Приложение к Инструкции от 06.09.2004 г № Б/Н Правила
Правила заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольных форм (ркф)
┌─────────────────────┬─────────────────────────────────────────────────────┐ │ Реквизиты │ Комментарий по заполнению │ ├─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │Наименование вида до-│Заполняется в соответствии с наименованием вида доку-│ │кумента │мента │ ├─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │Автор (корреспондент)│При регистрации поступивших документов записывается│ │ │наименование организации, структурного подразделения│ │ │или должностного лица - автора документа. │ │ │При регистрации обращений граждан вводится имя, отче-│ │ │ство, фамилия и адрес заявителя. │ │ │При регистрации отправляемых документов записывается│ │ │наименование организации, структурного подразделения│ │ │или должностного лица - корреспондента. │ │ │При регистрации ответов на обращения граждан вводятся│ │ │их персональные данные. Допускается применение сокра-│ │ │щенного наименования организации. │ ├─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │Дата документа │В РКФ переносится дата, присвоенная документу органи-│ │ │зацией - автором документа. │ ├─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │Регистрационный номер│В РКФ переносится регистрационный номер документа,│ │документа │присвоенный организацией - автором документа. │ ├─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │Дата поступления │Переносится в РКФ из регистрационного штампа. │ ├─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │Индекс поступления │Переносится в РКФ из регистрационного штампа. │ ├─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │Заголовок к тексту │Переносится заголовок к тексту документа. При его от-│ │ │сутствии составляется аннотация. │ ├─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │Резолюция │В РКФ переносится с документа содержание поручения,│ │ │исполнитель (исполнители), автор и дата резолюции. │ ├─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │Срок исполнения │Проставляется индивидуальный срок, содержащийся в ре-│ │ │золюции, при его отсутствии - типовой срок. │ ├─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │Отметка об исполнении│В РКФ переносится регистрационный номер и дата со-│ │документа │зданного документа, ссылка на регистрационный ин-│ │ │декс и дату поступившего документа или краткая запись│ │ │решения вопроса по существу. │ ├─────────────────────┼─────────────────────────────────────────────────────┤ │Дело │В РКФ переносится индекс дела в соответствии с номен-│ │ │клатурой (индекс дела входит в состав регистрационно-│ │ │го номера документа). │ └─────────────────────┴─────────────────────────────────────────────────────┘