Постановление от 16.05.2013 г № 606

Об утверждении Административного регламента по предоставлению муниципальной услуги «Выдача в установленном порядке архивных копий, архивных документов»

В УСТАНОВЛЕННОМ ПОРЯДКЕ АРХИВНЫХ КОПИЙ, АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ"
В соответствии с Федеральным законом от 27.07.2010 N 210 "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг" администрация Спасского района постановляет:
1.Утвердить прилагаемый Административный регламент оказания муниципальной услуги "Выдача в установленном порядке архивных копий, архивных документов".
2.Сектору архива администрации Спасского района (Кочанова Т.И.) организовать работу в соответствии с требованиями утвержденного Административного регламента.
3.Опубликовать настоящее постановление в "Информационном бюллетене Спасского района" и на официальном сайте администрации.
4.Настоящее постановление вступает в силу с момента его опубликования.
5.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на начальника сектора архива администрации муниципального образования - Спасский муниципальный район Кочанову Т.И.
Глава администрации района
В.А.МЕЩЕРЯКОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ - ВЫДАЧА В УСТАНОВЛЕННОМ
ПОРЯДКЕ АРХИВНЫХ КОПИЙ, АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Раздел 1.Общие положения
1.1.Административный регламент по оказанию муниципальной услуги - выдача в установленном порядке архивных копий, архивных документов (далее - Регламент) разработан в целях повышения качества исполнения и доступности результата оказания муниципальной услуги "Выдача в установленном порядке архивных копий, архивных документов" (далее - муниципальная услуга), создания комфортных условий для получателей муниципальной услуги, определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при оказании муниципальной услуги.
1.2.В настоящем Административном регламенте применяются следующие понятия:
муниципальная услуга, предоставляемая органом местного самоуправления (далее - муниципальная услуга), - деятельность по реализации функций органа местного самоуправления, которая осуществляется по запросам заявителей в пределах полномочий органа, предоставляющего муниципальные услуги, по решению вопросов местного значения, установленных в соответствии с Федеральным законом от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и Уставом муниципального образования;
заявители - физическое или юридическое лицо (за исключением государственных органов и их территориальных органов, органов государственных внебюджетных фондов и их территориальных органов, органов местного самоуправления) либо их уполномоченные представители, обратившиеся в орган, предоставляющий государственные услуги, или в орган, предоставляющий муниципальные услуги, либо в организации, предоставляющие государственные и (или) муниципальные услуги с запросом о предоставлении государственной или муниципальной услуги, выраженным в устной, письменной или электронной форме;
административный регламент - нормативный правовой акт, устанавливающий порядок предоставления государственной или муниципальной услуги.
1.3.Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги приведены в разделе 2 "Стандарт предоставления муниципальной услуги" Административного регламента.
Раздел 2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
Муниципальная услуга, предоставление которой регулируется настоящим Административным регламентом, именуется "Выдача в установленном порядке архивных документов, архивных копий".
2.2.Наименование структурного подразделения администрации
Спасского района, предоставляющего муниципальную услугу,
а также юридических лиц, участвующих в предоставлении
муниципальной услуги
2.2.1.Предоставление муниципальной услуги "Выдача в установленном порядке архивных копий, архивных документов" осуществляется по заявлениям юридических и физических лиц сектором архива администрации Спасского района (далее - Сектор) либо через многофункциональный центр (в соответствии с заключенным в установленном Правительством Российской Федерации порядке соглашением о взаимодействии) с запросом о предоставлении государственной или муниципальной услуги, выраженным в устной, письменной или электронной форме.
2.3.Результат предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача заявителю документов:
а) архивная справка - документ, составленный на бланке Сектора и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
б) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
в) архивная выписка - документ архива, составленный на бланке Сектора, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
г) информационное письмо - письмо, составленное на бланке Сектора по запросу получателя муниципальной услуги, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенному вопросу, теме, об отсутствии сведений или мотивированный отказ в выдаче запрашиваемых документов, рекомендацию обратиться в другой архив, организацию, учреждение (с указанием адреса, контактных телефонов), где может находиться необходимая заявителю информация;
д) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу получателя муниципальной услуги;
е) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный Сектором по запросу получателя муниципальной услуги.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги
2.4.1.Срок предоставления архивной справки, информационного письма, тематического перечня архивных документов, тематической подборки копий архивных документов составляет 30 календарных дней, исчисляемых со дня обращения заявителя в уполномоченную организацию. Срок предоставления архивной копии и архивной выписки составляет 15 календарных дней, исчисляемых со дня обращения заявителя в уполномоченную организацию.
2.4.2.При направлении заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, по почте срок предоставления муниципальной услуги исчисляется со дня поступления в уполномоченную организацию заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (по дате регистрации).
2.4.3.В случаях, когда для исполнения заявления требуются дополнительные сведения, срок исполнения может быть продлен, но не более чем на 30 календарных дней. Заявитель об этом уведомляется в обязательном порядке.
2.4.4.Результат предоставления муниципальной услуги выдается или направляется заявителю уполномоченной организацией в течение 3 (трех) рабочих дней со дня подписания.
2.5.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
Конституция Российской Федерации;
Федеральный закон от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации";
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Федеральный закон от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации";
Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне";
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
Указ Президента Российской Федерации от 24.01.1998 N 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне";
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;
Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 21.05.2009 N 271 "Об утверждении Административного регламента по предоставлению Федеральным архивным агентством государственной услуги "Организация информационного обеспечения граждан, органов государственной власти, местного самоуправления, организаций и общественных объединений на основе документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов";
Устав муниципального образования - Спасский муниципальный район (с изм. и доп. от 25.03.2010 N 1/5);
Постановление главы администрации муниципального образования - Спасский муниципальный район от 25.05.2011 N 452 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения органами местного самоуправления Спасского муниципального района административных регламентов предоставления муниципальных услуг";
Положение о секторе архива администрации муниципального образования - Спасский муниципальный район.
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательством или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги
2.6.1.Для получения муниципальной услуги заявителем - физическим лицом представляются следующие документы:
- письменное заявление;
- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);
- при запросе информации, содержащей персональные данные о третьих лицах, - документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность), и доверенность от третьих лиц или документы, удостоверяющие права законных представителей несовершеннолетних, а также лиц, признанных судом недееспособными.
В целях ускорения оказания муниципальной услуги могут быть представлены:
- копия трудовой книжки (при рассмотрении заявлений, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, специальности, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с пенсионным законодательством Российской Федерации);
- копии нотариальных документов, ордеров на получение жилья, свидетельств о смерти наследодателя, завещаний наследодателя на имя заявителя или документов, подтверждающих его родство с наследодателем, свидетельств о рождении, о заключении или расторжении брака, перемене имени или фамилии, усыновлении, установлении отцовства и т.д.), представление которых необходимо для осуществления поиска нужной заявителю информации.
2.6.2.Для получения муниципальной услуги заявителем - юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем представляются следующие документы:
- заявление на бланке организации за подписью руководителя;
- документы, удостоверяющие личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;
- копии документов, имеющие непосредственное отношение к заявителю и обеспечивающие поиск нужной ему информации.
2.6.3.В случае направления заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги по почте, к заявлению дополнительно прикладываются:
- копия документа, удостоверяющего личность (для физических лиц), заверенная в установленном порядке;
- копии документа, удостоверяющего личность, и документа, подтверждающего полномочия (для юридических лиц), заверенные в установленном порядке.
2.6.4.Документы, представляемые заявителем, должны соответствовать следующим требованиям:
а) заявление составлено в единственном экземпляре-подлиннике и подписано заявителем. Заявление может быть заполнено от руки синими или черными чернилами либо машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств. В заявлении указываются следующие обязательные характеристики:
- точные сведения запрашиваемой информации;
- цель получения информации;
- реквизиты лица, заинтересованного в предоставлении информации (фамилия, имя, отчество физического лица либо полное наименование юридического лица);
- адрес постоянного места жительства или преимущественного пребывания для физических лиц либо юридический адрес заявителя;
- количество экземпляров запрашиваемой информации;
- способ получения информации (в случае необходимости доставки по почте указывается почтовый адрес доставки);
- подпись заявителя (в случае, если заявление оформлено машинописным способом, заявитель разборчиво от руки указывает свои фамилию, имя, отчество (полностью);
б) полномочия представителя оформлены в установленном порядке;
в) тексты документов написаны разборчиво;
г) фамилия, имя, отчество (наименование) заявителя, адрес его места жительства (места нахождения), телефон (если имеется) написаны полностью;
д) в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;
е) документы не исполнены карандашом;
ж) представляемые документы не должны содержать разночтений.
Представленное заявление и копии документов после предоставления муниципальной услуги остаются в уполномоченной организации и заявителю не возвращаются.
2.6.5.По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления муниципальной услуги.
2.7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, нормативными правовыми актами не предусмотрены.
2.8.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.8.1.Отсутствие документов в Секторе архива по запрашиваемой информации.
2.8.2.С заявлением обратилось неуполномоченное лицо.
2.8.3.Представление заявителем недостоверных сведений, по которым невозможно разыскать необходимую ему информацию.
2.8.4.Плохое физическое состояние архивных документов.
2.8.5.Ограничения на использование архивных документов, установленные действующим законодательством.
2.8.6.Уличение заявителей в порче документов.
2.8.7.Представление документов, содержащих врачебные тайны, а также другие охраняемые законами права и интересы граждан.
2.8.8.Оформление ненадлежащим образом заявления и (или) невозможность установить, какая именно информация запрашивается.
2.8.9.Непредставление документов, перечисленных в пунктах 2.6.1, 2.6.2.
2.9.Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами
Российской Федерации, нормативными правовыми актами
субъектов Российской Федерации, муниципальными
правовыми актами
Взимание платы за предоставление муниципальной услуги нормативными правовыми актами не предусмотрено.
2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
Срок ожидания заявителями в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги не должен превышать 15 минут.
2.11.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги
Максимальный срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 30 минут.
2.12.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения заявлений о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами заполнения заявлений и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.12.1.Информация о местах нахождения и графике работы Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, об уполномоченной организации, а также о других органах и организациях, обращение в которые необходимо для выполнения (получения) муниципальной услуги, размещена на официальном сайте администрации Спасского района в сети Интернет.
2.12.2.Прием заявителей осуществляется в рабочем кабинете Сектора архива.
2.12.3.Места для ожидания оборудуются стульями, столами для возможности оформления запросов, обеспечиваются образцами заполнения документов и письменными принадлежностями.
2.12.4.В местах ожидания располагается информация, необходимая для получения муниципальной услуги:
а) срок предоставления муниципальной услуги и сроки выполнения отдельных административных действий;
б) форма заявлений о предоставлении муниципальной услуги;
в) перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и предъявляемые к ним требования;
г) перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
д) информация о платности (бесплатности) предоставления муниципальной услуги;
е) извлечения из настоящего Административного регламента;
ж) почтовые адреса, телефоны муниципальных архивов Рязанской области.
2.13.Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги
2.13.1.Информация о порядке оказания муниципальной услуги предоставляется:
непосредственно в Секторе архива;
непосредственно в уполномоченной организации;
с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, вычислительной и электронной техники;
посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр, буклетов и т.д.).
2.13.2.Сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресе электронной почты администрации Спасского района и Сектора архива приводятся в приложении N 1 к Административному регламенту и размещаются на интернет-сайте администрации Спасского района, на информационном стенде Сектора.
2.13.3.Информация об оказании муниципальной услуги сообщается по номерам телефонов для справок (консультаций), а также размещается в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), на информационных стендах Отдела, уполномоченной организации, публикуется в средствах массовой информации.
2.13.4.На информационных стендах в помещении, предназначенном для приема документов для предоставления муниципальной услуги, и интернет-сайтах администрации Спасского района и уполномоченной организации размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию муниципальной услуги;
- текст настоящего Административного регламента с приложениями (полная версия на интернет-сайте и извлечения, включая формы заявлений, на информационных стендах);
- блок-схема и краткое описание порядка выполнения муниципальной услуги;
- перечень административных процедур;
- перечни документов, необходимых для принятия решения, и требования, предъявляемые к этим документам;
- образцы оформления документов, необходимых для оказания муниципальной услуги, и требования к ним;
- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса интернет-сайтов и электронной почты органов, в которых заявители могут получить документы, необходимые для принятия решения;
- схема размещения должностных лиц и режим приема ими граждан;
- основания отказа в принятии решения;
- порядок информирования о ходе выполнения муниципальной услуги;
- порядок получения консультаций;
- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, оказывающих муниципальную услугу.
2.13.5.При ответах на телефонные звонки и устные обращения должностные лица подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Для обеспечения высоких стандартов качества работы должностных лиц уполномоченной организации ведется запись телефонных разговоров.
Время разговора не должно превышать 10 минут.
При невозможности должностного лица, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы, телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.13.6.Информирование о ходе оказания муниципальной услуги осуществляется должностными лицами при личном контакте с заявителями, с использованием средств сети Интернет, почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты.
Заявители, представившие в Сектор или в уполномоченную организацию документы для предоставления муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются должностными лицами:
- о сроке завершения оформления документов и возможности их получения.
2.13.7.Информация об отказе в предоставлении муниципальной услуги направляется заявителю заказным письмом и дублируется по телефону или электронной почте, указанным в заявлении (при наличии соответствующих данных в заявлении).
2.13.8.Информация о сроке завершения оформления документов и возможности их получения заявителю сообщается при подаче документов, а в случае сокращения срока - по указанному в заявлении телефону и/или адресу электронной почты.
2.13.9.В любое время с момента приема документов на оформление решения заявитель имеет право на получение сведений об оказании муниципальной услуги при помощи телефона, средств сети Интернет, электронной почты или посредством личного посещения уполномоченной организации.
2.13.10.Для получения сведений о предоставлении муниципальной услуги заявителем указываются (называются) дата и входящий номер, проставляемые в расписке при подаче документов. Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе (в процессе выполнения какой административной процедуры) оформления документов находится представленный им пакет документов по телефону.
2.13.11.Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги оказываются должностными лицами Сектора и уполномоченной организации.
2.13.12.Консультации предоставляются по следующим вопросам:
- необходимого перечня документов, представленных для оказания муниципальной услуги, комплектности (достаточности) представленных документов;
- источников получения документов, необходимых для оказания муниципальной услуги (орган, организация и их местонахождение);
- времени приема и выдачи документов;
- сроков оказания муниципальной услуги;
- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе оказания муниципальной услуги.
2.13.13.Консультации предоставляются при личном обращении, посредством интернет-сайта, телефона или электронной почты.
Консультации общего характера (о местонахождении, графике работы, требуемых документах) могут предоставляться с использованием средств автоинформирования. При автоинформировании уполномоченной организацией обеспечивается круглосуточное предоставление справочной информации.
2.13.14.Консультирование заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
2.13.15.При консультировании заявителей по электронной почте, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, ответ должен быть направлен в течение 5 дней, исчисляемых со дня, следующего за днем поступления соответствующего запроса.
2.14.Показатели доступности и качества муниципальных услуг
2.14.1.Показателями доступности муниципальной услуги являются:
а) транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги;
б) обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;
в) размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги в Едином портале государственных и муниципальных услуг.
2.14.2.Показателями качества муниципальной услуги являются:
а) соблюдение срока предоставления муниципальной услуги;
б) соблюдение сроков ожидания в очереди при подаче и получении документов;
в) отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решения, действия (бездействие), принятые и осуществленные при предоставлении муниципальной услуги.
Раздел 3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур
3.1.Состав, последовательность и сроки исполнения административных процедур
3.1.1.Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в приложении N 2 к Административному регламенту.
3.1.2.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
а) прием и регистрация документов заявителя;
б) подготовка и оформление результата предоставления муниципальной услуги;
в) выдача результата предоставления муниципальной услуги.
3.2.Прием и регистрация документов заявителя
3.2.1.При получении муниципальной услуги заявитель обращается в Сектор архива или уполномоченную организацию с заявлением и документами, необходимыми для предоставления муниципальной услуги, что является основанием для начала административной процедуры.
3.2.2.Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов:
а) устанавливает предмет обращения;
б) проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя, в случае если заявление представлено заявителем при личном обращении;
в) проверяет полномочия представителя заявителя физического или юридического лица действовать от имени физического или юридического лица;
г) проверяет наличие документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
д) проверяет соответствие представленных документов установленным требованиям, указанным настоящим Административным регламентом;
е) помогает заполнить заявление;
ж) регистрирует заявление в Журнале регистрации.
3.2.3.Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, вносит в журнал регистрации заявлений запись о приеме документов, указывает:
- порядковый номер записи;
- дату и время приема с точностью до минуты;
- общее количество документов и общее число листов в документах;
- данные о заявителе;
- цель обращения заявителя;
- свои фамилию и инициалы.
Регистрация может происходить автоматически посредством электронной техники.
3.2.4.Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов, оформляет расписку о приеме документов в 2-х экземплярах. Первый экземпляр выдается заявителю, второй экземпляр направляется в дело.
3.3.Подготовка и оформление результата предоставления муниципальной услуги
3.3.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления с необходимыми документами в Сектор архива.
3.3.2.Заявление в Сектор может поступить одним из следующих способов: из уполномоченной организации, по почте, из администрации Спасского района (в случае адресования его администрации Спасского района).
3.3.3.При поступлении заявления в Сектор из уполномоченной организации должностное лицо Сектора изучает содержание заявления, определяет право заявителя на получение муниципальной услуги, проводит первичную проверку представленных документов, проверяет правильность и четкость изложенных в заявлении сведений, регистрирует его в базе данных.
3.3.4.Все зарегистрированные заявления передаются начальнику Сектора в день приема (получения) для проставления резолюции. Результаты рассмотрения начальником Сектора излагаются в резолюции, которая проставляется на заявлении и содержит: срок исполнения (если он отличается от установленного для заявлений, исполняемых на общих основаниях), конкретные действия по исполнению заявлений (номера фондов, указание в заявлении дополнительных сведений, о пересылке в другое архивное учреждение и т.д.), фамилию исполнителя, особые отметки (о постановке на особый контроль и о снятии с контроля), подпись автора резолюции, дату резолюции. Проставление резолюции на одном заявлении не должно превышать 10 минут.
3.3.5.Начальник Сектора после проставления резолюций возвращает заявления должностному лицу Сектора, ответственному за делопроизводство, для внесения текстов резолюций в базу данных и передачи заявлений должностным лицам Сектора для исполнения.
3.3.6.Заявление с резолюцией начальника Сектора передается на исполнение должностному лицу, указанному в резолюции, в течение одного рабочего дня.
3.3.7.Рассмотрение заявления осуществляется по справочно-информационному материалу и документам, находящимся на хранении в Секторе, в сроки, указанные в резолюции.
3.3.8.Должностное лицо Сектора, получив заявление для исполнения, проставляет на нем отметку о получении в левой нижней части документа (личная подпись и дата получения), осуществляет проверку представленных заявителем документов на предмет полноты и достоверности сведений о заявителе, соответствия запрашиваемого документа цели, указанной заявителем.
3.3.9.По результатам рассмотрения документов и проверки представленных заявителем сведений должностное лицо Сектора определяет наличие либо отсутствие у заявителя права на получение муниципальной услуги, после чего приступает к составлению непрофильного запроса на исполнение в другие организации или подготовке ответа.
3.3.10.Если в Секторе отсутствуют документы и сведения по теме заявления, но известно место нахождения документов, заявление пересылается в другую организацию.
3.3.11.Должностное лицо Сектора готовит сопроводительное письмо к заявлению и уведомление заявителю об отсутствии документов в архиве и пересылке заявления на исполнение в другую организацию.
3.3.12.С заявления снимается копия, которая остается в деле, а само заявление вместе с сопроводительным письмом пересылается в организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке заявления.
3.3.13.Если в Секторе отсутствуют документы и сведения по теме заявления, а предполагаемое местонахождение их неизвестно, заявителю направляется информационное письмо с мотивированным отказом в выдаче запрашиваемых документов в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента регистрации заявления.
3.3.14.Если в заявлении отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю в течение 5 дней с момента регистрации заявления направляется письмо с просьбой сообщить недостающую информацию.
3.3.15.Заявления, ожидающие дополнительных сведений, помещаются в специально выделенную папку. Начальник Сектора еженедельно просматривает указанную папку и в том случае, когда срок ожидания сведений превышает 2 месяца, заявления остаются без рассмотрения.
3.3.16.После получения ответа прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях. Полученный ответ передается исполнителю вместе с первым заявлением.
3.3.17.Подготовленные архивные копии и архивные выписки заверяются в соответствии с требованиями нормативов.
3.3.18.Подготовленные проекты архивной справки, архивной выписки, информационного письма, тематического перечня архивных документов поступают на проверку начальнику Сектора и в случае обнаружения ошибок возвращаются на доработку исполнителю. Доработанные архивные документы подписываются начальником Сектора и должностным лицом Сектора, ответственным за предоставление муниципальной услуги, заверяются гербовой печатью администрации Спасского района и передаются должностному лицу уполномоченной организации для направления заявителю или помещаются в папку "На выдачу" для передачи или направления заявителю (при получении заявления по почте или из администрации Спасского района).
3.3.19.В случае адресования запроса администрации Спасского района дело, сформированное из заявления и копии ответа на него, передается в администрацию Спасского района.
3.3.20.Сведения о дате исполнения муниципальной услуги, направлении ответа в уполномоченную организацию или заявителю по почте вносятся должностными лицами Сектора в базу данных.
3.3.21.Исполнение заявления считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах исполнения.
3.4.Выдача результата предоставления муниципальной услуги
3.4.1.Основанием для начала административной процедуры выдачи документов является поступление должностному лицу Сектора или уполномоченной организации, ответственному за выдачу документов, документов и личное обращение заявителя за получением документов.
3.4.2.Должностное лицо, ответственное за выдачу документов, может сообщить заявителю о принятом решении лично, по телефону или электронной почте.
3.4.3.Если заявитель не обратился в течение 3 (трех) рабочих дней с даты регистрации результата предоставления муниципальной услуги, лицо, ответственное за выдачу документов, направляет ему результат предоставления муниципальной услуги по почте по адресу, указанному в заявлении.
3.4.4.Должностное лицо, ответственное за выдачу документов, при выдаче документов заявителю:
- устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность;
- проверяет правомочность заявителя, в том числе полномочия представителя правообладателя действовать от его имени при получении документов;
- выясняет у заявителя номер, указанный в расписке о получении документов;
- находит дело по оказанию муниципальной услуги с распиской о получении документов, а также документами, подлежащими выдаче;
- делает запись в книге регистрации запросов заявителей и ответов на них;
- знакомит заявителя с перечнем выдаваемых документов (оглашает названия выдаваемых документов). Заявитель расписывается в получении выдаваемых документов в книге регистрации о получении документов;
- выдает документы заявителю.
3.4.5.Должностное лицо Сектора извещает по телефону заявителя об исполнении заявления (при получении Сектором заявления по почте или из администрации Спасского района).
3.4.6.Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и другие виды ответов выдаются заявителю при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, и документа, удостоверяющего личность.
3.4.7.По желанию заявителя ответ на его запрос, а также ответы на запросы, присланные по почте, высылаются должностным лицом Сектора по почте простыми письмами (при получении запроса по почте или из администрации Спасского района).
Раздел 4.Формы контроля за исполнением Административного регламента
4.1.Контроль за полнотой и качеством оказания муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, направленных на выявление и устранение нарушений прав получателей муниципальной услуги, а также рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения получателей муниципальной услуги, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) должностных лиц, осуществляющих предоставление муниципальной услуги.
4.2.Должностные лица, ответственные за оказание муниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение срока и порядка выполнения каждой административной процедуры, указанной в настоящем Административном регламенте.
Персональная ответственность должностных лиц закрепляется в их должностных инструкциях.
4.3.Текущий контроль за соблюдением последовательности действий, определенных административными процедурами, по предоставлению муниципальной услуги осуществляется должностными лицами администрации Спасского района или должностными лицами уполномоченной организации, ответственными за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги.
Должностное лицо, ответственное за прием документов, несет персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка приема документов, правильность внесения записи в журнал регистрации заявлений, оформление расписки.
Должностное лицо, ответственное за выдачу документов, несет персональную ответственность за соблюдение сроков и порядка выдачи документов, правильность заполнения книги учета выданных документов.
Должностные лица Сектора, участвующие в предоставлении муниципальной услуги, несут персональную ответственность за соблюдение сроков рассмотрения документов и их сохранность в период нахождения в Секторе.
Персональная ответственность должностных лиц администрации Спасского района или должностных лиц уполномоченной организации закрепляется в их должностных инструкциях в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.
4.4.Перечень должностных лиц, осуществляющих текущий контроль, устанавливается правовыми актами администрации Спасского района.
4.5.Текущий контроль осуществляется путем проведения должностным лицом, ответственным за организацию работы по предоставлению муниципальной услуги, проверок соблюдения и исполнения должностными лицами настоящего Административного регламента, нормативных правовых актов Российской Федерации.
Периодичность осуществления текущего контроля устанавливается главой администрации Спасского района или уполномоченным должностным лицом администрации Спасского района.
4.6.Администрация Спасского района организует и осуществляет контроль за оказанием муниципальной услуги Сектором и уполномоченной организацией.
По результатам проведенных проверок в случае выявления нарушений прав заявителей осуществляется привлечение виновных лиц к ответственности в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации.
4.7.Проверки полноты и качества предоставления муниципальной услуги проводятся на основании правовых актов администрации Спасского района.
Проверки являются плановыми (осуществляются на основании полугодовых или годовых планов работы администрации Спасского района) и внеплановыми. При проверке рассматриваются все вопросы, связанные с предоставлением муниципальной услуги (комплексные проверки), или порядок проведения отдельных административных процедур (этапные проверки). Проверка проводится и по конкретной жалобе заявителя.
Раздел 5.Досудебное (внесудебное) обжалование заявителем решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, или муниципального служащего
5.1.Заявитель имеет право на досудебное (внесудебное) обжалование решений и действий (бездействия) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, или муниципального служащего в следующих случаях:
1) нарушение срока регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги;
2) нарушение срока предоставления муниципальной услуги;
3) требование у заявителя документов, не предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Рязанской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги;
4) отказ в приеме документов, представление которых предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Рязанской области, муниципальными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги, у заявителя;
5) отказ в предоставлении муниципальной услуги, если основания отказа не предусмотрены федеральными законами и принятыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Рязанской области, муниципальными правовыми актами;
6) затребование с заявителя при предоставлении муниципальной услуги платы, не предусмотренной нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Рязанской области, муниципальными правовыми актами;
7) отказ органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в исправлении допущенных опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах либо нарушение установленного срока таких исправлений.
5.2.Общие требования к порядку подачи и рассмотрения жалобы.
5.2.1.Жалоба подается в письменной форме на бумажном носителе или в электронной форме в орган, предоставляющий муниципальную услугу. Жалобы на решения, принятые главой администрации Спасского района, рассматриваются непосредственно главой администрации района (далее - лицо, наделенное полномочиями по рассмотрению жалоб).
5.2.2.Жалоба может быть направлена по почте, через уполномоченную организацию с использованием информационно-телекоммуникационной сети Интернет, официального сайта администрации Спасского района в сети Интернет, Единого портала государственных и муниципальных услуг, а также может быть принята при личном приеме заявителя.
5.2.3.Жалоба должна содержать:
1) наименование органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего, решения и действия (бездействие) которых обжалуются;
2) фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), сведения о месте жительства заявителя - физического лица либо наименование, сведения о месте нахождения заявителя - юридического лица, а также номер (номера) контактного телефона, адрес (адреса) электронной почты (при наличии) и почтовый адрес, по которым должен быть направлен ответ заявителю;
3) сведения об обжалуемых решениях и действиях (бездействии) органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего;
4) доводы, на основании которых заявитель не согласен с решением и действием (бездействием) органа, предоставляющего муниципальную услугу, либо муниципального служащего. Заявителем могут быть представлены документы (при наличии), подтверждающие доводы заявителя, либо их копии.
5.2.4.Жалоба, поступившая в орган, предоставляющий муниципальную услугу, подлежит рассмотрению должностным лицом, наделенным полномочиями по рассмотрению жалоб, в течение 15 рабочих дней со дня ее регистрации, а в случае обжалования отказа органа, предоставляющего муниципальную услугу, должностного лица органа, предоставляющего муниципальную услугу, в приеме документов у заявителя либо в исправлении допущенных опечаток и ошибок или в случае обжалования нарушения установленного срока таких исправлений - в течение пяти рабочих дней со дня ее регистрации.
5.2.5.По результатам рассмотрения жалобы орган, предоставляющий муниципальную услугу, принимает одно из следующих решений:
1) удовлетворяет жалобу, в том числе в форме отмены принятого решения, исправления допущенных органом, предоставляющим муниципальную услугу, опечаток и ошибок в выданных в результате предоставления муниципальной услуги документах, возврата заявителю денежных средств, взимание которых не предусмотрено нормативными правовыми актами Российской Федерации, нормативными правовыми актами Рязанской области, муниципальными правовыми актами, а также в иных формах;
2) отказывает в удовлетворении жалобы.
5.2.6.Жалоба заявителя не рассматривается в следующих случаях:
- отсутствие сведений об обжалуемых действиях (бездействии) и решении (в чем выразилось, кем принято), о фамилии заявителя, почтовом адресе или адресе электронной почты, по которому должен быть направлен ответ;
- отсутствие подписи заявителя;
- если предметом жалобы является решение, принятое в судебном порядке;
- содержание нецензурных либо оскорбительных выражений, угрозы жизни, здоровью и имуществу работника сектора архива, а также членов его семьи;
- текст письменной жалобы не поддается прочтению;
- если в жалобе содержится вопрос, на который заявителю многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми жалобами, и при этом не приводятся новые доводы и обстоятельства.
5.2.7.Не позднее дня, следующего за днем принятия решения, указанного в пункте 5.2.5 Административного регламента, заявителю в письменной форме и по желанию заявителя в электронной форме направляется мотивированный ответ о результатах рассмотрения жалобы.
5.2.8.Заявитель вправе в порядке, установленном законодательством о гражданском судопроизводстве, обратиться в суд за защитой нарушенных или оспариваемых прав и законных интересов, связанных с действиями (бездействием) должностных лиц сектора архива при исполнении ими требований настоящего Регламента.
Порядок подачи, порядок рассмотрения и порядок разрешения жалоб, направляемых в суды, определяются законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.