Инструкция от 28.03.2011 г № Б/Н

Инструкция по работе с обращениями граждан в министерстве природопользования и экологии Рязанской области

I.Общие положения
1.1.Настоящая Инструкция по работе с обращениями граждан в министерстве природопользования и экологии Рязанской области (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Инструкцией регулируются правоотношения, связанные с реализацией гражданином Российской Федерации закрепленного за ним Конституцией Российской Федерации права обращения в государственные органы, устанавливается порядок рассмотрения обращений граждан должностными лицами министерства природопользования и экологии Рязанской области (далее - министерство), а также ведения делопроизводства по ним.
1.2.Организация работы с обращениями граждан в министерстве ведется в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и настоящей Инструкцией.
1.3.Учет письменных и устных обращений граждан, поступающих в адрес министерства, на имя министра, первого заместителя министра и заместителя министра, осуществляет сотрудник сектора делопроизводства и кадровой работы министерства, назначенный ответственным за делопроизводство по обращениям граждан (далее - специалист по делопроизводству). Делопроизводство по обращениям граждан в министерстве ведется отдельно от других видов делопроизводства.
1.4.Установленный настоящей Инструкцией порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на все обращения граждан, за исключением обращений, которые подлежат рассмотрению в порядке, установленном федеральными конституционными законами и иными федеральными законами, а также служебных писем, исполненных на официальных бланках учреждений, организаций, предприятий, подписанных их руководителями, которые рассматриваются в порядке, установленном для общей корреспонденции.
1.5.Установленный настоящей Инструкцией порядок рассмотрения обращений граждан распространяется на правоотношения, связанные с рассмотрением обращений иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом.
II.Право граждан на обращение
2.1.Граждане имеют право обращаться лично, в устной форме, а также направлять индивидуальные и коллективные письменные обращения в министерство либо должностным лицам, реализуют право на обращение свободно и добровольно, не нарушая права и свободы других лиц.
2.2.Форма обращения выбирается гражданами самостоятельно.
2.3.Рассмотрение обращений граждан осуществляется бесплатно.
III.Основные термины, используемые в настоящей инструкции
В настоящей Инструкции используются следующие основные термины:
- обращение гражданина (далее - обращение) - направленные в министерство или должностному лицу министерства, в письменной форме или в форме электронного документа предложение, заявление или жалоба, а также устное обращение гражданина в министерство;
- предложение - рекомендация гражданина по совершенствованию деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, развитию общественных отношений, улучшению социально-экономической и иных сфер деятельности государства и общества;
- заявление - просьба гражданина о содействии в реализации его конституционных прав и свобод или конституционных прав и свобод других лиц либо сообщение о нарушении законов и иных нормативных правовых актов, недостатках в работе государственных органов и органов местного самоуправления или критика деятельности указанных органов и должностных лиц;
- жалоба - просьба гражданина о восстановлении или защите его нарушенных прав, свобод или законных интересов либо прав, свобод или законных интересов других лиц;
- должностное лицо - лицо, постоянно, временно или по специальному полномочию осуществляющее функции представителя власти либо выполняющее организационно-распорядительные, административно-хозяйственные функции в министерстве.
IV.Права и гарантии безопасности гражданина в связи с рассмотрением его обращения
При рассмотрении обращения гражданин имеет право:
4.1.Представлять дополнительные документы и материалы либо обращаться с просьбой об их истребовании, в том числе в электронной форме.
4.2.Знакомиться с документами и материалами, касающимися рассмотрения обращения, если это не затрагивает права, свободы и законные интересы других лиц и если в указанных документах и материалах не содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую федеральным законом тайну.
4.3.Получать письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, указанных в пункте 8.1 настоящей Инструкции, уведомление о переадресации письменного обращения в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
4.4.Обращаться с жалобой на принятое по обращению решение или с заявлением о прекращении рассмотрения обращения.
4.5.Гражданину в связи с рассмотрением его обращения в министерство или к должностному лицу министерства гарантируется неразглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление министерством письменного обращения гражданина в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
V.Требования к письменным обращениям
5.1.В письменном обращении гражданин в обязательном порядке указывает наименование органа (министерства), в который направляет письменное обращение, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица или его должность (министр, первый заместитель министра, заместитель министра и т.д.), а также свои фамилию, имя, отчество, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.
5.2.В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин к письменному обращению может приложить документы и материалы либо их копии. Вложенные в конверты ордена, медали, удостоверения к ним, паспорта, трудовые книжки и оригиналы иных документов, приложенные к обращениям, возвращаются заявителям по их просьбе.
5.3.Обращение, поступившее в министерство или к должностному лицу министерства в форме электронного документа, подлежит рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией. В обращении гражданин должен указать свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), адрес электронной почты, если ответ должен быть направлен в форме электронного документа, и почтовый адрес, если ответ должен быть направлен в письменной форме. Гражданин вправе приложить к такому обращению необходимые документы и материалы в электронной форме либо направить указанные документы и материалы или их копии в письменной форме.
VI.Прием, учет и регистрация письменных обращений
6.1.Обращение, поступившее в министерство, подлежит обязательному рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
6.2.Письменное обращение, поступившее в министерство или должностному лицу министерства, подлежит регистрации в течение трех дней с момента его поступления.
6.3.Учет, регистрация, ход рассмотрения поступивших в министерство обращений осуществляются специалистом по делопроизводству.
6.4.Все поступившие в министерство письменные обращения граждан регистрируются путем записи в журнале установленной формы согласно приложению N 1 (не приводится) к Инструкции, а также с использованием программных средств и электронно-вычислительной техники.
Регистрационный индекс обращения граждан указывается в регистрационном штампе, который ставится в нижнем правом углу первого листа.
6.5.Коллективное обращение, подписанное двумя или более авторами или членами одной семьи, отмечаются индексом "Колл".
Если автор прислал несколько обращений с разными вопросами, то каждое обращение регистрируется отдельно.
Обращение, присланное адресатом без подписи, регистрируется индексом "Б/п".
Обращения от заявителей регистрируются индексом, состоящим из трех первых букв фамилии заявителя, например, "Пол" (фамилия заявителя - Поляков). Через дефис от индекса проставляется порядковый номер обращения в текущем году.
6.6.Письма граждан с пометкой "лично" после прочтения адресатом в случае, если в них ставятся вопросы, требующие официальных ответов, передаются на регистрацию в установленном порядке.
6.7.Письма, переданные руководству министерства при встречах с населением, регистрируются и направляются исполнителям безотлагательно.
6.8.Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина о переадресации его обращения.
6.9.Запрещается направлять жалобу на рассмотрение тем должностным лицам, решения или действие (бездействие) которых обжалуются.
6.10.В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", невозможно направить жалобу на рассмотрение должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
VII.Рассмотрение обращений граждан
7.1.Обращение, поступившее в министерство или должностному лицу министерства в соответствии с их компетенцией, подлежит обязательному рассмотрению.
7.2.В случае необходимости поступившее обращение в адрес министерства или его должностного лица может быть рассмотрено с выездом на место.
7.3.Руководство министерства:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием гражданина, направившего обращение;
- запрашивает необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других органах и у других должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов гражданина;
- дает письменные ответы по существу поставленных в обращении вопросов;
- уведомляет гражданина о направлении его обращения на рассмотрение в другой орган или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией.
7.4.Учет, регистрация, ход рассмотрения обращения осуществляются специалистом по делопроизводству с использованием журнала регистрации обращений граждан, а также программных средств и электронно-вычислительной техники.
7.5.Зарегистрированные письменные обращения подлежат предварительному рассмотрению специалистом по делопроизводству, после чего готовится проект текста поручения (резолюции) исполнителю по рассмотрению обращения и передается руководству министерства.
7.6.Руководитель дает по обращению письменное поручение (резолюцию) и определяет исполнителей, после чего обращение возвращается специалисту по делопроизводству для занесения текста резолюции в журнал регистрации либо в электронную базу данных.
Поручения (резолюции) готовятся в произвольной форме, с четкими и конкретными указаниями по существу вопросов, поставленных в обращениях граждан. В случае, когда ответ дается за подписью министра, в поручении исполнителю указывается, например, "...рассмотреть и подготовить ответ заявителю". Если исполнителю поручается дать ответ заявителю, то в резолюции указывается "...рассмотреть и дать ответ заявителю".
7.7.Обращения граждан с поручениями (резолюциями) министра или уполномоченных им лиц возвращаются специалисту по делопроизводству для дальнейшей обработки. Специалист по делопроизводству вносит в соответствующий журнал, а также в базу данных поручение (резолюцию), сведения об исполнителе, ходе рассмотрения обращения и направляет обращение на исполнение в структурные подразделения должностным лицам. В журнал установленной формы заносится информация о том, кому и когда передано обращение на исполнение.
Оригинал обращения хранится у специалиста по делопроизводству, а его копия и резолюция направляются исполнителю.
7.8.Если поручение по заявлению дано нескольким должностным лицам, а ответственный исполнитель не выделен, то работу по рассмотрению обращения координирует исполнитель, указанный первым в резолюции министра либо уполномоченного им лица.
7.9.Ответственный исполнитель по результатам рассмотрения обращения готовит ответ заявителю. Ответ на обращение подписывается министром или уполномоченным им лицом.
7.10.Поступившее в министерство обращение рассматривается в сроки и порядке, установленном настоящей Инструкцией.
7.11.Письменное обращение, содержащее вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, направляется в течение семи дней со дня регистрации в соответствующий орган или соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением гражданина о переадресации его обращения.
Письменное уведомление о переадресации обращения заявителю направляется на бланке министерства за подписью министра либо уполномоченного им лица.
В случае, если в соответствии с запретом, предусмотренным частью 6 статьи 8 Федерального закона от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", невозможно направить жалобу на рассмотрение должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, жалоба возвращается гражданину с разъяснением его права обжаловать соответствующее решение или действие (бездействие) в установленном порядке в суд.
Если же поставленные в обращении вопросы полномочны решать несколько органов, то копии обращения в течение семи дней со дня регистрации направляются в каждый из них.
7.12.Государственный орган, орган местного самоуправления или должностное лицо по направленному в установленном порядке запросу министерства обязаны в течение 15 дней представлять документы и материалы, необходимые для рассмотрения обращения, за исключением документов и материалов, в которых содержатся сведения, составляющие государственную или иную охраняемую Федеральным законом тайну.
7.13.При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в органы или их должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
7.14.Сведения о ходе исполнения обращения (разрешение на продление срока, доклад руководству, запрос в органы власти и т.д.) фиксируются специалистом по делопроизводству в журнале, а также в базе данных в графе "Результат исполнения".
7.15.Передача зарегистрированных обращений граждан из одного подразделения в другое производится только через сектор делопроизводства и кадровой работы.
7.16.Ответ на обращение должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным гражданином в обращении. Если заявителю дан ответ в устной форме, то в материалах, приложенных к обращению, должно быть это указано, если дается промежуточный ответ, то указывается срок окончательного решения поставленного вопроса.
7.17.Ответ, подготовленный на основании правовых документов, должен содержать реквизиты этих документов с указанием даты и наименования.
7.18.Ответ на коллективное обращение отправляется на имя первого подписавшего его лица, если в письме не оговорено конкретное лицо, кому необходимо дать ответ.
7.19.Ответ на обращение, поступившее в министерство или должностному лицу министерства в форме электронного документа, направляется в форме электронного документа по адресу электронной почты, указанному в обращении, или в письменной форме по почтовому адресу, указанному в обращении.
7.20.Устанавливается следующий порядок визирования проектов ответов на обращения граждан:
на втором экземпляре ответа заявителю в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона, а также проставляются визы руководителя его структурного подразделения и руководителей подразделений, участвовавших в подготовке ответа (соисполнители), с расшифровкой фамилий. Ответ на обращение за подписью министра дополнительно визирует первый заместитель министра или заместитель министра, курирующий деятельность структурного подразделения, в котором рассматривалось обращение.
7.21.Обращения граждан после их рассмотрения исполнителями возвращаются специалисту по делопроизводству со всеми относящимися к ним материалами, в том числе с ответом заявителю. Специалист по делопроизводству проверяет правильность оформления ответов (наличие подписи, виз на втором экземпляре, адреса заявителя). Письменные ответы заявителю отправляются через структурное подразделение министерства, в котором осуществляется отправка почтовой корреспонденции.
Исходящим индексом отправляемого ответа является индекс и номер обращения.
7.22.Предложения, заявления и жалобы, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, а также документы по личному приему граждан формируются в дело в соответствии с утвержденной номенклатурой дел министерства.
Документы в этих делах располагаются в хронологическом порядке. Каждое предложение, заявление, и все документы по их рассмотрению и разрешению составляют в деле самостоятельную группу.
При формировании дел проверяется правильность направления документов в дело, их полнота (комплектность). Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также неправильно оформленные документы подшивать в дело запрещается.
7.23.Обращения считаются исполненными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю (заявителям) дан ответ. Датой закрытия дела по рассмотрению обращения является дата направления ответа заявителю. На каждом исполненном обращении делается надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
VIII.Порядок рассмотрения отдельных видов обращений
8.1.В случае, если в письменном обращении не указана фамилия гражданина, направившего обращение, почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение не дается. Министром или его заместителем принимается решение о списании данного обращения "В дело".
Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в орган государственной власти в соответствии с его компетенцией.
8.2.Обращение, в котором обжалуется судебное решение, в течение семи дней со дня регистрации возвращается гражданину, направившему обращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебного решения.
8.3.При получении письменного обращения, в котором содержатся нецензурные, оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью или имуществу должностного лица, а также членов его семьи, министерство вправе оставить без ответа по существу поставленных в нем вопросов и сообщить гражданину, направившему обращение, о недопустимости злоупотребления правом. Специалистом по делопроизводству принимается решение о списании данного обращения "В дело".
8.4.В случае, если текст письменного обращения не поддается прочтению, ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение, о чем в течение семи дней со дня регистрации обращения сообщается гражданину, направившему обращение, если его фамилия и почтовый адрес поддаются прочтению. Руководством министерства принимается решение о списании данного обращения "В дело".
8.5.Обращения граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный настоящей Инструкцией срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением, считаются повторными.
При работе с повторными обращениями формируется дело с уже имеющимися ранее документами по обращениям данного заявителя.
Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам.
Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, и указывается регистрационный номер предыдущего обращения.
8.6.В случае, если в письменном обращении гражданина содержится вопрос, на который ему многократно давались письменные ответы по существу в связи с ранее направляемыми обращениями, и при этом в обращении не приводятся новые доводы или обстоятельства, министр либо его заместитель вправе принять решение о безосновательности очередного обращения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу при условии, что указанное обращение и ранее направляемые обращения направлялись в министерство. О данном решении уведомляется гражданин, направивший обращение.
8.7.В случае, если ответ по существу поставленного вопроса в обращении не может быть дан без разглашения сведений, составляющих охраняемую федеральным законом тайну, гражданину, направившему обращение, сообщается о невозможности дать ответ по существу поставленного вопроса в связи с недопустимостью разглашения указанных сведений. Руководством министерства принимается решение о списании данного обращения "В дело".
8.8.Письменные обращения, переданные на личном приеме граждан, руководством министерства рассматриваются как обычные обращения.
8.9.Обращения граждан, поступившие из Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, Рязанской областной Думы, от Губернатора Рязанской области, Правительства Рязанской области и других органов государственной власти, передаются министру.
8.10.Обращения граждан, поступившие в министерство из средств массовой информации, а также через ящики для сбора обращений граждан, рассматриваются в порядке и сроки, предусмотренные настоящей Инструкцией.
8.11.Документы, приложенные к обращению, возвращаются по просьбе заявителя.
IX.Сроки рассмотрения обращений и уведомление заявителей
9.1.Обращения, поступившие в министерство или должностным лицам, рассматриваются в тридцатидневный срок со дня их регистрации, если иной срок (меньший) не установлен руководителем, давшим поручение по данному обращению. Обращения, не требующие дополнительного изучения и проверки, рассматриваются безотлагательно. О результатах рассмотрения заявителю направляется ответ.
9.2.В исключительных случаях (когда для рассмотрения обращения необходимо проведение специальной проверки), а также в случае направления запроса в другие органы для предоставления документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, либо принятия других мер сроки рассмотрения обращений могут быть в порядке исключения продлены министром (либо должностным лицом, давшим поручение) не более чем на 30 дней с уведомлением об этом заявителя и вышестоящего органа, если таковым затребованы результаты рассмотрения с указанием причины.
Продление срока оформляется исполнителями не менее чем за три дня до истечения срока рассмотрения обращения.
В случае, если поручение (обращение) поступило из Правительства Рязанской области и по объективным причинам исполнение его в установленный срок невозможно, министр не позднее чем за 5 дней до истечения срока, отведенного на исполнение поручения, представляет в Правительство Рязанской области (на имя лица, давшего поручение) предложения о продлении срока с указанием причин продления и планируемой даты его исполнения.
Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию министерства, оно направляется по принадлежности в течение семи дней со дня регистрации в исполнительный орган, орган местного самоуправления области, в другой компетентный орган либо их должностным лицам с уведомлением гражданина о переадресации его обращения.
X.Работа с обращениями, поставленными на контроль
10.1.Обращения, в которых содержатся вопросы, имеющие большое общественное значение, сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, переданные руководству министерства при их встречах с населением, направленные в адрес министра или его заместителей из федеральных органов государственной власти, Рязанской областной Думы, от Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанской области, от депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации, из общественной приемной Президента Российской Федерации (далее - вышестоящие органы власти) с поручением сообщить о результатах рассмотрения, ставятся на контроль (далее - контрольные обращения).
10.2.Контрольные обращения граждан, поступившие в министерство из вышестоящих органов власти, после регистрации передаются министру для принятия решений по организации их рассмотрения и подготовки ответов в вышестоящие органы власти и заявителю.
На контрольном обращении проставляется штамп "Контроль".
10.3.Контроль за ходом и сроками рассмотрения обращений осуществляется специалистом по делопроизводству, в том числе с применением средств вычислительной техники.
10.4.Должностное лицо - исполнитель в установленные сроки рассматривает контрольное обращение, информирует о результатах министра и готовит ответ заявителю.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то первый из них является ответственным за исполнение поручения и подготовку ответа.
Соисполнители не позднее чем за 5 дней до истечения срока исполнения документа представляют ответственному исполнителю письменные заключения (информацию) для подготовки ответа.
10.5.Если в письмах вышестоящих государственных органов власти содержатся просьбы проинформировать их о результатах рассмотрения обращений граждан, то исполнитель готовит ответ и в их адрес. Эти ответы, как правило, подписываются министром. Руководство министерства вправе предложить исполнителю продолжить работу с проведением дополнительных проверок или после подписания ответа списать материалы по результатам рассмотрения обращения "В дело".
10.6.Ответы по указанным обращениям должны быть согласованы (завизированы) с соисполнителями и с заместителем министра, курирующим структурное подразделение, в котором рассматривалось обращение.
10.7.Обращение считается исполненным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры, заявителям дан ответ.
Письменные обращения, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. Контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению предложения, заявления, жалобы. Решение о снятии с контроля принимает руководитель, давший поручение.
10.8.Требования к содержанию и оформлению ответов (справок) на контрольные обращения:
- ответы должны содержать конкретную и исчерпывающую информацию по всем вопросам, поставленным в обращениях граждан;
- если сроки рассмотрения продлены, то должны быть указаны причины и окончательная дата рассмотрения, по истечении которой будет дополнительно сообщено о проделанной работе;
- в ответе должно быть указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения;
- ответ заявителю подписывается должностным лицом - исполнителем, которому направлялось обращение на рассмотрение, если в резолюции не указано "...подготовить ответ заявителю";
- ответ заявителю печатается на бланке министерства и подписывается министром либо уполномоченным им лицом;
- к ответу прикладывается оригинал рассмотренного обращения гражданина.
XI.Организация работы по личному приему граждан.
Рассмотрение устных обращений
11.1.Личный прием граждан в министерстве осуществляют министр, первый заместитель министра и заместитель министра.
11.2.График личного приема граждан (по личным вопросам) в министерстве составляется специалистом по делопроизводству и утверждается министром.
Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан путем размещения на информационном стенде министерства и на официальном сайте министерства.
Запись на прием к министру, первому заместителю и заместителю министра осуществляет специалист по делопроизводству. Предварительная беседа с гражданами и запись на прием к министру, его заместителям осуществляется ежедневно, кроме выходных и праздничных дней. По вопросам, не входящим в компетенцию министерства, заявителям рекомендуется обратиться в соответствующие органы, учреждения, организации.
11.3.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
11.4.Порядок рассмотрения устных обращений, уведомления заявителей о результатах их рассмотрения, списания "В дело" устанавливается такой же, как для письменных обращений.
11.5.На каждое обращение оформляется установленного образца карточка личного приема гражданина (приложение 2 - не приводится), в которую заносится содержание обращения гражданина на личном приеме, а также резолюция ведущего прием с поручением должностному лицу. Решение должностного лица, ведущего прием, оформляется на карточке личного приема в виде поручения исполнителю (структурному подразделению) и подписывается.
11.6.Копия карточки личного приема гражданина с поручением должностного лица, осуществлявшего прием, направляется для исполнения под роспись.
11.7.При необходимости гражданам предлагается изложить суть вопроса в письменном виде. Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации с пометкой "л/пр" и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией, а в карточке личного приема делается отметка "оставлено заявление" и указывается дата регистрации.
11.8.В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
11.9.При необходимости на прием могут приглашаться руководители, специалисты структурных подразделений министерства, в компетенции которых находится рассмотрение поставленных вопросов.
11.10.Поступившие от исполнителя справки-ответы о принятых мерах специалистом по делопроизводству предоставляются для ознакомления должностному лицу, осуществлявшему прием.
11.11.В случае, если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявляемым требованиям, специалистом по делопроизводству готовится проект резолюции министра или его заместителя для повторного рассмотрения обращения по существу и подготовки ответа.
11.12.Должностное лицо не может перепоручить подчиненному вести прием граждан вместо себя.
11.13.При повторных обращениях подбираются имеющиеся материалы по делу заявителя (архивный материал).
11.14.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Поручение, данное должностным лицом, ведущим личный прием, по личному обращению гражданина, должно исполняться в тридцатидневный срок со дня его регистрации, если поручением не установлен иной срок.
Срок исполнения поручений может быть продлен должностным лицом, проводившим прием, с уведомлением в установленном порядке гражданина по данному вопросу.
11.15.Контроль за исполнением поручений по устным обращениям осуществляет специалист по делопроизводству.
XII.Хранение материалов по обращениям граждан
12.1.Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан возлагается на специалиста по делопроизводству.
Специалист по делопроизводству осуществляет хранение и использование в справочных и иных целях предложений, заявлений и жалоб граждан.
12.2.Оригиналы обращений граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их рассмотрением, формируются в дела в хронологическом порядке.
12.3.Устанавливается пятилетний срок хранения предложений, заявлений, жалоб граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением.
Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются в архив через два года после завершения делопроизводства по ним.
По истечении установленных сроков хранения документы по предложениям, заявлениям и жалобам граждан подлежат уничтожению в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным приказом Министерства культуры Российской Федерации от 25.08.2010 N 558.
12.4.Хранение дел у исполнителей запрещается.
12.5.Обращения граждан могут направляться в архив без рассмотрения, если в них содержатся общие рассуждения по известным проблемам внутренней и внешней политики или поднимаются уже решенные вопросы, не требующие дополнительного рассмотрения, а также бессмысленные по содержанию.
Решение о списании указанных обращений принимает министр или его заместитель.
12.6.Руководители структурных подразделений министерства ежеквартально анализируют и обобщают предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного выявления и устранения причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан. Обобщенные материалы не позднее чем за 5 дней до начала очередного квартала передаются руководителями структурных подразделений специалисту по делопроизводству для подготовки министру отчета о работе с обращениями граждан.
XIII.Контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений
13.1.Министр, заместители министра, руководители структурных подразделений, должностные лица осуществляют в пределах своей компетенции контроль за соблюдением порядка рассмотрения обращений, анализируют их содержание, принимают меры по своевременному выявлению и устранению причин нарушения прав и законных интересов граждан.
13.2.Лица, виновные в нарушении порядка рассмотрения обращений граждан, изложенного в настоящей Инструкции, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации.
XIV.Возмещение причиненных убытков и взыскание понесенных расходов при рассмотрении обращений
14.1.Гражданин имеет право на возмещение убытков и компенсацию морального вреда, причиненных незаконными действиями (бездействием) должностными лицами министерства при рассмотрении обращения по решению суда.
14.2.В случае, если гражданин указал в обращении заведомо ложные сведения, расходы, понесенные в связи с рассмотрением министерством или его должностным лицом, могут быть взысканы с данного гражданина по решению суда.