Распоряжение Правительства Рязанской области от 01.04.2014 № 127-р
О внесении изменений в Инструкцию по делопроизводству в аппарате Правительства Рязанской области, утвержденную распоряжением Правительства Рязанской области от 26.09.2008 N 522-р
РОССИЙСКАЯ ФЕДЕРАЦИЯ ПРАВИТЕЛЬСТВО РЯЗАНСКОЙ ОБЛАСТИ РАСПОРЯЖЕНИЕ от 1 апреля 2014 г. N 127-р Внести в Инструкцию по делопроизводству в аппарате ПравительстваРязанской области, утвержденную распоряжением Правительства Рязанскойобласти от 26.09.2008 N 522-р (в редакции распоряжений ПравительстваРязанской области от 18.02.2009 N 51-р, от 06.02.2012 N 41-р, от14.05.2012 N 201-р), следующие изменения: 1) раздел 7 "Особенности работы с обращениями граждан" изложитьв новой редакции согласно приложению N 1; 2) приложение N 14 изложить в новой редакции согласно приложениюN 2. Губернатор Рязанской области О.И. КовалевПриложение N 1к распоряжениюПравительства Рязанской областиот 1 апреля 2014 г. N 127-р "7. Особенности работы с обращениями граждан 7.1. Общие положения 7.1.1. Рассмотрение обращений граждан и прием граждан в Аппаратеосуществляются в соответствии с Федеральным законом от 2 мая2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан РоссийскойФедерации" (далее - Закон). 7.1.2. Организация централизованного учета и обеспечениесвоевременного рассмотрения письменных и устных обращений гражданосуществляются отделом по работе с обращениями граждан Аппарата (далее- отдел по работе с обращениями граждан). 7.1.3. Отдел по работе с обращениями граждан проводит анализ иобобщение сведений о поступающих обращениях граждан, представляетГубернатору Рязанской области, первому заместителю ПредседателяПравительства Рязанской области, руководителю аппарата ПравительстваРязанской области информацию о количестве и характере поступивших нарассмотрение письменных и устных обращений граждан. 7.2. Прием, учет и регистрация письменных обращений 7.2.1. Письменные обращения граждан (предложения, заявления,жалобы), присланные по почте, поступают в отдел документационногообеспечения, где проходят первичную обработку, и передаются в отдел поработе с обращениями граждан. Обращения граждан, поступившие заказным почтовым отправлением вотдел документационного обеспечения, регистрируются путем записи вжурнале установленной формы с последующей передачей под росписьсотруднику отдела по работе с обращениями граждан. Письма, полученныепростым почтовым отправлением, передаются в отдел по работе собращениями граждан без регистрации. Обращения граждан в адрес Губернатора Рязанской области,Правительства Рязанской области, направленные в электронном виде наофициальный сайт Правительства Рязанской области www.ryazanreg.ru,принимаются сотрудником отдела по работе с обращениями граждан. 7.2.2. Письменные обращения граждан, поступившие ГубернаторуРязанской области, в адрес Правительства Рязанской области либодолжностным лицам Правительства Рязанской области, подлежатрегистрации в отделе по работе с обращениями граждан, как правило, вдень поступления, в отдельных случаях - не позднее трех дней. Письма граждан с пометкой "лично" передаются на регистрацию впорядке, установленном настоящей Инструкцией. Письма, переданные Руководству при встречах с гражданами,регистрируются и направляются на исполнение в порядке, установленномнастоящей Инструкцией. Если от одного автора поступило несколько обращений, то каждоеобращение регистрируется отдельно. Регистрация обращений граждан осуществляется в системеавтоматизации делопроизводства и электронного документооборота "ДЕЛО"(далее - система "ДЕЛО"). По каждому обращению граждан заполняетсярегистрационная карточка (далее - РК), содержащая поля для заполненияобязательных реквизитов регистрации (приложение N 14). Ключевыми полями, однозначно определяющими РК, являются поля"Номер РК" и "Дата регистрации РК". "Номер РК" присваиваетсяавтоматически программой системы "ДЕЛО". Он состоит из префикса "КОЛ"(для коллективного обращения), "Б/п" (для обращения без подписи), "ОГ"(для обращения гражданина), "Л/пр" (для устного обращения) и, черездефис, - порядкового номера обращения в текущем году. 7.2.3. В отделе по работе с обращениями граждан осуществляетсяпредварительное рассмотрение обращения гражданина с подготовкойаннотации, после чего обращение направляется должностному лицу всоответствии с утвержденными полномочиями. Если у сотрудника отдела по работе с обращениями граждан прианнотировании обращений граждан не вызывает сомнения характернеобходимого поручения по рас смотрению обращений, то он готовитпроекты поручений (резолюций) за подписью должностного лица. Должностное лицо, осуществляющее рассмотрение обращений граждан,дает по ним письменные поручения и определяет исполнителей, послечего обращения воз вращаются в отдел по работе с обращениями граждандля занесения текста резолюции (поручения) в РК и направленияобращений на исполнение в структурные подразделения либо органы, вкомпетенцию которых входит решение поставленных гражданами вопросов вобращениях. Копии обращений граждан, сформированных в дело, хранятся вотделе по работе с обращениями граждан, а их оригиналы и поручения(резолюции) руководителя направляются исполнителям. Поручения (резолюции) должностного лица по рассмотрениюобращений граждан оформляются в произвольной форме. Если исполнителямпоручается дать ответ только в адрес заявителей, то в резолюцииуказывается: "... рассмотреть и дать ответ заявителю", если поручаетсяо результатах рассмотрения проинформировать Правительство Рязанскойобласти, то в резолюции указывается: "... рассмотреть, дать ответзаявителю и в Правительство Рязанской области". В случае, когда ответдается за подписью Руководства, в поручении исполнителям указывается:"... рассмотреть и подготовить ответ заявителю". 7.2.4. Повторными обращениями граждан считаются обращения,поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу,если со времени подачи первого обращения истек установленный срокрассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращениюрешением. Повторные обращения в отделе по работе с обращения ми гражданформируются в дело к уже имеющимся ранее документам по обращениямданного заявителя. Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, нопо разным вопросам. Повторным обращениям граждан при их поступлении присваиваетсяочередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РКуказывается связка с предыдущим обращением. 7.2.5. Отдел по работе с обращениями граждан осуществляетконтроль за соблюдением сроков исполнения поручений должностного лицапо результатам рассмотрения обращений граждан с использованием системы"ДЕЛО". Обращения, направленные для рассмотрения федеральными органамигосударственной власти, депутатами Рязанской областной Думы споручением сообщить о результатах их рассмотрения, ставятся наконтроль (далее - контрольные обращения). Контрольными обращениями также являются обращения, направленныеот имени Правительства Рязанской области в исполнительные органы, вкомпетенции которых находятся поставленные гражданами в обращенияхвопросы, с просьбой рассмотреть обращения и проинформировать орезультатах рассмотрения заявителей и Правительство Рязанской области. На контрольных обращениях проставляется штамп "Контроль". 7.2.6. Если в резолюции указано несколько исполните лей, топервый из них является ответственным за исполнение поручения иподготовку ответа, организует работу по его исполнению и несетперсональную ответственность за его исполнение. Соисполнители обязаны представить ответственным исполнителямпредложения и информационные материалы по обращению в течение первойполовины срока, отведенного на исполнение поручения, если неустановлениной срок рассмотрения. Если в резолюции указано рассмотреть обращения "... в части Васкасающейся", то ответ заявителям готовится каждым исполнителемсамостоятельно. 7.3. Рассмотрение письменных обращений 7.3.1. Поступившие в Правительство Рязанской области обращениярассматриваются в течение 30 дней с даты регистрации. В исключительных случаях, а также в случае направления запроса вдругие органы для представления документов и материалов, необходимыхдля рассмотрения обращений, должностное лицо вправе продлить срокрассмотрения обращений не более чем на 30 дней с на правлениемзаявителям уведомления о продлении срока рассмотрения обращений суказанием причины. Обращения, в которых обжалуются судебные решения, в течение 7дней с даты регистрации возвращаются гражданину, направившемуобращение, с разъяснением порядка обжалования данного судебногорешения. Если обращения содержат вопросы, решение которых не входит вкомпетенцию Правительства Рязанской области, оно направляется втечение 7 дней со дня регистрации в соответствующие органы илисоответствующим должностным лицам, в компетенцию которых входитрешение поставленных в обращении вопросов, с уведомлением граждан опереадресации их обращений; если же постав ленные в обращениях вопросынаходятся в компетенции нескольких органов, то копии обращений втечение 7 дней со дня регистрации направляются каждому из них. В случае, если поручение по компетенции должностным лицамнаправляется на бланке резолюции руководителя, то уведомлениязаявителям о переадресации обращений направляются за подписьюначальника отдела по работе с обращениями граждан либо его заместителяна бланке Аппарата. Если обращения получены в форме электронных документов и в нихуказан только адрес электронной почты, уведомления о переадресациизаявителям направляются в электронном виде. 7.3.2. При рассмотрении обращений не допускается разглашениесведений, содержащихся в обращениях, а также сведений, касающихсячастной жизни граждан, без их согласия. Не является разглашениемсведений, содержащихся в обращениях, направление письменных обращенийв органы государственной власти или их должностным лицам, вкомпетенцию которых входит решение поставленных в обращениях вопросов. Все сведения о ходе исполнения обращений (решение о продлениисрока, доклад Руководству, запрос в органы государственной власти ит.д.) вносятся в соответствующие разделы РК базы данных системы"ДЕЛО". 7.3.3. Передача зарегистрированных обращений граждан из одногоструктурного подразделения в другое производится только через отдел поработе с обращениями граждан. 7.3.4. Ответы на обращения подписываются Руководством,должностным лицом либо уполномоченными на то лицами. Ответы должны содержать конкретную и четкую информацию по всемвопросам, поставленным гражданами в обращениях. Если заявителям данответ в устной форме, то в материалах, приложенных к обращениям,должно быть об этом указано, если дается промежуточный ответ, тоуказывается срок окончательного решения поставленных вопросов. Ответы,подготовленные на основании нормативных правовых актов, должнысодержать реквизиты этих актов с указанием даты и наименования. Ответына коллективные обращения отправляются на имя первого подписавшего ихлица, если в обращениях не оговорено конкретных лиц, которым подлежитдать ответ. 7.3.5. Устанавливается следующий порядок визирования проектовответов на обращения граждан, подготовленных за подписью Руководства: на втором экземпляре проекта ответа обязательны визыруководителя структурного подразделения, в котором готовился ответ,непосредственного исполнителя, руководителей структурныхподразделений, участвовавших в его подготовке, с расшифровкой фамилий,номер телефона исполнителя. 7.3.6. Обращения граждан после их рассмотрения должны бытьвозвращены в отдел по работе с обращениями граждан со всемиотносящимися к ним материалами, включая оригиналы обращений ирезолюций. Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан проверяютправильность оформления ответов (наличие подписи, виз на копии,адреса) и вносят необходимые записи в РК. 7.3.7. Ответы на обращения граждан отправляются через отделдокументационного обеспечения или в форме электронного документа, еслив обращении указан только адрес электронной почты. Исходящим номером отправляемого ответа является номер обращения. 7.3.8. Обращения граждан считаются исполненными и снимаются сконтроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, принятынеобходимые меры, заявителю (заявителям) дан ответ. Датой снятия сконтроля является дата отправки ответа заявителю. На каждомисполненном обращении проставляется надпись "В дело" и личная подписьдолжностного лица, принявшего это решение. 7.3.9. После рассмотрения контрольных обращений ответственныеисполнители информируют о результатах их рассмотрения должностноелицо, давшее поручение, готовят ответы заявителям, если это указано впоручении. Если в письмах федеральных органов государственной власти,депутатов Рязанской областной Думы содержатся просьбы проинформироватьих о результатах рассмотрения обращений граждан, то исполнитель такжеготовит ответ в их адрес. Как правило, такие ответы подписываютсядолжностными лицами, которые дали поручение на исполнение. Если ответ в федеральный орган государственной власти, депутатуРязанской областной Думы и заявителю подписан должностным лицом либоуполномоченным им на то лицом, то обращение считается исполненным исписанным в дело. 7.3.10. Сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан приоценке ответов на обращения, полученных из органов государственнойвласти, органов местного самоуправления и от должностных лиц,осуществляется: а) проверка соблюдения сроков: - рассмотрения обращений; - представления документов и материалов, необходимых длярассмотрения обращений; б) проверка ответов на наличие необходимых реквизитов: - бланка государственного органа, органа местного самоуправления, организации или должностного лица; - даты и исходящего номера; - ссылки на дату и номер контрольных обращений; - должности, фамилии и инициалов, подписи лица, давшего ответ; в) анализ содержания ответа на: - освещение всех вопросов, поставленных в обращениях; - раскрытие всех установленных обстоятельств; - отражение всех доводов заявителя. 7.3.11. Поручение снимается с контроля, если: - вопросы решены положительно; - дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина идолжностное лицо, давшее поручение рассмотреть обращения, согласно сдоводами исполнителя. 7.3.12. Письменные обращения граждан о личном приеме должностнымлицом рассматриваются как обычные обращения. Заявителям направляютсясообщения за подписью начальника отдела по работе с обращениямиграждан о графике личного приема граждан Руководством, а обращенияоформляются "В дело" как исполненные. 7.3.13. Документы, приложенные к обращениям, возвращаются пописьменной просьбе заявителей. 7.4. Личный прием граждан. Рассмотрение устных обращений 7.4.1. Личный прием граждан в Правительстве Рязанской областиосуществляется Губернатором Рязанской области, Вице-губернаторомРязанской области - первым заместителем Председателя ПравительстваРязанской области, первым заместителем Председателя ПравительстваРязанской области, руководителем аппарата Правительства Рязанскойобласти, первым заместителем Председателя Правительства Рязанскойобласти, заместителями Председателя Правительства Рязанской области,другими уполномоченными на то лицами. График приема граждан составляется отделом по работе собращениями граждан и утверждается распоряжением Губернатора Рязанскойобласти. Информация о месте приема, а также об установленных для приемаднях и часах доводится до сведения граждан министерством печати имассовых коммуникаций Рязанской области. 7.4.2. На личный прием к указанным должностным лицам могутзаписаться жители Рязанской области, а также иные граждане РоссийскойФедерации, иностранные граждане и лица без гражданства. 7.4.3. Предварительная беседа с гражданами и запись на приемпроводятся в отделе по работе с обращениями граждан с занесениемнеобходимых сведений в карточку личного приема (приложение N 15).Помимо организации приема граждан отдел по работе с обращениямиграждан оказывает гражданам консультативную помощь. 7.4.4. При личном приеме гражданин предъявляет документ,удостоверяющий его личность. 7.4.5. Учет устных обращений ведется с использованием карточекличного приема граждан и системы "ДЕЛО". Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежитрегистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящейИнструкцией. Порядок рассмотрения устных обращений, подготовки ответовзаявителям о результатах их рассмотрения, списания рассмотренныхобращений в дело устанавливается тот же, что и для рассмотренияписьменных обращений. 7.4.6. Решение должностного лица, ведущего при ем, оформляется вкарточке личного приема в виде поручения исполнительным органам,структурным подразделениям Аппарата и (или) рекомендации органамместного самоуправления рассмотреть обращение, подписывается этимдолжностным лицом. Начальник отдела по работе с обращениями граждан послерегистрации и подготовки сопроводительного письма отправляет поручениедолжностного лица, проводившего личный прием, исполнителю длярассмотрения за своей подписью. В случае, если изложенные в устном обращении факты иобстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительнойпроверки, ответ на обращение гражданина может быть дан в ходе личногоприема, о чем делается запись в карточке личного приема. Если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит вкомпетенцию Губернатора Рязанской области и Правительства Рязанскойобласти, гражданину дается разъяснение о том, куда и в каком порядкеему следует обратиться. В ходе личного приема гражданину может быть отказано вдальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ посуществу поставленных в нем вопросов. 7.4.7. Поручение, данное должностным лицом по результатамличного приема гражданина, должно исполняться в тридцатидневный сроксо дня его регистрации, если поручением не установлен иной срок. 7.4.8. Срок исполнения поручений, в исключи тельных случаях,может быть продлен должностным лицом, который проводил личный приемгражданина по данному вопросу, но не более чем на 30 дней с направлением заявителю уведомления о продлении срока рассмотренияобращения с указанием причин. 7.4.9. Непосредственный контроль исполнения поручений, данных вовремя личного приема граждан, осуществляется отделом по работе собращениями граждан. 7.4.10. Оценка ответов на устные обращения и снятие поручений сконтроля производится аналогично с письменными обращениями. 7.5. Хранение обращений граждан 7.5.1. Копии обращений граждан, ответов на них и документы,связанные с их рассмотрением, формируются в дела по алфавитномупризнаку и по срокам хранения документов в соответствии сноменклатурой дел. 7.5.2. Устанавливается 5-летний срок хранения письменных иустных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением иразрешением. 7.5.3. Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются введомственный архив Правительства Рязанской области через 2 года послезавершения делопроизводства по ним. 7.5.4. По истечении установленных сроков хранения документы пообращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленномФедеральным архивным агентством. 7.5.5. Ответственность за сохранность документов по обращениямграждан в структурных подразделениях Аппарата возлагается наруководителей структурных подразделений Аппарата и должностных лиц,работающих с данной категорией документов.".Приложение N 2к распоряжениюПравительства Рязанской областиот 1 апреля 2014 г. N 127-р"Приложение N 14к п. 7.2.2 Не прилагается.