Приложение к Приказу от 05.12.2013 г № 1702 Инструкция

Инструкция по делопроизводству в министерстве здравоохранения рязанской области

1.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
1.1.Настоящая инструкция (далее - Инструкция) устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в министерстве здравоохранения Рязанской области (далее - Министерство).
Требования Инструкции нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы структурных подразделений министерства.
1.2.Инструкция разработана в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 08.11.2005 N 536, Инструкцией по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области от 26.09.2008 N 522-р.
1.3.Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения.
1.4.В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в делопроизводстве министерства: от создания документа или его поступления до отправки и списания в дело.
1.5.Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения министерства на основе единой технической политики и применения современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в структурных подразделениях министерства осуществляются отделом по обеспечению деятельности министерства, на который возложены функции по документационному обеспечению министерства.
1.6.Сотрудники министерства обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции.
2.ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В МИНИСТЕРСТВЕ
2.1.Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях министерства возлагается на их руководителей.
2.2.Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства в подразделении.
Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных регламентах, должностных инструкциях.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях министерства, возлагаются следующие основные функции:
- прием, учет и распределение поступающих в структурное подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов;
- передача документов на рассмотрение руководителю структурного подразделения и после вынесения соответствующей резолюции руководителя - исполнителю;
- учет исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
- контроль прохождения документов в структурном подразделении;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
- разработка номенклатуры дел структурного подразделения;
- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел постоянного хранения и дел по личному составу на архивное хранение в структурном подразделении;
- прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в структурном подразделении, и по электронной почте;
- организация использования в структурном подразделении средств копировальной техники;
- проведение инструктажа вновь принятых в структурное подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами, ознакомление сотрудников структурного подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
2.3.При смене руководителя структурного подразделения министерства в акте приема-передачи дел отражаются наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве.
2.4.При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все не исполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику.
В случае увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.
2.5.В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их по акту правопреемнику (родственному структурному подразделению), независимо от сроков их хранения.
2.6.Передача документов или их копий сторонним организациям происходит с разрешения руководства министерства.
2.7.Сотрудники министерства несут ответственность за невыполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.
При утрате документов руководитель структурного подразделения обязан назначить служебное расследование, о результатах которого информирует руководителя министерства и отдел по организации деятельности министерства.
2.8.Переписка между структурными подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
3.ДОКУМЕНТАЦИЯ МИНИСТЕРСТВА
3.1.Документ, оформляемый на бланке, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения.
3.2.В министерстве применяются следующие бланки:
бланк письма министерства с продольным расположением реквизитов;
бланк приказа министерства с продольным расположением реквизитов;
бланк для резолюций руководства.
Бланки служебных документов изготавливаются на стандартных листах бумаги форматом А4 (210 x 297 мм), допускается использовать формат А6 (105 x 148 мм) для отдельных видов документов, например, бланки для резолюций.
Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля:
30 мм - левое,
10 мм - правое,
20 мм - верхнее,
20 мм - нижнее
3.3.Бланки не используются для подготовки докладных записок, справок, служебных записок, предназначенных для использования внутри министерства, а также для подготовки документов совместно с другими организациями.
3.4.Допускается использовать сетевой электронный вариант бланков непосредственно при подготовке конкретного документа на компьютере.
3.5.Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться сторонним организациям и лицам.
4.ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
4.1.Подготовка и оформление приказов министерства.
4.1.1.Проекты приказов подготавливаются структурными подразделениями министерства на основании поручений руководства либо в инициативном порядке. Приказы подписываются министром или лицом, его замещающим.
4.1.2.Проекты приказов по основной деятельности и приложения к ним визируются начальником отдела, подготовившего проект, начальниками отделов, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, заместителями министра, курирующими вопросы основной деятельности министерства, по которым вносится проект приказа, а также начальником юридического отдела.
4.1.3.Проекты приказов печатаются на бланках установленной формы.
Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, кадровым вопросам нумеруются отдельно.
4.1.4.Приказ имеет следующие реквизиты (приложение N 1):
Герб Рязанской области помещается на бланках документов в соответствии с Законом Рязанской области "О гербе Рязанской области";
Наименование организации указывается в соответствии с Положением о Министерстве;
Наименование вида документа - приказ;
Дата и номер - дата оформляется словесно-цифровым способом; номер состоит из знака "N" и порядкового номера приказа, например, 20 октября 2013 г. N 157;
Заголовок - должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру;
Текст - отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом N 14.
Текст приказа может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение" и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указываются наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.
В приказах изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.
Преамбула в проектах приказов завершается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами с начала строки в разрядку.
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...";
Визы - включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и даты. Визы проставляются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра приказа;
Подпись - состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия).
4.1.5.Приказы, издаваемые совместно с другими организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 x 297 мм).
При оформлении совместного приказа:
наименование исполнительных органов власти располагаются на одном уровне;
наименование вида документа - приказ - располагается на одном уровне;
дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи, располагается центрованно;
регистрационный номер приказа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляется через косую черту в порядке указания авторов в документе;
текст излагается от первого лица множественного числа - "приказываем";
подписи руководителей - располагаются ниже текста на одном уровне.
4.2.Оформление реквизитов в процессе подготовки служебных документов.
4.2.1.Служебные письма (приложение N 2) готовятся как:
- ответы о выполнении поручений федеральных органов государственной власти; Губернатора; Вице-губернатора; Председателя Правительства; заместителя Губернатора, руководителя аппарата Губернатора и Правительства или заместителя Председателя Правительства области;
- исполнение поручений руководства по рассмотрению обращений граждан;
- сопроводительные письма к проектам законодательных актов области и нормативных правовых актов Правительства Рязанской области;
- ответы на запросы различных организаций, предприятий, учреждений и частных лиц;
- инициативные письма.
4.2.2.Сроки подготовки ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителей на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.
4.2.3.Документ, оформляемый на бланке письма, должен иметь установленный комплекс обязательных реквизитов с соблюдением порядка их расположения:
Герб Рязанской области;
Наименование организации;
Код министерства проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО);
ОГРН министерства - основной государственный регистрационный номер - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
ИНН/КПП министерства - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты, сайта в Интернете и др.);
Почтовый адрес - это адрес фактического расположения организации. Почтовый адрес указывается в порядке, предусмотренном действующими Правилами оказания услуг почтовой связи: название улицы, номер дома, город, код (почтовый индекс).
Например: ул. Ленинского Комсомола, д. 7, Рязань, 390030;
Датой документа является дата его подписания (распоряжение, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, если другой порядок не установлен специально. Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться, а на срочных документах указываться также время его подготовки и представления на подписание (согласование) руководителю.
Способ написания даты зависит от характера документа: в документах, содержащих сведения финансового характера, в распорядительных документах используется словесно-цифровой способ оформления даты (12 мая 2013 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (28.10.2013).
Если порядковый номер дня месяца состоит из одной цифры, то при любом способе оформления даты перед цифрой, обозначающей день месяца, ставится ноль (5 июля 2013 г. или 05.07.2013).
Место проставления даты в документе зависит от наличия бланка и вида документа;
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при регистрации, содержит порядковый номер документа, который можно дополнять исходя из информационных потребностей индексом дела по номенклатуре дел, и др.
Например: 375/16.
Место проставления регистрационного номера определяется в бланке и зависит от вида документа.
Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа, проставляемых каждой из этих организаций через косую черту или отдельно в порядке указания авторов в документе;
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ и используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос (например, в ответных письмах);
Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне, и конфиденциальной информации;
Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Российская академия
государственной службы при
Президенте Российской Федерации
или Рязанская областная Дума
Комитет по бюджету и налогам
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и структурного подразделения указывается в именительном, а должность и фамилия - в дательном падеже.
Например:
Министерство образования
Рязанской области
начальнику отдела
организационной работы и кадров
И.О.ФАМИЛИЯ
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Начальнику ГУ "Рязанский областной
центр по гидрометеорологии и
мониторингу окружающей среды"
И.О.ФАМИЛИЯ
Инициалы и фамилия отделяются 1,5 межстрочного интервала от предыдущей части реквизита "Адресат" и печатаются полужирным шрифтом.
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Администрации муниципальных
образований Рязанской области
Наименование учреждения (организации) - адресата документа указывается в полном соответствии с положением о нем.
Сокращенное наименование применяется в случаях, когда оно официально разрешено и рекомендовано для данного вида документа.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список рассылки и на каждом документе проставляется только один адресат.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых постоянным адресатам: в органы государственной власти Российской Федерации, исполнительные органы государственной власти области, муниципальные образования муниципальных районов и городских округов области.
Почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной действующими Правилами оказания услуг почтовой связи:
- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или фамилии, инициалы для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
- название района;
- название республики, края, области, автономного округа (области);
- название страны (для международных почтовых отправлений);
- код (почтовый индекс).
Например:
Редакция газеты "Рязанские ведомости"
ул. Горького, д. 14, Рязань,
390023
или Ивановой А.И.
ул. Ленина, д. 37, корп. 1,
кв. 43, Рязань, 390000
Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируется составителем документа. Заголовок должен иметь длину строки не более 40 печатных знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка печатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 3 - 4 межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится. Если заголовок содержит более 150 печатных знаков, то его строки допускается продлевать до границы правого поля. Заголовок должен отвечать на вопросы: "О чем?" ("О ком?"), "Чего?" (Кого?), например:
О выполнении Перечня поручений Президента РФ
Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста которых не превышает одного абзаца. Не имеют заголовков распоряжения.
Заголовок составляет автор документа.
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.
При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка и виду документа.
Не допускаются произвольные сокращения, кроме общепринятых наименований учреждений и организаций, отдельных слов.
Содержание документа может быть представлено в форме связного текста, анкеты, таблицы или содержания этих форм.
Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы.
Отметка о наличии приложений, названных в тексте письма, оформляется по следующей форме:
Приложение: на 14 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте письма не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
Приложения:
1.Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.
2.Смета расходов на 5 л. в 3 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росздравнадзора от 14.06.2013 N 02-4-156 и приложение к нему, всего на 12 л.
Если приложения к письму сброшюрованы, то указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет.
Например:
Приложение: в 2 экз.
или
Приложение: Техническое задание на проведение капитального ремонта главного лечебного корпуса ГБУ РО "ОККД" в рамках долгосрочной целевой программы "Модернизация здравоохранения Рязанской области на 2011 - 2012 годы" в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера: Приложение N 1, Приложение N 2 и т.д.
При большом количестве приложений на них составляется отдельная опись, а в самом документе после текста указывается:
Приложение: согласно описи на __ л.