Приложение к Постановлению от 17.09.2009 г № 6779 Постановление
Утвержден постановлением администрации города Рязани от 17 сентября 2009 г. №6779 административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации города Рязани 1. общие положения
1.1.Административный регламент рассмотрения обращений граждан в администрации города Рязани (далее - административный регламент) разработан в целях совершенствования форм и методов работы по рассмотрению предложений, заявлений и жалоб граждан, защите их конституционных прав и законных интересов, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) должностных лиц администрации города Рязани (далее - должностные лица), администрации города Рязани (далее - администрация города) при осуществлении полномочий по рассмотрению обращений и организации личного приема граждан.
1.2.Рассмотрение обращений граждан (далее - Функция) является важнейшей задачей и обязанностью администрации города и должностных лиц.
Обязанности по исполнению Функции, вытекающие из норм, установленных настоящим административным регламентом, подлежат обязательному внесению в положения о структурных подразделениях и должностные инструкции сотрудников администрации города Рязани.
1.3.Реализация Функции обеспечивает гарантированное право гражданина на обращение, достижение результативности и качества, открытости и прозрачности этой деятельности, обязательной информированности гражданина о результатах рассмотрения обращения и удовлетворения его законных интересов, защиту его от притеснения и преследования в связи с обращением, создание равноправных комфортных условий для участников отношений.
1.4.Исполнение Функции осуществляется в соответствии с Конституцией Российской Федерации <1> , Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" <2> , международными договорами Российской Федерации, федеральными конституционными законами и федеральными законами, Уставом (Основным Законом) Рязанской области <3> ; Уставом муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области <4> , иными нормативными правовыми актами, Инструкцией по делопроизводству в администрации города Рязани.
--------------------------------
<1> "Российская газета", 1993 г., 25 декабря
<2> Собрание законодательства Российской Федерации, 2006 г, N 19, ст. 2060
<3> "Рязанские ведомости", 22.11.2005, N 251 - 252
<4> "Рязанские ведомости", N 221 - 222, 02.09.2006
1.5.Функция осуществляется по вопросам, входящим в компетенцию (в ведение) администрации города, по письменному либо устному обращению гражданина. Форма обращения выбирается гражданином самостоятельно.
1.6.Исполнение Функции включает реализацию следующих обязательных административных процедур: приема, учета, первичной обработки и организации прохождения обращения; регистрации и аннотирования обращения; организации исполнения Функции; рассмотрения обращения и подготовки ответа гражданину; закрытия дела.
Сопутствующими исполнению Функции административными процедурами являются: процедура контроля исполнения Функции и организации аналитической работы, процедура ведения и хранения дел.
В приложении 1 представлена блок-схема рассмотрения обращения гражданина.
1.7.Основанием для начала исполнения Функции является поступление обращения гражданина.
1.8.Исполнение Функции осуществляется на безвозмездной основе (бесплатно).
1.9.Координацию работы по реализации Функции, контроль качества ее исполнения должностными лицами осуществляет сектор по работе с обращениями граждан отдела делопроизводства организационного управления администрации города Рязани (далее - сектор по работе с обращениями граждан).
1.10.Если требования настоящего административного регламента вступают в разногласие с нормами федерального законодательства и влекут ущемление прав граждан, применяются федеральные нормы.
Если требования настоящего административного регламента вступают в противоречие с нормами, ранее установленными администрацией города Рязани, применяются нормы, определенные настоящим административным регламентом.
2.Адреса, формы и средства осуществления
гражданами обращения
2.1.Функция осуществляется по юридическому адресу администрации города Рязани: ул. Радищева, дом 28, г. Рязань, 390000.
2.2.Гражданину предоставляются следующие адреса, средства и формы обращения:
с письменным обращением непосредственно по юридическому адресу администрации города Рязани;
с устным обращением через контактный телефон сектора по работе с обращениями граждан 95-69-29 либо непосредственно в сектор по работе с обращениями граждан в часы его работы с 9 до 13 и с 14 до 17 часов (кроме выходных и праздничных дней) или на личном приеме по предварительной записи в соответствии с утверждаемым ежегодно графиком приема граждан;
по каналу факсимильной связи администрации города Рязани 21-62-61;
с электронными обращениями через официальный сайт http://www.admrzn.ru администрации города Рязани в сети Интернет в разделе "Написать обращение в администрацию города Рязани" и по электронной почте glava@admrzn.ru.
2.3.Информация об адресах, средствах и формах обращения, графике приема граждан подлежит обязательному обнародованию.
Официальное информирование граждан об адресах, средствах и формах обращения, графике приема граждан и произошедших изменениях осуществляется через газету "Рязанские ведомости" и сайт администрации города Рязани в сети Интернет, указанные выше контактные телефоны и информационные стенды в секторе по работе с обращениями граждан.
Ответственным подразделением за представление указанной информации является сектор по работе с обращениями граждан.
3.Обязанности администрации города Рязани
по исполнению Функции.
Срок исполнения Функции
3.1.Администрация города Рязани, исполняя Функцию, обязана:
обеспечивать безусловное выполнение установленных федеральным законодательством норм по рассмотрению обращений граждан;
создавать условия для беспрепятственного удовлетворения права граждан на обращение;
принимать к рассмотрению и рассматривать обращение гражданина в соответствии со своей компетенцией и полномочиями, организовывать пересылку обращения в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов;
уведомлять гражданина о переадресации его обращения с указанием конкретного органа или должностного лица, в компетенции которых находится вопрос и которые будут рассматривать обращение;
не допускать направления обращения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются;
принимать меры по восстановлению и защите нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
пресекать факты преследования гражданина в связи с его обращением, не допускать разглашения сведений, ставших известными в связи с его обращением;
осуществлять координацию деятельности должностных лиц по рассмотрению обращения гражданина;
прекращать рассмотрение обращения гражданина по его письменному заявлению;
регулярно не реже одного раза в год заслушивать работу по рассмотрению обращений граждан на заседаниях коллегии при главе администрации города.
3.2.Срок исполнения Функции устанавливается в соответствии с федеральным законодательством равным тридцати дням (далее - нормативный срок) с момента присвоения письменному обращению гражданина индивидуального регистрационного номера либо со дня поступления устного обращения и заведения индивидуальной карточки приема.
Нормативный срок исполнения Функции может быть изменен в сторону увеличения только в порядке исключения. При этом суммарный срок исполнения Функции не может превышать шестьдесят дней с даты, определенной выше. Обстоятельствами, позволяющими продлить срок рассмотрения обращения, в порядке, определенном настоящим регламентом, являются необходимость проведения специальной проверки, истребование дополнительных материалов, другие исключительные обстоятельства.
В случаях, когда разрешение обращения регулируется иными федеральными конституционными или федеральными законами, обращение рассматривается в установленные соответствующими законами сроки.
4.Организация прохождения письменного обращения
4.1.Основанием для начала исполнения административной процедуры приема, учета, первичной обработки и организации прохождения письменного обращения является поступление письменного обращения гражданина.
Исполнителями настоящей административной процедуры являются сотрудники сектора по работе с обращениями граждан, а также структурных подразделений администрации города Рязани, которым вменен в обязанность прием обращений граждан.
4.2.Днем поступления обращения является дата, отраженная в учетных формах структурных подразделений, осуществляющих прием письменных обращений граждан.
4.3.Письменное обращение гражданина (конвертированное), направленное по юридическому адресу администрации города Рязани, поступает в сектор по работе с корреспонденцией отдела делопроизводства организационного управления и незамедлительно передается в сектор по работе с обращениями граждан.
4.4.Письменное обращение, поступившее в сектор по работе с обращениями граждан, принимается, учитывается и обрабатывается специалистами сектора по работе с обращениями граждан в установленном порядке.
4.5.Обращение гражданина, поступившее по каналу факсимильной связи, электронной почте или через официальный сайт администрации города Рязани (раздел "Написать обращение в администрацию города Рязани"), подлежит учету в установленном порядке по месту приема и передаче в день поступления в сектор по работе с обращениями граждан.
4.6.В случае, если непосредственно от гражданина поступает письменное обращение, не содержащее фамилии гражданина и почтового адреса для ответа или гражданин не имеет постоянного места жительства, ему рекомендуется сообщить свою фамилию, имя, отчество, адрес для дачи ответа или выбрать адрес "до востребования" в одном из отделений почтовой связи.
4.7.По просьбе гражданина сотрудник, осуществляющий прием обращения, выдает расписку с указанием фамилии и инициалов автора обращения, даты приема обращения, количества принятых листов (либо подтверждает факт получения обращения по договоренности в другой форме, предусмотренной нормами делопроизводства) и сообщает телефон для справок (95-69-29).
4.8.Прием и первичная обработка письменного обращения гражданина предусматривает: проверку правильности его поступления в соответствии с указанным в нем адресом и целостности упаковки; вскрытие конверта (за исключением конвертов с пометкой "лично", адресованных конкретным лицам или структурным подразделениям); проверку полноты вложений; внесение данных об обращении в учетную форму.
При выполнении этой процедуры разорванные документы подклеиваются, к тексту письма прилагаются поступившие документы и конверт, в учетную форму заносятся фамилия, имя, отчество и почтовый адрес автора обращения, дата поступления, количество поступивших листов.
Конверт с обращением, нестандартный по весу, размеру, форме, в котором прощупывается вложение, не характерное для почтового отправления, а также со странным запахом не вскрывается. О нем сообщается руководителю структурного подразделения, в которое поступил конверт.
4.9.Обращение гражданина с пометкой "лично", а также адресованное конкретному должностному лицу или структурному подразделению, после прочтения адресатом в случаях, когда в нем ставятся вопросы, требующие официального ответа, возвращается в сектор по работе с обращениями граждан.
4.10.Письма, переданные (врученные) главе администрации, заместителям главы администрации или должностным лицам при встречах с гражданами, подлежат передаче в сектор по работе с обращениями граждан на следующий за встречей рабочий день.
4.11.Административная процедура по приему и первичной обработке обращения гражданина завершается записью в учетных формах структурных подразделений, получивших обращение, и передачей его под роспись в сектор по работе с обращениями граждан для регистрации.
4.12.Оценка исполнения административной процедуры по приему, учету и первичной обработке обращения гражданина на этапе его поступления осуществляется по своевременности представления обращения на регистрацию.
4.13.Административная процедура организации прохождения письменного обращения в отдельную процедуру не выделяется, является составной частью всех административных процедур и этапов исполнения Функции, ориентируется на оптимальную маршрутизацию, минимальные сроки прохождения обращения, возможность осуществления их оперативного контроля, организацию движения обращения по маршруту с отметкой в регистрационно-контрольных формах.
Все перемещения (движение по маршруту) письменного обращения гражданина между приемной главы администрации, приемными заместителей главы администрации и должностными лицами осуществляются только через сектор по работе с обращениями граждан с отметкой в учетных формах.
Описание и оценка исполнения административных действий по организации прохождения обращения гражданина осуществляется при описании соответствующих административных процедур.
5.Регистрация и аннотирование
письменного обращения гражданина
5.1.Административная процедура регистрации и аннотирования письменного обращения гражданина начинается с момента его поступления в сектор по работе с обращениями граждан.
Исполнителями настоящей административной процедуры являются сотрудники сектора по работе с обращениями граждан.
5.2.Официальная регистрация обращения гражданина, адресованного в администрацию города Рязани, на имя главы администрации и его заместителей, с присвоением индивидуальных регистрационных реквизитов по установленным настоящим административным регламентом правилам осуществляется только сектором по работе с обращениями граждан.
Письменное обращение, направленное непосредственно в адрес структурного подразделения или его должностного лица, регистрируется в этом структурном подразделении.
5.3.Письменное обращение подлежит регистрации, как правило, в день поступления, но не позднее трех рабочих дней от этой даты.
5.4.Регистрации подлежат все обращения граждан.
5.5.На поступившее обращение в правом нижнем углу первой страницы сотрудником сектора по работе с обращениями граждан проставляется регистрационный штамп с текстом "Администрация города Рязани". В штампе предусматривается место для проставления даты поступления и индивидуального регистрационного номера.
В случае, если место для штампа занято текстом письма, штамп проставляется в месте, обеспечивающем его прочтение.
5.6.Индивидуальные регистрационные реквизиты присваиваются обращению после его аннотирования.
5.7.Аннотирование предусматривает прочтение обращения, определение его тематики и типа, выявление поставленных заявителем вопросов, проверку на соответствие поставленных вопросов компетенции администрации города Рязани и повторность.
В случае выявления повторности осуществляется сверка с предыдущей перепиской, находящейся на хранении в секторе по работе с обращениями граждан.
Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же гражданина по одному и тому же вопросу, если со времени подачи предыдущего обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или гражданин не удовлетворен полученным ответом. Не считается повторным обращение одного и того же гражданина по разным вопросам.
По повторному обращению формируется дело с приложением ранее сформированных документов, находящихся на хранении в секторе по работе с обращениями граждан.
В ходе исполнения настоящей административной процедуры заполняются регистрационно-контрольные формы.
5.8.Заполнение регистрационно-контрольных форм предусматривает внесение в соответствующие поля электронной формы, графы регистрационно-контрольной карточки даты регистрации обращения, фамилии, имени и отчества автора обращения, отметок об отнесении автора обращения к соответствующей социальной группе, почтового адреса для ответа, результатов аннотирования и индивидуального регистрационного номера обращения.
В соответствующих полях (графах) регистрационно-контрольных форм:
для повторного обращения проставляются регистрационные реквизиты предыдущего обращения;
проставляется шифр темы обращения согласно тематическому классификатору обращений, если в обращении ставится несколько тем, то шифр присваивается каждой из них;
для обращения, подписанного двумя и более авторами или членами одной семьи, делается пометка "колл" - коллективное;
для обращения, поставленного на контроль исполнения, проставляется соответствующая резолюция руководителя;
делается отметка о наличии приложений.
5.9.Если гражданин обратился с несколькими обращениями по разным вопросам, то каждое обращение регистрируется отдельно.
5.10.Сотрудник сектора по работе с обращениями граждан отбирает обращения, которые не подлежат рассмотрению по существу поставленных вопросов:
обращения, содержащие нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы должностным лицам и их имуществу;
обращения, текст которых не поддается прочтению или смысл которых не ясен;
обращения граждан, которым ранее давались ответы по существу поставленных вопросов и с которыми прекращена переписка;
обращения, ответы на которые не могут быть даны без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
обращения, рассмотрение которых не входит в компетенцию администрации города Рязани, регулируется специальным федеральным законодательством (например, рассмотрение которых связано с вопросами изобретений, открытий, рационализаторских предложений; уголовным, гражданским, арбитражным судопроизводством и делами по административным правонарушениям; вытекает из отношений внутри коллективов коммерческих организаций и общественных объединений; обращения, в которых обжалуются судебные решения, и другие).
По обращениям, не подлежащим рассмотрению, в десятидневный срок с момента регистрации готовятся уведомления авторам (приложения 2 , 3 , 4 ) с обоснованием отказа в рассмотрении за подписью главы администрации или его заместителя в соответствии с распределением обязанностей. Подписанные уведомления передаются для отправки, о чем в регистрационно-контрольных формах делаются соответствующие отметки.
Обращения, в которых обжалуются судебные решения, сектор по работе с обращениями граждан направляет в правовое управление администрации города Рязани для подготовки не позднее десятидневного срока за подписью начальника правового управления разъяснений авторам о порядке рассмотрения подобных обращений, о чем также делаются отметки в регистрационно-контрольных формах.
5.11.Если в обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, оно незамедлительно направляется с сопроводительным письмом в государственный орган в соответствии с его компетенцией. Указанная информация сообщается заместителю главы администрации, курирующему вопросы организации управления деятельности администрации города.
5.12.Если вопросы, поставленные в обращении, не входят в компетенцию администрации города Рязани, то сотрудник сектора по работе с обращениями граждан готовит сопроводительное письмо за подписью главы администрации или его заместителя в соответствии с распределением обязанностей в адрес соответствующего органа или должностного лица (приложение 5) , уведомление гражданину о переадресации его обращения (приложение 6) и в семидневный срок организует их отправку по назначению.
5.13.Обращения, принимаемые к рассмотрению, распределяются на подлежащие докладу главе администрации города Рязани и передаваемые заместителям главы администрации в соответствии с распределением обязанностей и темой обращения, о чем в регистрационно-контрольных формах делаются соответствующие отметки.
Обращения без подписи (анонимные) передаются заместителям главы администрации в соответствии со сферой их деятельности для организации рассмотрения.
5.14.Результатом административной процедуры по регистрации и аннотированию обращения гражданина является проставление в регистрационно-контрольных формах и в поле регистрационного штампа всех реквизитов, включая занесение информации о руководителе, которому обращение направляется для организации рассмотрения.
5.15.Настоящая административная процедура считается завершенной с момента передачи под роспись в учетной форме зарегистрированного обращения помощнику главы администрации или его заместителей.
Если обращение перенаправляется для рассмотрения в другой орган в соответствии с принадлежностью (компетенцией), то процедура считается завершенной в день направления уведомления гражданину с указанием органа (должностного лица), который будет рассматривать данное обращение, с одновременным направлением самого обращения по принадлежности и произведением соответствующих отметок в регистрационно-контрольных формах.
5.16.Оценка исполнения настоящей административной процедуры осуществляется по правильности определения лиц для организации рассмотрения обращения и своевременности исполнения процедуры в целом.
6.Организация исполнения Функции
6.1.Административную процедуру организации исполнения Функции осуществляют глава администрации города Рязани, заместители главы администрации (далее - руководители) и сотрудники сектора по работе с обращениями граждан.
6.2.Основанием для начала исполнения настоящей административной процедуры является получение помощником руководителя либо лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурном подразделении (далее - помощники), зарегистрированного обращения под роспись в регистрационно-контрольной форме из сектора по работе с обращениями граждан. Процедура, как правило, исполняется в течение рабочего дня.
6.3.Если у помощника не вызывает сомнения характер необходимого поручения по рассмотрению обращения, то он готовит проект этого поручения за подписью главы администрации или его заместителя, курирующего вопросы, рассматриваемые в обращении, в адрес должностного лица для рассмотрения.
Если у помощника характер необходимого поручения вызывает сомнение, то его формирование относится к компетенции руководителя.
6.4.Организуя исполнение Функции, руководитель:
обеспечивает организацию исполнения Функции в соответствии с нормами, определенными федеральным законодательством и настоящим административным регламентом;
принимает решение о самостоятельном рассмотрении обращения либо определяет исполнителя по его рассмотрению;
в срок, не превышающий три рабочих дня, формирует должностному лицу в соответствии с его компетенцией письменное поручение (либо рассматривает проект поручения) по рассмотрению обращения гражданина, которое в обязательном порядке предусматривает письменный ответ гражданину, при этом может предусматриваться ответ за подписью руководителя (дословно - "... рассмотреть и подготовить ответ заявителю") либо ответ за подписью должностного лица (дословно - "... рассмотреть и дать ответ заявителю");
формирует поручение кратко с предписанием конкретных действий, порядка и срока исполнения, с указанием наименования органа, подразделения, фамилии и инициалов должностного лица, которому дается поручение, со ссылкой на регистрационные реквизиты прилагаемого обращения, с проставлением личной подписи и ее расшифровки; при этом поручение может быть адресовано нескольким должностным лицам и состоять из нескольких частей, предписывающих каждому из них самостоятельные действия и порядок исполнения;
организует постановку на контроль рассмотрения обращения гражданина;
устанавливает более жесткие сроки рассмотрения обращения при наличии объективных причин, в том числе в случаях, когда поставленные в обращении вопросы не требуют значительных трудозатрат;
принимает решение об оставлении обращения без рассмотрения при получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные либо оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи; организует сообщение гражданину о недопустимости злоупотребления правом обращения в органы местного самоуправления;
принимает решение о целесообразности дальнейшего рассмотрения обращения гражданина, если гражданину по поставленным в обращении вопросам давались многократные письменные ответы по существу, а в последнем обращении не приводятся новые доводы и обстоятельства; при принятии решения о прекращении рассмотрения обращения организует уведомление гражданина с указанием причин (приложение 7) ;
принимает решение о направлении обращения гражданина в другой орган, в компетенции которого находится вопрос, с организацией подготовки сопроводительного письма в этот орган, которому придается, как правило, характер поручения, и уведомления об этом автора обращения;
организует направление сообщения гражданину о невозможности дать ответ по существу его обращения, если в нем затрагиваются сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законодательством тайну в связи с недопустимостью разглашения этих сведений;
принимает решение с соответствующим поручением должностному лицу о возврате к рассмотрению обращения, если причины, по которым ответ ранее не мог быть дан, устранены;
организует передачу в сектор по работе с обращениями граждан ошибочно (не по компетенции) направленного обращения.
6.5.Во исполнение требования федерального законодательства о запрете направлять обращение гражданина на рассмотрение должностному лицу, решение или действие (бездействие) которого обжалуется, руководитель обязан определить должностное лицо (орган), в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, либо рассмотреть обращение самостоятельно. Если перечисленное реализовать не представляется возможным, то руководитель организует подготовку за своей подписью разъяснения гражданину о его праве обжалования соответствующего решения или действия (бездействия) в суде.
6.6.Помощник руководителя в течение рабочего дня передает подписанное руководителем поручение с приложением обращения и всех сопутствующих документов в установленном порядке в сектор по работе с обращениями граждан.
6.7.Сотрудник сектора по работе с обращениями граждан вносит в регистрационно-контрольные формы содержание поручения руководителя, данные должностного лица, которому поручается рассмотрение обращения, делает в них соответствующие отметки о постановке рассмотрения обращения на контроль и сроках его рассмотрения.
В течение рабочего дня сектор по работе с обращениями граждан обеспечивает передачу либо пересылку копий обращения и поручения указанному в нем должностному лицу (органу) через сектор по работе с корреспонденцией. Одновременно готовятся и передаются на отправку обращения, пересылаемые по компетенции, и сопроводительные письма к ним, уведомления авторам обращений о переадресации и другие уведомления, определенные настоящим административным регламентом.
6.8.Административная процедура организации исполнения Функции завершается передачей копий обращения и поручения должностному лицу, которому поручено его рассмотрение.
6.9.Исполнение данной административной процедуры оценивается по факту исполнения каждым из участников обязанностей и функций, а также сроков, определенных настоящим административным регламентом.
7.Рассмотрение письменного обращения
и подготовка ответа гражданину
7.1.Исполнителями административной процедуры рассмотрения письменного обращения и подготовки ответа гражданину являются руководитель или должностное лицо, выполняющее поручение руководителя по рассмотрению обращения (далее - исполнители).
Если поручение по обращению дано нескольким должностным лицам, а ответственный исполнитель не определен, то работу по рассмотрению координирует исполнитель, указанный в резолюции первым.
Основанием для начала исполнения настоящей административной процедуры является поступление исполнителю поручения руководителя по рассмотрению обращения гражданина из сектора по работе с обращениями граждан.
7.2.Исполнители рассматривают обращение гражданина в строгом соответствии с нормами, установленными федеральным законодательством и настоящим административным регламентом.
7.3.Рассмотрение обращения гражданина предусматривает:
выделение действия, которое необходимо гражданину для реализации его конституционных прав, либо совершенного, но оспариваемого, или которое он предлагает осуществить;
проверку соответствия действующему законодательству, подзаконным актам, другим нормативным документам и предписаниям испрашиваемого гражданином (обжалуемого, предлагаемого) действия;
выявление недостатков в работе администрации города и установление виновных в этом должностных лиц, привлечение их к ответственности;
разработку для реализации в установленные сроки мер, которые должны быть приняты для удовлетворения законных прав, требований или предложений гражданина либо которые должны быть приняты для восстановления или защиты его прав, пресечения действий, нарушающих право либо создающих угрозу его нарушения.
7.4.При рассмотрении обращения исполнитель обязан:
соблюдать нормативные или установленные руководителем сроки рассмотрения обращения, принимать меры по быстрейшему рассмотрению обращения;
организовывать работу соисполнителей, если рассмотрение обращения поручено нескольким должностным лицам, из которых никто не определен как ответственный за исполнение поручения, а он стоит в поручении первым;
готовить письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов за подписью руководителя либо подписывать ответ собственноручно, если он уполномочен на то руководителем;
готовить проект ответа за подписью соответствующего руководителя в федеральные и областные органы государственной власти и Рязанскую городскую Думу, депутатам представительных органов государственной власти и Рязанской городской Думы о результатах рассмотрения обращения гражданина, если такой ответ предусмотрен поручением (просьбой) этого органа (депутата);
готовить сообщение гражданину о недопустимости злоупотребления правом обращения в органы местного самоуправления;
безотлагательно вносить предложение по пересылке обращения в соответствии с компетенцией;
вносить предложения о прекращении рассмотрения обращения с подготовкой уведомления об этом гражданина по основаниям, определенным федеральным законодательством;
консультировать гражданина по его просьбе в рамках собственной компетенции, в том числе о правилах (требованиях) оформления письменных обращений, месте, времени и графике приема граждан;
принимать от гражданина и истребовать в пределах своих полномочий в других органах документы, которые гражданин считает необходимыми для рассмотрения обращения;
предоставлять гражданину для ознакомления документы и материалы, касающиеся рассмотрения его обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
готовить гражданину письменные разъяснения о невозможности ответа на обращение по существу, если он не может быть дан без разглашения сведений, составляющих государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну;
сообщать руководителю о фактах притеснения и преследования гражданина в связи с его обращением, принимать меры по пресечению подобных фактов;
вносить предложения о привлечении к ответственности лиц, виновных в нарушении прав, свобод или законных интересов граждан;
не допускать разглашения сведений о гражданине, ставших известными в связи с его обращением;
при наличии объективных причин не позднее чем за 5 дней до окончания срока рассмотрения обращения письменно ходатайствовать перед руководителем о продлении срока рассмотрения; при получении такого разрешения незамедлительно уведомлять гражданина в установленном порядке о продлении срока рассмотрения его обращения. Мотивированная служебная записка о продлении срока рассмотрения обращения должна завершаться словосочетанием: "Прошу срок рассмотрения обращения продлить";
обеспечивать сохранность письменного обращения гражданина, приложенных к нему документов и материалов;
вносить представление руководителю об осуществлении запроса в другой орган либо должностному лицу по представлению документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, осуществлять этот запрос самостоятельно при наличии собственных полномочий;
передавать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения по подчиненности в случае увольнения (перехода на другую работу), командировки или ухода в отпуск.
7.5.При рассмотрении обращения исполнитель реализует все предоставленные ему полномочия в соответствии с должностной инструкцией, делегированием отдельных полномочий главы администрации и распределением обязанностей.
В случае недостаточности полномочий, в целях всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, исполнитель обязан решать их по подчиненности.
7.6.Исполнитель вправе:
требовать и получать от соисполнителей необходимую для рассмотрения обращения информацию, если он является ответственным исполнителем рассмотрения обращения;
инициировать запросы в другие органы, за исключением судов, органов дознания и следствия, для получения дополнительной информации, уточнения обстоятельств, изучения материалов и объектов обращения;
по согласованию с руководителем организовывать проверки, брать в установленном порядке объяснения у других должностных лиц по фактам нарушений прав граждан или пояснения их действий и выводов по рассмотрению обращения;
выезжать по месту нахождения гражданина или объекта обращения, приглашать по договоренности для беседы гражданина - автора обращения для уточнения вопросов, возникших в ходе рассмотрения обращения.
7.7.Официальный запрос по представлению дополнительной информации должен содержать вопрос обращения гражданина, для разрешения которого требуется информация, вид запрашиваемой информации и срок реализации запроса (ответа), который не может превышать 15 дней.
7.8.При подготовке ответа должен учитываться характер обращения, который может быть выражен гражданином в форме предложения, заявления или жалобы.
7.9.Письменный ответ на обращение гражданина должен предусматривать конкретную четкую информацию по всем поставленным в обращении вопросам.
В ответе перечисляются все права, свободы и законные интересы гражданина, подлежащие удовлетворению (восстановлению), и порядок их удовлетворения, принимаемые меры по защите его прав, свобод или законных интересов.
В случае, если требования гражданина не правомерны и его интересы не могут быть удовлетворены, то в ответе дается аргументированное разъяснение об отсутствии оснований для удовлетворения обращения.
В ответе на обращение, относимое к категории предложений, перечисляются принятые предложения с указанием формы и сроков их реализации. Гражданин также извещается о непринятых предложениях с перечислением причин, по которым они не могут быть приняты.
7.10.Ответ должен предусматривать констатацию обоснованности либо необоснованности требований (предложений) гражданина в испрашиваемом (предлагаемом) действии.
Если при рассмотрении обращения установлены факты притеснения, нарушения прав гражданина со стороны конкретных должностных лиц, в ответе указывается, что приведенные в обращении факты подтвердились, при этом гражданину приносятся извинения, сообщаются принятые меры по восстановлению его прав, свобод и законных интересов.
7.11.Проект ответа на обращение гражданина за подписью руководителя не позднее 5 дней до истечения установленного срока рассмотрения представляется исполнителем для передачи на подпись в соответствующую приемную.
7.12.Проект ответа на обращение гражданина, поступившее из органов прокуратуры, не позднее 8 дней до истечения установленного срока рассмотрения представляется на согласование в правовое управление.
Срок заключения правовой экспертизы - не более 3-х дней.
7.13.Согласование проекта ответа на обращение гражданина осуществляется исполнителем самостоятельно.
7.14.Ответ, подготовленный на основании правовых документов, должен содержать реквизиты этих документов с указанием даты принятия, регистрационного номера и их наименования.
Если гражданину дается промежуточный ответ, то указывается срок окончательного ответа.
Если гражданином по запросу исполнителя не представлены необходимые для рассмотрения обращения документы (сведения), то гражданину сообщается о невозможности дать исчерпывающий ответ с перечислением вопросов, фактов и причин.
Ответ на коллективное обращение готовится на имя первого подписавшего его лица, если в письме не оговорено конкретное лицо, которому подлежит дать ответ.
7.15.Ответ формируется с проставлением почтового адреса, указанного в обращении, и должен содержать все реквизиты, предусмотренные для писем-ответов действующими нормами делопроизводства в администрации города.
7.16.В рамках нормативных сроков реализации Функции руководитель, давший поручение исполнителю:
оценивает представленные должностным лицом материалы по результатам рассмотрения обращения и проект ответа гражданину по существу поставленных в обращении вопросов на предмет его своевременности, объективности и полноты;
при наличии оснований принимает решение о прекращении рассмотрения обращения, подписывает ответ заявителю и проставляет надпись "В дело" на обращении гражданина;
по письменной просьбе должностного лица вправе принимать решение о продлении срока рассмотрения обращения не более чем на 30 дней, если требуется дополнительное время на запрос в другой орган или должностному лицу о предоставлении документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, либо при других исключительных обстоятельствах;
подписывает ответ в федеральный орган государственной власти, представительный орган местного самоуправления города Рязани о результатах рассмотрения обращения гражданина, если такой ответ предусмотрен поручением (просьбой) этого органа;
осуществляет личный контроль соблюдения установленных сроков рассмотрения обращения должностным лицом;
рассматривает жалобы граждан на принятое по обращению решение или на действия (бездействие) должностного лица в связи с рассмотрением обращения;
организует служебное расследование и вносит представление о привлечении к ответственности должностного лица по факту формального отношения к рассмотрению обращения, нарушения нормативного срока его рассмотрения, утраты письменного обращения либо документов, представленных гражданином, и другим основаниям, вытекающим из требований федерального законодательства;
в случае подтверждения факта нарушения законных прав, свобод или законных интересов гражданина вправе внести главе администрации представление о привлечении к ответственности виновных лиц.
7.17.Руководитель вправе вернуть проект ответа на обращение должностному лицу для повторного рассмотрения в случае выявления в проекте ответа противоречий действующему законодательству, отсутствия полной информации по поставленным вопросам, необходимости дополнительного рассмотрения по выявленным вновь обстоятельствам и иным основаниям, вытекающим из требований настоящего административного регламента. На проекте ответа налагается резолюция о необходимости уведомления заявителя о продлении срока рассмотрения и устанавливается новый срок.
7.18.В случае возврата руководителем проекта ответа на обращение для повторного (дополнительного) рассмотрения исполнитель обязан провести повторное (дополнительное) рассмотрение и устранить выявленные нарушения и недостатки.
7.19.Ответ на обращение в двух экземплярах, в том числе один - подписанный исполнителем либо одобренный и подписанный руководителем, второй экземпляр, завизированный исполнителем, с приложением сопутствующих документов, незамедлительно направляется помощником руководителя в сектор по работе с обращениями граждан для организации отправки автору обращения через сектор по работе с корреспонденцией отдела делопроизводства организационного управления.
7.20.Настоящая административная процедура считается завершенной по факту передачи подписанного ответа и его завизированной копии с приложением обращения и сопутствующих документов в сектор по работе с обращениями граждан.
7.21.Результатом исполнения настоящей административной процедуры является своевременная и качественная реализация всех ее этапов.
7.22.Исполнение данной административной процедуры оценивается по объективности рассмотрения обращения гражданина по существу и соблюдению сроков его рассмотрения.
8.Закрытие дела.
Завершение исполнения Функции
8.1.Административная процедура закрытия дела завершает исполнение Функции.
Исполнителями настоящей административной процедуры являются муниципальные служащие сектора по работе с обращениями граждан.
8.2.Основанием для начала исполнения настоящей процедуры является поступление в сектор по работе с обращениями граждан подписанного ответа на обращение гражданина с приложением всех документов, определенных настоящим административным регламентом.
8.3.Исполняя административную процедуру закрытия дела, сектор по работе с обращениями граждан:
получает подписанный ответ на обращение гражданина и его завизированную копию с приложением всех документов, определенных настоящим административным регламентом;
вносит во все учетные формы дату поступления указанных документов и результаты рассмотрения;
анализирует полноту ответа по вопросам, поставленным в обращении гражданина, и осуществляет сверку соблюдения сроков исполнения Функции;
формирует индивидуальное дело по рассмотрению обращения гражданина с завизированной должностным лицом копией ответа и сверку наличия в деле и полноты вложения в дело всех документов;
передает подписанный подлинник ответа с приложением необходимых документов в сектор по работе с корреспонденцией отдела делопроизводства организационного управления для отправки автору обращения не позднее рабочего дня, следующего за днем получения подписанного ответа.
8.4.Почтовое отправление с ответом на обращение гражданина подлежит отправке по указанному в нем адресу сотрудником сектора по работе с корреспонденцией отдела делопроизводства, как правило, в день поступления из сектора по работе с обращениями граждан, но не позднее следующего рабочего дня.
Документы, приложенные к обращению, возвращаются по просьбе обратившегося гражданина.
8.5.Административная процедура закрытия дела считается выполненной по факту отправки или передачи подписанного ответа на обращение адресату, формирования дела для организации его оперативного хранения и оценивается по соблюдению сроков и полноты ее реализации.
8.6.Исполнение Функции считается завершенным в день отправки гражданину ответа на письменное обращение. По согласованию с автором обращения ответ на обращение может быть отправлен по почте либо вручен лично гражданину.
8.7.Исполнение Функции оценивается по наличию своевременно отправленного обоснованного, компетентного ответа, полной реализации перечисленных в ответе мер, при отсутствии обоснованного обжалования гражданином (его представителем) сделанных выводов или его подтвердившегося сообщения, что продекларированные в ответе меры не выполнены.
9.Организация приема граждан.
Особенности исполнения Функции
при рассмотрении устных обращений граждан
9.1.Прием граждан в администрации города Рязани в обязательном порядке осуществляют по графику приема граждан глава администрации города Рязани, другие руководители и должностные лица.
9.2.График приема граждан готовится сектором по работе с обращениями граждан и утверждается главой администрации города Рязани.
9.3.Информация о месте приема, установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан в порядке, установленном настоящим административным регламентом.
9.4.Прием граждан проводится в часы приема граждан, как правило, по предварительной записи, которую осуществляют сотрудники сектора по работе с обращениями граждан.
9.5.При записи на прием с гражданами проводится предварительная беседа сотрудниками сектора по работе с обращениями граждан, в ходе которой уточняются вопросы, требующие разрешения, даются необходимые предварительные разъяснения.
Сотрудником сектора по работе с обращениями граждан заполняется индивидуальная карточка приема гражданина по установленной форме, в которой в обязательном порядке указываются фамилия, имя, отчество, по необходимости другие сведения об обратившемся гражданине, тема вопроса обращения, должность, фамилия и инициалы лица, которое будет осуществлять прием гражданина.
В случае, когда обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию администрации города Рязани или должностного лица, к которому осуществляется запись на прием, гражданину дается разъяснение, куда (к кому) и в каком порядке ему следует обратиться.
9.6.При записи и приходе гражданина на прием сотрудник сектора по работе с обращениями граждан истребует у гражданина документ, удостоверяющий его личность. Все записи о персональных данных обратившегося вносятся в карточку приема на основании указанного документа.
9.7.В исключительных случаях, когда гражданину затруднено передвижение по состоянию здоровья, прием может быть осуществлен по месту нахождения (жительства) гражданина.
9.8.Гражданину может быть отказано в записи на прием, а также в рассмотрении обращения в ходе приема, если ранее ему неоднократно давался ответ по существу поставленных вопросов, а также если обратившийся находится в состоянии алкогольного или наркотического опьянения, проявляет агрессию и действия, выражающиеся в неадекватном поведении, угрозах жизни и здоровью окружающих.
9.9.В целях обеспечения конфиденциальности обращения гражданина прием ведется одновременно только одного посетителя или группы граждан, объединенных темой обращения (коллективное обращение).
9.10.На личном приеме кроме лица, ведущего прием, присутствует начальник сектора по работе с обращениями граждан (у главы администрации) либо помощник (у заместителей главы администрации). Лицо, осуществляющее прием, вправе привлечь для участия в приеме специалистов или других должностных лиц в соответствии с темой обращения.
9.11.Письменное заявление, переданное гражданином во время личного приема, подлежит приему и регистрации в установленном настоящим регламентом порядке. Письменное обращение, поступившее во время приема, регистрируется с пометкой "л/пр" в регистрационно-контрольных формах и вместе с карточкой приема передается лицу, осуществлявшему прием.
9.12.В случае, если изложенные в обращении факты не требуют дополнительной проверки или уточнения, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан в ходе приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных вопросов.
Если изложенные в устном обращении факты требуют рассмотрения, дополнительной проверки, то лицо, осуществляющее прием, формирует за своей подписью поручение о рассмотрении обращения исполнителю.
9.13.Рассмотрение устных обращений и подготовка письменных ответов по ним осуществляется с соблюдением всех требований, предъявляемых к рассмотрению письменных обращений, определенных настоящим административным регламентом.
9.14.Карточка приема остается в секторе по работе с обращениями граждан, ее копия передается должностному лицу, которому поручено рассмотрение обращения.
9.15.Административная оценка исполнения Функции при осуществлении приема граждан осуществляется в порядке, установленном настоящим административным регламентом для письменных обращений.
10.Общие требования к ведению переговоров,
консультированию и информированию граждан
10.1.Соблюдение требований к ведению переговоров, консультированию и информированию граждан рассматриваются как составная часть и важное условие осуществления Функции и ее административных процедур.
10.2.Руководители, должностные лица, осуществляющие личное общение с гражданином, обязаны проявлять вежливость, корректность, внимательность, не допускать унижения его чести и достоинства. При обращении к гражданину допускается только форма обращения на "Вы".
10.3.Общение с гражданином должно начинаться с его информирования об имени, отчестве, фамилии должностного лица (руководителя), осуществляющего беседу, органе и структурном подразделении, которое он представляет. Должностное лицо (руководитель) вправе потребовать от гражданина сообщения данных о себе, а при личной встрече - предъявления документа, удостоверяющего личность гражданина.
Анонимное ведение общения не допускается.
10.4.Руководители, должностные лица, муниципальные служащие обязаны проявлять при личном общении компетентность, четкость и полноту информирования и консультирования.
10.5.Руководители, должностные лица, муниципальные служащие, исполняющие Функцию, в рамках собственной компетенции обязаны предоставлять информацию по запросу гражданина по вопросам, изложенным в его обращении.
Если поставленные гражданином вопросы выходят за рамки компетенции служащего, то гражданину предоставляется информация о должностном лице, его фамилии, имени, отчестве, должности, номере его телефона, который может предоставить достоверную информацию, интересующую гражданина.
10.6.Обязательное информирование гражданина в порядке, определенном настоящим административным регламентом, предусматривает уведомление:
о должностном лице, которому (которым) поручено рассмотрение его обращения;
о факте переадресации его обращения с указанием органа государственной власти и причин переадресации;
о невозможности рассмотрения обращения с указанием существующих для этого причин;
о продлении сроков рассмотрения его обращения с указанием существующих для этого причин.
10.7.Консультирование гражданина, как правило, осуществляется муниципальными служащими, обеспечивающими и участвующими в исполнении Функции, которое в обязательном порядке предусматривает:
разъяснение и указание адресов, средств и форм обращения в администрацию города, к руководству и должностным лицам;
разъяснение и указание мест и графика приема граждан руководителями и должностными лицами;
разъяснение порядка приема граждан и требований правил поведения на приеме;
разъяснение требований по оформлению письменного обращения, порядка, сроков его рассмотрения и доведения ответа;
разъяснение порядка обжалования действий (бездействия) и решений администрации города и должностных лиц.
11.Порядок и формы контроля за исполнением Функции
11.1.Административная процедура контроля исполнения Функции ориентируется на недопустимость нарушения норм, определенных федеральным законодательством и настоящим административным регламентом.
Настоящая административная процедура контроля предусматривает текущий контроль и контроль с проведением контрольных проверок (в том числе с выездом на место) по выявлению и устранению нарушений норм исполнения Функции.
11.2.Контрольные проверки исполнения Функции инициируются главой администрации города Рязани либо руководителями по представлению должностных лиц или организационного управления, как правило, по фактам вторичного обращения гражданина и его обоснованной неудовлетворенности результатами рассмотрения первичного обращения.
Контрольные проверки могут быть инициированы сектором по работе с обращениями граждан по согласованию с заместителем главы администрации по подчиненности для проверки организации рассмотрения отдельно взятого обращения должностным лицом, так и рассмотрения сложившейся практики этой деятельности в структурных подразделениях администрации города.
11.3.На контроль ставятся все поступившие в администрацию города Рязани обращения граждан, подлежащие рассмотрению.
11.4.Текущий контроль исполнения положений настоящего административного регламента (соблюдение формы, порядка и сроков рассмотрения обращений граждан) с анализом полноты и качества исполнения Функции осуществляет сектор по работе с обращениями граждан.
11.5.Контроль по существу поставленных в обращении вопросов на предмет своевременности, объективности и полноты его рассмотрения и дачи ответа заявителю осуществляет руководитель, давший поручение исполнителю.
11.6.Сектор по работе с обращениями граждан ежеквартально осуществляет анализ исполнения Функции, готовит и представляет главе администрации города Рязани информацию о состоянии работы с обращениями граждан и исполнительской дисциплине, по мере необходимости осуществляет анализ состояния отдельно выбранных злободневных тем обращений.
11.7.Текущий контроль рассмотрения обращений граждан осуществляется с использованием автоматизированной системы электронного документооборота в администрации города Рязани сектором по работе с обращениями граждан. Работа в автоматизированной системе регулируется отдельным положением, которое не может входить в противоречие с настоящим административным регламентом.
11.8.При выявлении в ходе реализации контроля фактов нарушений исполнения Функции, в том числе выразившихся в неполном исполнении или неисполнении мер, отраженных (беспочвенно продекларированных) в ответе гражданину, сектор по работе с обращениями граждан либо лицо, уполномоченное и установившее эти факты, вносит предложения о служебном расследовании и привлечении к ответственности виновных лиц.
11.9.Исполнение административных процедур по рассмотрению обращения гражданина, поставленного на контроль, осуществляется в общем порядке, определенном настоящим административным регламентом, с введением в регистрационно-контрольные формы информации о постановке и снятии с контроля.
11.10.Административная процедура контроля за рассмотрением обращения гражданина начинается с момента внесения соответствующих реквизитов в регистрационно-контрольные формы и завершается по факту закрытия дела.
Процедура считается исполненной, а обращение снимается с текущего контроля в день отправки ответа (сообщения) гражданину по существу поставленных вопросов.
12.Порядок обжалования действий (бездействия) должностного
лица и решений, принятых им при рассмотрении обращения
12.1.Обжалование действий (бездействия) и решений, принятых в ходе рассмотрения обращения, - неотъемлемое право граждан.
Руководители, должностные лица обязаны принимать исчерпывающие меры досудебного обжалования гражданином действий (бездействия) и решений, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения Функции.
12.2.Препятствовать обжалованию действий (бездействия) и решений, принятых в ходе рассмотрения обращения гражданина, запрещается.
12.3.При неудовлетворенности рассмотрением обращения, с целью исключения субъективности или предвзятости принятого решения гражданину рекомендуется повторно обратиться в администрацию города Рязани. Повторное обращение не пересылается должностному лицу или структурному подразделению, действия которого обжалуются, а подлежит рассмотрению в порядке, определенном настоящим административным регламентом.
12.4.Руководители, должностные лица обязаны разъяснять право гражданина на обжалование действий (бездействия) по рассмотрению обращения и принятого решения по результатам его рассмотрения вышестоящему должностному лицу либо в суд в порядке, предусмотренном законодательством.
Форму обжалования действий по рассмотрению обращения и решений, принятых по обращению, гражданин выбирает самостоятельно.
13.Организация ведения и хранения дел
13.1.Организацию ведения и хранения дел исполнения Функции осуществляет сектор по работе с обращениями граждан в соответствии с положениями Инструкции по делопроизводству в администрации города Рязани.
13.2.Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением, формируются сектором по работе с обращениями граждан в дела по алфавитному признаку и по срокам хранения документов в соответствии с номенклатурой дел.
13.3.Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются в отдел муниципального архива администрации города Рязани через два года после завершения делопроизводства по ним.
13.4.Письменные обращения граждан и документы, связанные с их рассмотрением и разрешением (временного хранения), хранятся в секторе по работе с обращениями граждан, по истечении установленного срока хранения подлежат уничтожению в порядке, установленном федеральными нормами.
13.5.Обеспечение сохранности документов по обращениям граждан в структурных подразделениях осуществляют должностные лица и сотрудники, ответственные за ведение делопроизводства в соответствующих структурных подразделениях.
14.Ответственность за исполнение Функции
14.1.Руководители, должностные лица, сотрудники администрации города, участвующие в исполнении Функции, несут персональную ответственность за действия (бездействие) при рассмотрении обращения гражданина в соответствии с законодательством Российской Федерации.
14.2.Руководители несут ответственность за организацию исполнения Функции в соответствии с нормами, определенными федеральным законодательством и настоящим административным регламентом.
14.3.Исполнители несут ответственность за объективность и всесторонность рассмотрения, подготовку ответа по существу обращения, соблюдение сроков рассмотрения обращения и направления ответа заявителю и при необходимости в федеральные и областные органы государственной власти, Рязанскую городскую Думу, депутатам представительных органов государственной власти и Рязанской городской Думы о результатах рассмотрения обращения гражданина, если такой ответ предусмотрен поручением (просьбой) этого органа (депутата), а также обоснованность их продления.
14.4.При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное и правильное исполнение поручения руководителя в равной степени несут все указанные в поручении исполнители.