Приложение к Распоряжению от 26.09.2008 г № 522-Р Инструкция

Инструкция по делопроизводству в аппарате правительства рязанской области 1. общие положения

1.1.Инструкция по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области (далее - Инструкция) устанавливает требования к функционированию службы документационного обеспечения, документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Правительства Рязанской области (далее - Аппарат).
Требования Инструкции нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы Аппарата, исполнительных органов государственной власти Рязанской области (далее - исполнительные органы) и их структурных подразделений.
1.2.Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, Регламентом Правительства Рязанской области, утвержденным Постановлением Губернатора Рязанской области от 23.07.2008 N 220-пг.
1.3.Исполнительные органы организуют и ведут делопроизводство на основе разрабатываемых и утверждаемых ими инструкций и других нормативно-методических документов, не противоречащих законодательству Российской Федерации, Рязанской области и настоящей Инструкции.
1.4.Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, в том числе осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Документационное обеспечение управления в Аппарате организуется с использованием автоматизированной системы документационного обеспечения управления (далее - АСДОУ). Программное и информационное обеспечение АСДОУ в процессе ее эксплуатации осуществляется управлением обеспечения деятельности Аппарата. Технологическое и методическое сопровождение АСДОУ осуществляется отделом документационного обеспечения Аппарата (далее - отдел документационного обеспечения).
Применение АСДОУ и других автоматизированных технологий документационного обеспечения управления в Аппарате и исполнительных органах должно соответствовать положениям и требованиям настоящей Инструкции и Регламенту Правительства Рязанской области.
Особенности организации автоматизации документационного обеспечения управления, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными актами Правительства Рязанской области.
1.5.Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется настоящей Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, определяющими работу с данной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.
1.6.В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в документационном обеспечении управления Аппарата: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи в архив.
1.7.Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях Аппарата осуществляются отделом документационного обеспечения, на который возложены функции по документационному обеспечению управления Аппарата.
1.8.В случае возникновения разногласий в толковании требований Инструкции право комментировать ее положения предоставляется отделу документационного обеспечения.
2.ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ОРГАНИЗАЦИИ
ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АППАРАТЕ
2.1.Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Аппарата (далее - структурные подразделения) возлагается на их руководителей.
2.2.Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.
Права и обязанности сотрудников <*>, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах.
--------------------------------
<*> Здесь и далее по тексту под сотрудниками, служащими Аппарата подразумеваются государственные гражданские служащие и работники Аппарата, замещающие должности, не являющиеся должностями государственной гражданской службы.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, возлагаются следующие основные функции:
- прием, учет и распределение поступающих в структурное подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных структурным подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных АСДОУ <**>;
--------------------------------
<**> Для сотрудников структурных подразделений, подключенных к АСДОУ
- передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после вынесения соответствующей резолюции руководителя - исполнителю;
- учет исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
- контроль прохождения документов в структурном подразделении;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
- ввод в базу данных АСДОУ информации о ходе и результатах исполнения документов <*>;
--------------------------------
<*> - контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
- разработка номенклатуры дел структурного подразделения;
- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в ведомственный архив Правительства Рязанской области;
- прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в структурном подразделении, и по электронной почте;
- организация использования в структурном подразделении средств копировальной техники;
- проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами, ознакомление сотрудников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по документационному обеспечению управления;
- подготовка заявок на получение и учет канцелярских принадлежностей и выдача их в подразделении;
- подготовка обобщающих материалов и справок о состоянии делопроизводства в подразделении.
Порядок работы сотрудника, ответственного за делопроизводство в АСДОУ, устанавливается Регламентом работы в АСДОУ.
2.3.При смене руководителя структурного подразделения в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним.
Сотрудник, ответственный за делопроизводство в подразделении, обязан сообщить о переданных поручениях, документах и контрольных функциях в отдел документационного обеспечения для внесения соответствующих изменений в АСДОУ.
2.4.При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив.
В случае увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, документы и дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.
2.5.В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их по акту правопреемнику или в архив независимо от сроков их хранения.
2.6.Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах Аппарата, передачи документов (копий документов) другим организациям и гражданам устанавливается Губернатором Рязанской области или Вице-губернатором Рязанской области - первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области (далее - Вице-губернатор - первый заместитель Председателя Правительства). Ограничения на использование служебной информации не могут противоречить законодательству Российской Федерации.
Взаимодействие с представителями средств массовой информации и передача им какой-либо служебной информации осуществляется отделом пресс-службы Аппарата и комитетом по делам печати и информации Рязанской области по согласованию с заместителем Председателя Правительства Рязанской области, руководителем аппарата Правительства Рязанской области (далее - заместитель Председателя Правительства - руководитель аппарата Правительства).
2.7.Сотрудники Аппарата несут ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.
При утрате документов назначается служебная проверка в установленном порядке.
Сотрудники исполнительных органов несут ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции в части подготовки проектов документов, представляемых на рассмотрение Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области.
2.8.Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
3.СОСТАВ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ
ПРАВИТЕЛЬСТВА РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ
3.1.Деятельность Аппарата обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, порядком разрешения вопросов (единоначальный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей между Правительством Рязанской области, исполнительными органами, организациями, учреждениями и предприятиями, законодательством и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации и Рязанской области.
Функции управления в Правительстве Рязанской области реализуются с помощью нормативных правовых актов и организационно-распорядительной документации, которые включают в себя следующие группы документов: нормативные правовые акты, распорядительные, организационно-правовые и информационно-справочные документы.
3.2.Нормативными правовыми актами являются постановления Губернатора Рязанской области, постановления Правительства Рязанской области.
Распорядительными документами являются распоряжения Губернатора Рязанской области, распоряжения Правительства Рязанской области, протоколы, протокольные поручения.
К организационно-правовым документам относятся положения, правила, планы, инструкции, структура, штатное расписание, должностные регламенты и др.
К информационно-справочным документам относятся служебные письма, акты, докладные, пояснительные и служебные записки, расшифровки аудиозаписей, отчеты и др.
Все виды документов оформляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
3.3.Нормативные правовые и распорядительные акты Губернатора Рязанской области, Правительства Рязанской области, служебные письма и другие документы оформляются, как правило, на бланках установленного образца с изображением герба Рязанской области.
Бланки не используются для подготовки писем, докладных записок, справок, предназначенных для использования внутри Аппарата, а также для подготовки документов, подготовленных совместно с другими организациями.
3.4.В Аппарате установлены для применения унифицированные формы (бланки) документов (приложения N 1, 2, 3 ).
3.5.Общий бланк (приложение N 2) может использоваться для изготовления любого вида документа, кроме письма. При этом при разработке бланков используются все реквизиты общего бланка и реквизит "Наименование вида документа". В Аппарате общий бланк используется при подготовке следующих видов документов: протокол заседания, расшифровка аудиозаписи, акт (передачи, проверки и т.п.), доверенность и др.
3.6.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по представлению заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства.
3.7.Бланки документов подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях в установленном порядке. Допускается использовать сетевой электронный вариант бланков непосредственно при подготовке проекта конкретного документа на компьютере и изготовление бланков типографским способом либо на печатающих устройствах, установленных в Аппарате, по согласованию с заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства.
3.8.Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства не могут передаваться сторонним организациям и лицам.
4.ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
При оформлении документов необходимо соблюдать требования настоящей Инструкции.
4.1.Для служебных документов, подлежащих оформлению на бланках, установлены форматы листа - А4 (210 x 297 мм), А5 (148 x 210 мм). Для отдельных видов документов допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм) (например, бланки для резолюций (поручений). Бланки формата А3 могут применяться для составления документов, текстовая содержательная часть которых оформлена в виде таблицы или специального трафарета.
4.2.Каждый вид служебного документа должен иметь определенный набор обязательных реквизитов (составных частей) и установленный порядок их расположения.
4.3.При создании и оформлении документов используются следующие реквизиты:
Герб Рязанской области
Код организации по ОКПО
ОГРН юридического лица
ИНН/КПП организации
Наименование организации (должностного лица)
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Место составления или издания документа
Гриф ограничения доступа к документу
Адресат
Гриф утверждения документа
Резолюция
Заголовок к тексту
Отметка о контроле
Текст документа
Отметка о наличии приложения
Подпись
Гриф согласования документа
Визы согласования документа
Оттиск печати
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка о поступлении документа в организацию
Идентификатор электронной копии документа
4.4.В процессе подготовки документов необходимо соблюдать следующие правила оформления обязательных реквизитов.
4.4.1.Герб Рязанской области помещается на бланках документов в соответствии с Законом Рязанской области "О гербе Рязанской области".
4.4.2.Код организации - Правительства Рязанской области - проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
Код организации - автора документа - является элементом электронной идентификации документа и служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи.
4.4.3.ОГРН организации - Правительства Рязанской области - основной государственный регистрационный номер - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
4.4.4.ИНН/КПП организации - Правительства Рязанской области - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
4.4.5.Наименование организации (должностного лица) указывается в соответствии с Уставом (Основным Законом) Рязанской области, например, Правительство Рязанской области; Губернатор Рязанской области.
4.4.6.Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.).
Почтовый адрес - это адрес фактического расположения организации. Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, город, код (почтовый индекс).
Например:
ул. Ленина, д. 30, Рязань, 390000.
4.4.7.Наименование вида документа указывается на каждом документе (кроме письма) и должно соответствовать компетенции Губернатора Рязанской области, Правительства Рязанской области, содержанию документируемого действия.
4.4.8.Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, если другой порядок не установлен специально. Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (12 мая 2008 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (28.05.2008).
Если порядковый номер дня месяца состоит из одной цифры, то при любом способе оформления даты перед цифрой, обозначающей день месяца, ставится нуль (05 июля 2008 г. или 05.07.2008).
Место проставления даты в документе зависит от наличия бланка и вида документа.
4.4.9.Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации - содержит порядковый номер документа, который можно дополнять, исходя из информационных потребностей, индексом дела по номенклатуре дел, кодом корреспондента или автора, исполнителя и др.
Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.
Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа, проставляемых каждой из этих организаций через косую черту или отдельно в порядке указания авторов в документе.
4.4.10.Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ, и используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (например, в ответных письмах, заключениях по поручениям).
4.4.11.Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организации" или "Справочные данные об организации".
4.4.12.Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
4.4.13.Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:

                                        Российская академия
                                        государственной службы
                                        при Президенте Российской Федерации
                                        или
                                        Рязанская областная Дума
                                        Комитет по бюджету и налогам

При направлении документа конкретному должностному лицу наименования организации и структурного подразделения указываются в именительном, а должность и фамилия в дательном падеже.
Например:

                                            Комитет по физической культуре
                                            и спорту Рязанской области
                                            Начальнику отдела
                                            организационной работы и кадров
                                            И.О. ФАМИЛИЯ

При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:

                                              Начальнику ГУ "Рязанский
                                              областной центр по
                                              гидрометеорологии и
                                              мониторингу окружающей среды"
                                              И.О. ФАМИЛИЯ

Инициалы и фамилия отделяются 1,5 межстрочными интервалами от предыдущей части реквизита "Адресат" и печатаются полужирным шрифтом.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Администрации муниципальных
образований Рязанской области
Наименование учреждения (организации) - адресата документа указывается в полном соответствии с положением о нем.
Сокращенное наименование применяется в случаях, когда оно официально разрешено и рекомендовано для данного вида документа <1>.
--------------------------------
<1> Распоряжением Администрации Президента Российской Федерации и Аппарата Правительства Российской Федерации от 16 июля 2008 г. N 943/788 утвержден перечень полных и сокращенных наименований федеральных органов исполнительной власти, при этом применение сокращенных наименований ограничено.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным адресатам: в органы государственной власти Российской Федерации, исполнительные органы, муниципальные образования муниципальных районов и городских округов области. В этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами и списки рассылки.
Почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи:
- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилия, инициалы для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- код (почтовый индекс).
Например:

                                      Редакция газеты "Рязанские ведомости"
                                      ул. Горького, д. 14, Рязань, 390023
                                      или
                                      Ивановой А.И.
                                      ул. Ленина, д. 37, корп. 1, кв. 43,
                                      Рязань, 390000

4.4.14.Гриф утверждения документа - реквизит документа, указывающий нормативный или правовой характер его содержания или требующий правовой санкции.
Утверждению, как правило, подлежат программы, структура и штатная численность, должностные регламенты сотрудников, планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы, тарифные ставки и т.д. (приложение N 4).
Утверждение документа производится Губернатором Рязанской области, другими должностными лицами Правительства Рязанской области или Аппарата в соответствии с их компетенцией (распределением полномочий) посредством проставления грифа утверждения. Документ может также утверждаться специально издаваемым документом.
Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных <*> интервала ниже слова УТВЕРЖДАЮ.
Например:

                                   УТВЕРЖДАЮ
                                   Заместитель Председателя Правительства
                                   Рязанской области, руководитель аппарата
                                   Правительства Рязанской области
                                   Подпись                     И.О. Фамилия
                                   07.06.2008

--------------------------------
<*> Здесь и далее по тексту величина одного межстрочного интервала принимается равной 12 пунктам (12 пт), что соответствует приблизительно 4,25 мм. Величина одинарного межстрочного интервала в текстовом редакторе при различных размерах шрифта может не соответствовать 12 пт. В текстовом редакторе Word при использовании шрифта Times New Roman размером N 14 величина одинарного межстрочного интервала соответствует 16 пт.
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне:

 УТВЕРЖДАЮ                               УТВЕРЖДАЮ
 Первый заместитель Председателя         Заместитель Председателя
 Правительства Рязанской области         Правительства Рязанской области
 Подпись            И.О. Фамилия         Подпись               И.О. Фамилия
 12.06.2008                              12.06.2008

При утверждении документа постановлением, распоряжением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.
Например:

 УТВЕРЖДЕН                                     УТВЕРЖДЕНО
 постановлением Правительства                  решением комиссии
 Рязанской области                             Правительства Рязанской
 от 20.06.2008 N 130               или         области по радиационной
                                               безопасности населения
                                               от 09.06.2008 N 6

Утверждаемый документ должен иметь дату и подпись.
Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При наличии нескольких грифов утверждения их располагают на одном уровне в два вертикальных ряда. Первый ряд - начиная от левой границы текстового поля, второй - не должен заходить за границы правого поля.
В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления.
4.4.15.Резолюция включает в себя следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.
На документах, имеющих типовые сроки работы с ними, в резолюции указывается исполнитель в дательном падеже, подпись автора резолюции, дата.
Например:

                                            И.О. Фамилия
                                            Для рассмотрения и подготовки
                                            проекта распоряжения по данному
                                            вопросу.
                                            Подпись            И.О. Фамилия
                                            06.06.2008

Резолюция размещается на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте. Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем, либо готовится помощником руководителя с оформлением печатным способом на отдельном листе формата А6 с использованием бланка резолюции (поручения) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение N 5).
Формулировки резолюций (поручений) должны четко определять суть задания, срок исполнения и форму представления результатов.
4.4.16.Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируется составителем документа. Заголовок должен иметь длину строки не более 40 печатных знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка печатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится. Если заголовок содержит более 150 печатных знаков, то его строки допускается продлевать до границы правого поля.
Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста которых не превышает одного абзаца. Не имеют заголовков распоряжения.
Заголовок составляет автор документа.
4.4.17.Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.
Контролю подлежат все документы, требующие исполнения. Отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой "К", словом или штампом "Контроль".
4.4.18.Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка и виду документа.
Не допускаются произвольные сокращения, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, отдельных слов.
Содержание документа может быть представлено в форме связного текста, анкеты, таблицы или содержания этих форм.
Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы. Правила оформления табличных документов приведены в приложении N 32.
4.4.19.Отметка о наличии приложений, названных в тексте письма, оформляется по следующей форме:
Приложение: на 14 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте письма не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:

    Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.
                2. Смета расходов на 5 л. в 3 экз.

Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:

 Приложение:   письмо Росархива от 14.06.2008  N 02-4-156  и  приложение  к
              нему, всего на 12 л.

Если приложения к письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет.
Например:
Приложение: в 2 экз.
или
Приложение: Техническое задание на разработку системы "Электронный архив" в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л., в 5 экз. только в первый адрес.
При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера: Приложение N 1, Приложение N 2 и т.д.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на ___ л.