Постановление Администрации г. Рязани от 20.01.2009 № 35
Об утверждении Положения об отделе муниципального архива администрации города Рязани
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА РЯЗАНИ ПОСТАНОВЛЕНИЕ от 20 января 2009 г. N 35 Утратил силу - Постановление Администрации г. Рязани от 11.02.2011 г. N 532 Об утверждении Положения об отделе муниципального архива администрации города Рязани Во исполнение решения Рязанской городской Думы от 21.08.2008 N471-I "Об утверждении структуры администрации города Рязани" (вредакции решения Рязанской городской Думы от 09.10.2008 N 672-I),руководствуясь статьями 39 и 41 Ґ0тава муниципального образования -городской округ город Рязань Рязанской области, постановлением главыадминистрации города Рязани от 19.12.2008 N 8092 "О делегированииотдельных полномочий главы администрации города Рязани заместителюглавы администрации Гредневой Т.В.", постановляю: 1. Утвердить прилагаемое Положение об отделе муниципальногоархива администрации города Рязани. 2. Контроль за исполнением настоящего постановления оставляю засобой. Заместитель главы администрации Т.В.ГредневаПоложение об отделе муниципального архива администрации города Рязани (утв. постановлением главы администрации города Рязани от 20.01.2009 г. N 35) Настоящее положение определяет задачи, функции, права иответственность отдела муниципального архива (далее - Отдел), егоместо в системе администрации города Рязани, его внутреннююорганизацию, а также права и ответственность начальника Отдела. 1. Общие положения 1.1. Отдел является структурным подразделением администрациигорода Рязани и подчиняется заместителю главы администрации,курирующему вопросы организации деятельности администрации. 1.2. Отдел создан в соответствии с организационной структуройадминистрации города, утвержденной решением Рязанской городской Думы. 1.3. Отдел в своей деятельности руководствуется КонституциейРоссийской Федерации, федеральными законами, Указами ПрезидентаРоссийской Федерации, постановлениями и распоряжениями ПравительстваРоссийской Федерации, Законами Рязанской области, правовыми актамиПравительства Рязанской области, Уставом города Рязани, решениямиРязанской городской Думы, постановлениями и распоряжениями главыадминистрации города Рязани, методическими рекомендациями Главногоархивного управления Рязанской области и настоящим Положением. 1.4. Положение об Отделе утверждается постановлением главыадминистрации города Рязани после согласования с заместителем главы,курирующим вопросы организации деятельности администрации,заместителем главы администрации, курирующим финансово- экономическуюдеятельность, начальником управления экономического развития,начальником правового управления, начальником организационногоуправления. 1.5. Отдел имеет бланки и печать со своим наименованием исимволикой города Рязани, а также необходимые штампы, согласованные вустановленном порядке с начальником организационного управленияадминистрации города Рязани. 1.6. Место нахождения Отдела: г. Рязань, ул. Радищева, д. 28. 2. Структура Отдела 2.1. Отдел состоит из: - начальника отдела; - специалистов 1 категории - 5 единиц; 2.2. Штатное расписание Отдела утверждается главой администрациигорода Рязани после согласования с заместителем главы администрации,курирующим вопросы организации деятельности администрации,заместителем главы администрации, курирующим финансово- экономическуюдеятельность, начальником управления экономического развития,начальником правового управления, начальником организационногоуправления. 2.3. Оперативное руководство Отделом осуществляется заместителемглавы администрации, курирующим вопросы организации деятельностиадминистрации. 2.4. Отдел возглавляет начальник отдела, который назначается надолжность и освобождается от должности главой администрации городаРязани в установленном порядке по представлению заместителя главыадминистрации, курирующего вопросы организации деятельностиадминистрации. 2.5. На должность начальника Отдела назначается лицо,удовлетворяющее квалификационным требованиям, предусмотренным статьей9 Закона Рязанской области от 17.10.2007 N 136-ОЗ "О муниципальнойслужбе в Рязанской области". 2.6. Иные сотрудники отдела назначаются на должность иосвобождаются от должности главой администрации города Рязани попредставлению начальника Отдела после согласования с заместителемглавы администрации, курирующим вопросы организации деятельностиадминистрации, в соответствии с действующим законодательством. 2.7. Начальник Отдела: - руководит деятельностью Отдела, обеспечивая решениевозложенных на Отдел задач; - визирует документы, подписывает служебную документацию,архивные справки, архивные копии, архивные выписки из документов впределах своей компетенции; - в установленном порядке вносит заместителю главыадминистрации, курирующему вопросы организации деятельностиадминистрации, предложения о назначении на должность и освобождении отдолжности сотрудников Отдела, а также предложения об их поощрении иприменении к ним мер дисциплинарного взыскания; - организует планирование текущей деятельности Отдела; - представляет заместителю главы администрации, курирующемувопросы организации деятельности администрации и заместителю главыадминистрации, курирующему финансово-экономическую деятельность,предложения по внесению изменений в штатное расписание администрациигорода Рязани (в части возглавляемого подразделения); - утверждает должностные инструкции работников Отдела; - решает вопросы командирования работников Отдела в пределахгорода; - обеспечивает контроль за соблюдением исполнительскойдисциплины сотрудников Отдела; - составляет необходимую отчетную документацию, аналитическиесправки для представления их заместителю главы администрации,курирующему вопросы организации деятельности администрации,государственному учреждению Рязанской области "Государственный архивРязанской области"; - принимает участие в работе ликвидационных комиссий; - взаимодействует с Главным архивным управлением Рязанскойобласти, муниципальными предприятиями и учреждениями, общественнымиорганизациями города Рязани для рассмотрения и решения различныхорганизационно-методических и практических вопросов архивного дела, сарбитражным судом Рязанской области и налоговыми органами, конкурснымии арбитражными управляющими в целях предотвращения утраты документовпри реорганизации или ликвидации муниципальных предприятий иучреждений города Рязани; - принимает участие в разработке положений и инструкций поведению делопроизводства в администрации города Рязани; - осуществляет прием граждан, рассматривает письменные обращенияграждан, дает по ним ответы и консультации в пределах своейкомпетенции; - представляет администрацию города Рязани в отношениях саппаратами Рязанской областной Думы, Правительства Рязанской области иРязанской городской Думы в пределах своей компетенции; 3. Основные задачи Отдела Отдел осуществляет следующие основные задачи: 3.1. Комплектование муниципального архива документами. 3.2. Обеспечение сохранности, учета, качества обработки, отбораи использования документов, хранящихся в муниципальном архиве. 3.3. Подготовка и своевременная передача архивных документов нагосударственное хранение с соблюдением требований и сроков,установленных Федеральным архивным агентством Российской Федерации. 3.4. Осуществление методического руководства архивным делом вструктурных подразделениях администрации города Рязани. 3.5. Создание научно-справочного аппарата к документаммуниципального архива. 4. Функции Отдела Общие функции Отдела: 4.1. Прием и хранение документов структурных подразделенийадминистрации города Рязани. 4.2. Учет и обеспечение сохранности принятых в муниципальныйархив дел и документов. 4.3. Фондирование принятых в муниципальный архив дел идокументов. 4.4. Составление научно-справочного аппарата к хранящимся вмуниципальном архиве документам. 4.5. Проведение экспертизы ценности документов, хранящихся вмуниципальном архиве. 4.6. Составление годовых разделов сводных описей дел постоянногохранения и по личному составу. 4.7. Составление актов на дела, выделенные к уничтожению в связис истечением сроков их хранения. 4.8. Подготовка и передача документов на государственноехранение. 4.9. Составление номенклатуры дел администрации города Рязани. 4.10. Оказание методической и практической помощи работникамструктурных подразделений администрации города Рязани по архивномуделу. 4.11. Представление в государственное учреждение Рязанскойобласти "Государственный архив Рязанской области" сведений о составе иобъеме фондов, хранящихся в муниципальном архиве. 4.12. Выдача в установленном порядке документов, архивных копий,архивных выписок, архивных справок сотрудникам администрации городаРязани, организациям и гражданам. 4.13. Учет использования документов, хранящихся в муниципальномархиве. 4.14. Проверка сохранности, правильности формирования иоформления дел в структурных подразделениях администрации городаРязани, муниципальных предприятиях и учреждениях города Рязани. 4.15. Участие в разработке нормативно-методических документов(инструкций, рекомендаций, положений и т.п.) по архивному делу иорганизации документов в делопроизводстве. 4.16. Участие в проведении мероприятий по повышению квалификациисотрудников структурных подразделений администрации города Рязани,ответственных за делопроизводство и архив. 4.17. Регистрация трудовых договоров, заключаемых работодателями- физическими лицами, не являющимися индивидуальнымипредпринимателями, с работниками. 4.18. Регистрация дополнительных соглашений к трудовымдоговорам, заявлений о расторжении трудовых договоров, заключенныхиндивидуальными предпринимателями с работниками и зарегистрированныхдо 01.10.2006. 5. Полномочия Отдела Для выполнения задач и функций Отдел наделяется следующимиполномочиями: 5.1. Взаимодействовать в установленном порядке со структурнымиподразделениями администрации города Рязани, Рязанской городскойДумой, муниципальными предприятиями и учреждениями города Рязани. 5.2. Запрашивать в установленном порядке необходимые для работыОтдела материалы от структурных подразделений администрации городаРязани, муниципальных предприятий и учреждений города Рязани. 5.3. В пределах своих полномочий проверять состояние архивногодела в структурных подразделениях администрации города Рязани. 5.4. Возвращать в структурные подразделения администрации городаРязани на доработку документы, подготовленные с нарушениемустановленных требований. 5.5. Вносить заместителю главы администрации города Рязани,курирующему вопросы организации деятельности администрации городаРязани, предложения по совершенствованию архивного дела вадминистрации города Рязани.6. Взаимодействие со структурными подразделениями администрации города Рязани, государственными органами, иными предприятиями и организациями города Рязани 6.1. В соответствии с задачами и функциями, определенныминастоящим Положением, Отдел осуществляет взаимодействие со всемиструктурными подразделениями администрации города Рязани,государственными органами, Главным архивным управлением Рязанскойобласти, муниципальными и государственными предприятиями иучреждениями, другими организациями. 6.2. Предметом взаимодействия в процессе деятельности Отделаявляется разработка и исполнение нормативно-распорядительных,аналитических, планово-отчетных, статистических и учетных документов вустановленные сроки. 6.3. Отдел осуществляет взаимодействие посредством официальнойпереписки, проведения совещаний, встреч, консультаций, а такжесовместной работы по вопросам, отнесенным к его компетенции всоответствии с резолюциями руководства. 6.4. Правовое обеспечение деятельности Отдела осуществляетправовое управление администрации города Рязани. 7. Ответственность 7.1. Начальник Отдела несет ответственность за: - невыполнение и ненадлежащее выполнение основных задач ифункций, возложенных на Отдел, и своих обязанностей; - распространение конфиденциальной и служебной информации,принадлежащей администрации города Рязани, перечень которойутверждается главой администрации города Рязани; - исполнительскую дисциплину работников Отдела; - результаты работы Отдела. 7.2 Ответственность работников Отдела устанавливаетсядолжностными инструкциями и другими нормативно-правовыми документами,определяющими ответственность муниципальных служащих.