Приложение к Постановлению от 16.12.2010 г № 774 Административный регламент
Административный регламент архивного отдела администрации муниципального образования — шацкий муниципальный район рязанской области по предоставлению муниципальной услуги «Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей»
Раздел I.Общие положения
1.1.Административный регламент по предоставлению муниципальной услуги "Выдача копий архивных документов, подтверждающих право на владение землей", (далее - Регламент) устанавливает сроки и последовательность действий (административных процедур) архивного отдела администрации муниципального образования - Шацкий муниципальный район (далее - архивный отдел), а также порядок взаимодействия архивного отдела с государственными архивными учреждениями Рязанской области, органами государственной власти Российской Федерации и Рязанской области, органами местного самоуправления, организациями при осуществлении предоставления муниципальной услуги.
1.2.Предоставление муниципальной услуги осуществляется в соответствии с:
- Конституцией Российской Федерации ("Российская газета", N 7, 21.01.2009);
- Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" ("Парламентская газета", N 201, 27.10.2004);
- Федеральным законом от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" ("Российская газета", N 95, 05.05.2006);
- Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 18.01.2007 N 19 "Об утверждении Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" (зарегистрирован в Министерстве юстиции Российской Федерации 6 марта 2007 г., регистрационный N 9059) ("Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполнительной власти", N 20, 14.05.2007);
- ГОСТ Р-6.30-2003 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст (документ опубликован не был);
- Уставом муниципального образования - Шацкий муниципальный район Рязанской области, принятым решением Шацкой районной Думы N 21 от 26 марта 2010 года;
- Положением об архивном отделе администрации муниципального образования - Шацкий муниципальный район, утвержденным главой администрации муниципального образования - Шацкий муниципальный район Рязанской области 06.04.2008.
1.3.Предоставление муниципальной услуги осуществляется архивным отделом.
Ответственными исполнителями муниципальной услуги являются начальник и специалист архивного отдела.
1.4.Получателями муниципальной услуги являются юридические и физические лица (далее - Пользователи), обратившиеся в архивный отдел.
1.5.Результатом исполнения муниципальной услуги является выдача архивных справок, архивных выписок и копий архивных документов.
Раздел II.Требования к порядку исполнения муниципальной услуги
2.1.Порядок информирования о правилах предоставления муниципальной услуги.
Муниципальная услуга по запросам, поступившим в архивный отдел, предоставляется в форме архивных справок, архивных выписок, архивных копий, иных сведений.
Архивная справка - документ, составленный на бланке отдела и содержащий документную информацию о предмете запроса с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых она составлена.
Архивная копия - дословно воспроизводящая текст архивного документа копия, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения, заверенная в установленном порядке.
Архивная выписка - документ, дословно воспроизводящий часть текста архивного документа, относящийся к определенному факту, событию, лицу, с указанием архивного шифра и номеров листов единицы хранения.
2.1.1.Место нахождения архивного отдела и его почтовый адрес: 391550, Рязанская область, г. Шацк, ул. Карла Маркса, 18.
Справочные телефоны: 2-21-38.
График работы архивного отдела:
Понедельник - пятница с 8.00 до 17.00.
Перерыв на обед с 13.00 до 14.00.
Выходные дни - суббота, воскресенье.
2.1.2.Информирование по процедуре предоставления муниципальной услуги производится:
- при личном обращении в архивный отдел;
- по письменным обращениям;
- по каналам телефонной связи.
При личном обращении Пользователя в архивный отдел начальник или специалист обязан:
- подробно информировать заинтересованное лицо о порядке и условиях предоставления муниципальной услуги;
- объяснить причины возможного отказа в предоставлении муниципальной услуги.
При личном обращении Пользователей в архивный отдел их прием осуществляется в рабочем кабинете начальником и специалистом архивного отдела в соответствии с графиком работы.
понедельник - среда, пятница: 8.00 - 17.00;
перерыв на обед: 14.00 - 14.00;
четверг - санитарный день;
выходные дни - суббота, воскресенье.
При консультировании Пользователей по телефону специалисты архивного отдела обязаны сообщить адрес, график работы архивного отдела и перечень необходимых документов.
Ответ на запрос (заявление) Пользователя исполняется отделом в соответствии с данными, имеющимися в архивных документах. Ответ предоставляется в письменном виде и исполняется в срок, не превышающий 30 дней со дня регистрации обращения.
2.1.3.На информационных стендах в архивном отделе размещаются следующие информационные материалы:
- сведения о перечне предоставляемых муниципальных услуг;
- перечень документов, которые заявитель должен представить для предоставления муниципальной услуги;
- образцы заполнения документов;
- административный регламент.
2.2.Перечень документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги (далее - документы):
1) паспорт заявителя;
2) правоустанавливающие документы на земельный участок;
3) договоры купли-продажи;
4) домовые книги;
5) иные документы, подтверждающие право на земельный участок.
Требовать от заявителей документы, не предусмотренные данным пунктом административного регламента, не допускается.
2.3.Условия и сроки предоставления муниципальной услуги.
Запрос (заявление) Пользователя рассматривается и исполняется архивным отделом при наличии в запросе (заявлении) наименования юридического лица (для граждан - фамилии, имени, отчества, года рождения), почтового и/или электронного адреса, указания темы (вопроса), хронологии запрашиваемой информации.
Запрос Пользователя рассматривается и исполняется по архивным документам, относящимся к предмету запроса, в течение 30 дней со дня их регистрации.
При поступлении запросов (заявлений), которые не могут быть исполнены без представления дополнительных сведений или уточнений, архивный отдел в 7-дневный срок запрашивает автора запроса (заявления) об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.
Запросы (заявления), не относящиеся к составу хранящихся в отделе документов (непрофильные запросы), в течение 5 дней с момента их регистрации направляются по принадлежности в соответствующий государственный архив Рязанской области или организацию, где могут храниться необходимые документы, с уведомлением об этом Пользователя или Пользователю дается соответствующая рекомендация.
2.4.Перечень оснований для отказа в предоставлении муниципальной услуги.
Архивный отдел может отказать или отсрочить предоставление муниципальной услуги.
Основанием для отказа или отсрочки в предоставлении муниципальной услуги являются:
- плохое физическое состояние документов;
- отсутствие в архивных делах технического оформления и научного описания;
- отсутствие в запросе (заявлении) необходимых сведений для проведения поисковой работы;
- отсутствие в запросе (заявлении) наименования юридического лица (для гражданина - фамилии), почтового адреса и/или электронного адреса Пользователя;
- запросы (заявления) не поддаются прочтению;
- обращения содержат ненормативную лексику и оскорбительные выражения.
2.5.Копии архивных документов, подтверждающих право на владение землей, предоставляются бесплатно.
Раздел III.Административные процедуры
3.1.Описание последовательности действий при предоставлении муниципальной услуги.
3.1.1.Прием запросов (заявлений) Пользователей для предоставления муниципальной услуги.
Начальник архивного отдела проводит прием Пользователей по вопросам выдачи информации. Если Пользователь обратился лично, то начальник отдела, ведущий прием, беседует индивидуально с каждым посетителем. Все Пользователи регистрируются в журнале регистрации заявлений граждан, где каждому Пользователю присваивается входящий номер.
Если Пользователю требуются сведения по документам, которые на хранение в архивный отдел не поступали, то ему дается рекомендация, в какой архив или архив какого учреждения необходимо обратиться.
Если запрос содержит не все сведения, необходимые для наведения справки, в адрес Пользователя в течение 5 дней направляется письмо с просьбой сообщить дополнительные сведения или они уточняются по телефону.
Запрос и переписка по одному и тому же вопросу, поступившие в отдел от различных организаций, учитываются под редакционным индексом первого запроса. Повторным запросам Пользователей при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс.
3.1.2.Рассмотрение заявлений.
Запрос Пользователя рассматривается начальником архивного отдела или специалистом архивного отдела в однодневный срок и исполняется по архивным документам, относящимся к предмету запроса. Срок исполнения запроса не должен превышать 30 дней с момента его регистрации.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архивном отделе архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом Пользователя или Пользователю дается соответствующая рекомендация.
3.1.3.Результат исполнения муниципальной услуги.
При составлении архивных справок исполнитель обязан выявить и использовать все имеющиеся в архивном отделе данные и изложить текст архивной справки четко и грамотно. Сведения, не относящиеся к вопросу запроса, в справку не включаются.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия составляются с обозначением названия информационного документа: "Архивная справка", "Архивная выписка", "Архивная копия".
Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.
Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов или наличие одного их них оговариваются в тексте справки в скобках ("Так в документе", "Так в тексте оригинала").
В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью архивного отдела.
Архивная справка, предназначенная для использования на территории Российской Федерации, подписывается начальником архивного отдела, специалистом архивного отдела и заверяется печатью архивного отдела.
При необходимости к архивной справке прилагаются копии архивных документов или выписки из них, подтверждающие сведения, изложенные в архивной справке.
При отсутствии в отделе архивных документов, необходимых для исполнения запроса, на бланке составляется ответ, подтверждающий неполноту состава архивных документов по теме запроса. При необходимости ответ может быть заверен гербовой печатью.
В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.
Архивная справка, архивная выписка, архивная копия и ответы на запросы по просьбе Пользователей высылаются по почте заказными письмами.
3.1.4.Направление запросов архивного отдела на исполнение по принадлежности и информирование Пользователей о результатах рассмотрения их запросов (заявлений).
По итогам анализа тематики поступившего запроса (заявления) Пользователя архивный отдел направляет запросы со своим письмом по принадлежности на исполнение:
- в государственные архивные учреждения Рязанской области;
- в иные организации при наличии у них документов, необходимых для исполнения запросов.
В случае, если запрос требует исполнения несколькими организациями, отдел направляет в соответствующие организации копию запроса (заявления) с указанием информации о направлении ответа в адрес Пользователя или архивного отдела.
Архивный отдел письменно уведомляет автора запроса (заявления) о направлении соответствующих запросов на исполнение по принадлежности для ответа в его адрес о результатах поиска запрашиваемой информации.
Раздел IV.Контроль предоставления муниципальной услуги
4.1.Контроль за полнотой и качеством предоставления муниципальной услуги включает в себя проведение проверок, выявление и устранение нарушений прав Пользователей, рассмотрение, принятие решений и подготовку ответов на обращения Пользователей, содержащие жалобы на решения, действия (бездействие) сотрудников архивного отдела.
4.2.По результатам проведенных проверок, в случае выявления нарушений прав Пользователей, к виновным лицам осуществляется применение мер ответственности в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.
4.3.Проверки могут быть плановыми, внеплановыми и по конкретному обращению заявителя.
Раздел V.Порядок обжалования действий (бездействия) и решений должностных лиц, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной услуги
5.1.Заявители имеют право на обжалование действий (бездействия) и решений должностных лиц отдела, осуществляемых (принятых) в ходе исполнения муниципальной услуги.
5.2.Жалоба на действия (бездействие) и решения должностных лиц отдела (далее - жалоба) может быть подана как в форме устного обращения, так и в письменной форме:
1) по адресу: Рязанская область, г. Шацк, ул. Карла Маркса, 18;
2) по телефону 2-21-38.
5.3.Заявитель в письменной жалобе в обязательном порядке указывает либо наименование органа местного самоуправления, в которое направляет жалобу, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица, а также свои фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес, по которому должны быть направлены ответ, уведомление о переадресации жалобы, излагает суть жалобы, ставит личную подпись и дату.
В случае необходимости в подтверждение своих доводов заявитель прилагает к письменной жалобе документы и материалы либо их копии.
Жалоба может быть подана в форме устного обращения на личном приеме заявителей. Прием заявителей осуществляют глава администрации муниципального образования - Шацкий муниципальный район и его заместители.
Прием заявителей главой администрации муниципального образования - Шацкий муниципальный район и заместителями проводится по предварительной записи, которая осуществляется в соответствии с графиком работы администрации муниципального образования - Шацкий муниципальный район.
При личном приеме заявитель предъявляет документ, удостоверяющий его личность. Для юридических лиц - документ, удостоверяющий полномочия представителя юридического лица.
Содержание устной жалобы заносится в карточку личного приема заявителя. В случае, если изложенные в устной жалобе факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на жалобу, с согласия заявителя, может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема заявителя. В остальных случаях дается письменный ответ.
В ходе личного приема заявителю может быть отказано в дальнейшем рассмотрении жалобы, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в жалобе вопросов.
Жалоба может быть подана по электронной почте на адрес электронной почты администрации, указанный в пункте 2.1.1 настоящего Административного регламента.
Требования, предъявляемые к жалобе в электронной форме, аналогичны требованиям к жалобе в письменной форме.
5.4.Письменная жалоба и жалоба по электронной почте должны быть рассмотрены администрацией муниципального образования - Шацкий муниципальный район в течение 30 дней со дня их регистрации. В исключительных случаях, когда для проверки и решения поставленных в жалобе вопросов требуется более длительный срок, допускается продление главой района и главой администрации муниципального образования - Шацкий муниципальный район сроков ее рассмотрения, но не более чем на 30 дней, о чем сообщается заявителю, подавшему жалобу, в письменной форме с указанием причин продления.
5.5.Порядок подачи, рассмотрения и разрешения жалоб, направляемых в суды и арбитражные суды, определяется законодательством Российской Федерации о гражданском судопроизводстве и судопроизводстве в арбитражных судах.
5.6.Жалоба считается разрешенной, если рассмотрены все поставленные в ней вопросы, приняты необходимые меры и даны письменные (в том числе в электронной форме) и устные с согласия заявителя ответы.