• Главная
• Приложения
• 2008
• Сентябрь
• 26
• Приложение к Распоряжению от 26.09.2008 г № 522-Р

Приложение к Распоряжению от 26.09.2008 г № 522-Р

Приложения заканчиваются чертой, расположенной по центру текста на расстоянии, равном примерно 2 - 2,5 межстрочным интервалам. Длина черты 2 - 3 см.
В случаях, когда приложением оформляются документы, подписываемые руководителем с указанием должности и расшифровки подписи (например, отчетные документы или документы финансового характера, технические задания и т.п.), черта не проставляется.
Образцы оформления Актов и приложений к ним приведены в приложениях N 6, 7, 9.
5.4.Общие требования к подготовке поручений по документам
5.4.1.Поручением является указание по исполнению документа или осуществлению каких-либо мер в рамках реализуемых задач, адресуемое конкретному должностному лицу или группе должностных лиц.
5.4.2.Подготовка проектов поручений по документам может осуществляться правовым управлением (по нормативным правовым актам Российской Федерации, Президента Российской Федерации и Правительства Российской Федерации, законам области), секретариатами Руководства и отделом документационного обеспечения (по входящей корреспонденции), отделом по работе с обращениями граждан Аппарата (по письмам граждан), организационным отделом Аппарата (по заседаниям Правительства Рязанской области, Президиума Правительства Рязанской области, консультационных и координационных органов, по планам подготовки организационных мероприятий и др.), советниками и помощниками Губернатора Рязанской области (в соответствии с должностными полномочиями).
5.4.3.Поручения могут быть оформлены в виде резолюции к документу на бланке резолюции (приложение N 5) либо в форме таблицы, например, поручения по итогам совещания (приложение N 11). При подготовке и оформлении поручений должны соблюдаться требования, изложенные в п. 4.4.15 настоящей Инструкции.
В тексте поручения могут быть указания "Срочно" и "Оперативно", которые предусматривают соответственно 3-дневный или 10-дневный срок исполнения, начиная с даты подписания.
Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).
5.4.4.Проекты поручений представляются на подпись должностному лицу, как правило, в день поступления документа.
5.4.5.Поручения Руководства в обязательном порядке заносятся в регистрационно-контрольную форму (далее - РКФ) базы данных АСДОУ соответствующими секретариатами Руководства и ставятся на контроль.
На внутренний контроль могут быть поставлены поручения руководителей структурных подразделений Аппарата с занесением информации о постановке на контроль в АСДОУ сотрудниками, ответственными за делопроизводство в структурном подразделении.
5.4.6.В состав резолюции входят следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным (ответственным) исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координация их работы.
Основной (ответственный) исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
5.4.7.Подписанное поручение вместе с документами и необходимым количеством копий передается в отдел документационного обеспечения для последующей рассылки.
5.4.8.В некоторых случаях поручения могут рассылаться заинтересованным организациям, не указанным в поручении. Если поручение направляется более чем в четыре адреса, то к нему прилагается список рассылки, подготовленный и подписанный исполнителем. В необходимых случаях исполнитель прикладывает почтовые адреса адресатов.
5.5.Правила подготовки и оформления организационно-правовых документов (положений, правил, инструкций, регламентов и др.)
5.5.1.Организационно-правовые документы регламентируют задачи и функции организации, устанавливают структуру, штатную численность, порядок функционирования и взаимодействия структурных подразделений, порядок действий сотрудников при исполнении должностных обязанностей.
Положения, правила, инструкции, регламенты утверждаются, как правило, путем издания Актов об их утверждении и оформляются как приложения к ним. Допускается их утверждение в форме грифа утверждения документа, если они распространяют свое действие только внутри Аппарата.
Решение о порядке и форме принятия положений, правил и инструкций находится в ведении Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области.
5.5.2.Правила подготовки и оформления положений, правил, инструкций, регламентов соответствуют общим правилам подготовки нормативных правовых актов (п. 5.3).
Наименование вида документа (ПОЛОЖЕНИЕ, ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ, РЕГЛАМЕНТ, ДОЛЖНОСТНОЙ РЕГЛАМЕНТ) печатается прописными буквами и выравнивается по центру.
Заголовок печатается через 2 межстрочных интервала от наименования вида документа, начинается с прописной буквы, печатается строчными. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1,5 межстрочных интервала. Начало и конец каждой строки заголовка центрируются относительно слова ПОЛОЖЕНИЕ (ПРАВИЛА, ИНСТРУКЦИЯ).
В заголовках положений, правил, инструкций, регламентов обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются их требования.
Заголовок к тексту положения (правил, инструкции), как правило, отвечает на вопрос "О чем?", например, "Инструкция о приеме телеграмм...". Заголовок инструкции может отвечать на вопрос "По чему?", например, "Инструкция по делопроизводству...". Заголовок к тексту регламента отвечает на вопрос "Чего?". Заголовок к должностному регламенту отвечает на вопрос "Кого?", например, "Должностной регламент начальника отдела документационного обеспечения аппарата Правительства Рязанской области".
Констатирующей частью положения (правил, инструкции, регламента) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и процедур и другие нормативные требования.
Текст положения (правил, инструкции, регламента) излагается от третьего лица единственного или множественного числа ("Проект вносится на рассмотрение...", "Справка должна содержать сведения..."). В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается" и т.п.
Основной текст положения (правил, инструкции, регламента) может делиться на разделы, пункты и подпункты. Разделы должны иметь названия. Разделы нумеруются, как правило, римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими.
Допускается также нумеровать разделы арабскими цифрами, а подразделы нумеровать в пределах раздела. Номер подраздела должен состоять из номера раздела и номера подраздела, разделенных точкой (например: 1.2.). Номер пункта может состоять из номера раздела, подраздела и пункта, разделенных точками (например: 2.3.1.). Пункты при необходимости могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта (например: 1.2.2.1.).
При наличии приложений в тексте на них обязательно делается ссылка.
При необходимости для полноты изложения вопроса в положениях, правилах, инструкциях, регламентах могут помещаться отдельные положения законодательных актов Российской Федерации, при этом в тексте в обязательном порядке должны быть оформлены ссылки на эти акты и на официальный источник их опубликования.
5.5.3.Существуют определенные требования к содержательной части положения (правил, инструкции, регламента) и структуре текста.
Например, основными требованиями к содержанию должностных регламентов являются максимально конкретизированные должностные обязанности, права и ответственность.
В должностном регламенте определяются квалификационные требования, предъявляемые к гражданским служащим, обязанности, права, ответственность гражданского служащего, организация работы при принятии управленческих и иных решений, порядок служебного взаимодействия, перечень государственных услуг, оказываемых гражданам и организациям в соответствии с административным регламентом, а также показатели эффективности и результативности его профессиональной служебной деятельности.
Положение имеет установленную унифицированную структуру текста: общие положения, цели и задачи, функции, права и обязанности, руководство, взаимоотношения, ответственность, организация работы.
5.6.Правила оформления протоколов заседаний
Правительства Рязанской области, оперативных совещаний
Правительства Рязанской области, заседаний Президиума
Правительства Рязанской области, совещаний, проводимых
с участием Губернатора Рязанской области,
Вице-губернатора Рязанской области - первого
заместителя Председателя Правительства Рязанской
области, первого заместителя Председателя
Правительства Рязанской области, заместителей
Председателя Правительства Рязанской области,
заместителя Председателя Правительства Рязанской
области, руководителя аппарата Правительства
Рязанской области
5.6.1.Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопроса и принятия решений на заседаниях Правительства Рязанской области, Президиума Правительства Рязанской области, совещаний, проводимых с участием Губернатора Рязанской области, Вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства, первого заместителя Председателя Правительства Рязанской области, заместителей Председателя Правительства Рязанской области, заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства (далее - заседания (совещания) <*>.
--------------------------------
<*> При подготовке и оформлении протоколов необходимо учитывать, что консультативные и координационные органы, образуемые Губернатором Рязанской области и Правительством области, не могут принимать нормативных правовых решений, их решения носят рекомендательный характер.
Подготовка и оформление протоколов заседаний Правительства Рязанской области, Президиума Правительства Рязанской области осуществляются в соответствии с Регламентом Правительства Рязанской области.
Протокол составляется на основании аудиозаписи, произведенной во время заседания (совещания).
Ведение протокола во время заседания (совещания) и оформление протокола возлагаются в соответствии с видом мероприятия на организационный отдел Аппарата (далее - организационный отдел), секретарей комиссий (советов), сотрудников исполнительных органов.
5.6.2.Протокол печатается на общем бланке шрифтом N 14.
При оформлении протокола следует придерживаться порядка расположения реквизитов, приведенного в приложении N 10.
Дата протокола оформляется словесно-цифровым способом и печатается через 2,5 - 3 межстрочных интервала от реквизита "Наименование вида документа". Датой протокола является дата проведения заседания (совещания).
Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний Правительства Рязанской области, Президиума Правительства Рязанской области, протоколы совещаний, комиссий и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, присвоенные организациями, принимавшими участие в заседании (совещании).
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются: присутствующие, повестка дня, докладчики по каждому пункту повестки дня.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня.
В основной части протоколов используется форма изложения текста от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили), содержание выступлений излагается от третьего лица единственного числа.
Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала и включает вопросы, рассматриваемые на заседании (совещании), и принятые по ним решения.
Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой. Его наименование начинается с предлога "О" ("Об"). Ниже указываются фамилии должностных лиц, выступивших на заседании (совещании) при рассмотрении соответствующего вопроса. Затем указывается принятое по этому вопросу решение.
Содержание особого мнения записывается в протоколе после соответствующего протокольного решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании.
Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности председательствующего, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
Наименование должности печатается от левой границы текстового поля через межстрочный интервал 16 пт.
Расшифровка подписи располагается на уровне последней строки наименования должности. Последняя буква в расшифровке ограничивается правым полем.
На протоколе заседания (совещания) проставляется пометка "Для служебного пользования". Необходимость использования пометки "Для служебного пользования" определяется должностным лицом, осуществляющим подготовку заседания (совещания).
Копии протоколов (выписки из протоколов) при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии со списком рассылки. Список составляет и подписывает ответственный за подготовку вопроса исполнитель. Список рассылки согласовывается с председательствующим на заседании (совещании).
5.6.3.Рассылка заверенных копий протоколов осуществляется организационным отделом через отдел документационного обеспечения по списку рассылки.
Подлинники документов заседаний (совещаний) до сдачи в архив Правительства Рязанской области хранятся в организационном отделе Аппарата или подготовивших их структурных подразделениях.
Хранение протоколов заседаний (совещаний) осуществляется в соответствии с номенклатурой дел соответствующего структурного подразделения.
5.6.4.Решения Правительства Рязанской области по вопросам, входящим в его компетенцию, оформляются постановлениями Правительства Рязанской области и протокольными поручениями в порядке, установленном Регламентом Правительства Рязанской области.
Протокольные поручения печатаются на бумаге формата А4 без использования бланка шрифтом N 12.
Образец оформления протокольного поручения приведен в приложении N 11.
5.7.Правила оформления расшифровок аудиозаписей заседаний Правительства Рязанской области, Президиума
Правительства Рязанской области
Расшифровка аудиозаписи заседания Правительства Рязанской области, Президиума Правительства Рязанской области оформляется на общем бланке шрифтом N 14.
При оформлении расшифровки аудиозаписи следует придерживаться порядка расположения реквизитов, приведенных в приложении N 12. Расшифровки аудиозаписей оформляются следующим образом.
Гриф (пометка) ограничения доступа к документу печатается на лицевой стороне первого листа документа в правом верхнем углу.
Наименование вида документа - словосочетание "РАСШИФРОВКА АУДИОЗАПИСИ" - печатается прописными буквами вразрядку и выравнивается по центру относительно границ текста.
Дата проведения заседания оформляется словесно-цифровым способом и ограничивается левым полем, печатается через 2 - 3 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.
Расшифровки аудиозаписей нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
Регистрационный номер и место проведения заседания печатаются на одной строке с реквизитом "Дата".
Текст отделяется от предыдущего реквизита 2 - 3 межстрочными интервалами, печатается через 1,5 межстрочных интервала и отражает дословное содержание сказанного участвующими в заседании лицами.
Расшифровка аудиозаписи визируется начальником организационного отдела и подписывается заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства.
Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами и включает наименование должности, личную подпись и расшифровку подписи (инициалы и фамилия).
5.8.Правила оформления служебных писем
5.8.1.Служебные письма в Аппарате готовятся:
- как ответы о выполнении поручений федеральных органов исполнительной власти, Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации; Губернатора Рязанской области, Вице-губернатора - первого заместителя Председателя Правительства, первого заместителя Председателя Правительства Рязанской области, заместителей Председателя Правительства Рязанской области, заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства;
- как исполнение поручений Руководства в связи с обращениями граждан;
- как сопроводительные письма к проектам законодательных актов области и нормативных правовых актов Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области;
- как ответы на запросы юридических и физических лиц;
- как инициативные письма.
Не допускается установление в письмах правовых норм.
5.8.2.Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией руководителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителей. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений Аппарата.
5.8.3.Служебные письма печатаются с использованием бланков писем формата А4 с продольным расположением реквизитов (приложение N 3).
5.8.4.Служебные письма, подписываемые руководителями двух и более исполнительных органов, оформляются на стандартном листе бумаги формата А4. При этом данные о наименованиях исполнительных органов включаются в наименования должностей руководителей, подписавших письмо.
5.8.5.При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.
5.8.6.Служебное письмо, направляемое внутри страны, составляется на русском языке. Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении организации-адресата.
5.8.7.При оформлении писем используются следующие формы изложения текста:
- от первого лица множественного числа ("считаем целесообразным включить в план", "направляем на ваше рассмотрение"),
- от третьего лица единственного числа ("Правительство Рязанской области считает возможным", "главное управление не возражает", "министерство рассмотрело...").
Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от первого лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".
5.8.8.Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма, во второй части, начинающейся с абзаца, излагаются выводы, предложения, просьбы, решения и т.д.
При ссылке в тексте на какой-нибудь документ указываются его данные в следующей последовательности: название вида документа, автор, дата, номер документа, заголовок.
Например:

"В соответствии с постановлением Правительства Российской Федерации от 14.02.2008 N 71 "Об утверждении Типового положения...".
В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документа, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.
5.8.9. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.
Если авторами письма являются две и более организации (совместное письмо), то дата его должна быть единой.
Право подписи служебных писем устанавливается распределением полномочий должностных лиц, должностными регламентами или положениями о структурных подразделениях, в которых должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии данных должностных лиц.
Служебные письма в адрес федеральных органов государственной власти подписываются Губернатором Рязанской области и Вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства.
5.8.10. Отправляемые письма должны иметь отметку об исполнителе с указанием фамилии, инициалов исполнителя и номера телефона.
Отметка об исполнителе проставляется в левом нижнем углу последнего листа документа и печатается шрифтом N 12.
5.8.11. Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, и корреспонденция неслужебного характера к отправке не принимаются, не регистрируются и возвращаются исполнителям.
5.8.12. Письма, направляемые в адрес зарубежных корреспондентов, имеют следующие особенности оформления.
5.8.12.1. Служебные письма.
В переписке с иностранными адресатами (в том числе с посольствами и представительствами иностранных государств) оформление служебных и личных писем имеет одинаковый характер.
Служебные письма оформляются на бланках установленной формы либо на стандартных листах бумаги без использования бланка.
Служебное письмо состоит из следующих частей: реквизитов бланка (при оформлении на бланке) или названия города и даты отправления (при оформлении не на бланке), наименования и адреса получателя письма, вступительного обращения, основного текста, заключительной формы вежливости, указания на приложение, если оно имеется.
При переписке без применения бланков оформление писем осуществляется следующим образом.
В правом верхнем углу письма печатаются название города и дата отправления, например: Рязань, 23 июня 2008 года. Длина максимальной строки не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем. Регистрационный номер проставляется на подлиннике и копии письма, остающейся в деле.
Текст письма начинается с обращения. Если оно адресовано министру, то в зависимости от конкретного случая и местной практики следует писать - Господин Министр, Ваше Превосходительство. В обращении иногда принято добавление слова "Уважаемый" (особенно в порядке взаимности, например: Уважаемый господин Министр). В зависимости от местной практики и в порядке взаимности слово "господин" на иностранных языках может писаться полностью или сокращенно (г-н).
После обращения идет текст, в большинстве случаев начинающийся словами: "Имею честь...".
Письмо заканчивается комплиментом, т.е. выражением уважения. Могут использоваться следующие комплименты:
Президенту, Послу или Министру иностранных дел - "Прошу Вас, господин Президент (господин Посол, господин Министр), принять уверения в моем весьма (самом) высоком уважении";

Генеральному директору Германского фонда международного развития - "Прошу Вас, господин Хайнц Бюлер, принять уверения в моем высоком (или глубоком) уважении (или почтении)".
Если пишется ответное письмо, то комплимент формулируется в порядке взаимности. Например, если в полученном письме обращаются с уверениями "... в весьма высоком уважении", то и отвечать рекомендуется аналогичным комплиментом.
Письма могут заканчиваться другими видами комплиментов, а именно: "С искренним уважением", "С глубоким уважением", "Искренне Ваш", "С уважением". В ответном письме в порядке взаимности целесообразно употребить такой же комплимент.
Под текстом письма следуют личная подпись лица, от имени которого посылается письмо, его должность, инициал имени и фамилия.
Если в тексте письма дается ссылка на прилагаемые документы (программа, мероприятия и т.д.), то в конце текста указывается приложение.
В соответствии с принятыми в большинстве зарубежных стран стандартами адрес зарубежного корреспондента располагается, как правило, в левом нижнем углу первой страницы, независимо от количества страниц письма. Адрес включает инициал (инициалы) имени, фамилию, полное наименование официальной должности лица, которому направляется письмо, и название города, например:
Господину К.Брауну
Председателю Правления
фонда "Призыв совести"
г. Вашингтон
В ряде случаев, в зависимости от местной практики и на основе взаимности, перед фамилией лица, которому посылается письмо, указывается его титул, например:
Его Превосходительству
господину М.Андерсу
Чрезвычайному и Полномочному Послу
(официальное название страны)
г. Москва
На конверте указывается адрес, напечатанный на письме.
При переписке с использованием бланков оформление писем осуществляется следующим образом.
Адрес зарубежного корреспондента располагается в правом верхнем углу первой страницы письма. Длина максимальной строки реквизита не должна превышать 9 - 10 см и ограничивается правым полем.
Реквизит "Адресат" должен включать в себя следующие составные части: слова "Господину" ("Госпоже") или титул (например, "Его (Ее) Превосходительству"), имя и фамилию адресата, наименование организации, фирмы, должность адресата, название города и страны.
Титул или имя и фамилия в адресате пишутся через 2 межстрочных интервала от должности. Другие составные части печатаются через 1 - 1,5 межстрочных интервала.
Составные части реквизита "Адресат" допускается печатать как строчными, так и прописными буквами.
Обращение и первая строка текста письма начинаются с красной строки.
5.8.12.2.Частные письма полуофициального характера.
Такого рода письма посылаются знакомым официальным лицам в случаях, связанных с оказанием какого-либо личного одолжения (благодарность за приглашение, просьба о содействии), либо по вопросам, являющимся предметом официальной переписки или переговоров, с целью подчеркнуть заинтересованность автора в данном деле или для ускорения решения какого-либо вопроса путем использования влияния лица, которому направляется письмо. Переписка может осуществляться и по другим вопросам, постановка которых в официальном порядке нежелательна по тем или иным причинам.
Частные письма полуофициального характера пишутся на обычной почтовой бумаге (в пол-листа), иногда на бланке. Оборотная сторона листа не используется.
Обращение в таком письме обычно бывает следующим:
Уважаемый господин Министр,
Уважаемый господин Директор,
Уважаемый господин Сенатор и т.п.
Заключительный комплимент в письме обязателен, и он зависит от служебного или общественного положения адресата и характера отношений автора с адресатом.
Наименование должности и полная фамилия адресата пишутся только на конверте.
Необходимо выбрать подходящий для конкретного случая вид письма, исходя при этом из содержания.
Не допускаются исправления и подчистки в тексте подлинника. Документы требуют к себе надлежащего внимания и предполагают ответ со стороны того, кому они направлены.
5.8.12.3.Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.
Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо Федеративная Республика Германия или ФРГ писать Германия).
5.8.12.4.Заголовок к тексту письма в адрес зарубежного корреспондента не составляется.
При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от... числа".
При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания.
Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адресных данных адресата и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.
В особых случаях (например, при отправке делегации за рубеж) письма в адрес зарубежных корреспондентов подлежат оформлению в министерстве экономического развития и торговли Рязанской области.
5.8.12.5.Образцы оформления писем зарубежным корреспондентам на бланке и без использования бланка приведены в приложении N 13.
5.9.Правила оформления справок, докладных, служебных, пояснительных записок и других информационно-справочных документов
Справки, докладные, служебные, пояснительные записки и другие информационно-справочные документы оформляются либо с применением общих бланков (для документов, выходящих за пределы Аппарата), либо без применения бланков (для внутренних документов) на стандартных листах формата А4. При оформлении следует соблюдать следующий порядок оформления реквизитов.
5.9.1.В качестве Адресатов могут выступать Руководство, руководители структурных подразделений Аппарата, в некоторых случаях - другие должностные лица Аппарата. Для отдельных видов информационно-справочных документов (например, пояснительная записка к законопроекту) этот реквизит может отсутствовать. Как правило, в этом случае прикладывается сопроводительное письмо с адресатом.
5.9.2.Наименование вида документа (пояснительная записка, справка, информация) печатается прописными буквами, на расстоянии 30 мм от верхнего среза листа и выравнивается по центру, точка в конце заголовка не ставится.
Заголовок печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита строчными буквами через межстрочный интервал 16 пт и выравнивается по центру (относительно границ текста документа). Точка в конце заголовка не ставится.
Например:
СПРАВКА
о работе отдела документационного обеспечения
аппарата Правительства Рязанской области
за I полугодие 2008 года
В пояснительной записке к законопроекту, нормативному правовому акту или распорядительному документу необходимо указывать полное наименование документа.
Например:
ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА
к проекту закона Рязанской области "О внесении
изменений и дополнений в Закон Рязанской области
"Об областном бюджете на 2008 год"
5.9.3.Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14 через межстрочный интервал 16 пт на расстоянии 35 мм от левого среза листа.
Первая строка абзаца печатается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Текст пояснительной записки к законопроекту должен сопровождаться обоснованием необходимости принятия законопроекта, включающим развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.
В тексте пояснительной записки к законопроекту кратко излагаются мотивы внесения проекта, обоснование и суть проекта, социальные последствия принятия законопроекта, наличие разногласий, результаты проработки, экспертизы и согласования, необходимость внесения изменений или отмены ранее принятых нормативных правовых актов.
5.9.4.Подпись отделяется от текста 3 - 4 межстрочными интервалами.
Справка (записка, информация и т.д.) подписывается руководителем подразделения или сотрудником, подготовившим документ, с указанием должности, инициалов и фамилии. Если подписей несколько, то они располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности (как правило, одна под другой), и отделяются друг от друга 3 - 4 межстрочными интервалами.
Реквизит "Подпись" оформляется в соответствии с п. 4.4.20.
5.9.5.Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения к справке, пояснительной записке и другим информационно-справочным документам. Приложения визируются руководителем подразделения Аппарата и исполнителем, подготовившим справку.
5.9.6.Дата составления документа указывается после подписи в левом нижнем углу цифровым способом. Например: 15.06.2008.
5.10.Особенности оформления и прохождения договоров, соглашений
Общие положения
5.10.1.Порядок подготовки проектов договоров и соглашений, представляемых для подписания Губернатору Рязанской области, их регистрации, внесения изменений и дополнений к ним определяется законодательством Российской Федерации, законодательством Рязанской области, Регламентом Правительства Рязанской области и настоящей Инструкцией.
5.10.2.Проекты договоров, соглашений (далее - Договоры) могут быть подготовлены сотрудниками структурных подразделений Аппарата или исполнительных органов во взаимодействии с должностными лицами сторон - участников Договора.
5.10.3.Информация, содержащаяся в Договорах, относится к конфиденциальной и не подлежит разглашению.
5.10.4.Все разногласия, возникающие в процессе заключения и после заключения Договоров, разрешаются в соответствии с действующим законодательством.
Правила подготовки и прохождения Договоров
5.10.6.Подготовка Договора к подписанию, проверка репутации и финансовой надежности другой договаривающейся стороны, получение необходимых согласований производятся структурным подразделением Аппарата либо исполнительным органом, в компетенцию которого входит круг затрагиваемых в Договоре вопросов.
5.10.7.Для согласования проекта Договора представляются следующие документы:
- проект Договора в количестве экземпляров, равном числу договаривающихся сторон с поименованными в нем приложениями, являющимися его неотъемлемой частью. Перечень и содержание приложений к Договору определяются при подготовке Договора;
- заверенные копии устава и иных учредительных документов другой стороны, включая свидетельство о государственной регистрации и, при необходимости, лицензии на осуществление отдельных видов деятельности;
- документ, подтверждающий полномочия представителя другой договаривающейся стороны;
- протокол заседания конкурсной комиссии - при заключении Договора по результатам конкурса;
- экономическое обоснование условий Договора (если Договор направлен на обеспечение государственных нужд области).
При представлении неполного пакета документов, препятствующего проведению правовой экспертизы, документы подлежат возврату исполнителю без рассмотрения.
При заключении Договора, затрагивающего вопросы жизнедеятельности области либо влияющего на ее социально-экономическое развитие, от другой стороны могут быть затребованы и другие дополнительные документы.
Документы представляются на русском языке, в случае представления документов, составленных на иностранном языке, должен быть представлен также и их перевод на русский язык, заверенный в установленном порядке.
5.10.8.Процессу согласования проекта Договора предшествует его полистное визирование руководителем юридической службы исполнительного органа, разработавшего проект документа, и исполнителем документа, а также на оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу указываются должность исполнителя, его инициалы, фамилия и телефон.
5.10.9.Проект Договора подлежит обязательному согласованию:
- с Вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства, первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области, заместителями Председателя Правительства Рязанской области, заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства, соответственно координирующими исполнительные органы, ответственные за подготовку проекта;
- с правовым управлением;
- с должностными лицами, в компетенцию которых входит круг затрагиваемых в проекте вопросов.
Перечень органов и должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект Договора, определяет исполнитель.
При этом к Договору оформляется лист согласования, в котором указываются наименования должностей, фамилии лиц, визирующих проект Договора и дата визирования.
Ответственность за полноту согласования проекта Договора возлагается на структурное подразделение Аппарата (исполнительный орган), отвечающее за подготовку проекта.
5.10.10.При проведении правовой экспертизы сотрудник правового управления осуществляет полистное визирование проекта Договора и при наличии замечаний, установленных противоречиях действующему законодательству готовит заключение.
5.10.11.Замечания должностных лиц, принимающих участие в согласовании проекта Договора, оформляются на отдельном листе. При этом виза согласующего лица сопровождается пометкой "Замечания прилагаются".
5.10.12.Договор, подписанный Губернатором Рязанской области от имени Рязанской области, направляется в соответствии со статьей 29 Устава (Основного Закона) Рязанской области для утверждения в Рязанскую областную Думу. После утверждения Договор подлежит регистрации в отделе документационного обеспечения.
Проект Договора, предназначенный для подписания от имени Правительства Рязанской области, подписывается Губернатором Рязанской области либо его подписание актами Губернатора Рязанской области или Правительства Рязанской области может быть поручено Вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства, первому заместителю Председателя Правительства Рязанской области, одному из заместителей Председателя Правительства Рязанской области, заместителю Председателя Правительства - руководителю аппарата Правительства.
Требования к оформлению Договоров
5.10.13.Структура, содержательное наполнение, оформление Договора должно отвечать цели Договора и соответствовать требованиям, установленным действующим законодательством Российской Федерации.
5.10.14.Проект Договора печатается в количестве, соответствующем количеству сторон - участников Договора, на стандартных листах бумаги формата А4.
Все страницы Договора, начиная со второй, нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются посередине верхнего поля.
5.10.15.На первой странице документа в центре текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом печатается слово "ДОГОВОР" ("СОГЛАШЕНИЕ").
5.10.16.В преамбуле документа указываются юридические наименования участников Договора, а также их представителей, уполномоченных на заключение Договора, с указанием фамилии, имени, отчества, занимаемой должности и документа, подтверждающего их полномочия в подписании Договора (устав, положение, доверенность и т.д.).
5.10.17.Подписи сторон, как правило, располагаются на одном уровне (по горизонтали) и заверяются печатями.
5.10.18.Подписанный Договор передается в отдел документационного обеспечения для регистрации в день подписания. В отделе документационного обеспечения подлежат регистрации Договоры постоянного хранения, подписываемые Руководством от имени Рязанской области и Правительства Рязанской области.
Ответственность за представление Договора к регистрации возлагается на структурное подразделение, инициировавшее данный вопрос.
Регистрационный номер Договора составляется из регистрационных номеров сторон (через косую черту или дефис), который размещается в продолжение строки со словом "ДОГОВОР" или строкой ниже названия документа.
Дата и место подписания проставляются ниже регистрационных номеров. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Регистрационные номера каждой из сторон и дата могут проставляться ниже подписей уполномоченных на подписание Договора лиц.
5.10.19.Регистрационный номер Договора состоит из порядкового номера в пределах календарного года и через дефис - индекса структурного подразделения.
5.10.20.Любые изменения и дополнения к Договору оформляются дополнительным соглашением, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном для Договоров.
5.10.21.Отдел документационного обеспечения осуществляет:
- доведение копий зарегистрированных Договоров согласно списку рассылки до заинтересованных исполнительных органов, государственных учреждений;
- текущее хранение подлинников. Хранению подлежат экземпляры Договоров с визами исполнителя, сотрудника правового управления и оформленным листом согласования;
- выдачу заверенных копий Договоров по письменным запросам исполнительных органов, учреждений с разрешения заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства;
- формирование Договоров в дела постоянного хранения в соответствии с номенклатурой дел, передачу в установленном порядке в ведомственный архив Правительства Рязанской области.
Передача Договоров на хранение
5.10.22.Один из экземпляров Договора, подписанных обеими сторонами и зарегистрированных, хранится в структурном подразделении Аппарата, в номенклатуре дел которого находится данный вид Договоров, с последующей передачей на хранение в ведомственный архив Правительства Рязанской области.
5.10.23.Контроль за сроком подписания Договора другой стороной возлагается на руководителя подразделения, являющегося ответственным за его подготовку.
5.10.24.Договор, не подписанный другой стороной, по представлению служебной записки за подписью руководителя, в компетенции которого находится вопрос, подлежит снятию с регистрации, о чем делается соответствующая отметка в учетных формах.
5.10.25.Хранение оригиналов Договоров в структурных подразделениях, в номенклатуре дел которых данный вид документов не значится, запрещено.
6.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПАРЛАМЕНТСКИМИ ЗАПРОСАМИ, ЗАПРОСАМИ
И ОБРАЩЕНИЯМИ ЧЛЕНОВ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ, ДЕПУТАТОВ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ И РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ
6.1.Рассмотрение запросов и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и Рязанской областной Думы (далее - Запросы и Обращения) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Рязанской области о статусе членов Совета Федерации и статусе депутатов.
В качестве Запроса или Обращения рассматривается письмо, написанное на бланке (установленного образца) члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Рязанской областной Думы, имеющее соответствующую подпись и регистрационные реквизиты.
6.2.Запрос или Обращение регистрируется в день поступления либо не позднее следующего дня, направляется сектором приема, учета, отправки документов и архива Губернатору Рязанской области либо должностному лицу, которому оно адресовано.
6.3.Все поручения Губернатора Рязанской области по Запросам и Обращениям ставятся на контроль.
6.4.По поручению Губернатора Рязанской области подготовка ответа по Запросу или Обращению поручается, как правило, членам Правительства и соответствующим исполнительным органам.
Запросы и Обращения не направляются тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
6.5.Должностное лицо, в компетенцию которого входит рассмотрение данного вопроса, готовит проект ответа, в случае необходимости согласовывает его с другими должностными лицами и направляет для подписания Губернатору Рязанской области, должностному лицу, исполняющему его обязанности, или должностному лицу, которому направлен запрос.
6.6.Запросы и Обращения подлежат рассмотрению в соответствии с федеральными законами, законодательством области в сроки согласно приложению N 19.
6.7.Рассмотрение Запроса или Обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и обратившемуся дан письменный ответ.
6.8.Ведение делопроизводства по Запросам возлагается на сектор приема, учета, отправки документов и архива, а в структурных подразделениях Аппарата - на соответствующих руководителей.
7.ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
7.1.Общие положения
7.1.1.Рассмотрение обращений и прием граждан в Аппарате осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон).
7.1.2 Организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется отделом по работе с обращениями граждан Аппарата (далее - отдел по работе с обращениями граждан).
7.1.3.Отдел по работе с обращениями граждан проводит анализ и обобщение информации о поступающих обращениях граждан, представляет Губернатору Рязанской области справки о количестве и характере поступивших на рассмотрение письменных и устных обращений граждан.
7.2.Прием, учет и регистрация письменных обращений
7.2.1.Письменные обращения граждан (предложения, заявления, жалобы), присланные по почте, поступают в отдел документационного обеспечения, где проходят первичную обработку, и передаются в отдел по работе с обращениями граждан.
Обращения граждан, поступившие заказным почтовым отправлением в отдел документационного обеспечения, регистрируются путем записи в журнале установленной формы с последующей передачей под роспись сотруднику отдела по работе с обращениями граждан. Письма, полученные простым почтовым отправлением, передаются в отдел по работе с обращениями граждан без регистрации.
Обращения граждан в адрес Губернатора Рязанской области, направленные в электронном виде на официальный сайт Правительства Рязанской области www.ryazanreg.ru, принимаются отделом по работе с обращениями граждан аппарата Правительства Рязанской области.
7.2.2.Письменные обращения граждан, поступившие Губернатору Рязанской области, в адрес Правительства Рязанской области либо должностным лицам Правительства Рязанской области, подлежат регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, как правило, в день поступления, в отдельных случаях - не позднее трех дней.
Письма граждан с пометкой "лично" передаются на регистрацию в установленном порядке.
Коллективное обращение, подписанное двумя и более авторами или членами одной семьи, отмечается индексом "колл".
Если автор прислал несколько обращений с разными вопросами, то каждое обращение регистрируется отдельно.
Письмо, переданное Руководству при встречах с гражданами, регистрируется и направляется на исполнение в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
Регистрация обращений граждан осуществляется в автоматизированной системе контроля обращений граждан (далее - АСКО). По каждому обращению гражданина заполняется электронная РКФ, содержащая поля для заполнения обязательных реквизитов регистрации.
Ключевыми полями, однозначно определяющими РКФ, являются поля "Индекс РКФ" и "Дата поступления РКФ". "Индекс РКФ" присваивается при регистрации сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан. Он состоит из префикса "Колл" (для коллективного обращения), или "Б/п" (для обращения без подписи), или первых трех букв фамилии заявителя и, через дефис, - порядкового номера обращения в текущем году (приложения N 14, 15 ).
7.2.3.В отделе по работе с обращениями граждан осуществляется предварительное рассмотрение обращения гражданина с подготовкой аннотации, после чего обращение направляется должностному лицу в соответствии с утвержденными полномочиями.
Должностное лицо, осуществляющее рассмотрение обращения гражданина, дает по нему письменное поручение и определяет исполнителей, после чего обращение возвращается в отдел по работе с обращениями граждан для занесения текста резолюции (поручения) в РКФ и направления обращения на исполнение в структурные подразделения либо органы, в компетенцию которых входит решение поставленных гражданином в обращении вопросов. Оригинал обращения хранится в отделе по работе с обращениями граждан, а его копия и резолюция руководителя направляются исполнителю.
Поручение (резолюция) должностного лица по рассмотрению обращения оформляется в произвольной форме. Если исполнителю поручается дать ответ заявителю, то в резолюции указывается: "... рассмотреть и дать ответ заявителю". В случае, когда ответ дается за подписью Руководства, в поручении исполнителю указывается: "... рассмотреть и подготовить ответ заявителю".
В РКФ заносится информация о том, кому и когда передано обращение на исполнение.
7.2.4.Повторными обращениями считаются обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.
При работе с повторными обращениями в отделе по работе с обращениями граждан формируется дело с уже имеющимися ранее документами по обращениям данного заявителя.
Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам.
Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РКФ указывается регистрационный номер предыдущего обращения.
7.2.5.Отдел по работе с обращениями граждан осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения поручений должностного лица по результатам рассмотрения обращений граждан с использованием АСКО.
Обращение, в котором содержатся вопросы, имеющие большое общественное значение, направленное для рассмотрения федеральными органами государственной власти, депутатами Рязанской областной Думы с поручением сообщить о результатах его рассмотрения, ставится на контроль (далее - контрольное обращение).
Контрольным обращением также является обращение, направленное от имени Правительства Рязанской области в исполнительные органы, в компетенции которых находятся поставленные гражданином в обращении вопросы, с просьбой рассмотреть обращение и проинформировать о результатах рассмотрения.
На контрольном обращении проставляется штамп "Контроль".
7.2.6.Контрольное обращение, поступившее из федерального органа государственной власти, от депутата Рязанской областной Думы передается с РКФ под роспись в приемную Руководства либо уполномоченному на то лицу для принятия решения по организации его рассмотрения и подготовки ответов в соответствующий федеральный орган государственной власти, депутату Рязанской областной Думы и заявителю.
7.2.7.Если в резолюции указано несколько исполнителей, то первый из них является ответственным за исполнение поручения и подготовку ответа.
7.3.Рассмотрение письменных обращений
7.3.1.Поступившее в Правительство Рязанской области обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие органы для предоставления документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, должностное лицо вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с направлением заявителю уведомления о продлении срока рассмотрения обращения с указанием причины.
Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Правительства Рязанской области, оно направляется в течение семи дней со дня регистрации в исполнительный орган, орган местного самоуправления области, в другой компетентный орган, либо их должностным лицам с уведомлением гражданина о переадресации его обращения; если же поставленные в обращении вопросы находятся в компетенции несколько органов, то копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется каждому из них.
Письменное уведомление о переадресации обращения заявителю направляется начальником отдела по работе с обращениями граждан на бланке Аппарата.
7.3.2.При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в органы или их должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
Все сведения о ходе исполнения обращения (разрешение на продление срока, доклад Руководству, запрос в органы власти и т.д.) вносятся в РКФ базы данных АСКО в графу "результат исполнения".
7.3.3.Передача зарегистрированных обращений граждан из одного подразделения в другое производится только через отдел по работе с обращениями граждан.
7.3.4.Ответ на обращение подписывается Руководством или руководителем исполнительного органа либо уполномоченными ими лицами.
Ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным гражданином в обращении. Если заявителю дан ответ в устной форме, то в материалах, приложенных к обращению, должно быть об этом указано, если дается промежуточный ответ, то указывается срок окончательного решения поставленного вопроса. Ответ, подготовленный на основании нормативных правовых актов, должен содержать реквизиты этих актов с указанием даты и наименования. Ответ на коллективное обращение отправляется на имя первого подписавшего его лица, если в письме не оговорено конкретное лицо, которому подлежит дать ответ.
7.3.5.Устанавливается следующий порядок визирования проектов ответов на обращения граждан, подготовленных за подписью Руководства:
на 2-м экземпляре проекта ответа обязательны визы руководителя структурного подразделения, в котором готовился ответ, непосредственного исполнителя, руководителей структурных подразделений, участвовавших в его подготовке, с расшифровкой фамилий, номер телефона исполнителя.
7.3.6.Обращения граждан после их рассмотрения должны быть возвращены в отдел по работе с обращениями граждан со всеми относящимися к ним материалами. Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан проверяют правильность оформления ответов (наличие подписи, виз на копии, адреса) и вносят необходимые записи в РКФ.
7.3.7.Ответы по обращениям граждан отправляются только через отдел документационного обеспечения.
Исходящим индексом отправляемого ответа является номер обращения.
7.3.8.Обращения считаются исполненными и снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю (заявителям) дан ответ. Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю. На каждом исполненном обращении проставляется надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
7.3.9.После рассмотрения контрольного обращения исполнитель информирует о результатах его рассмотрения должностное лицо, давшее поручение, готовит ответ заявителю.
Если в письмах федеральных органов государственной власти, депутатов Рязанской областной Думы содержатся просьбы проинформировать их о результатах рассмотрения обращений граждан, то исполнитель также готовит ответ в их адрес. Как правило, такие ответы подписываются должностными лицами, которые дали поручение на исполнение.
Если ответ в федеральный орган государственной власти, депутату Рязанской областной Думы и заявителю подписан должностным лицом либо уполномоченным им на то лицом, то обращение считается исполненным и списанным в дело.
7.3.10.Письменное обращение гражданина о личном приеме должностным лицом рассматривается как обычное обращение. Заявителю направляется сообщение за подписью начальника отдела по работе с обращениями граждан о графике личного приема граждан Руководством, а обращение оформляется "В дело" как исполненное.
7.3.11.Документы, приложенные к обращению, возвращаются по просьбе заявителя.
7.4.Личный прием граждан. Рассмотрение устных обращений
7.4.1.Прием граждан в Правительстве Рязанской области осуществляется Губернатором Рязанской области, Вице-губернатором - первым заместителем Председателя Правительства, первым заместителем Председателя Правительства Рязанской области, заместителями Председателя Правительства Рязанской области, заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства, другими уполномоченными на то лицами.
График приема граждан составляется отделом по работе с обращениями граждан и утверждается Губернатором Рязанской области.
Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан отделом пресс-службы Аппарата, комитетом по делам печати и информации Рязанской области.
7.4.2.На прием к указанным должностным лицам могут записаться жители Рязанской области, а также иные граждане Российской Федерации, иностранные граждане и лица без гражданства.
7.4.3.Предварительная беседа с гражданами и запись на прием проводится в отделе по работе с обращениями граждан. Помимо организации приема граждан руководители отдела по работе с обращениями граждан оказывают гражданам консультативную помощь.
7.4.4.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
7.4.5.Учет устных обращений ведется с использованием карточек личного приема граждан и АСКО.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
Порядок рассмотрения устных обращений, подготовки ответов заявителям о результатах их рассмотрения, списания рассмотренных обращений в дело устанавливается тот же, что и для рассмотрения письменных обращений.
7.4.6.Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется на карточке личного приема в виде поручения исполнительным органам, структурным подразделениям и (или) муниципальным образованиям муниципальных районов и городов области, подписывается этим должностным лицом.
Начальник отдела по работе с обращениями граждан после регистрации и подготовки сопроводительного письма отправляет поручение должностного лица, проводившего прием, исполнителю для рассмотрения.
В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение гражданина может быть дан в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема.
Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, гражданину дается разъяснение о том, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в нем вопросов.
7.4.7.Поручение, данное должностным лицом по личному обращению гражданина, должно исполняться в тридцатидневный срок со дня его регистрации, если поручением не установлен иной срок.
7.4.8.Срок исполнения поручений может быть продлен должностным лицом, который проводил прием гражданина по данному вопросу.
7.4.9.Непосредственный контроль исполнения поручений, данных во время приема граждан, осуществляется отделом по работе с обращениями граждан.
7.4.10.Справки-ответы исполнителей анализируются в отделе по работе с обращениями граждан и предоставляются должностному лицу, проводившему прием.
В случае, если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявляемым требованиям, начальник отдела по работе с обращениями граждан готовит проект резолюции должностного лица для повторного рассмотрения обращения по существу и подготовки ответа.
7.4.11.Поручение снимается с контроля:
- если вопросы решены положительно;
- если исполнительными органами, структурными подразделениями Аппарата или муниципальными образованиями муниципальных районов и городов области дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.
7.5.Хранение обращений граждан
7.5.1 Оригиналы обращений граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела по алфавитному признаку и по срокам хранения документов в соответствии с номенклатурой дел.
7.5.2.Устанавливается 5-летний срок хранения письменных и устных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением.
7.5.3.Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются в архив Правительства Рязанской области через 2 года после завершения делопроизводства по ним.
7.5.4.По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном Федеральным архивным агентством.
7.5.5.Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений Аппарата и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.
8.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1.Организация документооборота
8.1.1.Движение документов в Аппарате с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
8.1.2.Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными регламентами их сотрудников.
8.1.3.Отделом документационного обеспечения разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Правительство Рязанской области, а также осуществлять настройку АСДОУ на определенную схему документооборота и автоматическую маршрутизацию (приложения N 34 - 43 ).
8.2.Организация доставки документов
8.2.1.Доставка документов в Правительство Рязанской области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи.
8.2.2.С помощью почтовой связи доставляется корреспонденция в виде писем, телеграмм, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий в соответствующей упаковке.
8.2.3.По каналам электрической связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы (факсы), телефонограммы, электронные сообщения.
8.3.Прием, обработка и распределение поступающих документов
8.3.1.Прием и первичная обработка, регистрация и распределение всей поступающей в Правительство Рязанской области корреспонденции осуществляются в централизованном порядке отделом документационного обеспечения. Примерный перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации в указанном отделе, приведен в приложении N 27.
Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяются целостность упаковки и полнота вложений. На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
8.3.2.Документы, адресованные Руководству, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в отделе документационного обеспечения, а затем направляются Руководству или в структурные подразделения.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Правительстве Рязанской области распределения полномочий.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные Руководством документы возвращаются в отдел документационного обеспечения, а затем передаются на исполнение.
Ответственный исполнитель получает подлинник документа, соисполнителям передаются копии.
8.3.3.Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются, а затем передаются на рассмотрение Руководству и исполнение.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, телефонограмма регистрируется и оперативно передается адресату, которому она адресована.
8.3.4.Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны присылаться с сопроводительным письмом к электронному носителю. Текст копии на электронном носителе должен быть идентичен тексту оригинала.
8.4.Особенности приема, обработки и регистрации судебных документов, актов прокурорского реагирования, иных официальных обращений надзирающих и контролирующих органов
Прием, обработка и регистрация документов, связанных с рассмотрением дел в судах (определения, постановления, решения, повестки, исковые заявления, отзывы, возражения и др.), представлений и протестов прокурора, документов иных надзирающих и контролирующих органов, которые направлены непосредственно в адрес Губернатора Рязанской области или Правительства Рязанской области, имеют следующие особенности.
8.4.1.Работник отдела документационного обеспечения вскрывает конверты, проверяет наличие присланных документов и приложений к ним.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
8.4.2.Если при вскрытии конвертов будет обнаружено отсутствие какого-либо документа или приложения к нему, об этом составляется акт, один экземпляр которого высылается отправителю, а второй приобщается к полученным документам и передается вместе с ними на рассмотрение.
Конверты от поступивших по почте документов должны быть сохранены и приложены к присланным документам.
8.4.3.При доставке документов непосредственно нарочными (курьерами) работники, принимающие корреспонденцию, обязаны в присутствии лица, доставившего ее, проверить наличие документов и приложений к ним.
Если обнаружено отсутствие документа, приложений к нему, то об этом делается соответствующая пометка на обоих экземплярах документа.
8.4.4.Документ регистрируется отделом документационного обеспечения в день поступления и незамедлительно направляется Губернатору Рязанской области, а его копия с прилагаемыми документами - в правовое управление.
8.5.Организация обработки и передачи отправляемых документов
8.5.1.Документы, отправляемые Правительством Рязанской области, передаются почтовой, фельдъегерской и электрической связью, нарочным (курьером).
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется отделом документационного обеспечения в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы для отправки передаются структурными подразделениями в указанный отдел полностью оформленными, в том числе с указанием почтового адреса. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или Руководства.
8.5.2.С помощью средств электрической связи осуществляется передача информации в виде телетайпограмм, факсограмм (факсов), телефонограмм, электронных сообщений.
8.5.3.Телеграммы принимаются сотрудниками отдела документационного обеспечения завизированными, подписанными, датированными, с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с действующими Правилами предоставления услуг телеграфной связи.
8.5.4.Все отправляемые документы подлежат регистрации в отделе документационного обеспечения.
8.6.Порядок прохождения внутренних документов
8.6.1.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
8.6.2.Передача внутренних документов между структурными подразделениями Аппарата осуществляется, как правило, через лиц, ответственных за делопроизводство в конкретном структурном подразделении. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
8.6.3.Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в отдел документационного обеспечения, который осуществляет контроль за правильностью их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись Руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением полномочий. После подписания документы регистрируются в отделе документационного обеспечения.
8.6.4.Копии подписанных Руководством и зарегистрированных распорядительных документов рассылаются в соответствии со списком рассылки в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
8.7.Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
8.7.1.Электронная почта используется для обмена информацией, ее обработки и хранения с помощью средств электронно-вычислительной техники и является одним из основных компонентов автоматизации документооборота. Электронная почта используется как внутри Аппарата, так и для обмена информацией между Правительством Рязанской области и исполнительными органами и организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
8.7.2.Каждому абоненту в системе электронной почты выделяется индивидуальная область памяти на сервере, называемая почтовым ящиком. В почтовый ящик помещаются электронные сообщения для данного абонента по мере их поступления. Абоненту электронной почты присваивается адрес электронной почты, который является уникальным.
8.7.3.Поступающие по электронной почте на официальный электронный адрес Правительства Рязанской области электронные сообщения принимаются, распечатываются, регистрируются, проходят предварительное рассмотрение, рассматриваются Руководством и по результатам рассмотрения вместе с поручениями Руководства по ним доставляются исполнителям.
Прием в документированном виде и регистрацию электронных сообщений, поступивших по электронной почте в адрес Правительства Рязанской области, осуществляет отдел документационного обеспечения.
Функционирование и развитие системы электронной почты в Аппарате обеспечивает управление обеспечения деятельности Аппарата.
8.7.4.При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого текста документа (схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего текст документа к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ учитывается в журнале без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы учитываются в журнале без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
- поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение, которое будет исполнять данный документ;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода;
- контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.
8.9.Работа исполнителей с документами
8.9.1.Руководители структурных подразделений организуют работу с поступившими документами, при необходимости обеспечивают подготовку письменных ответов, контролируют качество и своевременность исполнения поручений.
8.9.2.При рассмотрении документов руководитель структурного подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения. Срочные документы передаются на исполнение незамедлительно.
8.9.3.Учет поступления, прохождения и исполнения документов в структурных подразделениях, подключенных к АСДОУ, ведется в соответствии с Регламентом работы в АСДОУ. На рабочих местах, не подключенных к этой системе, учет осуществляется с использованием персональных компьютеров либо посредством записей в журналах установленной формы.
8.9.4.Исполнение документа предусматривает: сбор, анализ и обработку необходимой информации для исполнения, подготовку проекта документа во исполнение данного документа или поручения, надлежащее оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) Руководством или руководителем структурного подразделения.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров для рассылки отправляемого документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.
8.9.5.Подписанный Руководством или руководителем структурного подразделения ответ передается в отдел документационного обеспечения вместе с исполняемым документом для регистрации и отправки. Копия документа-ответа помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел вместе с входящим документом, на который был подготовлен ответ.
8.9.6.После завершения работы над документом исполнитель, подключенный к АСДОУ, должен кратко изложить в поле "Отчет об исполнении" РКФ документа в форме справки результаты выполнения поручения.
8.9.7.При уходе в отпуск или выезде в командировку (кроме краткосрочных) сотрудник структурного подразделения должен отчитаться по всем находящимся у него документам и поручениям, при переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности обязан сдать по акту все числящиеся за ним документы в отдел документационного обеспечения.
9.ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
9.1.Регистрация документов
9.1.1.Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения.
9.1.2.Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
9.1.3.Не подлежат регистрации правительственные открытки, рекламные проспекты, периодическая литература (газеты, журналы), учебные планы, программы и т.п. Перечень входящей корреспонденции, не подлежащей регистрации в отделе документационного обеспечения, приведен в приложении N 27.
Не подлежат регистрации и возвращаются корреспондентам письма исполнительных органов, адресованные Губернатору Рязанской области и Вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства области, за подписью заместителей руководителей и других должностных лиц, не являющихся руководителями, за исключением случаев, когда лицо исполняет обязанности руководителя исполнительного органа либо содержание письма сориентировано на недостатки в работе или является жалобой.
9.1.4.Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче из одного подразделения в другое документ повторно не регистрируется.
9.1.5.Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от наименования вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие от федеральных органов государственной власти, нормативные правовые и распорядительные акты Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, законопроекты, служебная переписка, обращения граждан и т.п.
9.1.6.Регистрация поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) документов, а также нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, Договоров осуществляется централизованно отделом документационного обеспечения.
Протоколы и решения других коллегиальных органов, документы бухгалтерского учета и отчетности, документы внутреннего использования с грифом утверждения регистрируются в соответствующих структурных подразделениях (по месту создания) согласно номенклатуре дел.
Документы, передаваемые или принимаемые по факсимильной связи, регистрируются в отделе документационного обеспечения или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
9.1.7.Документы, как правило, регистрируются в электронных РКФ АСДОУ.
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в приложении N 16.
9.1.8.Регистрационный номер входящего документа состоит из индекса дела по номенклатуре и порядкового номера поступившего документа.
Регистрационный номер исходящего документа состоит из индекса структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре, в которое будет помещена копия отправленного документа и порядкового номера отправления.
Порядковые номера входящих и исходящих документов обновляются ежегодно.
Особенности формирования регистрационных номеров нормативных правовых и распорядительных актов Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области изложены в п. 5.3.16.
Все входящие и исходящие документы регистрируются в самостоятельных РКФ. При получении документа-ответа используется автоматический режим регистрации связанного документа с установлением связи с соответствующим инициативным документом. В случае отправки документа-ответа также используется автоматический режим регистрации связанного документа с установкой связи между РКФ документа-ответа и документа-запроса. При этом в РКФ связанных документов автоматически появляются соответствующие отметки (ссылки). Документы-ответы и документы-запросы имеют самостоятельные порядковые номера в пределах соответствующего регистрационного массива.
Связки могут быть установлены между любыми РКФ документов, зарегистрированными в системе, в том числе между РКФ документов, связанных тематически, а также в случаях, когда один документ отменяет действие другого или вносит в него изменения, содержит отчет об исполнении поручения и т.п., а также с документами, хранящимися в других информационных и правовых системах.
В регистрационном номере соблюдается строгая последовательность его составных частей. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом или косой чертой в зависимости от вида документа.
9.1.9.Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания информационно-поисковых систем устанавливается состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от видов документов.
Обязательными реквизитами входящих документов являются:
- регистрационный номер;
- дата регистрации документа;
- наименование вида документа;
- наименование организации-корреспондента;
- исходящий номер документа (индекс поступления);
- дата исходящего документа;
- краткое содержание (аннотация документа);
- резолюция;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Обязательными реквизитами исходящих документов являются:
- регистрационный номер (исходящий);
- дата регистрации документа;
- адресат;
- вид отправления;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ;
- краткое содержание (аннотация) документа;
- кем подписан исходящий документ;
- исполнитель (автор) документа;
- телефон исполнителя.
Обязательными реквизитами регистрации постановлений и распоряжений Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области являются:
- регистрационный номер;
- дата регистрации документа;
- наименование документа (краткое содержание);
- кем подписан документ;
- исполнитель (автор) документа;
- телефон исполнителя.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от задач использования информации может дополняться другими реквизитами, например:
- гриф (пометка) ограничения доступа к документу;
- внутренняя переадресация исполнителям;
- резолюции (поручения);
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
- отметка об изменении статуса документа (отменен, утратил силу)
и другие.
9.2.Организация поисковой системы по документам
9.2.1.Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Аппарате средствами АСДОУ созданы автоматизированные поисковые системы по документам.
9.2.2.Информация о документах, полученная при регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя электронные картотеки и классификационные справочники.
9.2.3.Информационная совместимость поисковых массивов достигается путем разработки электронных классификационных справочников:
- справочник пользователей АСДОУ;
- справочник видов документов;
- справочник подразделений Аппарата;
- справочник номенклатуры дел;
- справочник организаций (справочник корреспондентов и внешних исполнителей).
Помимо перечисленных поисковая система может дополняться и другими справочниками в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
9.2.4.В автоматизированных поисковых массивах поиск осуществляется по любым заполненным реквизитам РКФ (краткое содержание (наименование документа), вид документа, дата документа, регистрационный номер документа и т.п.), по контексту (по любому слову или фразе, содержащимся в тексте прикрепленного к РКФ файла), любой комбинации реквизитов и элементов текста.
9.2.5.Поисковые системы при наличии соответствующих защищенных каналов связи обеспечивают доступ к информации о деятельности Правительства Рязанской области, не отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации, сотрудникам Аппарата и исполнительным органам.
9.2.6.Правительство Рязанской области как обладатель информационных ресурсов в соответствии с федеральным законодательством и законодательством Рязанской области определяет порядок и условия доступа пользователей к информации, ее распространения и передачи, обеспечивает ограничение доступа к информации, принимает меры по ее защите.
10.ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ И ПОРУЧЕНИЙ
10.1.Принципы и методы организации контроля
10.1.1.Контролю подлежит исполнение:
- поручений, содержащихся в постановлениях и распоряжениях Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области;
- поручений Руководства по реализации требований указов и распоряжений Президента Российской Федерации, федеральных законов, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, законов Рязанской области, постановлений Рязанской областной Думы;
- поручений, содержащихся в протоколах заседаний Правительства Рязанской области, заседаний Президиума Правительства Рязанской области и оперативных совещаний Правительства Рязанской области;
- поручений, содержащихся в протоколах совещаний у Руководства;
- поручений, содержащихся в оформленных резолюциях Руководства по рассмотренным документам (служебная корреспонденция, обращения граждан и организаций, запросы и обращения депутатов всех уровней и др.).
Если хотя бы одно поручение по документу или содержащееся в тексте документа поставлено на контроль, то документ также признается контрольным.
По указанию Губернатора Рязанской области на контроль могут быть поставлены и другие документы и поручения.
10.1.2.Основными задачами контроля исполнения являются:
- обеспечение своевременного исполнения поручений и документов;
- отслеживание хода исполнения и фиксация сведений о фактическом исполнении поручений и документов;
- организация и обеспечение контроля исполнительской дисциплины и выработка предложений о повышении уровня исполнительской дисциплины;
- обеспечение Руководства оперативной информацией о ходе и результатах выполнения документов и поручений;
- систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами.
10.1.3.Сотрудники Аппарата обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Руководители структурных подразделений обязаны знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данный вопрос, и обеспечивать порядок, исключающий нарушения установленных правил.
10.1.4.Организация контроля исполнения возлагается на Руководство и руководителей структурных подразделений Аппарата и исполнительных органов.
Руководство, руководители структурных подразделений Аппарата, исполнительных органов возлагают ответственность за организацию контроля исполнения поручений на одного из своих заместителей либо оставляют организацию исполнения поручений за собой. В исполнительных органах и структурных подразделениях Аппарата назначаются сотрудники или подразделения, ответственные за обеспечение контроля за сроками исполнения поручений. Данная функция может быть возложена на ответственного за делопроизводство в структурном подразделении Аппарата или исполнительном органе.
Контроль за сроками исполнения поручений структурными подразделениями Аппарата, исполнительными органами, получение информации об исполнении поручений муниципальными образованиями муниципальных районов и городов области обеспечиваются отделом документационного обеспечения, организационным отделом и секретариатами Руководства.
Отдел документационного обеспечения оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям Аппарата, секретариатам Руководства и исполнительным органам в организации контрольной деятельности.
Ответственные за обеспечение контроля за сроками исполнения поручений в подразделениях Аппарата и исполнительных органах не позднее последнего дня текущего месяца представляют информацию, подтверждающую исполнение поручений, в отдел документационного обеспечения.
10.1.5.Организация контроля включает:
- распределение задач и организацию взаимодействия между органами и должностными лицами, осуществляющими контрольные функции;
- определение порядка, форм и методов обмена информацией между контролирующими инстанциями и исполнителями документов;
- осуществление целенаправленного сбора сведений о ходе исполнения нормативных правовых и распорядительных актов или контролируемых мероприятий;
- обобщение информации и проведение всестороннего анализа состояния процесса исполнения, разработку предложений по дальнейшему осуществлению контроля;
- обсуждение на оперативных совещаниях хода исполнения нормативных правовых и распорядительных актов;
- проведение выездов комиссий на место реализации контролируемых мероприятий с целью уточнения состояния дел и разработки предложений Руководству;
- обеспечение ведения на каждом этапе работы контрольных форм, установленной документации (на бумажных или электронных носителях) по состоянию исполнения поручений.
10.1.6.Контроль за сроками исполнения документов и поручений включает:
- постановку документа (поручения) на контроль;
- формирование массива контрольных документов;
- доведение документа (поручения) до исполнителя;
- предварительный контроль (предварительная проверка и регулирование хода исполнения поручений с получением предварительной информации об исполнении поручений от исполнителей);
- предупредительный контроль (направление исполнителям напоминаний о наступлении сроков исполнения поручений и просроченных поручениях);
- аналитический контроль (учет и обобщение результатов исполнения документов, информирование Руководства о состоянии исполнительской дисциплины);
- снятие с контроля и направление исполненного документа в дело.
10.1.7.Поручение по исполнению документа дается Руководством в течение суток с момента поступления документа. В резолюции в обязательном порядке указываются ответственный исполнитель, срок и форма исполнения.
При этом форма исполнения в обязательном порядке должна предусматривать перечень четких действий по исполнению, подготовку и направление ответа корреспонденту (если это требуется).
Поступающие в Правительство Рязанской области указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации рассматриваются и ставятся на контроль безотлагательно.
10.1.8.Отдел документационного обеспечения в централизованном порядке с использованием АСДОУ обеспечивает оперативный контроль за сроками исполнения поручений, содержащихся в Актах, ежемесячно обобщает данные об исполнении документов и поручений и состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Аппарата, исполнительных органах и муниципальных образованиях муниципальных районов и городов области и представляет Руководству информацию, содержащую таблицы и диаграммы по коэффициентам исполнительской дисциплины (приложение N 17) и другую справочно-аналитическую информацию не позднее пятого рабочего дня каждого месяца. Руководителям структурных подразделений Аппарата, исполнительных органов и главам муниципальных образований муниципальных районов и городов области направляется сравнительная информация по коэффициентам исполнительской дисциплины. Методика расчета коэффициентов исполнительской дисциплины представлена в приложении N 18.
Секретариаты Руководства с использованием АСДОУ осуществляют контроль за сроками исполнения поручений Руководства по входящей корреспонденции, в том числе по корреспонденции, поступившей от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных органов государственной власти, а также поручений руководителей, данных ими на совещаниях.
Организационный отдел осуществляет контроль за сроками исполнения поручений, содержащихся в протоколах заседаний и оперативных совещаний Правительства Рязанской области.
Контроль за сроками исполнения поручений Руководства по обращениям граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан (п. 7.2).
10.1.9.Контроль исполнения документов осуществляется на базе регистрационных данных, занесенных в АСДОУ. Контрольная картотека систематизируется по срокам исполнения документов, по исполнителям, группам документов и другим параметрам.
10.1.10.Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения всех содержащихся в нем поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов исполнения Руководству или если в представленных по нему материалах об исполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.
Отдел документационного обеспечения и секретариаты Руководства прекращают контроль за сроками исполнения поручения на основании:
- принятия (утверждения) соответствующего акта, разработка которого поручалась исполнителю (на основании документированной информации, представленной исполнителем);
- резолюции Руководства о снятии с контроля поручения, прекращении контроля за исполнением поручения, удалении исполнителя из списка исполнителей поручения;
- информационных, справочных и других материалов, а также документов, представленных исполнителем, за подписью руководителя структурного подразделения или исполнительного органа, подтверждающих исполнение поручения в полном объеме.
Промежуточный ответ как и запрос по исполняемому документу не может служить основанием для признания документа исполненным.
Поручение, содержащееся в Акте, считается неисполненным, если информация о его исполнении не поступила в отдел документационного обеспечения.
Снятие с контроля нормативных правовых актов и распорядительных документов Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области производится на основании отчета, содержащего информацию о выполнении всех поручений, содержащихся в документе, за подписью должностного лица, на которое возложен контроль за исполнением документа в целом, по решению или указанию Губернатора Рязанской области.
10.1.11.Организация контроля исполнения в Аппарате регулируется Положением об организации контроля исполнения документов и поручений в Аппарате, утверждаемым распоряжением Правительства Рязанской области.
10.1.12.Документ снимается с контроля после соответствующей резолюции Руководства о снятии с контроля.
Поручения, содержащиеся в протоколах заседаний Правительства Рязанской области, заседаний Президиума Правительства Рязанской области и оперативных совещаний Правительства Рязанской области, снимаются с контроля заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства по представлению соответствующей информации о результатах его исполнения руководителем, на которого возложен контроль за исполнением данных поручений.
После исполнения документ в соответствии с утвержденной номенклатурой дел возвращается в отдел документационного обеспечения или остается в деле структурного подразделения. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.
Исполнители поручений Губернатора Рязанской области, данных им по документам, через секретариаты или ответственных за контроль должностных лиц еженедельно представляют в секретариат Губернатора Рязанской области оперативную информацию об исполнении поручений, в том числе по устным докладам Губернатору Рязанской области, принятым решениям по ним или копии документов с докладами, по которым приняты решения.
10.1.13.В случае необходимости дополнительные данные о ходе и результатах исполнения документов могут быть затребованы сотрудниками, ответственными за осуществление контроля, посредством устного запроса или при проведении проверки на месте. Исполнитель по требованию должен представить документы, связанные с исполнением поручения.
10.1.14.Для обеспечения своевременного исполнения поручений контролируемые документы, находящиеся у сотрудника, в случае его отсутствия, должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.
10.2.Сроки исполнения документов и поручений
10.2.1.Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации документа либо от даты подписания руководителем поручения по документу.
10.2.2.Сроки исполнения могут указываться в самих документах, фиксироваться в резолюции руководителя.
При вынесении резолюции руководитель устанавливает срок исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Поручение подлежит исполнению в установленный в нем срок. Если в качестве срока исполнения установлен период времени, началом его считается дата подписания поручения.
10.2.3.В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции руководителя, а осуществление контроля за исполнением поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения (приложение N 19). При этом поручение подлежит исполнению не более чем в месячный срок с даты его подписания (до соответствующего числа следующего месяца, а если в следующем месяце такого числа нет, то до последнего дня месяца). Если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.
Если для выполнения поручения устанавливается срок более одного месяца, то в тексте поручения может быть определен иной порядок доклада о ходе его исполнения (периодичность доклада о ходе исполнения и т.п.).
10.2.4.Поручения, содержащие в тексте указания "Срочно", "В. срочно" (весьма срочно), исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. В 10-дневный срок исполняются также поручения, содержащие в тексте указание "оперативно".
Сроки исполнения указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации исчисляются в календарных днях с даты вступления их в силу.
10.2.5.При постановке на контроль в АСДОУ в электронную РКФ вводятся содержание поручения, исполнители и соисполнители, плановая дата контроля (исполнения), должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением поручения или документа (контролер поручения), при этом в электронной карточке поручения и РКФ документа автоматически проставляется отметка о контроле (буква "К").
10.2.6.Срок исполнения поручения по документам может быть изменен только должностным лицом, давшим поручение, срок исполнения поручений, содержащихся в актах Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, - должностным лицом, на которого возложен контроль за исполнением данного документа.
Информация о фактической дате исполнения поручения, об изменении плановой даты в связи с продлением срока исполнения поручения вводится сотрудниками отдела документационного обеспечения, секретариатов Руководства в АСДОУ с указанием оснований для изменения контрольного срока.
Обо всех случаях изменения срока исполнения поручений ответственный исполнитель лично либо через ответственного за обеспечение контроля исполнения поручений в подразделении Аппарата или исполнительном органе своевременно информирует отдел документационного обеспечения или секретариат соответствующего руководителя в целях внесения изменений в АСДОУ.
10.3.Общий порядок организации исполнения поручений и взаимодействия исполнителей
10.3.1.Поручение может быть выдано структурному подразделению Аппарата, исполнительному органу, конкретному руководителю или должностному лицу, группе должностных лиц, нескольким исполнительным органам или подразделениям (далее - исполнители).
10.3.2.Акты Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области с содержащимися в них поручениями, а также поручения Руководства по рассмотренным документам оформляются и рассылаются исполнителям, как правило, в течение суток, а срочные и оперативные - незамедлительно.
10.3.3.Руководители структурных подразделений и исполнительных органов исполняют поручения или организуют и контролируют их исполнение.
10.3.4.Если поручение дано нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в поручении первым или обозначенный словом "созыв", является ответственным исполнителем поручения, организует работу по его исполнению и несет персональную ответственность за его исполнение.
Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, другие исполнители (соисполнители) получают копии документа.
При этом все должностные лица, указанные в резолюции, несут ответственность за своевременное исполнение поручения и должны в письменном виде представить предложения по выполнению поручения в установленный ответственным исполнителем срок.
Ответственному исполнителю и соисполнителям отделом документационного обеспечения рассылаются справки-напоминания о поручениях, подлежащих исполнению в текущем месяце.
10.3.5.Ответственный исполнитель определяет порядок исполнения поручения, а также порядок подготовки и согласования материалов, представляемых в Правительство Рязанской области в связи с исполнением этого поручения.
Для организации исполнения поручения ответственный исполнитель может устанавливать сроки представления соисполнителями информации и предложений, необходимых для исполнения поручения.
Соисполнители обязаны представить ответственному исполнителю предложения или информационные материалы об исполнении, подписанные руководителем или заместителем руководителя структурного подразделения или исполнительного органа, в установленный ответственным исполнителем срок, а в случае, если такой срок не установлен, - в течение первой половины срока, отведенного на исполнение поручения. Соисполнители несут ответственность за обеспечение своевременного представления информации.
Соисполнители обязаны информировать должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа, о предоставлении информации об исполнении поручения ответственному исполнителю.
10.3.6.В случае, если по объективным причинам исполнение поручения в установленный срок невозможно, ответственный исполнитель не позднее чем за 3 дня до истечения срока, отведенного на исполнение поручения, представляет в Правительство Рязанской области предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты исполнения поручения (за исключением срочных и оперативных поручений).
Соисполнители могут представить ответственному исполнителю предложения о продлении срока исполнения поручения с указанием причин продления и планируемой даты исполнения не позднее чем за 3 дня до истечения срока представления предложений ответственному исполнителю.
Если срок исполнения поручения превышает 2 месяца, предложения о его продлении представляются в первой половине срока, отведенного на исполнение поручения.
Срок исполнения срочных и оперативных поручений не продлевается.
В случае, если нормативный правовой акт или распорядительный документ по какой-либо причине не может быть выполнен в целом в установленные сроки, то должностное лицо, на которое возложен контроль за выполнением документа, направляет на имя Губернатора Рязанской области докладную записку (справку) с указанием причин невыполнения документа с предложением о новых сроках его исполнения или иные предложения по организации исполнения документа.
10.3.7.В случае, если поручение не исполнено в установленный срок, исполнитель поручения в течение одного дня с даты окончания срока представляет должностному лицу, на которого возложен контроль за исполнением данного поручения, либо должностному лицу, давшему поручение, информацию о состоянии исполнения поручения, причинах его неисполнения с указанием сотрудников, на которых было возложено исполнение поручения, и о предполагаемых к принятию мерах в отношении сотрудников, виновных в неисполнении поручения.
10.3.8.Должностное лицо, ответственное за контроль исполнения поручения либо являющееся автором поручения, вправе направить Губернатору Рязанской области предложение о привлечении к дисциплинарной ответственности ответственного исполнителя.
10.3.9.Если по документу необходимо получить заключение подразделения (учреждения), не указанного в резолюции, ответственный исполнитель в установленном порядке направляет ему копию документа и обеспечивает контроль за своевременным получением информации.
10.3.10.В случае, если исполнение поручения не входит в компетенцию исполнителя, исполнитель должен представить должностному лицу, давшему поручение, либо должностному лицу, на которое возложен контроль по исполнению данного поручения, предложения с соответствующей аргументацией об исключении данного исполнителя из списка исполнителей или о назначении другого исполнителя данного поручения.
10.3.11.Руководители структурных подразделений и исполнительных органов, на которые возлагается исполнение поручений, несут персональную ответственность за исполнение поручений, качество и своевременность представления Руководству информации и материалов по исполнению поручений.
11.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив Правительства Рязанской области (далее - Архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства, а также настоящей Инструкцией.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
11.1.Составление номенклатуры дел
11.1.1.Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Правительстве Рязанской области, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.1.2.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой и штатным расписанием Аппарата, "Основными правилами работы архивов организаций" (Москва, 2002 г.), "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (Москва, 2000 г.), номенклатурами за предшествующие годы, настоящей Инструкцией. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Правительства Рязанской области, их виды, состав и содержание, на основании чего в номенклатуру дел вносятся изменения и дополнения.
11.1.3.В Аппарате составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 20) и сводная номенклатура дел Правительства Рязанской области (приложение N 21).
11.1.4.Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения, согласовывается и представляется в отдел документационного обеспечения.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в отдел документационного обеспечения.
11.1.5.Сводная номенклатура дел составляется и подписывается начальником сектора приема, учета, отправки документов и архива отдела документационного обеспечения, на основе номенклатур дел структурных подразделений, визируется лицом, ответственным за Архив, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется ЭК) Аппарата, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) главного архивного управления Рязанской области и утверждается заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Правительстве Рязанской области.
11.1.6.После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.
11.1.7.Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в опись дел постоянного хранения в раздел отдела документационного обеспечения. Второй используется этим отделом в качестве рабочего. Третий применяется в Архиве. Четвертый после утверждения ЭПК главного архивного управления Рязанской области передается в государственный архив Рязанской области.
11.1.8.Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
11.1.9.Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случаях коренных изменений функций и структуры Правительства Рязанской области.
11.1.10.Названиями разделов номенклатуры дел Правительства Рязанской области являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Аппарата.
11.1.11.В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Правительства Рязанской области.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
11.1.12.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Аппарате цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, решения и т.д.); название Правительства Рязанской области или структурного подразделения (автор документа); адресата или корреспондента документа; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:

"Документы комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (планы, письма, информации)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:

"Переписка с редакциями газет и журналов по вопросам финансирования".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:

"Переписка с иностранными организациями по вопросам экологического и социального сотрудничества".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:

"Переписка с УВД по вопросам охраны общественного порядка области".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с главным архивным управлением Рязанской области срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2007 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.
11.1.13.По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
11.1.14.Если в течение делопроизводственного года в структурных подразделениях возникают новые документируемые участки работы, не предусмотренные номенклатурой, то они дополнительно вносятся в номенклатуру.
11.2.Формирование дел
11.2.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
11.2.2.Дела формируются, как правило, в структурных подразделениях.
11.2.3.Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
11.2.4.Контроль за правильным формированием дел осуществляется отделом документационного обеспечения.
11.2.5.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
11.2.6.Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида, формируются подлинники Постановлений и Распоряжений.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от актов по личному составу.
Все документы отчетного и информационного характера, например по исполнению актов Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенные на эти документы дела. Если на документ дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы коллегиальных органов группируются в одно дело: протоколы заседаний коллегии и документы к ним.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Протоколы и документы к ним, сгруппированные в дела, располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
При ведении дел государственных служащих необходимо учитывать требования Указа Президента Российской Федерации от 01.06.1998 N 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы".
В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 30.05.2005 N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведения его личного дела" личные дела гражданских служащих, уволенных с гражданской службы, хранятся управлением кадров в течение 10 лет со дня увольнения с гражданской службы, после чего передаются в Архив.
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.3.Оформление дел
11.3.1.Дела Правительства Рязанской области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется сотрудниками отдела документационного обеспечения и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, под контролем и при методической помощи (по необходимости) работника Архива.
11.3.2.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 22); нумерацию листов в деле; составление листа заверителя дела (приложение N 23); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 24); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
11.3.3.Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Правительства Рязанской области, наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование Правительства Рязанской области указывается полностью в именительном падеже; наименование структурного подразделения пишется в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела проставляется как цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Правительства Рязанской области; заголовок дела переносится из номенклатуры дел Правительства области, согласованной с ЭПК; при оформлении даты дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в верхнем поле листа.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации на отдельном листе заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указываются количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Правительства Рязанской области с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архиве черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива Рязанской области, в который будут передаваться дела, кодов государственного архива и Правительства Рязанской области по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
11.3.4.Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 24), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем.
11.3.5.Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) булавки и скрепки из документов удаляются.
11.4.Организация оперативного хранения документов
11.4.1.С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положении корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в Архив.
11.4.2.Выдача дел сотрудникам подразделений Аппарата для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указываются структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Аппарата на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Выемка документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства. В деле остаются заверенная полная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника или протокол выемки.
11.5.Экспертиза ценности документов
11.5.1.Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документа и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
11.5.2.Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами Федерального архивного агентства России и его учреждений. Состав документов, включаемых в Государственный архивный фонд Российской Федерации (ГАФ РФ) и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются типовыми и ведомственными перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием их сроков хранения.
11.5.3.Экспертиза ценности документов проводится:
- в делопроизводстве Правительства Рязанской области: при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Архив;
- в Архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.
11.5.4.Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение в Аппарате создается экспертная комиссия (ЭК), основные функции, права и организация работы которой определяются Положением об экспертной комиссии, утверждаемым распоряжением Правительства Рязанской области и согласованным с главным архивным управлением Рязанской области.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работника Архива.
11.5.5.При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота действующей номенклатуры дел Правительства Рязанской области, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
11.5.6.Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства Рязанской области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Аппарата.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, а также акт о выделении дел к уничтожению.
11.6.Составление описей дел
11.6.1.Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
11.6.2.Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
11.6.3.В Аппарате в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника Архива. По этим описям документы сдаются в Архив.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства Рязанской области, которую готовит отдел документационного обеспечения и по которой сдаются дела на государственное хранение.
11.6.4.Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 25) и представляются в Архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.
11.6.5.Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
11.6.6.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
11.6.7.В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
11.6.8.Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с отделом документационного обеспечения и утверждается руководителем структурного подразделения.
11.6.9.Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
11.6.10.Отбор документов за соответствующий период, подлежащих уничтожению, и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 26) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Аппарата одновременно. Согласованные ЭК Аппарата акты утверждаются заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства только после утверждения ЭПК главного архивного управления Рязанской области описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, в установленном порядке уничтожаются.
11.6.11.Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Правительства Рязанской области. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
11.7.Порядок передачи документов в Архив
Документы Правительства Рязанской области являются составной частью архивного фонда Рязанской области, и после проведения экспертизы их ценности подлежат обязательной передаче на государственное хранение. Для хранения документов, являющихся составной частью архивного фонда Рязанской области, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу в Правительстве Рязанской области функционирует Архив.
11.7.1.Подготовка и передача документов в Архив.
11.7.1.1.В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
11.7.1.2.Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
11.7.1.3.Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в Архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
11.7.1.4.Передача дел в Архив осуществляется по графику, составляемому отделом документационного обеспечения и утвержденному заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства.
11.7.1.5.В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив работником Архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства Рязанской области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.
11.7.1.6.Прием каждого дела производится работником Архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись работника Архива и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в Архив передаются журналы регистрации, регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждого журнала, картотеки или базы данных включается в опись.
11.7.1.7.В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Аппарата лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Этот порядок может быть изменен по распоряжению Руководства. Например, дела могут быть переданы по акту правопреемнику.
12.ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
12.1.К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
12.2.Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в Аппарате в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
12.3.Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудникам сторонних организаций и распространение такой информации допускаются только с разрешения Руководства.
12.4.На документах (в случае необходимости - и на проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
12.5.Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляются отделом документационного обеспечения и отделом по защите государственной тайны и сопровождаются соответствующими записями в специальном журнале. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".
Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку в соответствующих журналах учета.
12.6.Печатание проектов документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется по месту их создания и в отделе документационного обеспечения.
Копирование таких документов осуществляется только в отделе документационного обеспечения.
12.7.При необходимости направления документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам исполнитель составляет список рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра. Список рассылки подписывается руководителем подразделения.
12.8.Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".
12.9.Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту, копия которого направляется в отдел документационного обеспечения. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
12.10.Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на хранении в отделе документационного обеспечения, осуществляется по согласованию с заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства либо руководителями подразделений, готовившими документы (сформировавшими дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 5 дней.
12.11.Дополнительная рассылка документов Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области с пометкой "Для служебного пользования" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства или его заместителя по заявкам руководителей подразделений, их готовивших.
12.12.В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения информирует об этом непосредственное Руководство и заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства. При этом в установленном порядке проводится служебная проверка.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются заместителем Председателя Правительства - руководителем аппарата Правительства и передаются для архивного хранения в отдел документационного обеспечения.
12.13.При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.
12.14.За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
13.ОБЩИЙ ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ МАШИНОПИСНЫХ
И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
Машинописные работы
13.1.В Аппарате печатаются только документы служебного характера.
13.2.Документы печатаются средствами компьютерной техники как на материально-технической базе отдела документационного обеспечения, так и в структурных подразделениях Аппарата.
13.3.Все документы в отделе документационного обеспечения печатаются в порядке их поступления.
Срочные документы печатаются незамедлительно. Срочность печатания документов определяется руководителями подразделений по согласованию с начальником отдела документационного обеспечения.
Документы, сданные в работу после 17 часов, печатаются, как правило, на следующий день.
13.4.Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цвета. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
В случае, если документ первоначально готовился в исполнительном органе или структурном подразделении Аппарата с использованием компьютерной техники, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа.
Печатание документов под диктовку в отделе документационного обеспечения не производится.
Заказ на печатание в отделе документационного обеспечения фиксируется в специальном журнале.
13.5.Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.
13.6.Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются лично исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена.
Копировально-множительные работы
13.7.Выполнение копировально-множительных работ в Аппарате производится централизованно в отделе документационного обеспечения, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях. Копированию и размножению подлежат только документы служебного характера.
13.8.В отделе документационного обеспечения копируются служебные документы по заказам сотрудников Аппарата. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный в журнале установленной формы.
13.9.Документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат А3.
13.10.Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями подразделений и согласовывается с начальником отдела документационного обеспечения.
13.11.Запрещается копирование корреспонденций с журналов и газет, рукописных листов и правленых рукой машинописных материалов, т.е. не имеющих окончательного документального оформления, а также документов с пометкой "Размножению не подлежит" или другими аналогичными записями.
Брошюровку размноженного документа осуществляет подразделение-заказчик.
13.12.Документы, находящиеся на временном хранении в отделе документационного обеспечения, а также материалы из архивных дел копируются с разрешения заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства или начальника отдела документационного обеспечения.
13.13.Сотрудники отдела документационного обеспечения, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику.
13.14.На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах подразделений. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель подразделения, в котором установлен копировальный аппарат.
14.ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
14.1.Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, а также Аппарата, производится по разрешению заместителя Председателя Правительства - руководителя аппарата Правительства.
Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписей определяется самими должностными лицами.
14.2.Заявки на изготовление печатей и штампов вместе с их эскизами передаются на согласование заместителю руководителя аппарата Правительства. Реализация заказа на изготовление печатей и штампов осуществляется управлением обеспечения деятельности Аппарата.
14.3.Все изготовленные печати и штампы учитываются в отделе документационного обеспечения в специальном журнале и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.
Печати с воспроизведением герба Рязанской области изготавливаются в двух экземплярах (основная и ее дубликат) в соответствии с Законом Рязанской области "О гербе Рязанской области" от 06.08.1997 N 34 (в ред. Законов Рязанской области от 24.06.1998 N 101, от 09.04.2008 N 36-ОЗ). Основная печать хранится у начальника отдела документационного обеспечения, дубликат - у начальника управления бухгалтерского учета и контроля. Использование указанных печатей осуществляют перечисленные должностные лица в соответствии с собственными должностными полномочиями и обязанностями.
14.4.Печати с изображением герба Рязанской области ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которых ставится печать с воспроизведением герба Рязанской области, приведен в приложении N 28. Простые круглые мастичные печати (без изображения гербовой символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи должностных лиц при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.
14.5.Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность заместитель Председателя Правительства - руководитель аппарата Правительства.
14.6.Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в отдел документационного обеспечения, где они уничтожаются по акту.
14.7.Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений, их использующих.
14.8.Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в отдел документационного обеспечения, или они должны быть переданы по акту вместе с документами (делами) уполномоченному на то лицу.
14.9.Подпись не заверяется печатью, если этот реквизит должным образом не оформлен (отсутствует дата, расшифровка подписи и т.п.), а также если факт подписи должностного лица не зафиксирован в установленном порядке (документ не зарегистрирован).

• Главная
• Приложения
• 2008
• Сентябрь
• 26
• Приложение к Распоряжению от 26.09.2008 г № 522-Р