дела документов,законченных делопроизводством, и подготовка к сдаче в отделмуниципального архива аппарата администрации города Рязани всоответствии с нормативно-методическими документами ФедеральнойАрхивной службы России; - оказание методической помощи структурным подразделениямадминистрации города Рязани в подготовке проектов решений коллегии приглаве администрации города Рязани по вопросам их оформления; - ведение базы данных решений коллегии и протокольных порученийглавы администрации города Рязани автоматизированной информационнойсистемы электронного документооборота; - подготовка ежемесячных аналитических отчетов по исполнениюрешений коллегий и протокольных поручений; - формирование повесток дня заседаний коллегий при главеадминистрации города Рязани; - анализ еженедельных отчетов структурных подразделений изаместителей главы администрации в целях последующего формированияинформации о состоянии дел в администрации города Рязани дляпредставления на оперативных совещаниях, проводимых с участиемГубернатора Рязанской области. 4.1.2. В области обеспечения протокольных мероприятий: - подготовка и проведение мероприятий, посвященныхзнаменательным событиям и памятным датам, проводимых с участием или попоручению главы администрации города; - составление ежемесячных справок о наиболее значимыхмероприятиях для включения в план работы Губернатора Рязанскойобласти; - участие в организации встреч, приемов, совещаний сделегациями, должностными лицами вышестоящих органов власти; - планирование работы главы администрации города. 4.2. В области документационного обеспечения: - осуществление организационного и методического руководстваделопроизводством в структурных подразделениях администрации городаРязани; - прием и передача на исполнение обращений граждан, поступившихв адрес главы администрации города Рязани и заместителей главыадминистрации, в соответствии с требованиями действующегозаконодательства, постановлений и распоряжений администрации городаРязани, организация личного приема граждан главой администрации городаРязани совместно с отделом по обеспечению деятельности главыадминистрации и заместителей главы администрации аппаратаадминистрации города Рязани; - осуществление приема, автоматизированной регистрации входящейи отправки исходящей корреспонденции администрации города Рязани; - разработка образцов бланков и печатей, используемых вуправленческой деятельности администрации города Рязани и ееструктурными подразделениями, осуществление учета и заказаизготовления штампов и печатей для структурных подразделенийадминистрации города Рязани; - хранение и проставление на документах гербовой печатиадминистрации города Рязани; - осуществление контроля за своевременным рассмотрениемобращений юридических и физических лиц; - проведение анализа состояния исполнительской дисциплины вструктурных подразделениях администрации города Рязани. 4.2.1. В области приема, учета и отправки документов: - организация приема и распределения потоков корреспонденции,поступающей в администрацию города Рязани; - экспедиционная обработка документов; - своевременная раскладка периодической печати; - регистрация служебной корреспонденции и передача по назначениюглаве администрации города Рязани и его заместителям с учетомраспределения обязанностей; - оформление регистрационных карточек на входящие документысогласно требованиям инструкции по делопроизводству; - формирование банка данных служебной корреспонденции системыэлектронного документооборота по результатам исполнения документов; - проведение анализа работы с документами, поступающими в адресадминистрации города Рязани, подготовка справок, отчетов по движениюслужебной корреспонденции; - осуществление контроля за исполнением документов всоответствии с наложенными резолюциями, периодическое (два раза вмесяц) уведомление структурных подразделений администрации городаРязани о документах, находящихся на контроле и подлежащих исполнению вустановленные сроки, контрольной карточкой -" напоминанием"; - осуществление мониторинга исполнительской дисциплины подокументам, находящимся на контроле, ежемесячное информированиеначальника Управления об уровне исполнительской дисциплины; - оформление в дела документов, законченных делопроизводством,проведение экспертизы ценности документов, передача на постоянноехранение в отдел муниципального архива аппарата администрации городаРязани; - составление актов на передачу документов постоянного храненияв архив и актов к выделению на уничтожение документов с истекшимисроками хранения и потерявших ценность; - своевременное осуществление рассылки простой и заказнойкорреспонденции за подписью главы администрации города Рязани изаместителей главы администрации почтовой связью и курьерскойдоставкой; - контроль за наличием финансовых средств, заложенных вфранкировальную машину; - организационно-методическое взаимодействие со структурнымиподразделениями администрации города Рязани, органами государственнойвласти РФ и Рязанской области, а также Рязанской городской Думой прирассмотрении служебной корреспонденции. 4.2.2. В области регистрации и контроляорганизационно-распорядительных документов: - проверка оформления проектов постановлений и распоряженийадминистрации города Рязани в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003"Унифицированные системы документации. Унифицированная системаорганизационно-распорядительной документации. Требования к оформлениюдокументов" и инструкцией по делопроизводству в администрации городаРязани, учет и представление на подпись главе администрации городаРязани и заместителям главы администрации в соответствии сделегированием полномочий главы администрации города Рязани; - осуществление регистрации подписанных постановлений ираспоряжений администрации города Рязани; - анализ качества подготовки постановлений и распоряженийадминистрации города Рязани; - тиражирование и рассылка постановлений и распоряженийадминистрации города Рязани в соответствии с представленнойисполнителем рассылкой; - ведение базы данных постановлений и распоряжений администрациигорода Рязани Системы электронного документооборота; - подготовка статистических данных по изданным постановлениям ираспоряжениям администрации города Рязани; - подготовка и заверение копий, выписок из постановлений ираспоряжений администрации города Рязани, находящихся на хранении всекторе; - хранение постановлений и распоряжений администрации городаРязани, оформление их в дела документов, законченныхделопроизводством, и подготовка к сдаче в отдел муниципального архивааппарата администрации города Рязани в соответствии снормативно-методическими документами Федеральной Архивной службыРоссии; - оказание методической помощи структурным подразделениямадминистрации города Рязани в подготовке проектов постановлений ираспоряжений администрации города Рязани по вопросам их оформления; - организация и проведение проверок сроков исполненияорганизационно- распорядительных документов, информирование начальникаУправления о результатах проведения проверок; - обеспечение рассылки запросов исполнителям о ходе исполненияпоручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях администрациигорода Рязани, осуществление контроля за своевременным поступлениемответов на запросы; - ежемесячный анализ документов, находившихся на контроле, дляинформирования начальника Управления и дальнейшего представления нарассмотрение балансовой комиссии; - подведение итогов исполнительской дисциплины по видамконтролируемых документов; - подготовка необходимых информационных материалов по поручениюглавы администрации города Рязани. 4.2.3. В области организации работы по обращениям граждан: - осуществление приема граждан, обращающихся в администрациюгорода Рязани, предоставление необходимых разъяснений и консультацийгражданам по вопросам деятельности администрации города Рязани; - организация личного приема граждан главой администрации городаРязани, участие в ведении приема, осуществление контроля завыполнением поручений главы администрации города Рязани, данных наличном приеме; - прием и регистрация, в том числе в компьютерной базе данных,поступающих письменных обращений граждан, представление их нарассмотрение главе администрации города Рязани или заместителям главыадминистрации в соответствии с распределением обязанностей, передача всоответствии с резолюциями исполнителям, контроль за исполнениемобращений граждан в установленные сроки; - формирование банка данных "Системы электронногодокументооборота", в части обращений граждан; - составление проектов графиков личного приема граждан главойадминистрации города Рязани, заместителями главы администрации, атакже руководителями структурных подразделений администрации городаРязани; - оказание организационно-методической помощи структурнымподразделениям администрации города Рязани по работе с обращениямиграждан; - осуществление ежемесячного анализа письменных обращенийграждан по исполнительской дисциплине для представления нарассмотрение балансовой комиссии; - подготовка отчетов о поступлении обращений граждан и орезультатах их рассмотрения; анализ статистики для представленияначальнику Управления; - осуществление выдачи пропусков гражданам на разовые посещенияработников администрации города Рязани; - подготовка во взаимодействии с другими структурнымиподразделениями администрации города Рязани материалов для средствмассовой информации и официального сайта администрации города Рязани всети Интернет в целях освещения итогов рассмотрения обращенийграждан; - хранение и своевременная передача законченныхделопроизводством дел в отдел муниципального архива аппаратаадминистрации города Рязани. 4.2.4. В области организации множительных работ: - прием, регистрация, исполнение заказов, учет поступающихматериалов на тиражирование; - организация копировально-множительных работ по тиражированиюслужебных документов администрации города Рязани согласно заявкамструктурных подразделений администрации города Рязани; - обеспечение копирования вновь изданных и архивных документовадминистрации города Рязани; - обеспечение сохранности документов, принятых длятиражирования; - учет использования бумаги и расходных материалов, которыетребуют периодической замены в копировально-множительных аппаратах; - обеспечение своевременного оформления заявок на расходныематериалы и ресурсные запасные части к копировально-множительнойтехнике. 4.2.5. В области материально-технического обеспечения: - руководство работой муниципального учреждения"Техобеспечение"; - оформление договоров на оказание необходимых хозяйственныхуслуг и контроль их выполнения; - обеспечение структурных подразделений администрации городаРязани необходимыми материальными ресурсами (бумагой, канцелярскимитоварами, мебелью и т.д.), а также контроль за их расходованием; - контроль за расходом теплоэнергоносителей администрациейгорода Рязани; - контроль за междугородними переговорами со служебных телефоновадминистрации города Рязани; - организация и контроль деятельности по обслуживанию работниковадминистрации города Рязани служебным автомобильным транспортом; - участие в разработке проекта показателейфинансово-хозяйственной деятельности подведомственного учреждения; - подготовка предложения по премированию руководителяподведомственного учреждения; - совместно с МУ "ДЗОСС" проведение профилактических осмотровзданий, помещений, инженерных коммуникаций и с учетом их состояния,составление заявки на их ремонт, а также осуществление контроля завыполнением ремонтных работ подрядчиками, выбранными на конкурснойоснове; - проведение инструктажа по охране труда, стажировка и проверказнаний требований охраны труда работниками администрации городаРязани; - участие в проведении инвентаризации материальных ценностей,проведение регулярных осмотров имущества администрации города Рязани исписания его по мере необходимости; - организация выполнения противопожарных мероприятий иосуществление контроля за содержанием в исправном состоянии пожарногоинвентаря; - организация взаимодействия с государственными органами охраныпо соблюдению пропускного режима в здании администрации города Рязани; - организация контроля за соблюдением законодательных и иныхнормативных правовых актов по охране труда, пожарной иэлектробезопасности; - организация проведения работ по техническому обслуживанию,модернизации, диагностике и ремонту средств связи в администрациигорода Рязани; - организация оснащения структурных подразделений администрациигорода Рязани средствами связи, комплектующими расходными материалами. V. Полномочия Управления Для выполнения задач и функций Управление наделяется следующимиполномочиями: 5.1. Взаимодействовать в установленном порядке со структурнымиподразделениями администрации города Рязани, Рязанской городскойДумой, федеральными и государственными органами, муниципальными игосударственными предприятиями и учреждениями, другими организациями, 5.2. Проводить проверки исполнения поручений главы администрациигорода Рязани в структурных подразделениях администрации городаРязани, проверки по выполнению нормативных правовых актов федеральных,областных органов государственной власти, органов местногосамоуправления. 5.3. Осуществлять контроль за состоянием делопроизводства вструктурных подразделениях администрации города Рязани. 5.4. Контролировать и требовать от руководителей структурныхподразделений администрации города Рязани выполнения установленныхправил работы с документированием управленческой деятельности. 5.5. Привлекать в установленном порядке специалистов структурныхподразделений администрации города Рязани к подготовке проектовдокументов по поручению руководства администрации города Рязани. 5.6. Возвращать исполнителям на доработку документы,подготовленные с нарушением установленных требований. 5.7. Запрашивать и получать в рамках своей компетенциинеобходимые информационные, аналитические и справочные материалы отструктурных подразделений администрации города Рязани, требовать отруководителей структурных подразделений администрации города Рязанисвоевременного предоставления указанных материалов, оформленных вустановленном порядке, возвращать при необходимости представленныематериалы на доработку. 5.8. Участвовать в обсуждении руководством вопросов, касающихсясостояния работы с документами, а также совершенствования форм иметодов работы с ними. 5.9. Вносить руководству администрации предложения о привлечениик дисциплинарной ответственности во всех случаях нарушенияподразделениями и должностными лицами установленных правил работы сдокументами. VI. Взаимодействие с другими подразделениями 6.1. В соответствии с задачами и функциями, определенныминастоящим Положением, Управление осуществляет взаимодействие со всемиструктурными подразделениями администрации города Рязани. 6.2. Предметом взаимодействия в процессе деятельности Управленияявляется разработка и исполнение нормативно-распорядительных,аналитических, планово-отчетных, статистических и учетных документов вустановленные сроки. 6.3. Управление осуществляет взаимодействие посредствомофициальной переписки, проведения совещаний, встреч, консультаций, атакже совместной работы по вопросам, отнесенным к компетенцииУправления. VII. Ответственность 7.1. Начальник Управления несет ответственность за: - неисполнение или ненадлежащее исполнение основных задач ифункций, возложенных на Управление, и своих обязанностей; - разглашение конфиденциальной и служебной информации; - нарушение дисциплины труда и трудового распорядка; - результаты работы Управления. 7.2. Ответственность работников Управления устанавливаетсятрудовым законодательством Российской Федерации, законодательствомРоссийской Федерации о муниципальной службе, трудовыми договорами,локальными нормативными актами, а также должностными инструкциями,утвержденными начальником Управления.