Приложение к Постановлению от 20.10.2010 г № 637 Административный регламент
Административный регламент исполнения муниципальной функции «Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера в администрации старожиловского муниципального района»
1.Общие положения
1.1.Административный регламент предоставления муниципальной услуги "Исполнение запросов граждан и организаций социально-правового характера в администрации Старожиловского муниципального района" (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) муниципального архива, межведомственного архива документов по личному составу, управляющего делами администрации Старожиловского муниципального района (далее - муниципальный район), а также порядок взаимодействия вышеназванных архивов с архивным управлением Рязанской области, органами местного самоуправления при осуществлении предоставления муниципальной услуги.
1.2.Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций социально-правового характера осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации;
Федеральным законом от 22 октября 2004 года N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18 января 2007 года N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук";
Основными правилами работы архивов организаций (Федеральная архивная служба России, Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела);
Уставом муниципального образования - Старожиловский муниципальный район Рязанской области;
Регламентом администрации муниципального образования - Старожиловский муниципальный район, утвержденным главой муниципального района 23.01.2008;
Постановлением главы муниципального образования - Старожиловский муниципальный район от 4 июля 2009 года N 38 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации Старожиловского муниципального района" и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, Рязанской области и муниципального образования - Старожиловский муниципальный район.
1.3.Муниципальная услуга предоставляется муниципальным архивом и межведомственным архивом документов по личному составу администрации Старожиловского муниципального района (далее - межведомственный архив).
1.4.Получателями муниципальной услуги являются юридические или физические лица, обращающиеся на законных основаниях к архивным документам для получения и использования необходимой информации.
2.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования заинтересованных лиц о предоставлении муниципальной услуги
2.1.1.Информация о порядке оказания муниципальной услуги может предоставляться архивами:
1) непосредственно сотрудниками;
2) с использованием средств телефонной связи.
2.1.2.Место нахождения муниципального архива: 391170, ул. Толстого, д. 41, р.п. Старожилово, Рязанская область.
2.1.3 Место нахождения межведомственного архива документов по личному составу: 391170, ул. Толстого, д. 9, р.п. Старожилово, Рязанская область.
2.1.4.График работы муниципального и межведомственного архивов администрации муниципального района:
Понедельник - пятница: с 8.00 до 17.00
Обеденный перерыв - с 13.00 до 14.00
Суббота, воскресенье - выходные.
Телефон муниципального архива: 8 (49151) 2-25-63.
Телефон межведомственного архива: 8 (49151) 2-10-11.
Email: staradm@mail.ru
2.1.5.Информация по процедурам исполнения запросов предоставляется:
- по письменным обращениям;
- по телефону;
- по электронной почте;
- при личном обращении граждан.
2.2.Индивидуальное устное информирование заявителя
2.2.1.Информирование о ходе предоставления муниципальной услуги осуществляется сотрудником муниципального или межведомственного архива при непосредственном личном контакте с потребителями результата предоставления муниципальной услуги, с использованием почтовой, телефонной связи при их непосредственном обращении.
2.2.2.Информация о процедуре предоставления муниципальной услуги сообщается по номерам вышеназванных телефонов.
2.2.3.При консультировании по телефону сотрудник муниципального или межведомственного архива должен назвать свою фамилию, имя, отчество, должность, а также наименование органа, в которое обратилось заинтересованное лицо, а затем в вежливой форме четко и подробно проинформировать обратившегося по интересующим вопросам.
2.2.4.Во время разговора сотрудник должен произносить слова четко. Если на момент поступления звонка сотрудник проводит личный прием граждан, он вправе предложить обратиться по телефону позже либо в случае срочности получения информации предупредить о возможности прерывания разговора по телефону для личного приема граждан. В конце информирования сотрудник, осуществляющий прием и консультирование, должен кратко подвести итог разговора и перечислить действия, которые необходимо предпринять (кто именно, когда и что должен сделать).
2.2.5.При невозможности сотрудника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.2.6.При консультировании посредством индивидуального устного информирования сотрудник муниципального или межведомственного архива дает гражданину полный, точный и оперативный ответ на поставленные вопросы.
2.2.7.Информацию о сроке завершения оформления документов и возможности их получения потребителю результата предоставления муниципальной услуги сообщается при подаче документов.
2.3.Индивидуальное письменное информирование заявителя
2.3.1.Индивидуальное письменное информирование при обращении заинтересованных лиц осуществляется путем почтовых отправлений либо предоставляется лично в муниципальный или межведомственный архив.
2.3.2.Ответ на вопрос предоставляется в простой, четкой и понятной форме с указанием фамилии, имени, отчества и номера телефона непосредственного исполнителя. Ответ направляется в письменном виде или по электронной почте (в зависимости от способа доставки ответа, указанного в письменном обращении, или способа обращения заинтересованного лица). Ответ направляется в течение 10 рабочих дней с даты получения обращения.
2.4.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги
2.4.1.Письменные запросы граждан и организаций, поступившие в муниципальный или межведомственный архив, подлежат обязательной регистрации в день поступления в установленном порядке. Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
2.4.2.Срок исполнения запросов социально-правового характера граждан и организаций не может превышать 30 дней. При сложных запросах срок может быть продлен, но не более чем на 30 дней, с обязательным уведомлением об этом заявителя.
2.4.3.Срок исполнения запросов с использованием только научно-справочного аппарата архива - не более 15 дней с момента регистрации обращения.
2.4.4.Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие организации или архивы, а также информирование об этом заявителя должно осуществляться в 5-дневный срок с момента обращения.
2.4.5.Информация социально-правового характера по запросам граждан и организаций выдается в форме архивной справки, архивной копии и архивной выписки.
2.4.6.Архивные справки составляются на основании документов (подлинников и заверенных копий), хранящихся в муниципальном или межведомственном архиве. При отсутствии в архивах документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана по хранящимся в муниципальном или межведомственном архиве печатным материалам, относящимся к предмету обращения, с точным и полным указанием источника.
2.4.7.Архивные справки составляются по установленной форме на бланке архивной справки.
2.4.8.В справке приводятся названия, даты и номера документов и излагаются сведения, имеющиеся в названных документах и относящиеся к вопросу обращения. Изложение дается в хронологической последовательности событий. В справку включаются только сведения, упоминаемые в документах. После текста справки помещаются архивные шифры документов, служивших основанием для составления текста справки (номера фондов, описей и дел, а также номера листов в деле).
2.4.9.Архивная справка, архивная выписка и архивная копия в случае личного обращения гражданина или его доверенного лица в муниципальный или межведомственный архив выдаются ему под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке (копии свидетельств о рождении, браке, расторжении брака, о смерти и др.).
2.4.10.Разрешение на доступ к архивным документам должно быть подтверждено заявителем путем приложения к запросу копий документов, удостоверяющих личность, а также в зависимости от оснований для получения доступа:
- письменного разрешения лица, в отношении которого запрашиваются сведения, либо копии документа, подтверждающего факт смерти;
- копии документов, подтверждающих родство с лицом, в отношении которого запрашиваются сведения;
- копии документов, подтверждающих право наследования, с указанием на соответствующий доступ к архивным документам;
- доверенности, оформленной в установленном законом порядке (ст. 185), подтверждающей право представлять интересы доверителя и его право доступа к архивным документам.
2.5.Описание конечного результата предоставления муниципальной услуги
2.5.1.Конечным результатом предоставления муниципальной услуги является архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо, тематический перечень архивных документов, тематическая подборка копий архивных документов.
2.5.2.Архивная справка - документ архива, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
- архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
- архивная выписка - документ архива, составленный на бланке архива, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
- информационное письмо - письмо, составленное на бланке архива по запросу пользователя или по инициативе архива, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенной проблеме, теме;
- тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу пользователя или по инициативе архива;
- тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный архивом по запросу пользователя или по инициативе архива. Тематическая подборка включает титульный лист, тематический перечень архивных документов и, при необходимости, историческую справку по теме.
2.6.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.6.1.По запросам, поступившим в муниципальный или межведомственный архив, которые не могут быть исполнены без предоставления дополнительных сведений, гражданам направляется ответ о необходимости предоставления дополнительных сведений.
2.6.2.Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие фамилии, почтового адреса заявителя. Также не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие ненормативную лексику и оскорбительные высказывания.
2.7.Требования к оборудованию мест оказания муниципальной услуги
2.7.1.Прием граждан для оказания муниципальной услуги осуществляется согласно графику работы муниципального и межведомственного архивов, указанных в пункте 2.1 настоящего административного регламента.
2.7.2.Специализированное помещение или иное помещение, в котором осуществляется прием граждан, должно обеспечивать:
- комфортное расположение гражданина и должностного лица;
- возможность и удобство оформления гражданином письменного обращения;
- телефонную связь;
- возможность копирования документов;
- доступ к нормативным правовым актам, регулирующим исполнение муниципальной функции;
- наличие письменных принадлежностей и бумаги формата А4.
2.8.Требования к платности (бесплатности) предоставления муниципальной услуги
2.8.1.Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов граждан и организаций социально-правового характера является бесплатной муниципальной услугой.
3.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги
3.1.1.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
1) регистрация запросов и передача их на исполнение;
2) анализ тематики поступивших запросов;
3) направление запросов на исполнение;
4) подготовка, оформление и направление ответов заявителям.
3.1.2.Основанием для начала предоставления муниципальной услуги является обращение заинтересованного лица в муниципальный или межведомственный архив с заявлением (запросом) по установленной форме.
3.1.3.Запрос пользователя рассматривается и исполняется муниципальным или межведомственным архивом при наличии в запросе наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени и отчества), почтового адреса пользователя, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
3.1.4.Поступившие в муниципальный или межведомственный архив заявления регистрируются в день поступления сотрудником в журнале регистраций архивных запросов.
3.1.5.Регистрация запроса является основанием для начала действий по предоставлению муниципальной услуги.
3.1.6.Рассмотренные заявления поступают непосредственно исполнителям.
3.1.7.Сотрудник муниципального или межведомственного архива осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в муниципальном или межведомственном архиве научно-справочного аппарата и информационного материала. При этом определяется:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- возможность исполнения запроса.
3.1.8.Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивах архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
3.1.9.По итогам анализа тематики поступивших запросов они распределяются между исполнителями.
3.1.10.При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов муниципальный или межведомственный архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы. Вид информационного документа, подготавливаемого по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.
3.1.11.Генеалогический запрос может исполняться как в отношении заявителя, так и в установленном порядке в отношении других лиц.
3.1.12.Информация пользователю представляется в форме архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи.
3.1.13.Архивные справки, архивные выписки и архивные копии составляются на бланке муниципального или межведомственного архива с обозначением названия документа "Архивная справка", "Архивная выписка" и "Архивная копия". При изготовлении ксерокопий архивных документов бланк не используется. В конце архивной выписки приводятся поисковые данные документов, послуживших основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов).
3.1.14.Архивные копии документов могут быть оформлены только в отношении тех лиц, о которых запрашиваются сведения, при наличии в документах вместе с запрашиваемыми сведениями сведений о других лицах оформляются архивные выписки. На обороте каждого листа копии проставляются поисковые данные документа. Все листы копии документа с оборотной стороны должны быть заверены печатью и подписями сотрудника муниципального или межведомственного архива и управляющего делами администрации муниципального района.
3.1.15.В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость предоставления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о возможных местах хранения документов, необходимых для исполнения запроса, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
3.1.16.Срок исполнения запросов не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен на 30 дней с обязательным уведомлением об этом пользователя.
3.1.17.Рассмотрение запроса (заявления) гражданина считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
4.Порядок и формы контроля за исполнением муниципальной услуги
4.1.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется управляющим делами администрации, курирующим работу муниципального и межведомственного архивов, путем проведения проверок соблюдения и исполнения положений настоящего административного регламента.
4.2.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан и организаций, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащих жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников муниципального и межведомственного архивов.
4.3.По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав граждан и организаций осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.
4.4.Проверки могут быть плановыми (осуществляться на основании годовых планов работы администрации муниципального района) и внеплановыми. Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
5.Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги
5.1.Действия (бездействие) и решения муниципального и межведомственного архивов, осуществляемые (принятые) в ходе предоставления муниципальной услуги, могут быть обжалованы потребителем муниципальной услуги во внесудебном порядке и (или) в суде.
5.2.В административном порядке граждане вправе обратиться с жалобой на решение или действие (бездействие), осуществляемое (принятое) в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего административного регламента (далее - обращение), к главе муниципального образования - Старожиловский муниципальный район, управляющему делами администрации муниципального района по установленной форме.
5.3.Место обращения заявителя с жалобой - администрация муниципального образования - Старожиловский муниципальный район (Рязанская область, р.п. Старожилово, ул. Толстого, д. 9).
5.4.Порядок судебного обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе предоставления муниципальной услуги, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.