Приложение к Инструкции от 06.09.2004 г № Б/Н
Словарь основных (официальных) терминов
Автор документа - физическое или юридическое лицо, создавшее документ.
Администрация - органы или должностные лица учреждения (руководитель, его заместители, коллегиальные и совещательные органы, руководители структурных подразделений), осуществляющие исполнительно-распорядительную деятельность.
Адресат - 1) получатель документа; 2) реквизит документа, включающий наименование получателя документа и в необходимых случаях его почтовый адрес.
Акт - 1) обобщенное наименование документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный А., правовой А.); 2) официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (например: А. ревизии, А. проверки, А. приемки и др.).
Анкета - 1) перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких-либо сведений; 2) форма представления текста документа, построенная по принципу "вопрос-ответ".
Аппарат управления - 1) система органов государственного управления, совокупность учреждений и организаций, обеспечивающих управление в какой-либо сфере деятельности; 2) совокупность работников (руководителей, специалистов, технических исполнителей) учреждения или организации, выполняющих управленческие функции.
Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального письменного документа.
Бланк должностного лица - бланк документа, на котором воспроизведена должность автора документа.
Бланк конкретного вида документа - бланк документа, предназначенный для составления документов определенного вида.
Бланк письма - бланк документа, используемый для ведения переписки.
Вид документа - принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.
Виза согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.
Внешние признаки документа - признаки, отражающие форму и размер документа, носитель информации, способ записи, элементы оформления и др.
Внутренний документ - документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации.
Выписка из официального документа - копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.
Гарантийное письмо - 1) служебное письмо, содержащее гарантию оплаты или предоставления услуг; 2) во внешней торговле - документ, излагающий характер и объем обязательств, которые применяет получатель по части определенных условий контракта (условий транспортировки, платежа и др.); 3) в банковском деле - документ, подтверждающий представленные к оплате документы, если они не вполне соответствуют предусмотренным условиям.
Гербовый бланк - бланк документа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации или муниципального образования.
Государственная тайна - защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.
Государственный стандарт - нормативный документ, разрабатываемый на продукцию работы и услуги, имеющие межотраслевое значение, содержащий требования и основные характеристики продукции, работ и услуг.
Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, ограничивающий круг пользователей документа.
Гриф согласования - реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.
Гриф утверждения - реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.
Дата документа - реквизит официального документа, свидетельствующий о времени его подписания, утверждения или принятия.
Дело - совокупность документов (документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку.
Делопроизводство (Документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.
Доверенность - документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.
Договор - документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.
Доклад - 1) письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного прочтения; 2) устное выступление на заседании.
Докладная записка - документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
Документ (документированная информация) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Документ личного происхождения - документ, созданный лицом вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей.
Документ на машинном носителе (машиночитаемый документ, электронный документ) - документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации компьютером.
Документационное обеспечение управления - см. Делопроизводство.
Документация - совокупность документов по определенному предмету.
Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Документационная информация - см. Документ.
Документная информация - информация, содержащаяся в документе.
Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.
Должностное лицо - работник учреждения, наделенный правом принимать управленческие решения.
Должностной бланк - см. Бланк должностного лица.
Дубликат документа - повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.
Заверенная копия - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.
Заголовок к тексту документа - реквизит документа, кратко излагающий его содержание.
Заказ - документ, содержащий требование на изготовление, продажу, доставку, выдачу чего-либо, производство каких-либо работ.
Заключение - документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо документу или вопросу.
Записка - см. Докладная записка. Объяснительная записка. Пояснительная записка.
Заявка - документ, автор которого изъявляет намерение получить определенные товары или услуги.
Зона унифицированной формы документа - часть площади унифицированной формы документа установленного размера, предназначенная для заполнения определенными реквизитами.
Извещение - разновидность служебного письма, содержащего информацию о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции и др.).
Индекс дела - цифровое обозначение дела в номенклатуре дел учреждения, наносимое на его обложку.
Инициативный документ - документ, послуживший основанием для решения какого-либо вопроса и формирования дела.
Инструкция - правовой акт, издаваемый в целях установления правил в определенной сфере деятельности.
Информационное письмо - письмо, разъясняющее положения отдельных нормативных документов и (или) содержащее методические положения по их применению.
Информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.
Код - знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.
Код организации - идентификатор организации, учреждения предприятия, выраженный при помощи условного цифрового обозначения.
Код формы документа - идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением.
Конфиденциальная информация - документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Копирование документов - воспроизведение документов без промежуточных печатных форм.
Копия документа - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.
Корреспондент - учреждение или лицо, с которым ведется переписка.
Машинописный документ - письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.
Машиночитаемый документ - см. Документ на машинописном носителе.
Наименование документа - обозначение вида письменного документа.
Незаверенная копия - копия письменного или графического документа, которая ввиду отсутствия на ней необходимых реквизитов не имеет юридической силы подлинника документа.
Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Нормативный документ - документ, устанавливающий правила, общие принципы или характеристики, касающиеся различных видов деятельности или их результатов.
Носитель информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.
Общий бланк документа - бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.
Объем документооборота - количество документов, поступивших в организацию и созданных за определенный период.
Объяснительная записка - документ, поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю.
Опубликование документа - доведение содержания документов до сведения общественности посредством печати, радио, телевидения или другим способом.
Организационно-распорядительный документ - см. Система организационно-распорядительной документации.
Оригинал документа - экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.
Отметка для автоматического поиска документов - реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело - реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.
Отметка об исполнителе - реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.
Отметка о заверении копии - реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.
Отметка о контроле - реквизит документа, свидетельствующий о постановке документа на контроль.
Отметка о наличии приложения - реквизит документа, содержащий сведения о документах, дополняющих основной документ.
Отметка о поступлении документа в организацию - реквизит документа, содержащий сведения о дате поступления документа в учреждение и его регистрационном номере.
Отчет - документ, содержащий сведения о подготовке, проведении и итогах выполнения планов заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.
Официальный документ - документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.
Оформление документа - проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.
Переписка - письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи международными организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами (см. Письмо, Телеграмма, Телефонограмма, Телекс, Электронное сообщение).
Перечень - систематизированный список документов, предметов, объектов, лиц, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.
Печать - вырезанная на твердом предмете матрица для проставления оттисков круглой или прямоугольной формы для засвидетельствования и удостоверения чего-либо.
Письменный документ - текстовой документ, информация которого зафиксирована каким-либо типом письма.
Письмо - 1) почтовое отправление в виде почтового конверта с письменным сообщением; 2) обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых с помощью средств почтовой связи.
Подлинник (официального) документа - первый или единственный экземпляр официального документа.
Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.
Положение - 1) документ, устанавливающий статус, задачи и функции, права, порядок деятельности организации, органа управления, структурного подразделения; 2) правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.
Порядок - действие, установленное положением.
Постановление - правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм, правил.
Постоянная часть реквизита, документа - неизменяемая часть реквизита документа, бланка документа, наносимая при изготовлении.
Почтовый адрес - условное цифровое обозначение почтового адреса, присваиваемое объекту почтовой связи, осуществляющему прием и доставку почтовых отправлений.
Почтовый конверт - конверт для пересылки почтовых отправлений, соответствующий стандартным требованиям.
Пояснительная записка - документ, разъясняющий отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта).
Правила - правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.
Правила документирования - требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов.
Предложение - разновидность докладной записки, содержащая перечень конкретных предложений по определенному вопросу.
Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.
Протокол заседания - документ, содержащий последовательную запись обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.
Распоряжение - правовой акт, издаваемый единолично руководителем в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации.
Регистрационная карточка - карточка, предназначенная для внесения сведений о документе в целях его учета и поиска.
Регистрационный номер документа - цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу в целях его учета и поиска.
Регистрационный штамп - штамп, проставляемый на документе при его поступлении в учреждение.
Регистрация документа - фиксация факта создания или получения документа путем присвоения ему регистрационного номера и записи сведений о документе в регистрационные формы.
Регламент - правовой акт, регламентирующий порядок деятельности аппарата управления, коллегиального или совещательного органа.
Реестр - список (перечень) каких-либо объектов, составленный в целях их учета или справочно-информационных целях.
Резолюция - реквизит документа, содержащий указание руководителя о характере и сроках исполнения документа.
Реквизит документа - обязательный информационный элемент оформления официального документа.
Решение - 1) правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными и совещательными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции; 2) совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами управления (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными и общественными и др.).
Сводка - документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.
Система документации - совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.
Система организационно-распорядительной документации - система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов власти, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Служебная записка - см. Докладная записка.
Сопроводительное письмо - письмо, составляемое для отправки с приложением к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.
Список - документ, содержащий перечисление лиц или предметов, составленный в целях информации, регистрации или учета.
Справка - 1) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству; 2) документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.
Стандарт - нормативный документ, содержащий комплекс норм, правил, требований к объекту стандартизации.
Табель форм документов - перечень форм документов, разрешенных к применению в организации.
Таблица - форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).
Текст документа - информация, зафиксированная каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи, представляющая собой всю речевую информацию документа или ее часть.
Текстовой документ - документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную каким-либо типом письма, какой-либо системой звукозаписи.
Телеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.
Телекс - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонементной телеграфной сети.
Телефакс - см. Факсограмма.
Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по телефону и записываемых на специальных бланках.
Трафаретный текст - унифицированный текст документа, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, характеризующей конкретную ситуацию.
Указ - правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации.
Унифицированная система документации (УСД) - система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.
Унифицированная форма документа (УФД) - совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решениями в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Устав - правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации, территории и т.п.
Учредительный документ - договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица.
Факсограмма (Факс) - получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи.
Формат бланка документа - установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемой для создания документов.
Формирование дела - отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри его.
Формуляр документа - набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.
Формуляр-образец (документа) - модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.
Штамп - вид печати прямоугольной формы.
Штатное расписание - перечень должностей в учреждении с указанием размеров должностных окладов.
Электронное сообщение - документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.
Электронный документ - см. Документ на машинном носителе.
Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.