Постановление от 27.05.2011 г № 2317
Об утверждении административного регламента предоставления муниципальной услуги «Выдача в установленном порядке архивных документов, архивных копий»
В целях повышения эффективности и качества деятельности администрации города Рязани, в соответствии с Постановлением администрации города Рязани от 23.07.2010 N 3121 "Об утверждении Реестра (перечня) муниципальных услуг (работ) муниципального образования - городской округ город Рязань", Постановлением администрации города Рязани от 30.11.2010 N 5641 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг администрацией города Рязани", руководствуясь статьями 39, 41 Устава муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, администрация города Рязани постановляет:
1.Утвердить прилагаемый административный регламент предоставления муниципальной услуги "Выдача в установленном порядке архивных документов, архивных копий".
2.Отделу муниципального архива аппарата администрации города Рязани (Кузнецова З.В.) обеспечить размещение административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача в установленном порядке архивных документов, архивных копий" на Портале муниципальных услуг (www.uslugi.admrzn.ru).
3.Отделу муниципального архива аппарата администрации города Рязани (Кузнецова З.В.) и муниципальному бюджетному учреждению "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Рязани" (Волкова О.Ю.) принять необходимые меры по выполнению административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача в установленном порядке архивных документов, архивных копий".
4.Признать утратившим силу Постановление администрации города Рязани от 18.12.2009 N 9059 "Об утверждении административного регламента оказания муниципальной услуги "Выдача в установленном порядке архивных документов, архивных копий".
5.Настоящее постановление вступает в силу со дня его официального опубликования.
6.Отделу по связям со средствами массовой информации аппарата администрации города Рязани (Якунина С.Б.) опубликовать настоящее постановление в газете "Рязанские ведомости".
7.Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя главы администрации - руководителя аппарата Яковлева С.П.
Глава администрации
В.Е.АРТЕМОВ
АДМИНИСТРАТИВНЫЙ РЕГЛАМЕНТ
ПРЕДОСТАВЛЕНИЯ МУНИЦИПАЛЬНОЙ УСЛУГИ "ВЫДАЧА В УСТАНОВЛЕННОМ
ПОРЯДКЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ, АРХИВНЫХ КОПИЙ"
Раздел 1.Общие положения
1.1.Предмет регулирования административного регламента предоставления муниципальной услуги "Выдача в установленном порядке архивных документов, архивных копий" (далее - Административный регламент).
1.1.1.Предметом регулирования Административного регламента являются отношения, возникающие между физическими лицами, юридическими лицами и администрацией города Рязани - органом, предоставляющим муниципальную услугу "Выдача в установленном порядке архивных документов, архивных копий" (далее - муниципальная услуга).
1.1.2.Административный регламент разработан в целях повышения качества предоставления и доступности муниципальной услуги, создания комфортных условий для получения результатов предоставления муниципальной услуги.
1.1.3.Задачей Административного регламента является упорядочение административных процедур и административных действий по предоставлению муниципальной услуги.
1.2.Административный регламент определяет сроки и последовательность административных процедур при предоставлении муниципальной услуги.
1.3.Требования к порядку информирования о порядке предоставления муниципальной услуги приведены в разделе 2 "Стандарт предоставления муниципальной услуги" Административного регламента.
Раздел 2.Стандарт предоставления муниципальной услуги
2.1.Наименование муниципальной услуги
Муниципальная услуга, предоставление которой регулируется настоящим Административным регламентом, именуется "Выдача в установленном порядке архивных документов, архивных копий".
2.2.Наименование структурного подразделения администрации города Рязани, предоставляющего муниципальную услугу, а также юридических лиц, участвующих в предоставлении муниципальной услуги
2.2.1.Муниципальную услугу предоставляет отдел муниципального архива аппарата администрации города Рязани (далее - Отдел).
2.2.2.Прием документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и выдачу результата предоставления муниципальной услуги осуществляет уполномоченная администрацией города Рязани организация - государственное бюджетное учреждение Рязанской области "Многофункциональный центр предоставления государственных и муниципальных услуг города Рязани" (далее - уполномоченная организация).
2.3.Результат предоставления муниципальной услуги
Результатом предоставления муниципальной услуги является выдача заявителю документов:
а) архивная справка - документ, составленный на бланке Отдела, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивного шифра и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена;
б) архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке;
в) архивная выписка - документ архива, составленный на бланке Отдела, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения;
г) информационное письмо - письмо, составленное на бланке Отдела по запросу получателя муниципальной услуги, содержащее информацию о хранящихся в архиве архивных документах по определенному вопросу, теме, об отсутствии сведений или мотивированный отказ в выдаче запрашиваемых документов, рекомендацию обратиться в другой архив, организацию, учреждение (с указанием адреса, контактных телефонов), где может находиться необходимая заявителю информация;
д) тематический перечень архивных документов - систематизированный краткий или аннотированный перечень заголовков архивных документов, единиц хранения (единиц учета) по определенной теме с указанием их дат и архивных шифров, составленный по запросу получателя муниципальной услуги;
е) тематическая подборка копий архивных документов - систематизированный комплект копий архивных документов или их частей по определенной теме, подготовленный Отделом по запросу получателя муниципальной услуги.
2.4.Срок предоставления муниципальной услуги
2.4.1.Срок предоставления архивной справки, информационного письма, тематического перечня архивных документов, тематической подборки копий архивных документов составляет 30 календарных дней, исчисляемых со дня обращения заявителя в уполномоченную организацию. Срок предоставления архивной копии и архивной выписки составляет 15 календарных дней, исчисляемых со дня обращения заявителя в уполномоченную организацию.
2.4.2.При направлении заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, по почте срок предоставления муниципальной услуги исчисляется со дня поступления в уполномоченную организацию заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (по дате регистрации).
2.4.3.В случаях, когда для исполнения заявления требуются дополнительные сведения, срок исполнения может быть продлен, но не более чем на 30 календарных дней. Заявитель об этом уведомляется в обязательном порядке.
2.4.4.Исключен
2.4.5.Результат предоставления муниципальной услуги выдается или направляется заявителю уполномоченной организацией в течение 3 (трех) рабочих дней со дня подписания.
2.5.Правовые основания для предоставления муниципальной услуги
Конституция Российской Федерации;
Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации";
Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации";
Абзац исключен
Федеральный закон от 27.07.2010 N 210-ФЗ "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг";
Закон РФ от 21.07.1993 N 5485-1 "О государственной тайне";
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных";
Постановление Правительства Российской Федерации от 25.06.2012 N 634 "О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг";
Постановление Правительства Российской Федерации от 25.08.2012 N 852 "Об утверждении Правил использования усиленной квалифицированной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в Правила разработки и утверждения административных регламентов предоставления государственных услуг";
Постановление Правительства Российской Федерации от 25.01.2013 N 33 "Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг";
Указ Президента Российской Федерации от 24.01.1998 N 61 "О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне";
Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук, утвержденные приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19;
Устав муниципального образования - городской округ город Рязань Рязанской области, принятый решением Рязанского городского Совета от 30.06.2006 N 470-III;
Постановление администрации города Рязани от 30.11.2010 N 5641 "Об утверждении Порядка разработки и утверждения административных регламентов предоставления муниципальных услуг администрацией города Рязани".
2.6.Исчерпывающий перечень документов, необходимых в соответствии с законодательством или иными нормативными правовыми актами для предоставления муниципальной услуги
2.6.1.Для получения муниципальной услуги заявителем - физическим лицом представляются следующие документы:
- заявление;
- документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность);
- копия трудовой книжки (при рассмотрении заявлений, касающихся подтверждения трудового стажа, в том числе льготного, специальности, размера заработной платы, различных надбавок и льгот в соответствии с пенсионным законодательством Российской Федерации);
- при запросе информации, содержащей персональные данные о третьих лицах, - документ, удостоверяющий личность (паспорт или иной документ, удостоверяющий личность) и доверенность от третьих лиц или документы, удостоверяющие права законных представителей несовершеннолетних, а также лиц, признанных судом недееспособными;
- другие документы (копии нотариальных документов, ордеров на получение жилья, свидетельств о смерти наследодателя, завещаний наследодателя на имя заявителя или документов, подтверждающих его родство с наследодателем, свидетельств о рождении, о заключении или расторжении брака, перемене имени или фамилии, усыновлении, установлении отцовства и т.д.), представление которых необходимо для осуществления поиска нужной заявителю информации.
2.6.2.Для получения муниципальной услуги заявителем - юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем представляются следующие документы:
- заявление на бланке организации за подписью руководителя;
- документы, удостоверяющие личность и полномочия представителя действовать от имени юридического лица;
- копии документов, имеющие непосредственное отношение к заявителю и обеспечивающие поиск нужной ему информации.
2.6.3.В случае направления заявления и документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги по почте, к заявлению дополнительно прикладываются:
- копия документа, удостоверяющего личность (для физических лиц), заверенная в установленном порядке;
- копии документа, удостоверяющего личность, и документа, подтверждающего полномочия (для юридических лиц), заверенные в установленном порядке.
2.6.4.Документы, представляемые заявителем, должны соответствовать следующим требованиям:
а) заявление составлено в единственном экземпляре - подлиннике и подписано заявителем. Заявление может быть заполнено от руки синими или черными чернилами либо машинописным способом, распечатано посредством электронных печатающих устройств. В заявлении указываются следующие обязательные характеристики:
- точные сведения запрашиваемой информации;
- цель получения информации;
- реквизиты лица, заинтересованного в предоставлении информации (фамилия, имя, отчество физического лица либо полное наименование юридического лица);
- адрес постоянного места жительства или преимущественного пребывания для физических лиц либо юридический адрес заявителя;
- количество экземпляров запрашиваемой информации;
- способ получения информации (в случае необходимости доставки по почте указывается почтовый адрес доставки);
- подпись заявителя (в случае, если заявление оформлено машинописным способом, заявитель разборчиво от руки указывает свою фамилию, имя, отчество (полностью);
б) полномочия представителя оформлены в установленном порядке;
в) тексты документов написаны разборчиво;
г) фамилия, имя, отчество (наименование) заявителя, адрес его места жительства (места нахождения), телефон (если имеется) написаны полностью;
д) в документах нет подчисток, приписок, зачеркнутых слов и иных неоговоренных исправлений;
е) документы не исполнены карандашом;
ж) предоставляемые документы не должны содержать разночтений.
Представленное заявление и копии документов после предоставления муниципальной услуги остаются в уполномоченной организации и заявителю не возвращаются.
2.6.5.По своему желанию заявитель дополнительно может представить иные документы, которые, по его мнению, имеют значение для предоставления муниципальной услуги.
2.6.6.Заявление о предоставлении муниципальной услуги может быть подано в электронном виде с использованием ЕПГУ, примерная форма которого приведена в приложении N 18 к Административному регламенту.
К заявлению, подаваемому в электронном виде, прилагаются документы в соответствии с подпунктами 2.6.1 - 2.6.5. Каждый документ должен представлять собой файл в формате PDF, DOC, JPG или ином формате, поддерживаемом интерактивной формой заявления на ЕПГУ, содержащий графический образ соответствующего бумажного документа. Заявление и документы должны быть подписаны соответствующим видом электронной подписи заявителя или представителя заявителя в соответствии с действующим законодательством.
2.6.7.Документом, удостоверяющим право гражданина на получение муниципальной услуги, также является универсальная электронная карта.
2.7.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
Основания для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, нормативными правовыми актами не предусмотрены.
2.8.Исчерпывающий перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги
2.8.1.Отсутствие документов в Отделе по запрашиваемой информации;
2.8.2.С заявлением обратилось не уполномоченное лицо;
2.8.3.Предоставление заявителем недостоверных сведений, по которым невозможно разыскать необходимую ему информацию;
2.8.4.Плохое физическое состояние архивных документов;
2.8.5.Ограничения на использование архивных документов, установленные действующим законодательством;
2.8.6.Уличение заявителей в порче документов;
2.8.7.Представление документов, содержащих врачебные тайны, а также другие охраняемые законами права и интересы граждан;
2.8.8.Оформление ненадлежащим образом заявления и (или) невозможность установить, какая именно информация запрашивается;
2.8.9.Непредставление документов, перечисленных в пункте 2.6;
2.8.10.Представленные документы по форме или содержанию не соответствуют требованиям действующего законодательства, в том числе по подписанию документов соответствующим видом электронной подписи;
2.8.11.Неподтверждение в результате проверки подлинности усиленной квалифицированной электронной подписи, используемой для подписания документов заявителем, представителем заявителя;
2.8.12.Файлы, содержащие приложенные к заявлению документы, повреждены или содержащуюся в них информацию не удается прочитать.
2.9.Размер платы, взимаемой с заявителя при предоставлении муниципальной услуги, и способы ее взимания в случаях, предусмотренных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними иными нормативными правовыми актами
Российской Федерации, нормативными правовыми актами
субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми
актами
Взимание платы за предоставление муниципальной услуги нормативными правовыми актами не предусмотрено.
2.10.Максимальный срок ожидания в очереди при подаче запроса о предоставлении муниципальной услуги и при получении результата предоставления муниципальной услуги
Максимальное время ожидания в очереди при подаче заявления о предоставлении муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.
Максимальное время ожидания в очереди на получение результата оказания муниципальной услуги не должно превышать 15 минут.
2.11.Срок регистрации запроса заявителя о предоставлении муниципальной услуги
Максимальный срок регистрации заявления о предоставлении муниципальной услуги не должен превышать 30 минут.
2.12.Требования к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга, к залу ожидания, местам для заполнения заявлений о предоставлении муниципальной услуги, информационным стендам с образцами заполнения заявлений и перечнем документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги
2.12.1.Информация о местах нахождения и графике работы Отдела, предоставляющего муниципальную услугу, об уполномоченной организации, а также о других органах и организациях, обращение в которые необходимо для выполнения (получения) муниципальной услуги, размещена на официальном сайте администрации города Рязани в сети Интернет.
2.12.2.На территории, прилегающей к зданию, где оказывается муниципальная услуга, оборудуются места для парковки автотранспортных средств. На стоянке должно быть не менее 5 мест, из них не менее 1 места - для парковки специальных транспортных средств лиц с ограниченными возможностями передвижения. Доступ заявителей к парковочным местам является бесплатным.
2.12.3.Здание, где оказывается муниципальная услуга, должно быть оборудовано отдельным входом для свободного доступа заявителей.
2.12.4.Входы в помещения, где осуществляется прием и выдача документов, оборудуются пандусами, расширенными проходами, позволяющими обеспечить свободный доступ лиц с ограниченными возможностями передвижения, включая лиц, использующих кресла-коляски.
2.12.5.Центральный вход в здание должен быть оборудован информационной табличкой (вывеской), содержащей информацию о наименовании и графике работы уполномоченной организации.
2.12.6.Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны соответствовать установленным противопожарным и санитарно-эпидемиологическим правилам и нормативам.
2.12.7.Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, должны иметь туалет со свободным доступом к нему в рабочее время заявителей.
2.12.8.Помещения, в которых предоставляется муниципальная услуга, включают места для ожидания, места для информирования заявителей и заполнения необходимых документов, а также места для приема заявителей.
2.12.9.Места для ожидания должны соответствовать комфортным условиям для заявителей и оптимальным условиям работы должностных лиц.
2.12.10.Места для ожидания оборудуются стульями, количество которых определяется исходя из фактической нагрузки и возможностей для их размещения в здании, но не может составлять менее 5 мест.
2.12.11.Места для информирования и заполнения необходимых документов оборудуются информационными стендами, стульями и столами либо стойками для оформления документов, обеспечиваются бланками заявлений и необходимыми канцелярскими принадлежностями.
2.12.12.На информационном стенде размещается следующая информация:
а) срок предоставления муниципальной услуги и сроки выполнения отдельных административных действий;
б) форма заявлений о предоставлении муниципальной услуги;
в) перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги, и предъявляемые к ним требования;
г) перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги;
д) информация о платности (бесплатности) предоставления муниципальной услуги;
е) извлечения из настоящего Административного регламента.
2.12.13.Прием заявителей осуществляется в окнах приема документов.
2.12.14.Окна приема документов должны быть оборудованы информационными табличками с указанием:
а) номера окна;
б) фамилии, имени, отчества и должности лица, ведущего прием;
в) графика приема.
2.12.15.Должностные лица, осуществляющие прием документов, обеспечиваются личными идентификационными карточками и (или) настольными табличками.
2.12.16.Места для приема документов должны быть снабжены стулом, иметь место для письма и раскладки документов.
2.12.17.В целях обеспечения конфиденциальности сведений о заявителе одним должностным лицом одновременно ведется прием только одного заявителя по одному обращению, за исключением случаев обращения нескольких заявителей за оказанием муниципальной услуги.
2.12.18.Каждое рабочее место должностного лица должно быть оборудовано телефоном, персональным компьютером с возможностью доступа к информационным базам данных, печатающим устройством.
2.12.19.При оборудовании помещений, в которых предоставляется муниципальная услуга, обеспечивается возможность беспрепятственной эвакуации всех заявителей и должностных лиц в случае возникновения чрезвычайной ситуации.
2.13.Порядок получения информации заявителями по вопросам предоставления муниципальной услуги, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги
2.13.1.Информация о порядке оказания муниципальной услуги предоставляется:
непосредственно в Отделе;
непосредственно в уполномоченной организации;
с использованием средств телефонной связи, электронного информирования, вычислительной и электронной техники;
посредством размещения в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), публикации в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр, буклетов и т.д.);
через ЕПГУ.
2.13.2.Уполномоченная организация осуществляет прием документов от заявителей в соответствии со следующим графиком:
Понедельник: 8.30 - 17.30
Вторник: 8.30 - 17.30
Среда: 8.30 - 17.30
Четверг: 8.30 - 17.30
Пятница: 8.30 - 17.30
без перерыва на обед
2.13.4.При высокой нагрузке и превышении установленных Административным регламентом сроков ожидания в очереди по решению руководителя уполномоченной организации продолжительность времени и количество дней приема могут быть увеличены.
2.13.5.Время предоставления перерыва для отдыха и питания должностных лиц Отдела и уполномоченной организации установлено правилами внутреннего распорядка с соблюдением графика (режима) работы с заявителями.
2.13.6.Сведения о местонахождении, контактных телефонах, адресе электронной почты администрации города Рязани и Отдела приводятся в приложении N 1 к Административному регламенту и размещаются на Интернет-сайте администрации города Рязани, на информационном стенде Отдела.
2.13.7.Сведения о местонахождении, контактных телефонах (телефонах для справок), Интернет-адресах, адресах электронной почты уполномоченной организации приводятся в приложении N 2 к Административному регламенту и размещаются на Интернет-сайте уполномоченной организации.
2.13.8.Информация об оказании муниципальной услуги сообщается по номерам телефонов для справок (консультаций), а также размещается в информационно-телекоммуникационных сетях общего пользования (в том числе в сети Интернет), на информационных стендах Отдела, уполномоченной организации, публикуется в средствах массовой информации.
2.13.9.На информационных стендах в помещении, предназначенном для приема документов для предоставления муниципальной услуги, и Интернет-сайтах администрации города Рязани и уполномоченной организации размещается следующая информация:
- извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы, регулирующие деятельность по оказанию муниципальной услуги;
- текст настоящего Административного регламента с приложениями (полная версия на Интернет-сайте и извлечения, включая формы заявлений, на информационных стендах);
- блок-схема и краткое описание порядка выполнения муниципальной услуги;
- перечень административных процедур;
- перечни документов, необходимых для принятия решения, и требования, предъявляемые к этим документам;
- образцы оформления документов, необходимых для оказания муниципальной услуги, и требования к ним;
- месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адреса Интернет-сайтов и электронной почты органов, в которых заявители могут получить документы, необходимые для принятия решения;
- схема размещения должностных лиц и режим приема ими граждан;
- основания отказа в принятии решения;
- порядок информирования о ходе выполнения муниципальной услуги;
- порядок получения консультаций;
- порядок обжалования решений, действий или бездействия должностных лиц, оказывающих муниципальную услугу.
2.13.10.При ответах на телефонные звонки и устные обращения должностные лица Отдела и уполномоченной организации подробно и в вежливой (корректной) форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен начинаться с информации о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности специалиста, принявшего телефонный звонок. Для обеспечения высоких стандартов качества работы должностных лиц уполномоченной организации ведется запись телефонных разговоров.
Время разговора не должно превышать 10 минут.
При невозможности должностного лица, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.
2.13.11.Информирование о ходе оказания муниципальной услуги осуществляется должностными лицами при личном контакте с заявителями, с использованием средств сети Интернет, почтовой, телефонной связи, посредством электронной почты.
Заявители, представившие в Отдел или в уполномоченную организацию документы для предоставления муниципальной услуги, в обязательном порядке информируются должностными лицами:
- о сроке завершения оформления документов и возможности их получения.
Информирование заявителя о ходе предоставления муниципальной услуги при подаче заявления в электронном виде через ЕПГУ осуществляется в личном кабинете заявителя на ЕПГУ.
2.13.12.Информирование заявителя о предоставлении муниципальной услуги:
- информирование заявителя об отказе в предоставлении муниципальной услуги осуществляется заказным письмом и дублируется по телефону или электронной почте, указанным в заявлении (при наличии соответствующих данных в заявлении);
- информирование заявителя о сроке завершения оформления документов и возможности их получения осуществляется при подаче документов, а в случае сокращения срока - по указанному в заявлении телефону и/или адресу электронной почты;
- информирование заявителя о результате предоставления муниципальной услуги в электронном виде осуществляется в личном кабинете заявителя на ЕПГУ. Также заявитель может быть уведомлен о результате предоставления муниципальной услуги в электронном виде с использованием средств почтовой, телефонной связи, SMS-уведомлений и электронной почты.
2.13.13.Исключен
2.13.13.В любое время с момента приема документов на оформление решения заявитель имеет право на получение сведений об оказании муниципальной услуги при помощи телефона, средств сети Интернет, электронной почты или посредством личного посещения уполномоченной организации.
2.13.14.Для получения сведений о предоставлении муниципальной услуги заявителем указываются (называются) дата и входящий номер, проставляемые в расписке при подаче документов. Заявителю предоставляются сведения о том, на каком этапе (в процессе выполнения какой административной процедуры) оформления документов находится представленный им пакет документов по телефону. Заявитель самостоятельно на сайте уполномоченной организации www.mfc.ryazangov.ru в разделе "Личный кабинет" может узнать о нахождении поданных им документов и оставшемся времени рассмотрения документов.
2.13.15.Консультации (справки) по вопросам предоставления муниципальной услуги оказываются должностными лицами Отдела и уполномоченной организации.
2.13.16.Консультации предоставляются по следующим вопросам:
- необходимого перечня документов, предоставленных для оказания муниципальной услуги, комплектности (достаточности) представленных документов;
- источников получения документов, необходимых для оказания муниципальной услуги (орган, организация и их местонахождение);
- времени приема и выдачи документов;
- сроков оказания муниципальной услуги;
- порядка обжалования действий (бездействия) и решений, осуществляемых и принимаемых в ходе оказания муниципальной услуги.
2.13.17.Консультации предоставляются при личном обращении, посредством Интернет-сайта, телефона или электронной почты.
Консультации общего характера (о местонахождении, графике работы, требуемых документах) могут предоставляться с использованием средств автоинформирования. При автоинформировании уполномоченной организацией обеспечивается круглосуточное предоставление справочной информации.
2.13.18.Консультирование заявителей по вопросам предоставления муниципальной услуги осуществляется бесплатно.
2.13.19.При консультировании заявителей по электронной почте, в том числе о ходе предоставления муниципальной услуги, ответ должен быть направлен в течение 5 дней, исчисляемых со дня, следующего за днем поступления соответствующего запроса.
2.13.20.Заявитель имеет право представить документы по предварительной записи. Предварительная запись осуществляется по телефону (84912) 55-50-55 или с использованием электронной почты по адресу info@cmpurzn.ru.
2.13.21.При предварительной записи заявитель сообщает свои фамилию, имя, отчество, адрес места жительства и предпочтительное время для представления документов на получение муниципальной услуги. Предварительная запись осуществляется путем внесения соответствующей информации должностным лицом в Журнал предварительной записи заявителей.
2.13.22.При осуществлении предварительной записи заявителю сообщается время представления документов для получения муниципальной услуги и номер окна, в которое следует обратиться.
2.14.Показатели доступности и качества муниципальных услуг
2.14.1.Показателями доступности муниципальной услуги являются:
а) транспортная доступность к местам предоставления муниципальной услуги;
б) обеспечение беспрепятственного доступа лиц с ограниченными возможностями передвижения к помещениям, в которых предоставляется муниципальная услуга;
в) размещение информации о порядке предоставления муниципальной услуги в едином портале государственных и муниципальных услуг.
2.14.2.Показателями качества муниципальной услуги являются:
а) соблюдение срока предоставления муниципальной услуги;
б) соблюдение сроков ожидания в очереди при подаче и получении документов;
в) отсутствие поданных в установленном порядке жалоб на решения, действия (бездействие), принятые и осуществленные при предоставлении муниципальной услуги.
Раздел 3.Состав, последовательность и сроки выполнения административных процедур
3.1.Состав, последовательность и сроки исполнения административных процедур
3.1.1.Блок-схема предоставления муниципальной услуги представлена в приложении N 3 к Административному регламенту.
3.1.2.Предоставление муниципальной услуги включает в себя следующие административные процедуры:
а) прием и регистрация документов заявителя;
б) подготовка и оформление результата предоставления муниципальной услуги;
в) выдача результата предоставления муниципальной услуги.
3.2.Прием и регистрация документов заявителя
3.2.1.При подаче заявления в бумажной форме.
Заявитель обращается в уполномоченную организацию с заявлением и документами, необходимыми для предоставления муниципальной услуги, что является основанием для начала административной процедуры. Примерные формы заявлений приведены в приложениях N 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 16, 17 к настоящему Административному регламенту.
Должностное лицо, ответственное за прием и регистрацию документов:
а) устанавливает предмет обращения;
б) проверяет документ, удостоверяющий личность заявителя, в случае если заявление представлено заявителем при личном обращении;
в) проверяет полномочия представителя заявителя - физического или юридического лица действовать от имени физического или юридического лица;
г) проверяет наличие документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги;
д) проверяет соответствие представленных документов установленным требованиям, указанным настоящим Административным регламентом;
е) помогает заполнить заявление;
ж) регистрирует заявление в системе электронного документооборота (далее - СЭД), указывая:
- порядковый номер записи;
- дату и время приема с точностью до минуты;
- общее количество документов и общее число листов в документах;
- данные о заявителе;
- цель обращения заявителя;
- свои фамилию и инициалы;
з) оформляет расписку в получении документов в соответствии с приложением N 15 к Административному регламенту в 2 экземплярах. Первый экземпляр выдает заявителю, второй экземпляр направляет в дело;
и) передает принятые документы должностному лицу, ответственному за направление документов в Отдел.
Должностное лицо, ответственное за направление документов в Отдел, направляет в Отдел все документы, представленные заявителем. Максимальный срок направления документов в Отдел не должен превышать 2 рабочих дней.
Направление на рассмотрение документов осуществляется с листами сопровождения, в которых указывается:
- наименование Отдела;
- перечень и количество направляемых документов;
- Ф.И.О. заявителя;
- предмет оказания муниципальной услуги;
- срок рассмотрения документов в Отделе.
Направление документов фиксируется должностным лицом уполномоченной организации электронно.
Результат рассмотрения документов в Отделе также фиксируется электронно должностными лицами уполномоченной организации, ответственными за направление документов в структурные подразделения администрации города Рязани, с отметкой:
- разрешить;
- доработать;
- отказать;
- техническая ошибка.
Должностное лицо уполномоченной организации, ответственное за направление документов, самостоятельно осуществляет контроль за сроками нахождения документов в Отделе. При нарушении сроков рассмотрения документов представителями Отдела должностное лицо уполномоченной организации составляет служебную записку на имя начальника Отдела и заместителя главы администрации - руководителя аппарата.
3.2.2.При подаче заявления в электронном виде на ЕПГУ.
Основанием для начала процедуры является поступление заявления с ЕПГУ.
Должностное лицо уполномоченной организации, ответственное за прием заявлений, поступающих с ЕПГУ:
а) устанавливает предмет обращения;
б) регистрирует заявление в системе исполнения регламентов системы межведомственного электронного взаимодействия (далее - СИР СМЭВ);
в) информирует заявителя о получении и регистрации обращения через личный кабинет на ЕПГУ с использованием СИР СМЭВ;
г) регистрирует заявление в СЭД.
Должностное лицо уполномоченной организации, ответственное за прием и регистрацию документов, вносит в СЭД запись о приеме документов, указывая:
- порядковый номер записи;
- идентификатор процесса (автоматически присваивается в СИР СМЭВ);
- дату и время приема (часы и минуты);
- общее количество документов;
- данные о заявителе;
- цель обращения;
- свои фамилию и инициалы.
Максимальный срок приема заявления и приложений к нему в электронном виде - 10 минут.
3.3.Подготовка и оформление результата предоставления муниципальной услуги
3.3.1.Основанием для начала административной процедуры является поступление заявления с необходимыми документами в Отдел.
3.3.2.Заявление в Отдел может поступить одним из следующих способов: из уполномоченной организации, по почте, из управления делами аппарата администрации города Рязани (в случае адресования его администрации города Рязани).
3.3.3.При поступлении заявления в Отдел из уполномоченной организации должностное лицо Отдела изучает содержание заявления, определяет право заявителя на получение муниципальной услуги, проводит первичную проверку представленных документов, проверяет правильность и четкость изложенных в заявлении сведений, регистрирует его в базе данных.
Должностное лицо Отдела, ответственное за прием заявлений в электронном виде, извещает начальника Отдела о поступлении заявления. Начальник Отдела определяет исполнителя данного заявления, который распечатывает его на бумажный носитель вместе со всеми приложениями, передает на регистрацию ответственному за делопроизводство. Далее работа с заявлением ведется в порядке, определенном подпунктами 3.3.4 - 3.3.22 настоящего Административного регламента.
3.3.4.Все зарегистрированные заявления передаются начальнику Отдела в день приема (получения) для проставления резолюции. Результаты рассмотрения начальником Отдела излагаются в резолюции, которая проставляется на заявлении и содержит: срок исполнения (если он отличается от установленного для заявлений, исполняемых на общих основаниях), конкретные действия по исполнению заявлений (номера фондов, указание в заявлении дополнительных сведений, о пересылке в другое архивное учреждение и т.д.), фамилию исполнителя, особые отметки (о постановке на особый контроль и о снятии с контроля), подпись автора резолюции, дату резолюции. Проставление резолюции на одном заявлении не должно превышать 10 минут.
3.3.5.Начальник Отдела после проставления резолюций возвращает заявления должностному лицу Отдела, ответственному за делопроизводство, для внесения текстов резолюций в базу данных и передачи заявлений должностным лицам Отдела для исполнения.
3.3.6.Заявление с резолюцией начальника Отдела передается на исполнение должностному лицу, указанному в резолюции, в течение одного рабочего дня.
3.3.7.Рассмотрение заявления осуществляется по справочно-информационному материалу и документам, находящимся на хранении в Отделе, в сроки, указанные в резолюции.
3.3.8.Должностное лицо Отдела, получив заявление для исполнения, проставляет на нем отметку о получении в левой нижней части документа (личная подпись и дата получения), осуществляет проверку представленных заявителем документов на предмет полноты и достоверности сведений о заявителе, соответствия запрашиваемого документа цели, указанной заявителем.
3.3.9.По результатам рассмотрения документов и проверки представленных заявителем сведений должностное лицо Отдела определяет наличие либо отсутствие у заявителя права на получение муниципальной услуги, после чего приступает к подготовке ответа.
3.3.10.На заявление, поступившее из уполномоченной организации и не относящееся к составу документов Отдела, готовится ответ об отсутствии запрашиваемой информации и возможных местах хранения документов, если они известны.
3.3.11.К заявлению, поступившему из управления делами аппарата администрации, по почте и не относящемуся к составу документов Отдела, должностное лицо Отдела готовит сопроводители документов в архиве и пересылке заявления на исполнение в другую организацию, если известно ее местонахождение.
3.3.12.С заявления снимается копия, которая остается в деле, а само заявление вместе с сопроводительным письмом пересылается в организацию, где хранятся документы. Заявителю посылается уведомление о пересылке заявления.
3.3.13.Если в Отделе отсутствуют документы и сведения по теме заявления, а предполагаемое местонахождение их неизвестно, заявителю направляется информационное письмо с мотивированным отказом в выдаче запрашиваемых документов в течение 5 (пяти) рабочих дней с момента регистрации заявления.
В случае подачи заявления на предоставление муниципальной услуги в электронном виде должностное лицо Отдела, ответственное за подготовку ответа заявителю, готовит уведомление об отказе в предоставлении муниципальной услуги с указанием причины отказа. Направление данного уведомления в личный кабинет заявителя на ЕПГУ осуществляется в соответствии с подпунктом 3.4.9 Административного регламента.
3.3.14.Если в заявлении отсутствуют необходимые для поиска сведения, заявителю в течение 5 дней с момента регистрации заявления направляется письмо с просьбой сообщить недостающую информацию.
3.3.15.Заявления, ожидающие дополнительных сведений, помещаются в специально выделенную папку. Начальник Отдела еженедельно просматривает указанную папку и в том случае, когда срок ожидания сведений превышает 2 месяца, заявления остаются без рассмотрения.
3.3.16.После получения ответа прием и первичная обработка документов осуществляются на общих основаниях. Полученный ответ передается исполнителю вместе с первым заявлением.
3.3.17.Подготовленные архивные копии и архивные выписки заверяются в соответствии с требованиями нормативов.
3.3.18.Подготовленные проекты архивной справки, архивной выписки, информационного письма, тематического перечня архивных документов поступают на проверку начальнику Отдела и в случае обнаружения ошибок возвращаются на доработку исполнителю. Доработанные архивные документы подписываются начальником Отдела и должностным лицом Отдела, ответственным за предоставление муниципальной услуги, заверяются гербовой печатью администрации города Рязани и передаются должностному лицу уполномоченной организации для направления заявителю или помещаются в папку "На выдачу" для передачи или направления заявителю (при получении заявления по почте или из управления делами аппарата администрации города Рязани).
3.3.19.Дело, сформированное из заявления заявителя, ответа на него, передается в уполномоченную организацию.
3.3.20.В случае адресования запроса администрации города Рязани дело, сформированное из заявления и копии ответа на него, передается в управление делами аппарата администрации города Рязани.
3.3.21.Сведения о дате исполнения муниципальной услуги, направлении ответа в уполномоченную организацию или заявителю по почте вносятся должностными лицами Отдела в базу данных.
3.3.22.Исполнение заявления считается законченным, если по нему приняты необходимые меры и заявитель проинформирован о результатах исполнения.
3.4.Выдача результата предоставления муниципальной услуги
3.4.1.Основанием для начала административной процедуры выдачи документов является поступление должностному лицу уполномоченной организации, ответственному за выдачу документов, документов и личное обращение заявителя за получением документов.
3.4.2.Должностное лицо, ответственное за выдачу документов, может сообщить заявителю о принятом решении лично, по телефону или электронной почте.
3.4.3.Если заявитель не обратился в течение 3 (трех) рабочих дней с даты регистрации результата предоставления муниципальной услуги, лицо, ответственное за выдачу документов, направляет ему результат предоставления муниципальной услуги по почте по адресу, указанному в заявлении.
3.4.4.Должностное лицо, ответственное за выдачу документов, при выдаче документов заявителю:
- устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность;
- проверяет правомочность заявителя, в том числе полномочия представителя правообладателя действовать от его имени при получении документов;
- выясняет у заявителя номер, указанный в расписке о получении документов;
- находит дело по оказанию муниципальной услуги с распиской о получении документов, а также документами, подлежащими выдаче;
- делает запись в книге учета выданных документов;
- знакомит заявителя с перечнем выдаваемых документов (оглашает названия выдаваемых документов). Заявитель расписывается в получении выдаваемых документов на экземпляре расписки о получении документов;
- выдает документы заявителю.
3.4.5.Должностное лицо Отдела извещает по телефону заявителя об исполнении заявления (при получении Отделом заявления по почте или из управления делами аппарата администрации города Рязани).
3.4.6.Архивные справки, архивные выписки, архивные копии и другие виды ответов выдаются заявителю под расписку при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего личность документа, доверенным лицам - при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке, и документа, удостоверяющего личность.
3.4.7.Заявитель расписывается на заявлении о получении документов с указанием даты получения, количества полученных документов (при получении Отделом заявления по почте или из управления делами аппарата администрации).
3.4.8.По желанию заявителя ответ на его запрос, а также ответы на запросы, присланные по почте, высылаются должностным лицом Отдела по почте простыми письмами (при получении запроса по почте или из управления делами аппарата администрации).
3.4.9.В случае подачи заявления об оказании муниципальной услуги в электронном виде должностное лицо Отдела, ответственное за подготовку ответа заявителю, направляет уведомление о результате оказания услуги в личный кабинет заявителя на ЕПГУ с использованием СИР СМЭВ с указанием информации о времени и месте получения результата оказания услуги.
Заявитель уведомляется о результате предоставления муниципальной услуги в электронном виде с использованием средств почтовой, телефонной связи, SMS-уведомлений и электронной почты.
В случае личного обращения заявителя за получением результата муниципальной услуги должностное лицо уполномоченной организации, ответственное за выдачу документов:
- устанавливает личность заявителя, в том числе проверяет документ, удостоверяющий личность;
- проверяет правомочность заявителя, полномочия представителя заявителя действовать от его имени при получении документов;
- выясняет у заявителя номер, дату и время подачи заявления;
- находит документы по предоставлению муниципальной услуги, представленные заявителем, а также документы, подлежащие выдаче;
- выдает документы заявителю.
Заявитель расписывается в получении документов на втором экземпляре каждого документа.
Если заявитель не обратился в течение 3 рабочих дней со дня регистрации ответа, лицо, ответственное за выдачу документов, направляет ему ответ по почте по адресу, указанному в заявлении.