Приложение к Постановлению от 13.10.2011 г № 901 Административный регламент
Административный регламент предоставления сектором архива администрации муниципального образования — клепиковский муниципальный район муниципальной услуги «Исполнение запросов организаций, Российских и зарубежных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод»
1.Общие положения
1.1.Предмет регулирования административного регламента
1.1.1.Административный регламент сектора архива администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район Рязанской области (далее - Регламент) по представлению муниципальной услуги "Исполнение запросов организаций, российских и зарубежных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод" определяет сроки и последовательность административных процедур сектора архива администрации муниципального образования - Клепиковской муниципальный район (далее Сектор архива).
1.1.2.Регламент определяет порядок взаимодействия сектора архива с физическими лицами, главным архивным управлением Рязанской области, органами местного самоуправления, государственными учреждениями Рязанской области и органами управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области.
1.2.Круг заявителей, а также физических и юридических лиц
1.2.1.Заявителями муниципальной услуги являются юридические лица (органы государственной власти, органы местного самоуправления, общественные организации, предприятия) и физические лица.
1.2.2.Заявителем может быть гражданин Российской Федерации, постоянно проживающий в Российской Федерации, лицо без гражданства, в том числе беженцы и вынужденные переселенцы, лица без регистрации по месту жительства, иностранный гражданин.
1.2.3.Заявитель должен обратиться за предоставлением муниципальной услуги лично в сектор архива, прислать письменное заявление, направить запрос по электронной почте.
1.2.4.Подача заявления и всех необходимых документов для предоставления муниципальной услуги может совершаться одним лицом (представителем, далее именуемым также заявителем) от имени другого лица (получателя) в силу полномочия, основанного на доверенности.
Доверенное лицо должно лично совершать те действия, на которые оно уполномочено. Доверенное лицо может передоверить их совершение другому лицу, если уполномочено на это доверенностью. Во всех иных случаях передоверие не допускается. Доверенность, выданная в порядке передоверия, должна быть нотариально удостоверена.
1.3.Требования к порядку информирования о предоставлении муниципальной услуги
1.3.1.Информация о порядке предоставления муниципальной услуги предоставляется:
- непосредственно в секторе архива;
- с использованием средств телефонной связи, электронного информирования;
- публикации в средствах массовой информации, размещения на информационных стендах.
1.3.2.Местонахождение сектора архива и его почтовый адрес.
Адрес: ул. Есенина, д. 10, г. Спас-Клепики, Рязанская область, 391030.
Контактный телефон (телефон для справок) - 8 (49142) 2-65-47.
Адрес электронной почты: kleparxiw@mail.ryazan.ru.
1.3.3.Сектор архива осуществляет ежедневный прием заявителей для проведения консультаций и приема документов.
График работы сектора архива
Понедельник - пятница с 8.00 до 17.00 часов.
Обеденный перерыв с 13.00 до 14.00.
Выходные дни - суббота, воскресенье.
Прием заявлений от граждан.
Понедельник - среда с 8.00 до 17.00, четверг - пятница с 8.00 до 13.00.
Последняя пятница месяца - санитарный день.
1.4.Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги.
1.4.1.Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается по номерам телефонов для справок (консультаций), публикуется в средствах массовой информации, в устной форме при обращении заявителя в сектор архива.
1.4.2.При ответе на телефонные звонки специалист сектора архива, осуществляющий прием и консультирование, сняв трубку, должен представиться, назвав:
- наименование сектора архива администрации МО - Клепиковский муниципальный район, должность;
- фамилию, имя, отчество.
Во время разговора произносить слова четко, не допускать параллельных разговоров с окружающими людьми.
1.4.3.При устном обращении граждан специалист сектора архива, осуществляющий прием и консультирование, в пределах своей компетенции, дает ответ самостоятельно. Если специалист сектора архива не может дать ответ самостоятельно либо подготовка ответа требует продолжительного времени, он обязан предложить заявителю один из вариантов дальнейших действий:
- изложить суть обращения в письменной форме;
- назначить другое, удобное для посетителя время для консультации;
- дать консультацию в двухдневный срок по контактному телефону, указанному заявителем.
1.4.4.Специалист сектора архива, осуществляющий прием и консультирование, обязан относиться к обратившимся гражданам корректно и внимательно, не унижая их чести и достоинства.
1.4.5.Письменные разъяснения даются в установленном порядке при наличии письменного обращения заявителя. Должностные лица готовят разъяснения в пределах установленной им компетенции.
1.4.6.Муниципальная услуга предоставляется сектором архива, информация о месте нахождения государственного учреждения Рязанской области, муниципальных архивов Рязанской области, их адресах и контактных телефонах указана в Приложении N 1 к настоящему Регламенту.
1.4.7.При предоставлении муниципальной услуги осуществляется взаимодействие с:
- ГУ - УПФ РФ по Клепиковскому району,
- администрацией района и ее структурными подразделениями.
1.5.Порядок, форма и место размещения вышеуказанных сведений, в т.ч. на стендах в местах предоставления муниципальной услуги.
1.5.1.На информационных стендах в помещении, предназначенном для приема документов, размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию муниципальной услуги;
- извлечения из текста настоящего административного регламента с приложениями;
- блок-схема (Приложение N 2 к настоящему административному регламенту - не приводится) и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;
- перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
- образцы оформления документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и требования к ним;
- основания отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги.
2.1.1.Наименование муниципальной услуги: "Исполнение запросов организаций, российских и зарубежных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод".
2.2.Наименование структурного подразделения, предоставляющего муниципальную услугу.
2.2.1.Муниципальную услугу по организации исполнения запросов предоставляет сектор архива администрации муниципального образования - Клепиковской муниципальный район.
2.3.Описание результата предоставления муниципальной услуги.
2.3.1.Результатом предоставления муниципальной услуги являются:
- архивные справки
- архивные выписки
- архивные копии
- письма.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги.
2.4.1.Запросы, поступившие в сектор архива, рассматриваются в срок, не превышающий 30 дней с момента регистрации. В исключительных случаях управляющий делами администрации вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
2.4.2.Регистрация запросов - 1 день,
- анализ запроса - 2 дня,
- подготовка письма в организацию и уведомление заявителя - 2 дня,
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов - 20 дней,
- подготовка ответа заявителю - 2 дня,
- регистрация и отправка - 2 дня.
2.4.3.При поступлении в сектор архива запросов граждан, которые не могут быть исполнены без уточнений, без предоставления дополнительных сведений, сектор архива в трехдневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.
2.5.Перечень нормативно-правовых актов для предоставления муниципальной услуги.
2.5.1.Предоставление муниципальной услуги "Исполнение запросов организаций, российских и зарубежных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод" осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации;
- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
- Федеральным законом от 27 июля 2010 г. N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
- Федеральным законом от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 28.12.2009 N 894 "Об утверждении Административного регламента Федерального архивного агентства по предоставлению государственной услуги "Организация исполнения запросов Российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод", оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";
- Положением о секторе архива администрации муниципального образования - Клепиковской муниципальный район, утвержденным распоряжением главы муниципального образования от 08.02.2010 N 55.
- Перечнем сведений конфиденциального характера, утвержденным Указом Президента РФ от 6 марта 1997 г. N 188;
- "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук", утвержденными приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19.
2.6.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги.
2.6.1.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес сектора архива (Приложения N 3 - 16).
В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:
- наименование организации или должность лица, которому направляется письменный запрос;
- фамилию, имя, отчество заявителя;
- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ или уведомление о переадресации запросов;
- изложение существа запроса;
- личную подпись и дату.
Заявление о предоставлении муниципальной услуги заполняется заявителем разборчиво, подписывается лично заявителем, оформляется в одном экземпляре.
2.6.2.В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы, либо их копии.
2.6.3.Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
2.7.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
2.7.1.Заявителю может быть отказано в предоставлении муниципальной услуги.
Основанием для отказа являются:
- отсутствие в запросе наименования юридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества), почтового адреса заявителя, подписи руководителя юридического лица (для гражданина - личной подписи);
- невозможность прочтения запроса, о чем сообщается заявителю, направившему обращение, если его фамилия, имя, отчество поддаются прочтению;
- отсутствие у заявителя документально подтвержденных прав на получение сведений, содержащих персональные данные о третьих лицах, в случае которого заявителю сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного в нем вопроса в связи с недопустимость разглашения указанных сведений;
- наличие в запросе нецензурных либо оскорбительных выражений, угроз жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи.
2.8.Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги.
2.8.1.Предоставление муниципальной услуги сектором архива осуществляется бесплатно.
2.9.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги.
2.9.1.При личном обращении заявителя в сектор архива для подачи запроса максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 30 минут.
2.9.2.Время приема документов от заявителей не должно превышать 20 минут.
2.10.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги.
2.10.1.Запросы заявителей, поступившие по почте, регистрируются в течение 2 дней с момента их поступления в установленном порядке в журнале регистраций.
2.10.2.Запросы, поступившие при личном посещении, регистрируются в день подачи заявления.
2.11.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения запросов о предоставлении услуги, информационным стендам.
2.11.1.Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на втором этаже здания.
Вход в здание оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей наименование организации и режим работы сектора архива.
Места, предназначенные для ознакомления заявителей с информационными материалами, оборудуются:
- информационными стендами;
- стульями и столами для возможности оформления документов.
2.11.2.Места для ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей.
2.11.3.Места ожидания на представление или получение документов должны быть оборудованы стульями или скамьями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.
2.11.4.Места для оформления документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются образцами заполнения документов, бланками заявлений и канцелярскими принадлежностями.
2.11.5.Кабинеты приема заявителей должны быть оборудованы информационными табличками (вывесками) с указанием:
- фамилии, имени, отчества и должности специалиста, осуществляющего прием;
- режима работы.
2.11.6.Место для приема посетителя должно быть снабжено столом и стульями, бумагой и ручками для записей.
2.11.7.Рабочее место специалиста сектора архива должно быть оборудовано персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством, источником бесперебойного питания.
2.11.8.При организации рабочих мест должна быть предусмотрена возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости. Вход и выход из помещений оборудуются соответствующими указателями.
2.11.9.Здание, в котором предоставляется муниципальная услуга, должно быть оснащено охранно-пожарной сигнализацией.
2.12.Показатели доступности и качества муниципальной услуги.
2.12.1.Заявители должны быть обеспечены доступной и достоверной информацией о хранящихся архивных фондах, перечне оказываемых услуг.
2.12.2.В секторе архива размещается полная информация на стендах, доступных для всех посетителей.
2.12.3.Показателями качества муниципальной услуги являются отзывы посетителей, зафиксированные в "Книге предложений и отзывов о работе сектора архива".
2.12.4.Показатели качества измеряют в количестве обоснованных жалоб в общем количестве заявлений на представление муниципальных услуг.
2.13.Особенности предоставления муниципальной услуги в МФЦ, в электронной форме.
Муниципальная услуга в электронной форме не предоставляется.
3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур, требования к порядку их выполнения, в том числе особенности выполнения административных процедур в электронной форме
3.1.Перечень административных процедур и последовательность их выполнения.
Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- прием и регистрация запросов от заявителей, писем от организаций;
- анализ тематики поступивших запросов;
- направление запросов на исполнение по принадлежности;
- поиск архивных документов;
- подготовка, оформление ответов заявителям;
- регистрация и отправка документов.
Последовательность административных процедур, выполняемых при представлении муниципальной услуги, приведены в приложении N 2.
4.Блок схема предоставления муниципальной услуги
4.1.Блок-схема предоставления муниципальной услуги приведена в приложении N 2 настоящего регламента.
5.Описание административных процедур
5.1.Основанием для начала административной процедуры "Регистрация запросов" являются поступившие в сектор архива запросы, которые регистрируются начальником сектора архива в журнале регистрации сектора в день поступления запросов.
5.2.Основанием для начала административной процедуры "Анализ тематики поступивших запросов" является анализ запросов, составление письма в адрес организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение. Если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением причин, даются рекомендации о местах хранения документов, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
5.3.Основанием для начала административной процедуры "Подготовка ответа заявителю" является выявление архивных документов, необходимых для исполнения запросов. Специалист сектора архива составляет ответ заявителю в течение 2 дней и направляет его на подпись начальнику, регистрацию и отправку.
5.4.Основанием для начала административной процедуры "Регистрация и отправка документов" является подписание документов начальником сектора архива. Регистрация и отправка исходящих документов проводятся в течение 2 дней. Отправляемые документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов.
5.5.Сведения о должностных лицах, ответственных за выполнение административных процедур.
5.5.1.Ответственным лицом за выполнение административных процедур, является начальник сектора архива.
5.6.Критерии принятия решений.
5.6.1.Запросы граждан, организаций не могут быть оставлены без рассмотрения специалистом сектора архива.
5.6.2.Запросы, поступившие в сектор архива, должны быть рассмотрены в срок в соответствии с данным регламентом.
5.7.Результат административной процедуры и порядок передачи результата.
Результат процедуры: выданная или направленная по почте копия архивного документа, архивная справка, письмо.
6.Формы контроля за исполнением административного регламента
6.1.Порядок осуществления текущего контроля за соблюдением и исполнением ответственными должностными лицами положений административного регламента
6.1.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений специалистом сектора архива осуществляется начальником сектора архива.
6.1.2.Текущий контроль осуществляется путем проведения начальником сектора архива проверок соблюдения и исполнения специалистом сектора архива положений настоящего административного регламента, иных нормативных правовых актов Российской Федерации, субъекта Российской Федерации.
6.1.3.Периодичность осуществления текущего контроля составляет один раз в 3 месяца.
6.2.Порядок и периодичность осуществления плановых и внеплановых проверок, полноты и качества предоставления муниципальной услуги
6.2.1.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании полугодовых или годовых планов работы) и внеплановыми. При проверке могут рассматриваться все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или отдельные вопросы (тематические проверки). Проверка также может проводиться по конкретному обращению заявителя.
6.2.2.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав заявителей, рассмотрение, принятие в пределах компетенции решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц.
6.2.3.По результатам проведенных проверок, оформленных документально в установленном порядке, в случае выявления нарушений прав заявителей, начальник сектора архива осуществляет привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
6.2.4.Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги осуществляются на основании принятого распоряжения главой администрации района.
6.2.5.Для проведения проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги формируется комиссия.
6.2.6.Результаты деятельности комиссии оформляются в виде акта, в котором отмечаются выявленные недостатки и предложения по их устранению.
6.2.7.Справка подписывается председателем комиссии, утверждается главой района.
6.3.Ответственность должностных лиц за решения и действия, принимаемые в ходе предоставления муниципальной услуги.
6.3.1.Специалист сектора архива, ответственный за консультирование и информирование граждан, сбор и подготовку документов, прием и рассмотрение документов, принятие решения о предоставлении муниципальной услуги несет персональную ответственность за полноту, грамотность и доступность проведенного консультирования.
6.4.Положения, характеризующие требования к порядку и формам контроля за предоставлением муниципальной услуги, в том числе со стороны граждан, их объединений и организаций.
6.4.1.Порядок и формы контроля за предоставлением муниципальной услуги устанавливаются согласно положению о секторе архива, правилам работы пользователей в читальных залах государственных архивов РФ, утвержденными приказом Росархива от 06.07.1998 N 51, данному регламенту.
6.4.2.Граждане, их объединения и организации имеют право на любые, предусмотренные законодательством формы контроля за предоставлением муниципальной услуги.
7.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, а также должностных лиц, муниципальных служащих
7.1.Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) специалиста, начальника сектора архива, а также принимаемого ими решения при оказании муниципальной услуги:
- в несудебном порядке путем обращения к управляющему делами администрации района, к главе района;
- в судебном порядке в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
7.2.Жалоба в письменной форме должна содержать следующую информацию:
- фамилию, имя, отчество заявителя;
- почтовый адрес места жительства, по которому должен быть направлен ответ;
- наименование органа, осуществляющего оказание муниципальной услуги, и (или) фамилию, имя, отчество должностного лица (при наличии информации), решение, действие (бездействие) которого обжалуется;
- существо обжалуемого действия (бездействия) и решения.
7.3.Дополнительно могут быть указаны:
- причины несогласия с обжалуемым действием (бездействием) и решением;
- обстоятельства, на основании которых получатель муниципальной услуги считает, что нарушены его права, свободы и законные интересы, созданы препятствия к их реализации либо незаконно возложена какая-либо обязанность, требования об отмене решения, о признании незаконным действия (бездействия) и решения;
- иные сведения, которые автор обращения считает необходимым сообщить;
- копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе доводы.
7.4.Жалоба подписывается подавшим ее заявителем и ставится дата.
К жалобе могут быть приложены копии документов, подтверждающих изложенные в жалобе обстоятельства. В таком случае в жалобе приводится перечень прилагаемых к ней документов.
7.5.Если документы, имеющие существенное значение для рассмотрения жалобы, отсутствуют или не приложены к жалобе, получатель муниципальной услуги в пятидневный срок уведомляется письменно о том, что рассмотрение жалобы и принятие решения будут осуществляться без учета доводов, в подтверждение которых документы не представлены.
7.6.Поступившая к должностному лицу, главе администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район (далее - администрация) жалоба регистрируется в установленном порядке.
7.7.Должностные лица администрации обеспечивают объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других органах, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- по результатам рассмотрения жалобы принимают меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, дают письменный ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
7.8.Рассмотрение жалобы и подготовка ответа по ней осуществляются в соответствии с установленными в администрации правилами документооборота.
7.9.Письменная жалоба, поступившая к должностному лицу, главе администрации муниципального образования, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации жалобы.
7.10.В случае, если текст жалобы не поддается прочтению, ответ на жалобу не дается, о чем сообщается заявителю, направившему жалобу, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
7.11.В случае, если в жалобе содержится вопрос, на который многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом в жалобе не приводятся новые доводы или обстоятельства, должностное лицо администрации вправе принять решение о безосновательности очередной жалобы и прекращении переписки с заявителем по данному вопросу.
О принятом решении уведомляется получатель муниципальной услуги, направивший жалобу.
7.12.Ответ на жалобу подписывается главой администрации или управляющим делами, курирующим вопросы сектора архива.
7.13.Если в результате рассмотрения жалоба признана обоснованной, то должностным лицом, рассматривающим жалобу, принимается решение о привлечении к ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации должностного лица, ответственного за действие (бездействие) и решения, осуществляемые (принятые) в ходе оказания муниципальной услуги на основании Административного регламента и повлекшие за собой жалобу.
7.14.Обращения считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные ответы.