Приложение к Приказу от 26.08.2008 г № 497 Инструкция
Инструкция по ведению делопроизводства по обращениям граждан в министерстве здравоохранения рязанской области
1.Общие положения
1.1.Рассмотрение обращений и прием граждан в министерстве здравоохранения Рязанской области осуществляется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон).
1.2.Настоящая Инструкция по ведению делопроизводства по обращениям граждан в министерстве здравоохранения Рязанской области (далее - Инструкция) устанавливает порядок и организацию рассмотрения обращений граждан.
1.3.В министерстве здравоохранения Рязанской области (далее - Министерство) рассматриваются письменные и устные обращения граждан по вопросам, относящимся к компетенции Министерства, в соответствии с Конституцией Российской Федерации, федеральным законодательством и законодательством Рязанской области, Положением о Министерстве, утвержденным Постановлением Правительства Рязанской области от 9 июня 2008 года и другими нормативными правовыми актами.
1.4.Организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется отделом материально-технического обеспечения Министерства.
1.5.Отдел материально-технического обеспечения Министерства систематически проводит анализ и обобщение информации о поступающих обращениях граждан, представляет министру здравоохранения Рязанской области (далее - Министр) справки о количестве и характере поступивших на рассмотрение письменных и устных обращений граждан.
1.6.Все сотрудники Министерства, работающие с обращениями граждан, несут ответственность за сохранность находящихся у них документов и писем. Сведения, содержащиеся в обращениях граждан, могут использоваться только в служебных целях и в соответствии с полномочиями лица, работающего с обращениями. Запрещается разглашение содержащейся в обращении информации о частной жизни обратившихся граждан без их согласия.
1.7.При утрате исполнителем письменных обращений граждан назначается служебное расследование, о результатах которого информируется Министр.
1.8.При уходе в отпуск исполнитель обязан передать все имеющиеся у него на исполнении письменные обращения граждан временно замещающему его работнику. При переводе на другую работу или освобождении от занимаемой должности в Министерстве исполнитель обязан сдать все числящиеся за ним обращения граждан работнику, ответственному за делопроизводство в структурном подразделении.
2.Прием и первичная обработка письменных обращений граждан
2.1.Все присланные по почте письменные обращения граждан (в том числе телеграммы) и документы, связанные с их рассмотрением, поступают в отдел материально-технического обеспечения Министерства.
2.2.При приеме и первичной обработке документов производится проверка правильности адресования, оформления и доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений, к письму подкалывается конверт.
2.3.На письма, поступившие с денежными купюрами (кроме изъятых из обращения), ценными бумагами (облигациями, акциями и т.д.), ценными подарками, составляется акт в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в отделе материально-технического обеспечения Министерства, второй приобщается к поступившему обращению. Ошибочно поступившие (не по адресу) письма возвращаются на почту.
2.4.Поступившие документы (паспорта, военные билеты, трудовые книжки, пенсионные удостоверения и другие приложения подобного рода) подкалываются впереди текста письма. В случае отсутствия текста письма сотрудником отдела материально-технического обеспечения Министерства, принимающим почту, составляется справка с текстом "Письма в адрес Министерства здравоохранения Рязанской области нет", датой и личной подписью, которая приобщается к поступившим документам.
2.5.Прием письменных обращений непосредственно от граждан производится в отделе материально-технического обеспечения Министерства.
Не принимаются обращения, не содержащие подписи обратившегося гражданина и адреса для ответа.
По просьбе обратившегося гражданина ему выдается расписка установленной формы с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям граждан. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
2.6.Обращения, поступившие на имя первого заместителя Министра, заместителей Министра и работников Министерства с пометкой "лично", не вскрываются, регистрируются в установленном порядке и передаются адресату.
2.7.Обращения и ответы о результатах рассмотрения обращений, поступившие по факсу или электронной почте, принимаются и регистрируются сотрудниками отдела материально-технического обеспечения Министерства с указанием формы поступления.
2.8.После первичной обработки все поступившие обращения и документы, связанные с их рассмотрением, регистрируются сотрудником отдела материально-технического обеспечения Министерства.
3.Регистрация поступивших обращений
3.1.Поступившие в отдел материально-технического обеспечения Министерства обращения граждан регистрируются, как правило, в день поступления, в отдельных случаях не позднее трех дней, в правом нижнем углу первой страницы письма проставляется регистрационный штамп "Министерство здравоохранения Рязанской области". В случае, если место, предназначенное для штампа, занято текстом письма, штамп может быть проставлен в ином месте, обеспечивающем его прочтение.
3.2.После рассмотрения, регистрации и составления краткой аннотации поступившие обращения передаются для ознакомления начальнику отдела материально-технического обеспечения Министерства, на которого возложена подготовка информационных и аналитических материалов. Поступившие ответы на письма передаются исполнителям.
3.3.Сотрудники отдела материально-технического обеспечения Министерства производят регистрацию обращения.
3.4.При регистрации:
- письму присваивается регистрационный номер, который состоит из порядкового номера поступившего обращения и трех начальных букв фамилии заявителя.
Например: 261АКС,
где 261 - порядковый номер поступившего обращения, АКС - начальные буквы фамилии заявителя.
Регистрационный индекс коллективного обращения состоит из "Колл" и порядкового номера.
Например: Колл 267;
- указываются фамилия и инициалы заявителя (в именительном падеже) и его адрес. Если письмо подписано двумя и более авторами, то регистрируется первый автор, в адрес которого просят направить ответ. Общее число авторов указывается в аннотации письма. Коллективными являются также бесфамильные обращения, поступившие от имени коллектива организации (учреждения), а также резолюции собраний и митингов;
- отмечается тип доставки обращения (письмо, телеграмма, доставлено лично). Если письмо переслано, то указывается, откуда оно поступило (из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата Правительства Российской Федерации, от Губернатора Рязанской области, аппарата Правительства Рязанской области, Рязанской областной Думы и т.д.), проставляются дата и исходящий номер сопроводительного письма. На поручениях о рассмотрении, в которых содержится просьба проинформировать о результатах, проставляется штамп "Контроль". Контрольным обращением также является обращение, направленное от имени Правительства области в адрес Министерства с просьбой рассмотреть обращение и проинформировать о результатах рассмотрения;
- обращение проверяется на повторность, при необходимости из архива поднимается предыдущая переписка. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением; обращения одного и того же лица (коллектива) по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие в Министерство в течение месяца, не считаются повторными и учитываются под регистрационным номером первого обращения. В регистрационно-контрольной карточке в данном случае ставится отметка "К ИМЕЮЩЕЙСЯ ПЕРЕПИСКЕ";
- составляется аннотация на письмо. Аннотация должна быть четкой, краткой, отражать содержание всех вопросов, поставленных в обращении. Аннотация должна обосновывать адресность направления письма на рассмотрение;
- от письма отделяются поступившие деньги, паспорта, ценные бумаги, иные подлинные документы (при необходимости с них снимаются копии) и возвращаются заявителю. Деньги возвращаются почтовым переводом, при этом почтовые расходы относятся на счет заявителя. В случае, если заявитель прислал конверт с наклеенными на него знаками почтовой оплаты и надписанным адресом, этот конверт может быть использован для отправления ответа. Чистые конверты с наклеенными знаками почтовой оплаты возвращаются заявителю.
РАССМОТРЕНИЕ, ПЕРЕДАЧА НА ИСПОЛНЕНИЕ НЕЗАРЕГИСТРИРОВАННЫХ ПИСЬМЕННЫХ ОБРАЩЕНИЙ НЕ ДОПУСКАЕТСЯ.
4.Направление обращения на рассмотрение
4.1.После регистрации и составления аннотации отдел материально-технического обеспечения Министерства принимает решение о передаче обращения на рассмотрение. Решение о направлении письма на рассмотрение принимается исходя исключительно из содержания обращения независимо от того, на чье имя оно адресовано.
4.2.В случае, если вопрос, поставленный в обращении, не находится в компетенции Министерства, обращение в течение семи дней пересылается по принадлежности в орган, компетентный решать данный вопрос с уведомлением гражданина, направившего обращение. Обращения, присланные не по принадлежности из других государственных органов, возвращаются в направившую организацию.
4.3.Сопроводительные письма о возврате неверно присланных обращений в вышестоящие организации подписываются первым заместителем Министра.
5.Рассмотрение обращений в структурных подразделениях
5.1.Поступившие письменные обращения граждан рассматриваются исполнителями в срок до одного месяца со дня их регистрации.
5.2.На поступившее обращение Министром, первым заместителем и заместителями министра здравоохранения Рязанской области дается поручение. Поручение должно содержать: наименование подразделения Министерства, фамилии и инициалы лиц, которым дается поручение, лаконично сформулированный текст, предписывающий действие, порядок и срок исполнения, подпись руководителя с расшифровкой и датой. Поручение может состоять из нескольких частей, предписывающих каждому исполнителю самостоятельное действие, порядок и срок исполнения поручения.
5.3.Контроль за сроками исполнения, а также централизованную подготовку ответа заявителю (а для контрольных поручений и в вышестоящую организацию) осуществляет исполнитель, указанный в поручении первым. Соисполнители не позднее семи дней до истечения срока исполнения письма обязаны представить ответственному исполнителю все необходимые материалы для обобщения и подготовки ответа.
5.4.Поручение оформляется на специальном бланке установленного образца.
5.5.Должностное лицо, которому поручено рассмотрение обращения, вправе пригласить заявителя для личной беседы, запросить в установленном порядке дополнительные материалы и объяснения у заявителя и иных, юридических и физических лиц.
5.6.В случае, если обращение, по мнению исполнителя, направлено не по принадлежности, он в двухдневный срок возвращает его в отдел материально-технического обеспечения Министерства, указывая при этом подразделение, в которое, по его мнению, следует направить обращение.
Передача зарегистрированных обращений граждан из одного подразделения в другое производится только через отдел материально-технического обеспечения Министерства.
5.7.Обращения, содержащие выражения, оскорбляющие честь и достоинство других лиц, не рассматриваются, о чем заявитель уведомляется исполнителем. В необходимых случаях отдел материально-технического обеспечения Министерства направляет такие письма в правоохранительные органы.
5.8.Письма без подписи, содержащие конкретные вопросы, направляются для сведения по ведомственной принадлежности и списываются в дело работниками соответствующих структурных подразделений. Письма без подписи, в которых содержится информация о совершенном или готовящемся преступлении, направляются для проверки в правоохранительные органы.
5.9.На письма, не являющиеся заявлениями, жалобами или ходатайствами, не содержащие конкретных предложений или просьб (в том числе стандартные поздравления, соболезнования, письма, присланные для сведения, и т.д.), ответы, как правило, не даются.
5.10.В случае, если обращение одного и того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям было ранее рассмотрено и во вновь поступившем обращении отсутствуют основания для пересмотра ранее принятых решений, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.
5.11.В случае, если обращение одного и того же лица (группы лиц) и по тем же основаниям, что и в обращении, находится в производстве суда или материалы, необходимые для принятия решения и ответа заявителю, рассматриваются в суде, рассмотрение обращения может быть отложено до вступления в законную силу решения суда, о чем уведомляется заявитель.
5.12.В случае, если по вопросу, содержащемуся в обращении, имеется вступившее в законную силу судебное решение, должностное лицо, которому направлено обращение, вправе принять решение об оставлении обращения без рассмотрения по существу, уведомив об этом заявителя.
5.13.В случае, если при рассмотрении обращения, поданного в интересах третьих лиц, выяснилось, что они письменно возражают против его рассмотрения, рассмотрение обращения прекращается.
6.Продление срока рассмотрения обращений граждан
6.1.В случаях, требующих для разрешения вопросов, поставленных в обращении, проведения специальной проверки, истребования дополнительных материалов, принятия других мер, сроки рассмотрения обращений граждан могут быть продлены не более чем на один месяц с сообщением об этом обратившемуся гражданину и обоснованием необходимости продления сроков.
6.2.Продление сроков исполнения производится по служебной записке ответственного исполнителя:
- письменных обращений с грифом "Контроль" - Министром или его первым заместителем;
- по остальным письменным обращениям - заместителями министра здравоохранения Рязанской области в соответствии с курируемыми вопросами.
Уведомление о продлении срока рассмотрения обращения (промежуточный ответ) заблаговременно направляется заявителю. Если контроль за рассмотрением обращения установлен вышестоящей организацией, то исполнитель обязан заблаговременно согласовать с ней продление срока рассмотрения обращения.
7.Требования к оформлению ответа
7.1.Ответы на обращения граждан подписывают Министр, первый заместитель и заместители министра здравоохранения Рязанской области, а также руководители структурных подразделений министерства здравоохранения Рязанской области в пределах своей компетенции.
Ответы в вышестоящие организации и заместителям Председателя Правительства Рязанской области об исполнении поручений о рассмотрении обращений граждан подписывают Министр и его первый заместитель.
Ответы на поручения Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, Председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, парламентские и депутатские запросы о рассмотрении обращений граждан, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, заместителей Председателя Правительства Российской Федерации, Уполномоченного по правам человека Российской Федерации, Губернатора Рязанской области, Вице-губернатора Рязанской области, заместителей Председателя Правительства Рязанской области подписывают Министр или первый заместитель.
7.2.Ответ на обращение должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным гражданином в обращении. Если заявителю дан ответ в устной форме, то в материалах, приложенных к обращению, должно быть об этом указано, если дается промежуточный ответ, то указывается срок окончательного решения поставленного вопроса. Ответ на коллективное обращение отправляется на имя первого подписавшего его лица, если в письме не оговорено конкретное лицо, которому подлежит дать ответ.
7.3.В ответе в вышестоящую организацию должно быть четко указано о том, что заявитель в той или иной форме проинформирован о результатах рассмотрения его обращения. В ответах по коллективным обращениям указывается, кому именно из авторов дан ответ.
7.4.Устанавливается следующий порядок визирования проектов ответов на обращения граждан, подготовленных за подписью руководства:
На 2-м экземпляре проекта ответа обязательны визы руководителя структурного подразделения, в котором готовился ответ, непосредственного исполнителя, руководителей структурных подразделений и должностных лиц, участвовавших в его подготовке, с расшифровкой фамилии, номер телефона исполнителя.
7.5.Приложенные к обращению подлинники документов, присланных заявителем, остаются в деле, если в письме не содержится просьба об их возврате.
7.6.Ответы заявителям и в вышестоящие организации печатаются на бланках установленной формы в соответствии с Инструкцией по делопроизводству и министерстве здравоохранения Рязанской области. Ответам на письма граждан присваивается ИСХОДЯЩИЙ НОМЕР.
7.7.В левом нижнем углу ответа обязательно указываются фамилия и инициалы исполнителя и номер его служебного телефона.
7.8.Подлинники обращений граждан в вышестоящие организации возвращаются только при наличии на них штампа "Подлежит возврату" или специальной отметки в сопроводительном письме.
7.9.После завершения рассмотрения обращения и оформления ответа подлинник обращения и все материалы, относящиеся к рассмотрению, передаются в отдел материально-технического обеспечения Министерства, где проверяется правильность оформления ответа. Начальник отдела материально-технического обеспечения Министерства вправе обратить внимание исполнителя на несоответствие подготовленного ответа требованиям, предусмотренным настоящей Инструкцией, и предложить переоформить ответ.
7.10.Отправление ответов без регистрации в отделе материально-технического обеспечения Министерства не допускается.
7.11.При необходимости исполнитель может составить справку о результатах рассмотрения обращения (например, в случаях, если ответ заявителю был дан по телефону или при личной беседе, если при рассмотрении обращения возникли обстоятельства, не отраженные в ответе, но существенные для рассмотрения дела).
7.12.Итоговое оформление дел для передачи в архив осуществляется в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству в министерстве здравоохранения Рязанской области.
8.Контроль за рассмотрением обращений граждан
8.1.На контроль ставятся обращения, в которых сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, а также обращения по вопросам, имеющим большое общественное значение. Постановка обращений на контроль также производится с целью устранения недостатков в работе муниципальных органов управления здравоохранением, областных учреждений здравоохранения, получения материалов для обзоров почты, аналитических записок и информации, выявления принимавшихся ранее мер по обращениям граждан при получении справки по вопросам, с которыми автор обращается неоднократно.
8.2.В обязательном порядке осуществляется контроль за исполнением поручений Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации и его первых заместителей, Председателей палат Федерального Собрания Российской Федерации, руководителя Администрации Президента Российской Федерации, Губернатора Рязанской области, Вице-губернатора Рязанской области, заместителей Председателя Правительства Рязанской области, Председателя Рязанской областной Думы о рассмотрении обращений граждан.
8.3.Решение о постановке обращения на контроль принимает Министр, первый заместитель или заместители министра здравоохранения Рязанской области.
8.5.Контроль за соблюдением сроков рассмотрения письменных обращений граждан осуществляет отдел материально-технического обеспечения Министерства.
Контроль завершается только после вынесения решения и принятия исчерпывающих мер по разрешению письменного обращения.
В целях своевременного рассмотрения письменных обращений граждан за три дня до истечения срока исполнения документа работниками отдела материально-технического обеспечения Министерства подаются напоминания руководителям структурных подразделений.
Еженедельно Министру составляется и подается сводка о количестве неисполненных в срок письменных обращений граждан.
9.Организация личного приема граждан
9.1.Прием граждан в Министерстве осуществляется Министром, первым заместителем министра здравоохранения Рязанской области, заместителями министра здравоохранения Рязанской области, руководителями структурных подразделений Министерства, другими уполномоченными на то лицами.
График приема граждан составляется отделом материально-технического обеспечения Министерства и утверждается Министром.
Личный прием граждан Министром осуществляется еженедельно по четвергам с 16.00 до 18.00.
Организацию личного приема граждан к Министру осуществляет отдел материально-технического обеспечения Министерства.
9.2.Запись на прием осуществляется предварительно сотрудником отдела материально-технического обеспечения Министерства - за день до приема с 9.00 до 17.30. В отдельных случаях сотрудник по согласованию с Министром может рассмотреть вопрос о досрочном прекращении записи посетителей.
9.3.На каждого гражданина, обратившегося на прием, заполняется карточка личного приема (в электронном виде и на бумажном носителе), в которой указываются дата приема, фамилия, имя, отчество, адрес места жительства заявителя. Во время записи устанавливается кратность обращения гражданина к руководителю. При повторных обращениях ведущий запись делает подборку всех имеющихся материалов по предыдущим обращениям и подкалывает их к карточке.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
Порядок рассмотрения устных обращений, подготовки ответов заявителям о результатах их рассмотрения, списания рассмотренных обращений в дело устанавливается тот же, что и для рассмотрения письменных обращений.
9.4.Ожидающие приема граждане приглашаются на беседу сотрудником отдела материально-технического обеспечения Министерства. Сотрудник, выслушав посетителя, рассмотрев и проанализировав представленные материалы, вносит краткую аннотацию просьбы в электронную базу данных учета посетителей, консультирует посетителя и разъясняет ему порядок разрешения его вопроса.
9.5.Во время приема сотрудник вправе по договоренности направить заявителя на беседу в соответствующее подразделение Министерства.
9.6.По просьбе заявителя он может быть принят другим должностным лицом Министерства в установленные для них дни приема населения. С графиком приема посетители могут ознакомиться через информационно-справочные стенды Министерства.
9.7.Во время личного приема Министром каждый гражданин имеет возможность сделать устное заявление либо оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.
9.8.Запись на повторный прием к Министру осуществляется не ранее получения гражданином ответа на предыдущее обращение. Необходимость в записи на повторный прием определяется сотрудником отдела материально-технического обеспечения Министерства исходя из содержания ответа предыдущего приема.
9.9.О заявителях, обратившихся в отдел материально-технического обеспечения Министерства за разъяснением или консультацией и не требующих приема Министром, сотрудник вносит информацию в электронную базу данных учета посетителей.
9.10.Министр здравоохранения при рассмотрении обращений граждан может приглашать на прием специалистов Министерства; создавать комиссии для проверки фактов, изложенных в обращениях; проверять исполнение ранее принятых ими решений по обращениям граждан; поручать рассмотрение обращения муниципальным органам управления здравоохранением, областным учреждениям здравоохранения, кроме органов и должностных лиц, решения и действия (бездействие) которых обжалуются, и принять решение о постановке на контроль обращения гражданина.
9.11.В ходе приема Министр уведомляет заявителя о том, кому будет поручено рассмотрение его обращения и откуда он получит ответ.
9.12.После завершения личного приема Министром и согласно его поручениям сотрудник отдела материально-технического обеспечения Министерства оформляет рассылку документов с приема через данный отдел. Поручения оформляются на специальном бланке, а в случае, если оно написано непосредственно на документе или в карточке, сотрудник отдела материально-технического обеспечения Министерства оформляет это поручение в установленном порядке.
9.13.Контроль за сроками поручений по устному обращению с личного приема Министра осуществляет сотрудник отдела материально-технического обеспечения Министерства, который ежемесячно сообщает по телефону или направляет исполнителю напоминания об обращениях, срок рассмотрения которых истекает или уже истек.
9.14.На обращениях, поставленных на контроль, делается отметка "Контроль" или сокращенная - "К", и все направленные документы подлежат возврату в отдел материально-технического обеспечения Министерства.
9.15.По просьбе заявителя, оставившего свои документы Министру, сотрудником отдела материально-технического обеспечения Министерства ему выдается расписка с указанием даты приема обращения, количества принятых листов и сообщается телефон для справок по обращениям. Никаких отметок на копиях или вторых экземплярах принятых обращений не делается.
9.16.Поступившие ответы о принятых мерах по реализации поручений по обращениям граждан с личного приема направляются на ознакомление Министру. Если по представленным материалам не поступают дополнительные поручения, рассмотренные заявления считаются завершенными. После возвращения списанных материалов "В дело" в отделе материально-технического обеспечения Министерства они снимаются с контроля, о чем делается отметка в учетной карточке, после чего рассмотрение обращения считается завершенным. Материалы с личного приема Министра хранятся в течение 5 лет, а затем уничтожаются в установленном порядке.
9.17.Первый заместитель и заместители министра здравоохранения Рязанской области осуществляют прием граждан в своих кабинетах по графику, утверждаемому Министром.
Организацию личного приема граждан к первому заместителю и заместителям министра здравоохранения Правительства Рязанской области осуществляют ответственные за делопроизводство в подконтрольных структурных подразделениях. Порядок организации, учета и приема посетителей аналогичен организации, учету и приему граждан Министром.
9.18.Ответственность за организацию личного приема граждан сотрудниками структурных подразделений Министерства возлагается на руководителей этих структурных подразделений, которые определяют сотрудников, осуществляющих прием посетителей, а также лиц, замещающих на приемах тех, кому надлежит его вести на период болезни, отпуска, командировки, и устанавливают и контролируют соблюдение единого порядка приема посетителей.
9.19.Контроль за соблюдением приема возлагается на сотрудника, ответственного за делопроизводство структурного подразделения. Обо всех перемещениях, изменениях часов, дней, места приема и т.д. ответственные за делопроизводство должны быть заранее проинформированы.
9.20.Решение вопросов сотрудниками Министерства, ведущими личный прием граждан, осуществляется в пределах их компетенции, определенной должностными регламентами. В случае, если сотрудник не может решить вопроса или посетитель неудовлетворен решением, ему должно быть указано, к какому лицу, в какое время и когда он может обратиться.
В случае, если посетитель в этот же день направляется к руководству Министерства, сотрудник, ведущий прием, уведомляет об этом руководство.
9.21.В целях сокращения нерациональных затрат времени у посетителей в Министерстве организовывается и регулярно обновляется наглядная справочная информация для быстрого и правильного определения посетителями, к кому и когда необходимо обратиться для решения вопроса, не отвлекая для этого сотрудников Министерства. Для этого на информационно-справочных стендах вывешиваются графики приема посетителей сотрудниками Министерства с указанием номеров кабинетов, должностей, фамилий, имен, отчеств сотрудников, осуществляющих личный прием граждан, дат и времени приема с указанием основных вопросов, по которым ведется прием по следующей форме:
| Должность | Ф.И.О. | Дни и время приема | Этаж, N кабинета, N телефона | По каким вопросам следует обращаться |
Подготовка и вывешивание наглядно-справочной информации о личном приеме граждан сотрудниками структурных подразделений осуществляется ответственными за делопроизводство этих структурных подразделений.
9.22.В каждом структурном подразделении Министерства ведется учет приема посетителей в журнале по утвержденной форме с указанием Ф.И.О. обратившегося, адреса места жительства, причин обращения и результатов решения вопроса по следующей форме:
| Дата обращения | Ф.И.О. посетителя | Место жительства | Причина обращения (диагноз) | Результаты решения вопроса | Примечание |