Приложение к Постановлению от 04.06.2012 г № 378 Административный регламент
Административный регламент исполнения муниципальной функции архива по личному составу администрации муниципального образования — городской округ город сасово «Хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов» 1. общие положения
1.1.Наименование муниципальной функции: хранение, комплектование (формирование), учет и использование архивных документов и архивных фондов:
- предусматривается комплекс мероприятий по созданию нормативных условий, соблюдению охранного, пожарного, светового, санитарно-гигиенического, температурно-влажностного режимов и надлежащей организации хранения архивных документов, исключающих их хищение, утрату и обеспечивающих поддержание их в нормальном физическом состоянии, обеспечивает сохранность архивных документов;
- архив по личному составу комплектуется:
а) документами по личному составу от ликвидированных организаций (не источников комплектования архива);
- учету подлежат все поступающие и хранящиеся в архиве документы по личному составу. Учет производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения) учетных номеров, ведутся основные и вспомогательные учетные документы, которые определены Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ;
- основные формы использования архивных документов:
а) информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами для практического использования документов;
б) предоставление архивных документов пользователям по их письменным запросам;
г) использование архивных документов в средствах массовой информации.
Административный регламент архива по личному составу администрации муниципального образования - городской округ город Сасово, исполнения муниципальной функции по архивному фонду (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (далее - административных процедур) при исполнении муниципальной функции.
1.2.Предоставление муниципальных услуг осуществляется в соответствии с:
- Федеральным законом от 22.11.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук";
- Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ.
1.3.Исполнение муниципальной функции осуществляется архивом по личному составу администрации муниципального образования - городской округ город Сасово (далее - архив по личному составу). Ответственным исполнителем муниципальной функции является специалист архива по личному составу, далее должностное лицо архива по личному составу.
2.Требования к порядку исполнения муниципальной функции:
2.1.Порядок информирования об исполнении муниципальной функции.
2.1.1.Информация о местонахождении и графике работы
архива по личному составу:
Адрес: Гагарина улица, дом 16, г. Сасово, Рязанская область, 391430, телефон (49133) 5-00-97.
График работы: понедельник - среда, пятница с 8.00 до 17.00, перерыв на обед с 12.00 до 13.00.
Суббота, воскресенье - выходные дни.
Четверг - неприемный день.
Прием заявлений от граждан понедельник - среда, пятница с 8.00 до 17.00.
2.1.2.Информацию по процедуре исполнения муниципальной функции можно получить у ответственного за предоставление муниципальной услуги:
- при личном обращении в архив;
- по письменным обращениям;
- по каналам телефонной связи.
2.1.3.Информирование об исполнении муниципальной функции осуществляется в форме:
- непосредственного общения должностного лица архива по личному составу с заявителями (при личном обращении либо по телефону);
- по письменным обращениям заявителей об исполнении муниципальной функции;
2.1.4.На информационных стендах в помещении архива по личному составу размещаются следующие информационные материалы:
- образец заполнения заявления;
- адрес, номер телефона, график работы и график приема заявителей архива по личному составу;
- Административный регламент;
- положение о порядке оказания услуг и выполнения работ.
2.1.5.Для удобства предоставлении муниципальной функции пользователи муниципальной функции обеспечиваются:
- местами для предоставления муниципальной функции, оборудованными стульями, столами, обеспечиваются ручками, бланками документов;
- сведениями о часах приема, нормативно-правовыми актами, регулирующими правоотношения при предоставлении муниципальной функции.
2.2.Перечень документов, необходимых для исполнения муниципальной функции:
2.2.1.в части комплектования (приема документов) письменное обращение (запрос) или заявление заявителя в адрес главы администрации муниципального образования - городской округ город Сасово о приеме документов на хранение;
2.2.2.в части использования документов Архивного фонда письменный запрос в адрес архива по личному составу.
2.3.Общие требования к оформлению документов для исполнения муниципальной функции.
2.3.1.Заявление должно содержать:
- наименование организации, печать - для юридических лиц;
- фамилию, имя, отчество заявителя - физических лиц;
- суть обращения (запроса);
- почтовый адрес заявителя, при наличии контактный телефон;
- подпись заявителя, дату.
2.4.Сроки исполнения муниципальной функции:
2.4.1.Общий срок исполнения муниципальной функции составляет не более 30 дней со дня регистрации обращения; при приеме документов, включая проверку описей дел, оформление акта приема документов.
2.4.2.Срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги составляет не более 20 минут.
2.4.3.Акт приема документов составляется при наличии документов.
2.5.Основания для отказа в исполнении муниципальной функции:
2.5.1.В обращении (запросе) не содержатся наименование юридического лица, почтовый адрес.
2.5.2.Отсутствие свободных площадей в архивохранилище.
2.6.Требования по исполнению муниципальной функции:
Муниципальная функция выполняется бесплатно.
3.Административные процедуры
3.1.Исполнение муниципальной функции включает в себя выполнение следующих процедур:
- прием и регистрация запроса;
- проверка наличия описей на принимаемые в архив по личному составу документы;
- составление Исторической справки на фонд;
- прием документов по описям, составление акта приема-передачи;
- внесение записей в учетные документы архива по личному составу;
- внесение архивных шифров на принятые дела (единицы хранения);
- определение принятого фонда в архивохранилище по стеллажам;
- обеспечение сохранности архивного фонда;
- использование документов.
Результатом исполнения муниципальной функции является прием документов в архив по личному составу, обеспечение их сохранности, учет и использование документов Архивного фонда
4.Контроль за исполнением муниципальной функции
4.1.Текущий контроль осуществляется путем проведения проверок соблюдения и исполнения должностным лицом архива по личному составу положений настоящего Административного регламента.
Ответственность должностного лица архива по личному составу закрепляется в должностных инструкциях.
4.2.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной функции осуществляет главой администрации муниципального образования - городской округ город Сасово и руководителем аппарата администрации муниципального образования - городской округ город Сасово и включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на действия (бездействие) должностных лиц.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений
должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения
муниципальной услуги
5.1.Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений должностного лица архива по личному составу, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции.
5.2.Жалоба на действия (бездействие) и решения должностного лица архива по личному составу (далее - жалоба) может быть подана как в форме устного обращения, так и письменно по адресу: Садовая улица, дом 22, г. Сасово, Рязанская область, 391430 или по телефону: тел. 8(49133) 5-12-20.
5.3.Заявитель в письменной жалобе, в обязательном порядке, указывает либо наименование органа местного самоуправления, в который направляет жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Жалоба может быть подана в форме устного обращения на личном приеме заявителей.
Личный прием заявителей осуществляет глава администрации муниципального образования - городской округ город Сасово.
Личный прием заявителей главой администрации муниципального образования - городской округ город Сасово проводится по предварительной записи, которая осуществляется в соответствии с графиком работы администрации.
При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Для юридических лиц - документ, удостоверяющий полномочия представителя юридического лица.
Содержание устной жалобы заносится в карточку личного приема заявителя. В случае если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ.
В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении жалобы, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
5.4.Письменная жалоба должна быть рассмотрена администрацией.
5.5.Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в суды и арбитражные суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.
5.6.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные и устные с согласия заявителя ответы.