Приложение к Инструкции от 06.09.2004 г № Б/Н Инструкция
Инструкция по делопроизводству в аппарате губернатора и правительства рязанской области 1. общие положения
1.1.Настоящая инструкция (далее - Инструкция) устанавливает требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в аппарате Губернатора и Правительства Рязанской области (далее - Аппарат).
Требования Инструкции нацелены на повышение качества подготовки документов и совершенствование технологии работы с ними, расширение применения автоматизированных технологий, обеспечение четкости и оперативности работы Аппарата и его структурных подразделений.
1.2.Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" и Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Федеральной архивной службы России<*> от 27.11.2000 N 68.
1.3.Положения настоящей Инструкции распространяются на организацию и технологию работы с документами, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, в т.ч. осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.
Делопроизводство в Аппарате организуется с использованием автоматизированной системы контроля исполнения документов (далее - АСКИД).
Автоматизированные технологии делопроизводства и архивного дела, основанные на использовании средств вычислительной техники и информации, должны соответствовать положениям настоящей Инструкции.
Особенности автоматизированного делопроизводства, выходящие за рамки настоящей Инструкции, регламентируются специальными актами Правительства Рязанской области (далее - область).
1.4.Настоящая Инструкция регламентирует работу с документами открытого характера. Порядок работы с документами, содержащими информацию ограниченного распространения, определяется настоящей Инструкцией, если иное не предусмотрено нормативными актами, определяющими работу с данной категорией документов. Порядок работы с секретными документами устанавливается специальными инструкциями.
1.5.В Инструкции рассматривается весь основной комплекс вопросов работы с документами в делопроизводстве Аппарата: от создания документа или его поступления до отправки и сдачи в архив.
1.6.Сотрудники Аппарата<**> обязаны знать и выполнять требования настоящей Инструкции.
1.7.В случае возникновения разногласий в толковании требований Инструкции право комментировать ее положения предоставляется управлению делопроизводства и контроля.
1.8.С момента вступления в силу настоящей Инструкции утрачивает силу ранее действовавшая Инструкция по общему делопроизводству в аппарате администрации Рязанской области (на основе ГОСТ 6.38-90 "Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов").
--------------------------------
<*> Указом Президента Российской Федерации от 9 марта 2004 г. N 314 "О системе и структуре федеральных органов исполнительной власти" Федеральная архивная служба России преобразована в Федеральное архивное агентство.
<**> Здесь и далее по тексту под сотрудниками, служащими Аппарата подразумеваются государственные служащие и работники Аппарата, занимающие должности, не отнесенные к государственным должностям.
2.ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К
ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В АППАРАТЕ
2.1.Ответственность за организацию делопроизводства и соблюдение требований настоящей Инструкции в структурных подразделениях Аппарата возлагается на их руководителей.
2.2.Руководитель структурного подразделения определяет ответственного за ведение делопроизводства.
Права и обязанности сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, закрепляются в их должностных инструкциях.
На сотрудников, ответственных за ведение делопроизводства в структурных подразделениях Аппарата, возлагаются следующие основные функции:
- прием, учет и распределение поступающих в подразделение документов, а также проверка соответствия количества документов, фактически полученных подразделением, и документов, зарегистрированных в базе данных АСКИД;
- передача документов на рассмотрение руководителю подразделения и после получения соответствующей резолюции - исполнителю;
- учет исходящих из подразделения документов, проверка правильности их оформления и передача на отправку;
- контроль прохождения документов в подразделении;
- организация справочно-информационной работы по вопросам прохождения и исполнения документов;
- ввод в базу данных АСКИД информации о ходе и результатах исполнения документов;
- контроль за своевременным списанием в дело исполненных документов;
- разработка номенклатуры дел подразделения;
- формирование, оформление, учет, хранение и обеспечение использования дел в процессе делопроизводства и законченных делопроизводством, подготовка и своевременная передача дел на архивное хранение в ведомственный архив Правительства области;
- прием и передача служебной информации с использованием средств факсимильной связи, установленных в подразделении, и по электронной почте;
- организация использования в подразделении средств копировальной техники;
- проведение инструктажа вновь принятых в подразделение сотрудников по вопросам организации работы с документами, ознакомление сотрудников подразделения с нормативными и методическими документами по делопроизводству;
- подготовка заявок на получение и учет канцелярских принадлежностей и выдача их в подразделении;
- подготовка обобщающих материалов и справок о состоянии делопроизводства в подразделении.
2.3.При смене руководителя структурного подразделения Аппарата в акте приема-передачи дел отражается наличие и состояние документов, находящихся в делопроизводстве, и учетно-справочного аппарата к ним.
2.4.При увольнении, перемещении, убытии сотрудника в отпуск, командировку и в других случаях все неисполненные им документы должны быть переданы по указанию руководителя другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах, а дела, взятые из архива, сданы в архив.
В случае увольнения сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в структурном подразделении, дела должны быть переданы по акту другому сотруднику, исполняющему его обязанности или принятому на эту должность.
2.5.В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудники ликвидированного (реорганизованного) подразделения формируют все имеющиеся документы в дела, оформляют для последующей передачи их по акту правопреемнику (родственному структурному подразделению) или в архив независимо от сроков их хранения.
2.6.Порядок использования служебной информации, содержащейся в документах, передачи документов (копий документов) другим организациям и гражданам устанавливается Губернатором и Вице-губернатором, Председателем Правительства области. Ограничения на использование служебной информации не могут противоречить законодательству Российской Федерации.
Взаимодействие с представителями средств массовой информации и передача им какой-либо служебной информации осуществляется управлением по связям с общественностью и информационной политике Аппарата по согласованию с руководителем Аппарата.
2.7.Сотрудники Аппарата несут персональную ответственность за выполнение требований настоящей Инструкции, сохранность документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации, за осуществление мер по обеспечению правильного использования и эффективной защиты служебной информации.
При утрате документов руководитель подразделения обязан назначить служебное расследование, о результатах которого информирует руководителя Аппарата и управление делопроизводства и контроля.
2.8.Переписка между подразделениями по вопросам, которые могут быть решены в оперативном порядке и не требуют документального оформления, не допускается.
2.9.Организация, ведение и совершенствование системы документационного обеспечения управления на основе единой организационно-методической базы и технической политики, применение современных технических средств в работе с документами, методическое руководство и контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами в Аппарате осуществляются управлением делопроизводства и контроля.
3.ДОКУМЕНТАЦИЯ ГУБЕРНАТОРА И ПРАВИТЕЛЬСТВА ОБЛАСТИ
3.1.Деятельность Аппарата обеспечивается системой взаимосвязанной управленческой документации. Ее состав определяется компетенцией Губернатора и Правительства области, законодательством, нормативными правовыми актами Российской Федерации и Рязанской области (далее - области), порядком разрешения вопросов (единоначальным или коллегиальным), объемом и характером взаимосвязей с федеральными, областными, муниципальными органами, а также с организациями, учреждениями и предприятиями.
3.2.К официальным документам относятся: постановления и распоряжения Губернатора Рязанской области, постановления и распоряжения Правительства Рязанской области, договоры и соглашения, исковые заявления в суды, доверенности.
Официальными документами также являются уставы, положения, инструкции, регламенты, правила, планы, программы, мероприятия, рекомендации, предложения, представления, поручения, заявления и обращения, письма и другие документы, подписываемые, утверждаемые, согласовываемые Руководством<***>, решения коллегиальных органов, осуществляющих государственные функции в пределах их полномочий, заключения правового управления Аппарата.
Все официальные документы подлежат обязательному документальному оформлению в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.
3.3.В зависимости от вида документы могут исполняться либо на бланках, либо без их использования.
Бланки используются при подготовке нормативных правовых актов, распорядительных документов и служебных писем.
Бланки не используются для подготовки писем, докладных записок, справок, предназначенных для использования внутри Аппарата, а также для подготовки документов, подготовленных совместно с другими организациями.
3.4.В Аппарате установлены для применения следующие унифицированные формы (бланки) документов<****> (приложения N 1, 2, 4 ):
- общий бланк Губернатора Рязанской области;
- общий бланк Вице-губернатора, Председателя Правительства Рязанской области;
- общий бланк заместителя Губернатора, Представителя Рязанской области при Правительстве Российской Федерации;
- общий бланк Правительства Рязанской области;
- постановление Губернатора Рязанской области;
- постановление Правительства Рязанской области;
- распоряжение Губернатора Рязанской области;
- распоряжение Правительства Рязанской области;
- решение Правительства Рязанской области;
- письмо Губернатора Рязанской области;
- письмо Вице-губернатора, Председателя Правительства Рязанской области;
- письмо заместителя Губернатора, Представителя Рязанской области при Правительстве Российской Федерации;
- письмо советника Губернатора Рязанской области;
- письмо помощника Губернатора Рязанской области;
- письмо Правительства Рязанской области с продольным расположением реквизитов;
- письмо Правительства Рязанской области с угловым расположением реквизитов;
- письмо аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области;
- бланки для резолюций Губернатора области; Вице-губернатора, Председателя Правительства Рязанской области; заместителя Губернатора, первого заместителя Председателя Правительства Рязанской области, руководителя аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области; заместителя Председателя Правительства Рязанской области; первого заместителя руководителя аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области; заместителя руководителя аппарата Губернатора и Правительства Рязанской области.
3.5.Унифицированный бланк используется для подготовки именно того вида документа, для которого он предназначен. Общий бланк используется при подготовке документа, для которого нет утвержденной унифицированной формы. Например: протокол заседания, решение заседания, стенограмма, акт (передачи, проверки и т.п.), доверенность и др.
3.6.Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по представлению управления делопроизводства и контроля и утверждается Губернатором области.
3.7.Бланки документов подлежат учету в соответствующих структурных подразделениях в установленном порядке. Допускается использовать сетевой электронный вариант бланков непосредственно при подготовке конкретного документа на компьютере и изготовление бланков на копировально-множительных аппаратах с разрешения управления делопроизводства и контроля.
3.8.Бланки документов должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться сторонним организациям и лицам.
--------------------------------
<***> Здесь и далее под Руководством подразумеваются Губернатор; Вице-губернатор, Председатель Правительства; заместитель Губернатора, первый заместитель Председателя Правительства, руководитель аппарата Губернатора и Правительства области; заместители Председателя Правительства области; заместители руководителя аппарата Губернатора и Правительства области.
<****> Данное и последующие, связанные с ним, утверждения не распространяются на унифицированные формы первичной учетной документации, введенные федеральными органами власти, такие, как, например, по учету труда и его оплаты (постановление Госкомстата России от 06.04.2001 N 26) и другие. Порядок работы с этими унифицированными формами определяется инструкциями соответствующих федеральных ведомств.
4.ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ СЛУЖЕБНЫХ ДОКУМЕНТОВ
При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию документов, а также возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники.
4.1.Для служебных документов, подлежащих оформлению на бланках, а также других, разрабатываемых в Аппарате, установлены форматы листа - А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм). Для отдельных видов документов допускается использовать формат А6 (105 х 148 мм) (например, бланки для резолюций).
4.2.Каждый вид служебного документа имеет строго определенный набор реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения.
4.3.При создании и оформлении документов в Аппарате используются следующие реквизиты:
Надпись: Российская Федерация
Герб Рязанской области
Код Правительства Рязанской области по ОКПО
ОГРН Правительства Рязанской области
ИНН Правительства Рязанской области
Наименование органа (должностного лица)
Справочные данные о Правительстве Рязанской области
Наименование вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Ссылка на регистрационный номер и дату документа
Место составления или издания документа
Гриф ограничения доступа к документу
Адресат
Гриф утверждения документа
Резолюция
Заголовок к тексту
Отметка о контроле
Текст документа
Отметка о наличии приложения
Подпись
Гриф согласования документа
Визы согласования документа
Оттиск печати
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
Отметка о поступлении документа
Отметка для автоматического поиска документа.
4.4.Герб Рязанской области помещается на бланках документов в соответствии с Законом Рязанской области "О гербе Рязанской области".
4.5.Код Правительства Рязанской области проставляется по общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
4.6.ОГРН Правительства Рязанской области - основной государственный регистрационный номер - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
4.7.ИНН Правительства Рязанской области - идентификационный номер налогоплательщика - проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
4.8.Наименование органа (должностного лица) указывается в соответствии с Уставом (Основным Законом) Рязанской области, например, Правительство Рязанской области; Губернатор Рязанской области.
4.9.Справочные данные о Правительстве Рязанской области включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
4.10.Наименование вида документа указывается на каждом документе (кроме письма) и должно соответствовать компетенции Губернатора или Правительства области, содержанию документируемого действия.
4.11.Датой документа является дата его подписания (постановление, распоряжение, письмо) или события, зафиксированного в документе (протокол, акт); для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) - дата утверждения.
Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ, если другой порядок не установлен специально. Документы, изданные двумя и более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, должны подписываться и датироваться.
Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (22 мая 2004 г.), а в остальных случаях - цифровой в следующей последовательности: день, месяц, год (08.05.2004).
4.12.Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять, исходя из информационных потребностей, индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте или авторе, исполнителях и др.
Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа, проставляемых каждой из этих организаций через косую черту или дефис в порядке указания авторов в документе.
4.13.Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.
4.14.Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам, размещенным на бланке документа.
4.15.Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа. Его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.
4.16.Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.
При адресовании документа организации, ее структурному подразделению без указания должностного лица их наименования пишутся в именительном падеже.
Например:
Российская академия
государственной службы при
Президенте Российской Федерации
или
Рязанская областная Дума
Комитет по бюджету и налогам
При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указываются в именительном, а должность и фамилия в дательном падеже.
Например:
Лицензионная палата
Рязанской области
Начальнику отдела
лицензирования
социально-гуманитарных
видов деятельности
И.Е.ЗЕМЛЯКОВУ<*>
При адресовании документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата.
Например:
Начальнику Главного управления
природных ресурсов и охраны
окружающей среды МПР России
по Рязанской области
Л.Н.ЕВСИКОВОЙ
Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.
Например:
Главам муниципальных
образований Рязанской области
Наименование учреждения (организации) - адресата документа указывается в полном соответствии с положением о нем.
Сокращенное наименование применяется в случаях, когда оно официально разрешено и рекомендовано для данного вида документа<**>.
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "копия" перед обозначением второго, третьего и четвертого адресатов не указывается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в органы государственной власти Российской Федерации, исполнительные органы государственной власти области, муниципальные образования области (постоянным корреспондентам). В этих случаях применяются конверты с заранее напечатанными адресами.
Почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам.
Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи:
- наименование адресата (наименование организации - юридического лица или инициалы, фамилия для физических лиц);
- название улицы, номер дома, номер квартиры;
- название населенного пункта (города, поселка и т.д.);
- название области, края, автономного округа (области), республики;
- страна (для международных отправлений);
- почтовый индекс.
Например:
Редакция газеты "Рязанские ведомости"
ул. Горького, 14, Рязань, 390023
или
А.И.ИВАНОВОЙ
ул. Циолковского, д. 37, корп. 1, кв. 43,
Рязань, 390023
4.17.Гриф утверждения документа - особый способ введения документа в действие.
Утверждению, как правило, подлежат программы, структуры и штатная численность, должностные инструкции сотрудников, планы, отчеты, сметы, акты, задания, балансы, тарифные ставки и т.д. (приложение N 3 ).
Утверждение документа производится Губернатором области, другими должностными лицами Правительства области или Аппарата в соответствии с их компетенцией (распределением обязанностей) посредством проставления грифа утверждения.
Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения. Наименование должности печатается через 1,5 межстрочных интервала<***> ниже слова УТВЕРЖДАЮ.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Губернатора,
первый заместитель
Председателя Правительства,
руководитель аппарата
Губернатора и Правительства
Рязанской области
Подпись ___________ В.Г.ФРАНК
07.06.2004
При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Заместитель Председателя Заместитель Председателя
Правительства Рязанской области Правительства - начальник
управления сельского хозяйства и
продовольствия Рязанской области
Подпись _________ Н.В.МУЖИХОВ Подпись ___________ С.В.САЛЬНИКОВ
12.06.2004 12.06.2004При утверждении документа постановлением, распоряжением, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО) без кавычек, наименования документа, которым произведено утверждение в творительном падеже, его даты и номера.
Например:
УТВЕРЖДЕН УТВЕРЖДЕНО
постановлением Правительства решением комиссии
Рязанской области Правительства Рязанской
от 20.06.2004 N 230 или области по радиационной
безопасности населения
от 09.06.2004 N 6Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа. При двух подписях - в правом и левом верхних углах документа.
В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица (лиц), утвердившего (утвердивших) документ.
4.18.Резолюция включает в себя следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись, дата.
В случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы по исполнению поручения.
Основной исполнитель и соисполнитель (соисполнители) вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.
На документах, имеющих типовые сроки работы с ними, в резолюции указывается исполнитель, подпись автора резолюции, дата.
Например:
В.П.Славинскому
Для рассмотрения и подготовки
проекта распоряжения по данному
вопросу.
Подпись ____________ Г.В.Никитенко
06.06.2004
Резолюция размещается на лицевой стороне первого листа документа на свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельном листе (преимущественно используется формат А6) с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится (приложение N 4 ).
4.19.Заголовок к тексту - краткое изложение содержания документа, точно передающее его смысл. Заголовок формулируется составителем документа. Заголовок должен иметь длину строки не более 40 знаков. Переносы слов в заголовке не допускаются. Если заголовок большой, то он делится (по смыслу) на несколько строк. Строки заголовка печатаются через 1 межстрочный интервал. Текст отделяется от заголовка 2 - 3 межстрочными интервалами. Точка после заголовка не ставится. Если заголовок содержит более четырех строк, то его допускается печатать от начального до конечного поля.
Заголовок не составляется к телеграммам, телефонограммам, извещениям, а также другим документам, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не составляется к письмам, докладным и объяснительным запискам, объем текста которых не превышает одного абзаца. Не имеют заголовков распоряжения.
4.20.Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают словом или штампом "Контроль" (допускается буквой "К").
4.21.Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Рекомендуется составлять документ по одному вопросу. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые словосочетания, соответствующие нормам русского языка и виду документа.
Не допускаются произвольные сокращения, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, отдельных слов.
Содержание документа может быть представлено в форме текста, а также текста в сочетании с цифровой информацией, например анкетами или таблицами.
Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы (приложение N 31 ).
4.22.Отметка о наличии приложений, названных в тексте письма, оформляется по следующей форме:
Приложение: на 14 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте письма не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют.
Например:
Приложение:
1.Штатное расписание на 4 л. в 2 экз.
2.Смета расходов на 5 л. в 3 экз.
Если приложение, в свою очередь, также имеет приложения, то отметка об их наличии оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 14.06.2004 N 02-4-156 и приложение к нему, всего на 12 л.
Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается.
Например:
Приложение: в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л., в 5 экз. только в первый адрес.
При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера: приложение N 1, приложение N 2 и т.д.