Постановление Администрации г. Рязани от 11.02.2011 № 532
Об утверждении Положения об отделе муниципального архива аппарата администрации города Рязани
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 11 февраля 2011 г. N 532 Об утверждении Положения об отделе муниципального архива аппарата администрации города Рязани На основании решения Рязанской городской Думы ва муниципального образования -городской округ город Рязань Рязанской области, администрация городаРязани постановляет: 1.Утвердить прилагаемое Положение об отделе муниципальногоархива аппарата администрации города Рязани. 2. Признать утратившим силу постановление главы администрациигорода Рязани от 20.01.2009 N 35 "Об утверждении Положения об отделемуниципального архива администрации города Рязани". 3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить назаместителя главы администрации - руководителя аппарата С.П.Яковлева. Глава администрации В.Е.Артемов Положение об отделе муниципального архива аппарата администрации города Рязани (утв. постановлением администрации города Рязани от 11 февраля 2011 г. N 532) Настоящее Положение определяет задачи, функции, права иответственность отдела муниципального архива аппарата администрациигорода Рязани (далее - Отдел), его внутреннюю организацию, а такжеправа и ответственность начальника Отдела. 1. Общие положения 1.1. Отдел является структурным подразделением аппаратаадминистрации города Рязани и подчиняется заместителю главыадминистрации - руководителю аппарата. 1.2. Отдел создан в соответствии с организационной структуройадминистрации города Рязани, утвержденной решением Рязанской городскойДумы от 29.11.2010 N 595-I. 1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, федеральными конституционными законами,федеральными законами, правовыми актами Президента РоссийскойФедерации и Правительства Российской Федерации, нормативными правовымиактами федеральных органов исполнительной власти, вом муниципального образования - городскойокруг город Рязань Рязанской области, иными муниципальныминормативными правовыми актами, в том числе настоящим Положением. 1.4. Положение об Отделе утверждается постановлениемадминистрации города Рязани. 1.5. Отдел имеет бланки и печать со своим наименованием исимволикой города Рязани, а также необходимые штампы, согласованные вустановленном порядке. 1.6. Отдел не является юридическим лицом, обладаетфункциональной и организационной независимостью в пределах целей иполномочий, определенных настоящим Положением. 1.7. Местонахождение Отдела: г. Рязань, ул. Радищева, д. 28. 2. Структура Отдела 2.1. Отдел состоит из следующих структурных единиц: - начальник отдела; - архивариусы. 2.2. Организационная структура и штатное расписание Отделаутверждаются главой администрации города Рязани. 2.3. Оперативное руководство Отделом осуществляется заместителемглавы администрации - руководителем аппарата. 2.4. Начальник Отдела назначается на должность и освобождаетсяот должности главой администрации города Рязани в установленномпорядке по представлению заместителя главы администрации -руководителя аппарата. 2.5. На должность начальника Отдела назначается лицо, отвечающееквалификационным требованиям, установленным действующим федеральнымзаконодательством, законодательством Рязанской области и действующимимуниципальными правовыми актами. 2.6. Начальник Отдела непосредственно подчиняется заместителюглавы администрации - руководителю аппарата. 2.7. Работники Отдела назначаются на должность и освобождаютсяот должности главой администрации города Рязани по представлениюначальника Отдела. 2.8. Начальник Отдела: - руководит деятельностью Отдела, обеспечивая решениевозложенных на Отдел функций и задач; - визирует документы, подписывает служебную документацию,архивные справки, архивные копии, архивные выписки из документов впределах своей компетенции; - представляет заместителю главы администрации - руководителюаппарата для утверждения главой администрации города Рязанипредложения по структуре и штатному расписанию Отдела; - вносит заместителю главы администрации - руководителю аппаратапредложения о назначении на должность и освобождении от должностиработников Отдела; - издает приказы по вопросам работы Отдела и подписываетслужебную документацию в пределах своей компетенции; - в установленном порядке вносит заместителю главы администрации- руководителю аппарата для представления главе администрации городаРязани предложения о поощрении и наложении дисциплинарных взысканий наработников Отдела; - утверждает должностные инструкции работников Отдела; - решает вопросы командирования работников в пределах городаРязани; - составляет необходимую отчетную документацию, аналитическиесправки для представления их заместителю главы администрации -руководителю аппарата, государственному учреждению Рязанской области"Государственный архив Рязанской области"; - взаимодействует с Главным архивным управлением Рязанскойобласти, муниципальными предприятиями и учреждениями, общественнымиорганизациями города Рязани для рассмотрения и решения различныхорганизационно-методических и практических вопросов архивного дела, сАрбитражным судом Рязанской области и налоговыми органами, конкурснымии арбитражными управляющими в целях предотвращения утраты документовпри реорганизации или ликвидации муниципальных предприятий иучреждений города Рязани; - осуществляет прием граждан, рассматривает письменные обращенияграждан, дает по ним ответы и консультации в пределах своейкомпетенции; - принимает участие в заседаниях Рязанской городской Думы, еепостоянных комиссий и рабочих групп, коллегиях, заседаниях другихорганов местного самоуправления города Рязани по вопросам, отнесеннымк полномочиям Отдела; - представляет администрацию города Рязани в отношениях саппаратами Рязанской областной Думы, Правительства Рязанской области,Счетной палаты РФ, Рязанской городской Думы и иных государственныхорганов, осуществляющих контрольные и надзорные функции, в пределахсвоей компетенции. 3. Основные задачи Отдела Отдел осуществляет следующие основные задачи: 3.1. Комплектование муниципального архива документами. 3.2. Обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбораи использования документов, хранящихся в муниципальном архиве. 3.3. Подготовка и своевременная передача архивных документов нагосударственное хранение с соблюдением требований и сроков,установленных Федеральным архивным агентством Российской Федерации. 3.4. Осуществление методического руководства архивным делом вструктурных подразделениях администрации города Рязани. 3.5. Создание научно-справочного аппарата к документаммуниципального архива. 4. Функции Отдела Общие функции Отдела: 4.1. Прием и хранение документов структурных подразделенийадминистрации города Рязани. 4.2. Учет и обеспечение сохранности принятых в муниципальныйархив дел и документов. 4.3. Фондирование принятых в муниципальный архив дел идокументов. 4.4. Составление научно-справочного аппарата к хранящимся вмуниципальном архиве документам. 4.5. Проведение экспертизы ценности документов, хранящихся вмуниципальном архиве. 4.6. Составление годовых разделов сводных описей дел постоянногохранения и по личному составу. 4.7. Составление актов на дела, выделенные к уничтожению в связис истечением сроков их хранения. 4.8. Подготовка и передача документов на государственноехранение. 4.9. Оказание методической и практической помощи работникамструктурных подразделений администрации города Рязани по архивномуделу. 4.10. Представление в государственное учреждение Рязанскойобласти "Государственный архив Рязанской области" сведений о составе иобъеме фондов, хранящихся в муниципальном архиве. 4.11. Выдача в установленном порядке документов, архивных копий,архивных выписок, архивных справок работникам администрации городаРязани, организациям и гражданам. 4.12. Учет использования документов, хранящихся в муниципальномархиве. 4.13. Проверка сохранности, правильности формирования иоформления дел в структурных подразделениях администрации городаРязани. 4.14. Участие в разработке нормативно-методических документов(инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу иорганизации документов в делопроизводстве. 4.15. Участие в проведении мероприятий по повышению квалификациисотрудников структурных подразделений администрации города Рязани,ответственных за делопроизводство и архив. 4.16. Регистрация трудовых договоров, заключаемых работодателями- физическими лицами, не являющимися индивидуальнымипредпринимателями, с работниками. 4.17. Регистрация дополнительных соглашений к трудовымдоговорам, заявлений о расторжении трудовых договоров, заключенныхиндивидуальными предпринимателями с работниками и зарегистрированныхдо 01.10.2006. 5. Полномочия Отдела Для выполнения задач и функций Отдел наделяется следующимиполномочиями: 5.1. Взаимодействовать в установленном порядке со структурнымиподразделениями администрации города Рязани, Рязанской городскойДумой, муниципальными предприятиями и учреждениями города Рязани. 5.2. Запрашивать в установленном порядке необходимые для работыОтдела материалы от структурных подразделений администрации городаРязани, муниципальных предприятий и учреждений города Рязани. 5.3. В пределах своих полномочий проверять состояние архивногодела в структурных подразделениях администрации города Рязани. 5.4. Возвращать в структурные подразделения администрации городаРязани на доработку документы, подготовленные с нарушениемустановленных требований. 5.5. Вносить заместителю главы администрации - руководителюаппарата, предложения по совершенствованию архивного дела вадминистрации города Рязани. 6. Взаимодействие с другими подразделениями 6.1. В соответствии с задачами и функциями, определенныминастоящим Положением, Отдел осуществляет взаимодействие со всемиструктурными подразделениями администрации города Рязани,государственными органами, Главным архивным управлением Рязанскойобласти, муниципальными и государственными предприятиями иучреждениями, другими организациями. 6.2. Предметом взаимодействия в процессе деятельности Отделаявляется разработка и исполнение нормативно-распорядительных,аналитических, планово-отчетных, статистических и учетных документов вустановленные сроки. 6.3. Отдел осуществляет взаимодействие посредством официальнойпереписки, проведения совещаний, встреч, консультаций, а такжесовместной работы по вопросам, отнесенным к его компетенции всоответствии с резолюциями руководства. 6.4. Правовое обеспечение деятельности Отдела осуществляетправовое управление аппарата администрации города Рязани. 7. Ответственность 7.1. Начальник Отдела несет ответственность за: - неисполнение или ненадлежащее исполнение основных задач ифункций, возложенных на Отдел, и своих обязанностей; - разглашение конфиденциальной и служебной информации; - нарушение дисциплины труда и трудового распорядка; - результаты работы Отдела. 7.2. Ответственность работников Отдела устанавливается трудовымзаконодательством Российской Федерации, законодательством РоссийскойФедерации о муниципальной службе, трудовыми договорами, локальныминормативными актами, а также должностными инструкциями, утвержденныминачальником Отдела.