Приложение к Постановлению от 02.08.2010 г № 804 Административный регламент
Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации муниципального образования - клепиковский муниципальный район муниципальной услуги "Исполнение запросов организаций, Российских и зарубежных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод"
I.Общие положения
1.Административный регламент по предоставлению архивным отделом администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район муниципальной услуги "Исполнение запросов организаций, российских и зарубежных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан" (далее - Регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район (далее - архивный отдел). Регламент определяет порядок взаимодействия архивного отдела с главным архивным управлением Рязанской области, с Федеральным архивным агентством (далее - Росархив), центральными исполнительными органами государственной власти, органами местного самоуправления, государственным учреждением Рязанской области "Государственный архив Рязанской области" (далее - ГУРО "ГАРО") и органами управления архивным делом муниципальных районов Рязанской области (далее - муниципальные архивы), организациями Рязанской области при осуществлении предоставления муниципальной услуги.
2.Предоставление муниципальной услуги по исполнению запросов организаций, российских и зарубежных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан, осуществляется в соответствии с:
Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 25.12.1993, N 237);
Конвенцией, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов; заключена в Гааге 05.10.1961; вступила в силу для России 03.05.1992 (Бюллетень международных договоров, 1993, N 6);
Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст. 4169; 2006, N 50, ст. 5280);
Постановлением Верховного Совета СССР от 17.04.1991 N 2119-1 "О присоединении Союза Советских Социалистических Республик к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (Ведомости Совета народных депутатов СССР и Верховного Совета СССР, 1991, N 17, ст. 496);
Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст. 2060);
Постановлением Совета министров СССР от 12.11.1990 N 1135 "Об одобрении и внесении в Верховный Совет СССР предложения о присоединении СССР к Гаагской конвенции 1961 года, отменяющей требования легализации иностранных официальных документов" (документ официально опубликован не был);
Положением об архивном отделе администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район, утвержденным главой муниципального образования - Клепиковский район Рязанской области 28.07.2002 (раздел 2, п. 2.4);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 20, зарегистрирован в министерстве юстиции Российской Федерации от 06.03.2007 N 9059);
приказом Министерства юстиции Российской Федерации от 14.12.2006 N 363 "ОБ утверждении Административного регламента исполнения Федеральной регистрационной службой государственной функции по проставлению апостиля на официальных документах, подлежащих вывозу за границу (зарегистрирован в министерстве юстиции Российской Федерации 29.12.2006 N 6784, Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти, 2007, N 11);
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 28.12.2009 N 894 "Об утверждении Административного регламента исполнения Федеральным архивным агентством государственной услуги по организации исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок, направляемых в иностранные государства";
приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 21.05.2009 N 271 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов".
3.Муниципальная услуга по исполнению запросов организаций, российских и зарубежных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан, осуществляется архивным отделом и сектором архива по личному составу архивного отдела администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район.
4.Муниципальная услуга по исполнению запросов организаций, российских и зарубежных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией законных прав и свобод граждан, поступивших в архивный отдел, предоставляется в виде писем архивного отдела, архивных справок, архивных копий, архивных выписок.
5.Получателями муниципальной услуги являются: юридические лица, российские и зарубежные граждане, а также лица без гражданства (далее - заявители).
II.Требования к порядку предоставления муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о муниципальной услуге
6.Местонахождение архивного отдела и его почтовый адрес:
391030, Рязанская область, г. Спас-Клепики, ул. Есенина, д. 10.
7.Телефон архивного отдела: (49142) 2-65-47.
8.График работы архивного отдела:
понедельник - пятница: с 8.00 по 17.00;
обеденный перерыв: с 13.00 по 14.00;
суббота, воскресенье - выходные дни.
Прием заявлений от граждан:
понедельник - среда: с 8.00 по 17.00
четверг - пятница: с 8.00 до 13.00.
9.Информация о месте нахождения государственного учреждения Рязанской области "Государственный архив Рязанской области", муниципальных архивов Рязанской области, их адресах и контактных телефонах указана в приложении N 1.
10.Консультации по вопросам исполнения муниципальной услуги, в том числе о ходе исполнения муниципальной услуги, предоставляются специалистами архивного отдела:
- по телефону;
- по письменным обращениям;
- при личном обращении.
11.При ответах на телефонные звонки и устные обращения специалист архивного отдела подробно и в вежливой форме информирует обратившихся граждан о порядке предоставления услуги. Время разговора не должно превышать 10 минут.
12.В случае, если для подготовки ответа требуется продолжительное время, сотрудник, осуществляющий устное информирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде либо назначить другое удобное для заинтересованного лица время для устного информирования (с учетом графика работы архивного отдела).
13.При письменном обращении разъяснение предоставляется сотрудниками архивного отдела в течение 5 дней со дня регистрации обращения.
14.Консультирование посредством личного обращения гражданина проводится в заранее согласованное время в соответствии с графиком работы архивного отдела (пункт 8).
15.Информация о порядке и форме предоставления муниципальной услуги размещается на стендах в местах предоставления муниципальной услуги.
2.2.Перечень документов для получения муниципальной услуги
16.Основанием для предоставления муниципальной услуги является письменный запрос заявителя в адрес архивного отдела. Для приема граждан предусмотрены формы заявлений (приложения N 2 - 15).
17.В запросе необходимо указать сведения, необходимые для его исполнения:
- наименование организации или должность лица, которому направляется письменный запрос;
- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя;
- почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответы или уведомление о переадресации запроса;
- изложение существа запроса;
- личная подпись и дата.
В случае необходимости заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы либо их копии.
18.Сведения, содержащие персональные данные о третьих лицах, представляются уполномоченному лицу на основании доверенности, заверенной в установленном порядке.
2.3.Другие положения, характеризующие требования к предоставлению муниципальной услуги
19.Поступающие запросы по истребованию документов социально-правового характера, предусматривающие пенсионное обеспечение граждан, получение ими льгот и компенсаций, исполняются архивным отделом и организациями бесплатно.
2.4.Условия и сроки исполнения муниципальной услуги
20.Запросы, поступившие в архивный отдел, рассматриваются в срок, не превышающий 30 дней с момента регистрации. В исключительных случаях управляющий делами администрации муниципального района вправе продлить срок рассмотрения запроса на 30 дней, уведомив об этом заявителя.
21.Прохождение отдельных административных процедур:
- регистрация запроса - 2 дня;
- анализ запроса - 2 дня;
- подготовка письма в организацию и уведомления заявителю - 2 дня;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов, - 20 дней;
- подготовка ответа заявителю - 2 дня;
- регистрация и отправка - 2 дня.
22.При поступлении в архивный отдел запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без представления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 3-дневный срок запрашивает у автора запроса эти уточнения и дополнительные сведения.
23.Результатом предоставления муниципальной услуги является письмо архивного отдела, архивная справка, архивная копия, архивная выписка.
24.Ожидание в очереди при подаче запроса не должно превышать 30 минут.
25.Прием документов от заявителя - 20 минут.
26.Ожидание в очереди при получении ответа на запрос - не более 30 минут.
2.4.Перечень оснований для приостановления или отказа в предоставлении муниципальной услуги
27.Не подлежат рассмотрению запросы, не содержащие наименования юридического лица (для гражданина - фамилии, имени, отчества), почтового адреса заявителя, подписи руководителя юридического лица (для гражданина - личной подписи).
28.Не принимаются к рассмотрению запросы, содержащие нецензурные либо оскорбительные выражения.
29.Не подлежит рассмотрению запрос, если текст запроса не поддается прочтению, о чем сообщается заявителю, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению.
30.Не принимаются к рассмотрению запросы, если у заявителей отсутствуют документальные подтверждения прав на получение сведений, содержащих государственную тайну и конфиденциальную информацию.
31.При поступлении в архивный отдел запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без представления дополнительных сведений или уточнений, исполнение запроса приостанавливается до получения необходимых сведений.
2.6.Требования к местам предоставления муниципальной услуги
32.Помещение для предоставления муниципальной услуги размещается на втором этаже здания.
Вход в здание оборудуется информационной табличкой (вывеской), содержащей наименование организации и режим работы архивного отдела.
33.Прием граждан осуществляется в предназначенных для этих целей помещениях, включающих места ожидания, информирования и приема заявителей.
Помещения должны соответствовать санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам, а также правилам противопожарной безопасности.
В помещениях предусматривается наличие доступных мест общего пользования (туалетов).
В помещениях для предоставления муниципальной услуги на видном месте располагаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и работников архивного отдела.
34.Места для ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей. Места для ожидания оборудуются стульями, столами для возможности оформления запросов, обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями.
Глухонемым, инвалидам по зрению и другим гражданам с ограниченными физическими возможностями при необходимости оказывается соответствующая помощь.
35.В местах ожидания располагается информация, необходимая для получения муниципальной услуги:
- график работы архивного отдела;
- блок-схема и краткое описание порядка предоставления муниципальной услуги;
- требования к письменным запросам о порядке предоставления муниципальной услуги;
- перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
- номера кабинетов, в которых осуществляется предоставление муниципальной услуги;
- почтовые адреса, телефоны муниципальных архивов Рязанской области.
36.Рабочее место сотрудника архивного отдела, предоставляющего муниципальную услугу, должно быть оборудовано персональным компьютером, печатным устройством.
Рабочее место сотрудника должно обеспечивать ему возможность свободного входа и выхода из помещения при необходимости.
III.Административные процедуры
37.Организация предоставления муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
- регистрация запросов;
- анализ тематики поступивших запросов;
- подготовка письма в организацию и уведомления заявителю;
- поиск архивных документов, необходимых для исполнения запросов;
- подготовка ответа заявителю;
- регистрация и отправка документов.
3.1.Регистрация запросов
Основанием для начала административного действия является поступивший в архивный отдел запрос.
38.Поступившие в архивный отдел запросы регистрируются специалистом архивного отдела, выполняющим данную работу в соответствии со своей должностной инструкцией. Документы регистрируются в журнале регистрации в течение 2 дней.
3.2.Анализ тематики поступивших запросов
Регистрация запроса является основанием для начала административного действия.
39.Специалист архивного отдела осуществляет анализ тематики поступивших запросов с учетом необходимых профессиональных навыков и имеющегося в архивном отделе научно-справочного аппарата и информационного материала в течение 2 дней. При этом определяются:
- степень полноты информации, содержащейся в запросе и необходимой для его исполнения;
- местонахождение архивных документов, необходимых для исполнения запроса;
- местонахождение, адрес конкретной организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение.
3.3.Подготовка письма в
организацию и уведомления заявителю
Основанием для начала административного действия является анализ тематики поступившего запроса.
40.По итогам анализа тематики поступивших запросов специалист архивного отдела в течение 2 дней составляет письмо в адрес организации, куда следует направить запрос по принадлежности на исполнение, и вместе с копией запроса передает на отправку.
41.Одновременно составляется уведомление в адрес заявителя о направлении запроса на исполнение в соответствующую организацию и в течение одного дня передается на отправку.
42.Составленные документы (письма, уведомления) подписываются начальником архивного отдела и в тот же день передаются на отправку.
43.В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, архивный отдел направляет в соответствующие организации копии запроса с указанием о направлении ответа в адрес заявителя.
44.В случае, если запрос не может быть исполнен, заявителю направляется письмо с объяснением этих причин: отсутствие запрашиваемых сведений, необходимость представления дополнительных сведений для исполнения запроса и т.д. При этом заявителю могут быть даны рекомендации о местах хранения документов, адреса соответствующих государственных и ведомственных архивов.
3.4.Поиск архивных документов,
необходимых для исполнения запросов
Основанием для начала административного действия является анализ тематики поступившего запроса.
45.По итогам анализа тематики поступивших запросов специалист архивного отдела в течение 20 дней ведет выявление архивных документов, необходимых для исполнения запросов.
46.Результатом проведенного поиска является заполнение контрольного листа, являющегося основанием для составления архивной справки.
3.5.Подготовка ответа заявителю
Основанием для начала административного действия является выявление архивных документов, необходимых для исполнения запроса.
47.Специалист архивного отдела в течение 2 дней составляет ответ заявителю (письмо, архивная справка, архивная выписка, архивная копия) и в тот же день передает на подпись начальнику архивного отдела, регистрацию и отправку.
3.6.Регистрация и отправка документов
Основанием для начала административного действия является подписание документов (писем, уведомлений, ответов заявителю) начальником архивного отдела.
48.Регистрация и отправка исходящих документов проводятся в течение 2 дней. Отправляемые документы регистрируются в журнале регистрации исходящих документов.
49.Рассмотрение запроса считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и автор запроса проинформирован о результатах рассмотрения.
IV.Порядок и формы контроля за совершением действий и принятием решений
50.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами по предоставлению муниципальной услуги, и принятием решений осуществляется начальником архивного отдела.
51.Текущий контроль осуществляется начальником архивного отдела путем проведения проверок соблюдения и исполнения работниками положений настоящего Регламента.
52.Контроль за полнотой и качеством исполнения муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав граждан, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения заявителей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц архивного отдела.
53.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав граждан, виновные лица привлекаются к дисциплинарной ответственности.
54.Проверка может проводиться по конкретному обращению заявителя.
V.Порядок обжалования действия (бездействия) и решений, осуществляемых в ходе предоставления муниципальной услуги
55.Заявитель может обратиться с жалобой на действия (бездействие) и решения, осуществляемые в ходе предоставления муниципальной услуги на основании настоящего Регламента.
56.Действия (бездействие) и решения должностных лиц архивного отдела могут быть обжалованы:
- главе администрации муниципального образования - Клепиковский муниципальный район;
- в главное архивное управление Рязанской области;
- в Правительство Рязанской области;
- в судебном порядке.
57.Жалоба на действия (бездействие) должностного лица архивного отдела подается в письменной форме и должна содержать:
- наименование муниципального (государственного) органа, в который направляется жалоба;
- наименование должности, фамилию, имя и отчество уполномоченного должностного лица, действия (бездействие) которого обжалуются;
- фамилию, имя, отчество физического лица или наименование юридического лица, подающего жалобу, почтовый адрес для направления ответа;
- подпись заявителя и дату;
- существо обжалуемого действия (бездействия).
58.Заявитель имеет право на получение информации и документов, необходимых для обоснования и рассмотрения жалобы.
59.Письменная жалоба, поступившая в администрацию района, является основанием для начала процедуры досудебного обжалования. Жалоба рассматривается в течение 30 дней со дня регистрации.
В исключительных случаях управляющий делами администрации района вправе продлить срок рассмотрения жалобы не более чем на 30 дней, уведомив о продлении срока рассмотрения заявителя, направившего жалобу.
60.Управляющий делами администрации района:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение жалобы, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего жалобу, или его законного представителя;
- вправе запрашивать необходимые для рассмотрения жалобы документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
61.По результатам рассмотрения жалобы управляющий делами администрации района принимает решение об удовлетворении требований заявителя и о признании неправомерным действия (бездействия) должностного лица архивного отдела либо об отказе в удовлетворении жалобы.
Письменный ответ, содержащий результаты рассмотрения жалобы, направляется заявителю.
62.Жалоба заявителя не рассматривается в следующих случаях:
- отсутствие сведений об обжалуемых действиях (бездействии) и решении (в чем выразилось, кем принято), о фамилии заявителя, почтовом адресе или адресе электронной почты, по которому должен быть направлен ответ;
- отсутствие подписи заявителя;
- если предметом жалобы является решение, принятое в судебном порядке;
- содержание нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу работника архивного отдела, а также членов его семьи;
- текст письменной жалобы не поддается прочтению;
- если в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства.
Письменный ответ с указанием причин отказа в рассмотрении жалобы направляется заявителю не позднее 20 дней с момента ее регистрации.
63.Заявитель вправе в порядке, установленном законодательством о гражданском судопроизводстве, обратиться в суд за защитой нарушенных или оспариваемых прав и законных интересов, связанных с действиями (бездействием) должностных лиц архивного отдела при исполнении ими требований настоящего Регламента.
Порядок подачи, порядок рассмотрения и порядок разрешения жалоб, направляемых в суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.