Приложение к Постановлению от 01.12.2011 г № 767 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»
1.Общие положения
1.1.Наименование муниципальной услуги - "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей" (далее - муниципальная услуга).
Административный регламент администрации муниципального образования - Ухоловский муниципальный район Рязанской области по предоставлению муниципальной услуги - "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей, на основе архивных фондов и других архивных документов" (далее - административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (далее - административные процедуры) при предоставлении муниципальной услуги.
Административный регламент размещен на официальном сайте администрации муниципального образования - Ухоловский муниципальный район: ukholovo.ru.
1.2.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 1993, N 237; Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 4, ст. 445);
- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280; 2007, N 49, ст. 6079; 2008, N 20, ст. 2253);
- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (ч. 1), ст. 3448);
- Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
- Постановлением Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 N 478 "О единой системе информационно-справочной поддержки граждан и организаций по вопросам взаимодействия с органами исполнительной власти и органами местного самоуправления с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет" (Сборник законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст. 3061);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях, библиотеках, организациях Российской академии наук" (Российская газета, 2009, N 89);
- Уставом муниципального образования - Ухоловский муниципальный район Рязанской области.
1.3.Предоставление муниципальной услуги осуществляется районным архивом. Ответственным исполнителем муниципальной услуги является главный специалист архива.
В организации предоставления муниципальной услуги районный архив взаимодействует с государственным архивом Рязанской области.
1.3.1.Получателями муниципальной услуги являются:
- российские, иностранные граждане и лица без гражданства;
- юридические и физические лица, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации либо в силу наделения их заявителями в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, полномочиями выступать от их имени.
1.3.2.Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- архивные справки;
- архивные выписки;
- архивные копии;
- ответы об отсутствии запрашиваемых сведений;
- рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации;
- уведомления о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности в другие органы и организации.
2.Требования к порядку исполнения муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о предоставлении муниципальной услуги.
2.1.1.Информация о местонахождении и графике работы районного архива:
Адрес: 391920, Рязанская область, р.п. Ухолово, ул. Советская, дом 28 (первый этаж здания). Телефон (49154) 5-19-71. Телефон приемной администрации района: (49154) 5-12-94, факс: (49154) 5-21-00.
Адрес электронной почты: E-mail:UKHOLOVO-Adm@Rambler.ru.
Адрес официального сайта: http:// ukholovo.ru.
График работы: понедельник - пятница с 8.00 до 17.00,
перерыв - с 13.00 до 14.00,
выходные дни - суббота, воскресенье.
2.1.2.Прием граждан Главой администрации муниципального образования - Ухоловский муниципальный район осуществляется по понедельникам с 09-00 до 11-00.
2.1.3.Место нахождения государственного архива Рязанской области: 300027, г. Рязань, ул. Лермонтова, дом 9-а.
Телефон (факс): _________________.
2.1.4.Информацию по процедуре предоставления муниципальной услуги можно получить у главного специалиста, ответственного за предоставление муниципальной услуги:
- при личном обращении в архивный отдел;
- по письменным обращениям;
- по каналам телефонной связи 8 (49154) 5-19-71, 5-12-94;
- по электронной почте E-mail:UKHOLOVO-Adm@Rambler.ru;
- на сайте администрации: http://ukholovo.ru.
Главный специалист архива осуществляет прием граждан ежедневно с 8.00 до 17.00 (перерыв на обед с 13.00 до 14.00), кроме субботы и воскресенья.
2.1.5.Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги.
Главный специалист районного архива, ответственный за предоставление муниципальной услуги, осуществляет информирование по следующим направлениям:
- о местонахождении и графике работы администрации района, районного архива, государственного архива Рязанской области;
- о справочных телефонах администрации, районного архива;
- об адресе официального сайта администрации в сети Интернет, адресе электронной почты администрации;
- о порядке получения информации по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе исполнения предоставления муниципальной услуги.
Время получения ответа при индивидуальном устном консультировании не должно превышать 30 минут.
2.1.6.Основными требованиями к консультации заявителей являются:
- актуальность;
- своевременность;
- четкость в изложении материала;
- полнота консультирования;
- наглядность форм подачи материалов;
- удобство и доступность.
Время получения ответа при индивидуальном консультировании не должно превышать 30 минут.
2.1.7.Информирование заявителей о предоставлении муниципальной услуги осуществляется в форме:
- непосредственного общения должностных лиц архивного отдела администрации с заявителями (при личном обращении либо по телефону) по направлениям, предусмотренным пунктом 2.1.4 административного регламента;
- информационных материалов, которые размещаются на официальном сайте администрации в сети "Интернет", на информационных стендах перед входом в архив;
- по письменным обращениям заявителей о предоставлении муниципальной услуги, ответ на обращение направляется по почте в адрес заявителя в срок, не превышающий 5 дней со дня регистрации обращения.
2.1.8.Требования к форме и характеру взаимодействия должностных лиц архивного отдела администрации с заявителями:
- при ответе на телефонные звонки должностное лицо архива представляется, назвав свою фамилию, имя, отчество, должность, наименование структурного подразделения, предлагает представиться собеседнику, выслушивает и уточняет суть вопроса. Во время разговора следует произносить слова четко, избегать параллельных разговоров с окружающими людьми и не прерывать разговор по причине поступления звонка на другой аппарат;
- при личном обращении заявителей должностное лицо архива должно представиться, указать фамилию, имя, отчество, сообщить занимаемую должность, самостоятельно дать ответ на заданный заявителем вопрос;
- в конце консультирования (по телефону или лично) должностное лицо архива, осуществляющее консультирование, должно кратко подвести итоги и перечислить меры, которые необходимо принять заявителю (кто именно, когда и что должен делать);
- ответ на письменные заявления и заявления по электронной почте дается в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии и инициалов, номера телефона должностного лица архива, исполнявшего ответ на заявление. Ответ на письменные заявления и заявление по электронной почте дается в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации заявления.
2.1.9.На информационных стендах при входе в помещение архива размещаются следующие информационные материалы:
- сведения о перечне предоставляемых муниципальных услуг;
- выдержки из нормативных правовых актов, регулирующих предоставление муниципальной услуги;
- порядок обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги;
- образец заполнения заявления (приложение N 1 к настоящему административному регламенту);
- перечень документов, которые заявитель должен представить для предоставления муниципальной услуги;
- блок-схема, наглядно отображающая последовательность прохождения всех административных процедур (приложение N 2 к административному регламенту);
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- адреса, номера телефонов и факса, график работы и график приема заявителей архивом, адрес электронной почты администрации;
- административный регламент;
- необходимая оперативная информация о предоставлении муниципальной услуги.
2.2.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги:
- письменное обращение (запрос) заявителя в адрес архива, в том числе переданное по электронной почте, или личное обращение (приложение N 1);
- наименование юридического лица на бланке организации;
- для граждан - фамилия, имя и отчество (копия документа, удостоверяющего личность);
- правоустанавливающие документы на земельный участок;
- иные документы, подтверждающие право на земельный участок (договоры купли-продажи, домовые книги и др.);
- почтовый или электронный адрес заявителя;
- для получения сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, дополнительно представляется нотариально заверенная доверенность, подтверждающая полномочия заявителя.
Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, можно получить у должностного лица архива, ответственного за предоставление муниципальной услуги, а также на сайте администрации: http://ukholovo.ru.
Требовать от заявителей документы, не предусмотренные данным пунктом административного регламента, не допускается.
2.3.Общие требования к оформлению документов для предоставления муниципальной услуги.
2.3.1.Заявление должно содержать:
- наименование структурного подразделения, непосредственно предоставляющего муниципальную услугу,
- фамилию, имя и отчество соответствующего должностного лица либо должность соответствующего лица;
- фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) для физических лиц;
- наименование организации - для юридических лиц;
- суть обращения (запроса) или жалобы;
- почтовый адрес (адрес электронной почты), при наличии контактный телефон;
- подпись заявителя, дату.
Заявление заполняется на русском языке, рукописным или машинописным способом.
2.3.2.Порядок обращения при подаче документов:
Документы, указанные в пункте 2.2 направляются в администрацию муниципального образования - Ухоловский муниципальный район по адресу: 391920, Рязанская область, р.п. Ухолово, ул. Ленина, д. 20 или в архив Ухоловского муниципального района по адресу: 391920, Рязанская область, р.п. Ухолово, ул. Советская, дом 28, посредством личного обращения заявителя либо по почте заказным письмом (бандеролью с описью вложенных документов и уведомлением о вручении).
В случае направления документов по почте копии документов должны быть нотариально заверены. Факт подтверждения направления документов по почте лежит на заявителе.
Датой обращения и представления документов является день получения и регистрации документов должностным лицом архива, ответственным за прием документов.
Предоставляются оригиналы документов либо их заверенные копии. В случае предоставления копий документов должностное лицо архива, ответственное за прием документов, самостоятельно заверяет представленные копии при наличии оригиналов документов.
Прием заявителей для подачи документов осуществляется в соответствии с графиком работы архива Ухоловского муниципального района, предоставляющего муниципальную услугу.
2.4.Сроки предоставления муниципальной услуги.
2.4.1.Общий срок предоставления муниципальной услуги составляет не более 30 дней со дня регистрации обращения (запроса) заявителя. Предоставление муниципальной услуги складывается из следующих сроков:
- прием и регистрация обращения (запроса) от заявителя - 1 день;
- анализ тематики обращение (запроса) заявителя - 1 день;
- поиск испрашиваемых документов, подготовка ответа: составление архивной справки, архивной копии, архивной выписки - не более 25 дней;
- выдача или направление ответа заявителю - 3 дня.
При поступлении в архив обращений (запросов), которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений или уточнений, архив в 5-дневный срок запрашивает автора обращения (запроса) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
2.5.Основания для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.5.1.Отсутствие в обращении (запросе) необходимых сведений для проведения поисковой работы по документам архива.
2.5.2.Отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию.
2.5.3.В обращении (запросе) не содержится наименование юридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества) и почтового адреса заявителя.
2.5.4.Обращения (запросы) не поддаются прочтению.
2.5.5.Обращения (запросы) содержат ненормативную лексику и оскорбительные выражения.
В случае устранения нарушений, указанных в пункте 2.5, заявитель вправе обратиться повторно за предоставлением муниципальной услуги.
2.6.Требования к местам предоставления муниципальной услуги:
- места, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны иметь средства пожаротушения и оказания первой медицинской помощи;
- помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны содержать информационные стенды, организованные в соответствии с требованиями пункта 2.1.8 административного регламента;
- помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны содержать места для ожидания и приема заявителей, которые должны быть оборудованы местами для сидения, а также столами для возможности оформления документов с наличием в указанных местах бумаги и ручек для записи информации.
2.7.Требования к предоставлению муниципальной услуги.
Муниципальная услуга предоставляется бесплатно.
3.Административные процедуры
3.1.Последовательность административных процедур, выполняемых при предоставлении муниципальной услуги, показана на блок-схеме в приложении N 2 к административному регламенту.
3.1.1.Предоставление муниципальной услуги включает в себя выполнение следующих административных процедур:
- прием и регистрация обращений (запроса) заявителей (приложение N 1);
- проверка на правильность заполнения обращения (запроса);
- анализ тематики обращений (запросов) заявителей и передача на исполнение;
- направление обращений (запросов) заявителей на исполнение по принадлежности;
- подготовка и выдача ответов заявителям.
3.1.2.Прием и регистрация обращений (запросов) заявителей.
Основанием для приема обращений (запросов) для предоставления муниципальной услуги и регистрации служит личное обращение заявителя к должностному лицу архива, ответственному за прием и регистрацию документов, либо поступление обращения (запроса) по почте, либо по электронной почте.
Ответственным за исполнение данной административной процедуры является должностное лицо архива, ответственное за предоставление муниципальной услуги.
Срок исполнения данной административной процедуры составляет не более 1 рабочего дня.
Должностное лицо архива, ответственное за предоставление муниципальной услуги, выполняет следующие действия:
- удостоверяет личность заявителя (при личном обращении заявителя);
- принимает обращение (запрос);
- ставит отметку о принятии обращения (запроса) на втором экземпляре (при личном обращении заявителя);
- регистрирует обращение (запрос) в журнале регистрации входящей корреспонденции;
- при поступлении Интернет-обращения (запроса) заявителя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению. Интернет-обращение (запрос) распечатывается, и в дальнейшем работа с ним ведется в порядке, установленном для письменных обращений (запросов).
Результатом исполнения административной процедуры является регистрация обращения (запроса) и отметка о принятии заявления (при личном обращении заявителя).
Время приема документов составляет не более 15 минут. Время ожидания в очереди не должно превышать 45 минут.
3.1.3.Проверка на правильность заполнения обращения (запроса).
Ответственным за исполнение данной административной процедуры является должностное лицо архива, ответственное за предоставление муниципальной услуги.
Срок исполнения данной административной процедуры составляет не более 1 рабочего дня.
Должностное лицо архива, ответственное за предоставление муниципальной услуги:
- проверяет соответствие обращения (запроса) требованиям путем сопоставления представленного заявителем обращения (запроса) с требованиями к его оформлению, установленными пунктом 2.3 подпунктом 2.3.1 административного регламента.
В случае несоответствия обращения (запроса) требованиям, указанным в пункте 2.3.1 административного регламента, должностное лицо архива, ответственное за предоставление муниципальной услуги, в течение 3 дней с момента регистрации обращения (запроса) направляет заявителю по почте уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги.
При личной явке заявителя причины отказа могут быть сообщены в устной форме.
В случае отсутствия в обращении (запросе) оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги, предусмотренных пунктом 2.5 административного регламента, должностное лицо архива, ответственное за предоставление муниципальной услуги, принимает решение о проведении анализа тематики поступившего запроса.
Результатом исполнения являются принятие решения о проведении анализа тематики запроса (заявления), отказ в предоставлении муниципальной услуги.
3.1.4.Анализ тематики поступивших обращений (запросов) и исполнение запроса.
Срок исполнения данной административной процедуры составляет не более 25 дней.
Должностное лицо архива, ответственное за предоставление муниципальной услуги:
- проводит просмотр и изучение карточек, листов архивных фондов, научно-справочного аппарата к документам архивных фондов, описей дел для выявления запрашиваемых сведений;
- определяет наличие и местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения обращения (запроса);
- степень полноты информации, содержащейся в обращении (запросе) и необходимой для его исполнения;
- адреса конкретных органов и организаций, архивных учреждений, куда по принадлежности следует направить обращение (запрос) на исполнение.
В случае наличия запрашиваемой информации в архиве должностное лицо архива, ответственное за предоставление муниципальной услуги:
- готовит архивную справку, архивную выписку, архивную копию;
- заверяет своей подписью и печатью архива архивную справку, архивную выписку, архивную копию;
- готовые документы на обращение (запрос) выдаются заявителю лично либо направляются по почте.
В случае отсутствия запрашиваемой информации в архиве, должностное лицо архива, ответственное за предоставление муниципальной услуги:
- готовит уведомление об отсутствии запрашиваемых сведений заявителю, при необходимости дает рекомендации по их дальнейшему поиску;
- дает мотивированный отказ автору обращения (запроса) в получении запрашиваемых сведений при отсутствии у него права на их получение и разъясняет его дальнейшие действия.
Результатом анализа обращения (запроса) архивным отделом является подготовка архивных справок, архивных копий, архивных выписок, уведомлений об отсутствии запрашиваемых сведений.
3.1.5.Выдача архивных справок, архивных копий, архивных выписок, уведомлений об отсутствии запрашиваемых сведений заявителю.
Одновременно с направлением запросов на исполнение в соответствующие организации архив письменно уведомляет об этом граждан.
В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость представления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных, муниципальных и ведомственных архивов.
Результатом исполнения административной процедуры является выдача, направление по почте (по электронной почте) заявителю архивной справки, архивной копии, архивной выписки, уведомления об отсутствии запрашиваемых сведений.
Рассмотрение обращения (запроса) заявителя считается законченным, если по нему предприняты необходимые действия, автор обращения проинформирован о результатах рассмотрения.
4.Контроль исполнения предоставления муниципальной услуги
4.1.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги осуществляется управделами Ухоловского муниципального района и включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на действия (бездействие) должностных лиц.
По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.2.Ответственность должностных лиц архива закрепляется в их должностных инструкциях.
5.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной услуги
5.1.Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц архивного отдела администрации, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной функции.
5.2.Жалоба на действия (бездействие) и решения должностных лиц архива (далее - жалоба) может быть подана как в форме устного обращения, так и в письменной (в том числе электронной) форме в администрацию Ухоловского муниципального района Рязанской области по почте, по телефону, факсу, электронной почте, указанным в пункте 2.1.1 настоящего административного регламента.
5.3.Заявитель в письменной жалобе, в обязательном порядке, указывает либо наименование органа местного самоуправления, в который направляет жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Жалоба может быть подана в форме устного обращения на личном приеме заявителей. Прием заявителей осуществляет Глава администрации.
Прием заявителей Главой администрации проводится по предварительной записи, которая осуществляется в соответствии с графиком работы администрации.
При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Для юридических лиц - документ, удостоверяющий полномочия представителя юридического лица.
Содержание устной жалобы заносится в карточку личного приема заявителя. В случае, если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ.
В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении жалобы, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
Требования, предъявляемые к жалобе в электронной форме, аналогичны требованиям к жалобе в письменной форме.
5.4.Письменная жалоба и жалоба по электронной почте должны быть рассмотрены администрацией в течение 30 дней со дня их регистрации в администрации. В исключительных случаях, когда для проверки и решения поставленных в жалобе вопросов требуется более длительный срок, допускается продление Главой администрации сроков ее рассмотрения, но не более чем на 30 дней, о чем сообщается заявителю, подавшему жалобу, в письменной форме с указанием причин продления.
5.5.Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в суды и Арбитражные суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.
5.6.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные (в том числе в электронной форме) и устные с согласия заявителя ответы.