Приложение к Постановлению от 28.06.2011 г № 74-П Административный регламент
Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги «Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива» 1. общие положения
1.1.Административный регламент по предоставлению сектором архива администрации муниципального образования - Кадомский муниципальный район муниципальной услуги "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" разработан в целях повышения эффективности и качества этой работы и определяет сроки, последовательность действий (административных процедур) сектора архива при предоставлении муниципальной услуги.
1.2.Получателями муниципальной услуги являются физические и юридические лица, индивидуальные предприниматели, обращающиеся в сектор архива администрации муниципального образования - Кадомский муниципальный район за получением муниципальной услуги.
1.3.Органом местного самоуправления, ответственным за предоставление муниципальной услуги, является администрация муниципального образования - Кадомский муниципальный район.
2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
"Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива".
2.2.Наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу:
Предоставление муниципальной услуги по оказанию методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива осуществляет сектор архива администрации муниципального образования - Кадомский муниципальный район (далее - сектор архив).
2.3.Перечень нормативных правовых актов, непосредственно регулирующих исполнение муниципальной функции
Исполнение муниципальной функции "Оказание методической и практической помощи представителям организаций, предприятий по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива" (далее - муниципальная функция) осуществляется в соответствии с:
- Федеральным законом "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" N 59-ФЗ от 02.05.2006;
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" N 19. Приказ от 2007-01-18;
- Федеральным законом "Об архивном деле в Российской Федерации" N 125-ФЗ от 22.10.2004 (в ред. 27.07.2010).
2.4.Результат исполнения муниципальной функции
Конечными результатами исполнения муниципальной функции являются:
- подготовленные описи, номенклатуры, утвержденные в экспертно-проверочной комиссии Главного архивного управления Рязанской области;
- описанные документы, упорядоченно хранящиеся в организации;
- оформленные документы, сдающиеся на хранение в муниципальный архив.
2.5.Заявители и их представители
Заявителями являются граждане Российской Федерации, а также иностранные граждане и лица без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или законодательством Российской Федерации, либо их представители, уполномоченные в установленном законом порядке, а также организации в лице руководителя (далее - заявитель).
3.Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их
выполнения, в том числе особенности выполнения
административных процедур в электронной форме
3.1.Порядок информирования о правилах исполнения муниципальной функции
3.1.1.Информация о месте нахождения архива: 391670, Рязанская область, р.п. Кадом, ул. Ленина, 37.
График работы архива: понедельник - пятница с 08.00 - 17.00, перерыв на обед с 13.00 - 14.00.
Телефоны для справок (консультаций): телефон 8(49139) 5-11-05.
При обращении за муниципальной услугой в электронном виде предоставление муниципальной услуги осуществляется посредством официального сайта администрации муниципального образования - Кадомский муниципальный район (www. adm.kadom.ru) и портала муниципальных услуг администрации муниципального образования (http://www.adm.kadom.ru/uslugy.html).
3.1.2.Информация о порядке исполнения муниципальной функции сообщается заявителю лично, по телефону, посредством размещения на информационном стенде, расположенном в архиве.
3.1.3.О ходе исполнения муниципальной функции предоставляется следующая информация:
- об исполнении муниципальной функции, а также о принятом решении по конкретному обращению.
3.1.4.Информирование проводится в форме:
- устного информирования;
- письменного информирования.
3.1.5.Устное информирование осуществляется специалистами сектора архива при обращении заявителя за информацией лично или по телефону. Специалисты сектора архива, осуществляющие устное информирование, принимают все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы. Устное информирование каждого заявителя осуществляется в течение времени, необходимого для информирования заявителя.
3.1.6.При ответах на телефонные звонки специалисты архива подробно в корректной форме информируют обратившихся заявителей по интересующим их вопросам. Ответ должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил заявитель, фамилии, имени, отчестве специалиста архива, принявшего телефонный звонок.
3.1.7.Письменное информирование осуществляется путем направления ответов почтовым отправлением или посредством информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования (по электронной почте, по факсу).
Ответ на обращение заявителя предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием должности, фамилии, имени, отчества, номера телефона специалиста архива.
Ответ направляется в письменном виде в зависимости от способа обращения заявителя за информацией или способа доставки ответа, указанного в письменном обращении лица.
Ответ на обращение заявителя, поступившее по информационным системам общего пользования, направляется по почтовому адресу, указанному в обращении.
3.1.8.Информационный стенд содержит:
- сведения о месте нахождения и графике работы архива, номера телефонов для справок, адрес электронной почты;
- порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги;
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по исполнению муниципальной функции;
- краткое изложение процедуры исполнения муниципальной функции.
Тексты информационных материалов печатаются удобным для чтения шрифтом, без исправлений, наиболее важные места выделяются другим шрифтом.
3.1.9.Исполнение муниципальной функции осуществляется архивом на бесплатной основе.
3.2.Сроки исполнения муниципальной функции
3.2.1.Обращение, поступившее в архив в соответствии с его компетенцией, рассматривается в течение 10 дней со дня регистрации обращения.
3.2.2.Сроки оказания методической помощи, являющейся результатом исполнения муниципальной функции:
- ответ на телефонное обращение заявителя дается в день обращения заявителя.
3.2.3.Срок ожидания в очереди при подаче и получении документов заявителем составляет не более 20 минут.
3.3.Перечень оснований отказа в исполнении муниципальной функции
Основания для отказа в исполнении муниципальной функции отсутствуют.
3.4.Требования к местам исполнения муниципальной функции
3.4.1.Места для исполнения муниципальной функции включают места для записи заявителей на личный прием, ожидания, информирования, личного приема, которые оборудуются стульями, столами и обеспечиваются писчей бумагой, письменными принадлежностями (для записи информации).
3.4.2.Места ожидания размещаются в здании, в котором осуществляет свою деятельность архив, и оборудуются стульями. Количество мест ожидания определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании.
3.4.3.Места для информирования заявителей, получения информации и заполнения необходимых документов оборудуются информационными стендами, стульями и столами для заполнения документов.
3.4.4.Для обеспечения заявителей комфортными условиями, в том числе для обеспечения возможности реализации прав инвалидов на предоставление по их заявлениям муниципальной функции, инвалидам по зрению, по слуху и другим заявителям с ограниченными физическими возможностями при необходимости специалистами архива оказывается соответствующая помощь.
3.4.5.Каждое рабочее место специалиста сектора архива оборудуется персональным компьютером с возможностью доступа к необходимым информационным базам данных, печатающим устройством.
3.5.Исполнение муниципальной функции включает в себя следующие административные процедуры:
- составление номенклатуры дел;
- составление исторической справки (предисловия к описи);
- составление описей дел;
- составление актов о выделении документов к уничтожению;
- помощь в оформлении дел, для сдачи на хранение.
Блок-схема исполнения муниципальной функции приведена в приложении (не приводится) к настоящему административному регламенту.
3.6.Регистрация и аннотирование обращений
3.6.1.Основанием для начала административного действия являются прием и первичная обработка обращения, подлежащего регистрации.
3.6.2.Должностным лицом, ответственным за регистрацию обращений, является начальник сектора архива, ответственный за организацию работы с обращениями граждан в архиве.
3.6.3.Результатами административного действия является регистрация обращения.
3.6.4.Рассмотрение обращения и подготовка ответа.
3.6.5.Основанием для начала административного действия является обращение об оказании методической и практической помощи по ведению делопроизводства и формированию ведомственного архива.
3.6.6.Ответственным за рассмотрение обращения и подготовку ответа является исполнитель.
3.6.7.Обращения рассматриваются исполнителем непосредственно на своем рабочем месте или с выездом на место оказания услуги.
3.7.Исполнитель:
- подготавливает ответ в зависимости от объема обращения.
3.7.1.Критериями принятия решения при рассмотрении обращения и подготовки ответа являются соответствие поставленных в обращении вопросов компетенции архива и отсутствие оснований для отказа в исполнении муниципальной функции.
3.7.2.Результатами выполнения административного действия по рассмотрению обращения и подготовке ответа являются:
- составление номенклатуры дел;
- составление исторической справки (предисловия к описи);
- составление описей дел;
- составление актов о выделении документов к уничтожению;
- помощь в оформлении дел для сдачи на хранение.
3.7.3.Рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приема.
Рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приема, включает в себя следующие административные действия:
- личный прием заявителя;
- рассмотрение обращения, поступившего в ходе личного приема, и подготовка ответа.
3.8.Личный прием заявителя
3.8.1.Основанием для начала административного действия является личный прием заявителя.
3.8.2.Должностным лицом, ответственным за личный прием заявителя, является специалист архива.
3.8.3.Прием заявителей специалистом архива осуществляется в кабинете архива.
3.8.4.В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителях специалист архива ведет прием одновременно только одного заявителя.
3.8.5.Во время личного приема специалист архива, осуществляющий личный прием, выслушивает устное обращение заявителя.
3.8.6.Содержание обращения заносится в журнал "Обращения граждан".
3.8.7.По окончании приема специалист архива информирует заявителя о сроках оказания методической помощи.
3.8.8.Срок личного приема заявителей не превышает 40 минут.
3.8.9.Результатами выполнения административного действия по личному приему заявителя являются полученные заявителем исчерпывающие сведения для ведения делопроизводства и формирования ведомственного архива.
4.Формы контроля за исполнением
административного регламента
4.1.Текущий контроль
4.1.1.Текущий контроль соблюдения последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, осуществляет начальник сектора архива.
4.1.2.Контроль исполнения муниципальной услуги включает в себя установленную Главным архивным управлением Рязанской области полугодовую и годовую отчетность о ходе исполнения социально-правовых и тематических запросов; выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников сектора архива.
4.2.Плановый контроль
Плановый контроль исполнения административного регламента сектором архива осуществляется в порядке, установленном соответствующими вышестоящими контролирующими органами.
5.Досудебный (внесудебный) порядок обжалования решений
и действий (бездействия) органа, предоставляющего
муниципальную услугу, а также должностных лиц,
муниципальных служащих
5.1.Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента, устно или письменно к вышестоящему должностному лицу.
5.2.В жалобе в обязательном порядке указывается:
- фамилия, имя, отчество,
- почтовый адрес, по которому может быть направлен ответ,
- содержание сути жалобы,
- личная подпись, дата.
В случае необходимости заявитель прилагает документы и материалы либо их копии.
5.3.Письменная жалоба является основанием для начала процедуры досудебного обжалования, рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации. В исключительных случаях срок рассмотрения жалобы может быть продлен не более чем на 30 дней, о чем сообщается заявителю.
5.4.По результатам рассмотрения принимаются меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя, и направляется письменный ответ.
5.5.Жалоба заявителя не рассматривается в случаях:
- отсутствия фамилии и почтового адреса заявителя,
- отсутствия подписи заявителя,
- содержания в тексте жалобы нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи,
- неразборчивого текста письменной жалобы,
- многократных (более 3) письменных ответов по существу на ранее направленные жалобы, при отсутствии в последнем сообщении новых доводов и обстоятельств.
Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется заявителю не позднее 15 дней с момента ее регистрации.
5.6.В случае выявления нарушений прав граждан виновные сотрудники сектора архива несут ответственность в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.