• Главная
• Приложения
• 2004
• Сентябрь
• 6
• Приложение к Инструкции от 06.09.2004 г № Б/Н

Приложение к Инструкции от 06.09.2004 г № Б/Н

Приложения к справке, пояснительной записке и другим справочно-информационным материалам визируются руководителем подразделения и исполнителем, подготовившим справку. Визы размещаются на лицевой стороне последнего листа каждого приложения.
Дата составления документа указывается после подписи в левом нижнем углу цифровым способом. Например: 13.06.2004.
5.10.Особенности оформления и прохождения договоров, соглашений и контрактов
Общие положения
5.10.1.Проекты договоров, соглашений, контрактов (далее - Договоры) могут быть внесены для подписания сторонними организациями, предприятиями, а также подготовлены специалистами соответствующих подразделений Аппарата или исполнительных органов государственной власти области во взаимодействии с должностными лицами сторон - участников Договора.
5.10.2.В соответствии с Уставом (Основным Законом) Рязанской области право заключения Договоров от имени области предоставлено Губернатору области, от имени Правительства области - Вице-губернатору, Председателю Правительства области. В соответствии с распределением должностных обязанностей право подписания Договоров может быть предоставлено заместителю Губернатора, первому заместителю Председателя Правительства, руководителю аппарата Губернатора и Правительства области; заместителям Председателя Правительства и руководителя аппарата Губернатора и Правительства области.
5.10.3.Информация, содержащаяся в Договорах, относится к конфиденциальной и не подлежит разглашению.
5.10.4.Настоящие требования распространяются как на работу по разработке самих Договоров, так и на внесение в них изменений и дополнений.
5.10.5.Все разногласия, возникающие в процессе заключения и после заключения Договоров, разрешаются в соответствии с действующим законодательством.
Правила подготовки и прохождения Договоров
5.10.6.Подготовка Договора к подписанию, проверка репутации и финансовой надежности другой договаривающейся стороны, получение необходимых согласований производится структурным подразделением Аппарата либо исполнительным органом государственной власти области, в компетенцию которого входит круг затрагиваемых в Договоре вопросов.
5.10.7.К проекту Договора, представляемого на подпись, прикладываются следующие документы:
- проект Договора в количестве экземпляров, равном числу договаривающихся сторон;
- заверенная копия документа о регистрации (копия устава или другие учредительные документы) юридического лица;
- документ, подтверждающий полномочия представителя другой договаривающейся стороны;
- протокол заседания конкурсной комиссии - при заключении Договора по результатам конкурса;
- экономическое обоснование условий Договора (если Договор направлен на обеспечение государственных нужд области).
При заключении Договора, затрагивающего вопросы жизнедеятельности области либо влияющего на ее социально-экономическое развитие, от другой стороны могут быть затребованы и другие дополнительные документы.
5.10.8.Процессу согласования проекта Договора предшествует его полистное визирование исполнителем документа (с указанием должности, фамилии, инициалов и телефона на лицевой стороне последнего листа в левом нижнем углу).
5.10.9.Проект Договора подлежит обязательному согласованию:
- с заместителем Председателя Правительства области, в компетенции которого находится круг рассматриваемых вопросов и в подчинении которого находится структурное подразделение, ответственное за подготовку проекта;
- с консультантом правового управления Аппарата (юридическая экспертиза);
- с руководителем Аппарата и начальником отдела бухгалтерского учета, контроля и отчетности Аппарата при заключении Договоров хозяйственного (материально-технического) обеспечения деятельности Аппарата;
- с начальником управления экономического развития и торговли области в случае заключения международного Договора и других Договоров, входящих в компетенцию указанного управления;
- с должностными лицами, в компетенцию которых входит круг затрагиваемых в проекте вопросов.
Ответственность за полноту согласования проекта Договора возлагается на структурное подразделение Аппарата (исполнительный орган государственной власти), отвечающее за подготовку проекта.
5.10.10.При проведении юридической экспертизы консультант правового управления осуществляет полистное визирование проекта Договора и при наличии замечаний, установленных противоречиях действующему законодательству готовит правовое заключение. Наличие замечаний отражается консультантом правового управления при визировании последнего листа проекта Договора.
5.10.11.Замечания должностных лиц, принимающих участие в согласовании проекта Договора, оформляются на отдельном листе. При этом виза согласующего лица сопровождается пометкой "Замечания прилагаются".
5.10.12.Согласующие визы должностных лиц Правительства области (кроме случаев полистного визирования) проставляются на лицевой стороне последнего листа Договора, а при отсутствии места - на оборотной. При большом количестве согласующих составляется лист согласования.
5.10.13.Все служебные отметки должностных лиц Правительства области делаются только на экземпляре Договора, подлежащего хранению в Аппарате.
5.10.14.Договоры передаются на подпись Губернатору области и другим лицам, указанным в п. 5.10.2, через соответствующие секретариаты.
5.10.15.Подписанный Договор подлежит регистрации в день подписания. Ответственность за представление Договора к регистрации возлагается на структурное подразделение, инициировавшее данный вопрос.
5.10.16.Договоры, предусматривающие использование бюджетных средств, подписанные Вице-губернатором, Председателем Правительства области; заместителями Председателя Правительства области от имени Правительства области, подлежат докладу Губернатору области в 5-дневный срок.
Рекомендуемые требования к оформлению Договоров
5.10.17.Структура, содержательное наполнение, оформление Договора должно отвечать цели Договора и соответствовать требованиям, установленным действующим законодательством Российской Федерации.
5.10.18.Проект Договора печатается в количестве, соответствующем количеству сторон - участников Договора, на стандартных листах бумаги формата А4.
Все страницы Договора нумеруются арабскими цифрами, которые проставляются посередине верхнего поля.
5.10.19.На первой странице документа в центре текстового поля прописными буквами полужирным шрифтом печатается слово "ДОГОВОР" ("СОГЛАШЕНИЕ", "КОНТРАКТ").
5.10.20.В преамбуле документа указываются юридические наименования участников Договора, а также их представителей, уполномоченных на заключение Договора, с указанием фамилии, имени, отчества, занимаемой должности и документа, подтверждающего их полномочия в подписании Договора (устав, положение, доверенность и т.д.).
5.10.21.Подписи сторон, как правило, располагаются на одном уровне (по горизонтали) и заверяются печатями.
Если другой стороной Договора является территориальный орган федерального государственного органа исполнительной власти в области или организация (предприятие) области, то подписание представителем данной стороны предшествует подписанию Губернатором области (уполномоченным должностным лицом) и его подпись располагается справа.
Если другой стороной Договора является федеральный орган исполнительной власти, то подписание Договора Губернатором области (уполномоченным должностным лицом) предшествует подписанию представителем федерального органа; подпись представителя федерального органа в этом случае располагается слева.
5.10.22.Регистрационный номер Договора составляется из регистрационных номеров сторон (через косую черту или дефис), который размещается в продолжение строки со словом "ДОГОВОР" или строкой ниже названия документа.
Дата и место подписания проставляются ниже регистрационных номеров. Дата оформляется словесно-цифровым способом.
Регистрационные номера каждой из сторон и дата могут проставляться ниже подписей уполномоченных на подписание Договора лиц.
5.10.23.Регистрационный номер Договора, присваиваемый управлением делопроизводства и контроля, состоит из порядкового номера в пределах календарного года и через дефис - условного номера структурного подразделения (номера приемной).
5.10.24.Регистрационный учет Договоров ведется в журналах (в учетных формах) уполномоченных на то структурных подразделений.
Передача Договоров на хранение
5.10.25.Один из экземпляров Договора, подписанных обеими сторонами и зарегистрированных, хранится в структурном подразделении Аппарата, в номенклатуре дел которого находится данный вид Договоров, с последующей передачей на хранение в ведомственный архив.
5.10.26.Контроль за сроком подписания Договора другой стороной возлагается на руководителя подразделения, являющегося ответственным за его подготовку.
5.10.27.Договор, не подписанный другой стороной, по представлению служебной записки за подписью руководителя, в компетенции которого находится вопрос, подлежит снятию с регистрации, о чем делается соответствующая отметка в учетных формах.
5.10.28.Хранение оригиналов Договоров в структурных подразделениях, в номенклатуре дел которых данный вид документов не значится, запрещено.
--------------------------------
<*> При подготовке и оформлении протоколов необходимо учитывать, что коллегиальные совещательные органы, формируемые и созываемые Губернатором и Правительством, не могут принимать нормативных правовых решений, а носят совещательный или рекомендательный характер.
<**> Краткая форма протокола применяется в том случае, когда к протоколу прилагаются тексты докладов, выступлений и др., об этом делается соответствующая запись.
6.ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ПАРЛАМЕНТСКИМИ ЗАПРОСАМИ,
ЗАПРОСАМИ И ОБРАЩЕНИЯМИ ЧЛЕНОВ СОВЕТА ФЕДЕРАЦИИ,
ДЕПУТАТОВ ГОСУДАРСТВЕННОЙ ДУМЫ И ОБЛАСТНОЙ ДУМЫ
6.1.Рассмотрение запросов и обращений членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы и Рязанской областной Думы (далее - Запросы и Обращения) осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации и Рязанской области о статусе членов Совета Федерации и статусе депутатов.
В качестве Запроса или Обращения рассматривается письмо, написанное на бланке (установленного образца) члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации или депутата Рязанской областной Думы, имеющее соответствующую подпись и регистрационные реквизиты.
6.2.Запрос или Обращение регистрируется в день поступления либо не позднее следующего дня, направляется сектором приема, учета, отправки документов и архива Губернатору области либо должностному лицу, которому оно адресовано.
6.3.Все поручения Губернатора области по Запросам и Обращениям ставятся на контроль.
6.4.По поручению Губернатора области подготовка ответа по Запросу или Обращению поручается, как правило, должностным лицам Аппарата по принадлежности решаемых вопросов.
Запросы и Обращения не направляются тем должностным лицам, действия которых обжалуются.
6.5.Должностное лицо, в компетенцию которого входит рассмотрение данного вопроса, готовит проект ответа, в случае необходимости согласовывает его с другими должностными лицами и направляет для подписания Губернатору области.
6.6.Запросы и Обращения подлежат рассмотрению в соответствии с федеральными законами, законодательством области в сроки согласно приложению N 18.
6.7.Рассмотрение Запроса или Обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и обратившемуся дан письменный ответ.
6.8.Ответы на парламентские Запросы, Запросы членов Совета Федерации и депутатов Государственной Думы подписываются Губернатором области или Вице-губернатором, Председателем Правительства области.
Ответы на Запросы и Обращения к структурным подразделениям и должностным лицам Аппарата подписываются руководителями соответствующих структурных подразделений (должностными лицами) Аппарата, при этом проект ответа согласовывается в соответствии с должностной подчиненностью.
6.9.Ведение делопроизводства по Запросам возлагается на сектор приема, учета, отправки документов и архива, а в структурных подразделениях Аппарата - на соответствующих руководителей.
7.ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ОБРАЩЕНИЯМИ ГРАЖДАН
7.1.Общие положения
7.1.1.Организация рассмотрения обращений (предложений, жалоб, заявлений) и прием граждан в Правительстве области ведется в соответствии с Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" (далее - Закон).
7.1.2.Работу, связанную с учетом и организацией рассмотрения письменных и устных обращений граждан, в Правительстве области выполняют сотрудники отдела по работе с обращениями граждан.
7.2.Учет и регистрация письменных обращений
7.2.1.Письменное обращение, поступившее в Правительство Рязанской области (далее - Правительство) либо его должностному лицу, подлежит регистрации в течение трех дней со дня поступления.
Регистрация обращений граждан осуществляется с использованием контрольно-учетных форм. Требование к полноте заполнения граф контрольно-учетной формы является обязательным.
Письменное обращение, поступившее на имя Губернатора области, в адрес Правительства, его должностному лицу, передается в отдел по работе с обращениями граждан (далее - Отдел) для регистрации, подготовки на него аннотации и безотлагательно направляется Губернатору Рязанской области либо Вице-губернатору - первому заместителю Председателя Правительства; заместителю Губернатора, руководителю аппарата Губернатора и Правительства; заместителям Председателя Правительства (далее - Руководители) в соответствии с их должностными полномочиями.
Руководитель определяет исполнителя и поручение по рассмотрению обращения, после чего обращение возвращается в Отдел для отметки его резолюции в учетной форме и направления обращения на исполнение в структурные подразделения аппарата Губернатора и Правительства области (далее - Аппарат), либо органы, которые полномочны решать поставленные гражданином в обращении вопросы. Обращение остается в Отделе, его копия направляется исполнителю.
7.2.2.Письма граждан с пометкой "лично" после прочтения адресатом в случае, если в них ставятся вопросы, требующие официальных ответов, передаются на регистрацию в установленном порядке.
Коллективное обращение, подписанное двумя и более авторами или членами одной семьи, отмечается индексом "колл".
Если автор прислал несколько обращений с разными вопросами, то каждое обращение регистрируется отдельно.
Письмо, переданное Руководителю при встречах с гражданами, регистрируется и направляется исполнителю в порядке, установленном настоящей Инструкцией.
7.2.3.Поручение (резолюция) Руководителя по рассмотрению обращения пишется в произвольной форме. Если исполнителю поручается дать ответ заявителю, то в резолюции указывается "... рассмотреть и дать ответ заявителю". В случае, когда ответ дается за подписью Руководителя, в поручении исполнителю пишется "... рассмотреть и подготовить ответ заявителю".
В регистрационно-контрольных карточках (далее - РКК) делается запись о том, кому и когда передано обращение на исполнение.
7.2.4.Учет, регистрация, движение обращений, контроль за соблюдением сроков исполнения в ходе их рассмотрения осуществляется с использованием автоматизированной системы контроля обращений граждан (АСКО).
Ключевыми полями, однозначно определяющими РКК, являются поля "Индекс РКК" и "Дата поступления РКК". "Индекс РКК" присваивается при регистрации сотрудниками Отдела. Он состоит из префикса "Колл" (для коллективного обращения), или "Б/п" (для обращения без подписи), или первых трех букв фамилии заявителя и через дефис порядкового номера обращения в текущем году (приложения N 12, 13 ).
7.2.5.Повторными обращениями считаются обращения, поступившие от одного и того же заявителя по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с принятым по его обращению решением.
При работе с повторными обращениями в Отделе формируется дело с уже имеющимися ранее документами по обращениями данного заявителя.
Не считаются повторными обращения одного и того же заявителя, но по разным вопросам.
Повторным обращениям граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный номер, а в соответствующей графе РКК указывается регистрационный номер предыдущего обращения.
7.2.6.Обращение, в котором содержатся вопросы, имеющие большое общественное значение, сообщается о конкретных нарушениях законных прав и интересов граждан, направленное для рассмотрения федеральными органами государственной власти, депутатами областной Думы с поручением сообщить о результатах его рассмотрения, ставится на контроль (далее - контрольное обращение).
Контрольным обращением также является обращение, направленное Правительством в органы, полномочные решать поставленные гражданином в обращении вопросы, с просьбой проинформировать его о результатах рассмотрения.
На контрольном обращении проставляется штамп "Контроль".
Контроль за рассмотрением обращения гражданина осуществляется Отделом.
7.2.7.Контрольное обращение, поступившее из федерального органа государственной власти, от депутата областной Думы с регистрационно-контрольной карточкой под роспись передается в приемную Руководителя либо уполномоченному на то лицу для принятия решения по организации его рассмотрения и подготовки ответов в соответствующий федеральный орган государственной власти депутату областной Думы и заявителю.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то первый из них является ответственным за исполнение поручения и подготовку ответа.
7.3.Рассмотрение письменных обращений
7.3.1.Поступившее в Правительство обращение рассматривается в течение 30 дней со дня его регистрации.
В исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие органы для предоставления документов и материалов, необходимых для рассмотрения обращения, Руководитель вправе продлить срок рассмотрения обращения не более чем на 30 дней с уведомлением о продлении срока заявителя.
Если обращение содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Правительства, оно направляется в течение семи дней со дня регистрации в исполнительный орган государственной власти, орган местного самоуправления в другой компетентный орган, либо их должностным лицам с уведомлением гражданина о переадресации его обращения; если же поставленные в обращении вопросы полномочны решать несколько органов, то копия обращения в течение семи дней со дня регистрации направляется каждому из них.
Письменное сообщение о переадресации обращения заявителю направляется начальником Отдела на бланке Аппарата.
7.3.2.При рассмотрении обращения не допускается разглашение сведений, содержащихся в обращении, а также сведений, касающихся частной жизни гражданина, без его согласия. Не является разглашением сведений, содержащихся в обращении, направление письменного обращения в органы или их должностным лицам, в компетенцию которых входит решение поставленных в обращении вопросов.
Все сведения о ходе исполнения обращения (разрешение на продление срока, доклад Руководителю, запрос в органы власти и т.д.) вносятся в РКК базы данных автоматизированной системы контроля обращений граждан в графу "результат исполнения".
7.3.3.Передача зарегистрированных обращений граждан из одного подразделения в другое производится только через Отдел.
7.3.4.Ответ на обращение подписывается руководителем государственного органа области либо уполномоченным им лицом.
Ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным гражданином в обращении. Если заявителю дан ответ в устной форме, то в материалах, приложенных к обращению, должно быть это указано, если дается промежуточный ответ, то указывается срок окончательного решения поставленного вопроса. Ответ, подготовленный на основании правовых документов, должен содержать реквизиты этих документов с указанием даты и наименования. Ответ на коллективное обращение отправляется на имя первого подписавшего его лица, если в письме не оговорено конкретное лицо, кому подлежит дать ответ.
7.3.5.Устанавливается следующий порядок визирования проектов ответов на обращения граждан, подготовленных за подписью Руководителя:
на 2-м экземпляре проекта ответа обязательны визы руководителя структурного подразделения, в котором готовился ответ, непосредственного исполнителя, руководителей структурных подразделений, участвовавших в его подготовке, с расшифровкой фамилий.
7.3.6.Ответы по обращениям граждан отправляются только через управление делопроизводства и контроля.
Исходящим индексом отправляемого ответа является входящий номер обращения.
7.3.7.Обращения граждан после их рассмотрения должны быть возвращены в Отдел со всеми относящимися к ним материалами. Специалисты Отдела проверяют правильность оформления ответов (наличие подписи, виз на копии, адреса) и вносят необходимые записи в РКК.
7.3.8.Обращения считаются исполненными и снимаются с контроля, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты необходимые меры, заявителю (заявителям) дан ответ. Датой снятия с контроля является дата отправки ответа заявителю. На каждом исполненном обращении делается надпись "В дело" и личная подпись должностного лица, принявшего это решение.
7.3.9.После рассмотрения контрольного обращения исполнитель информирует о результатах его рассмотрения должностное лицо, давшее поручение, готовит ответ заявителю.
Если в письмах федеральных органов государственной власти, депутатов областной Думы содержатся просьбы проинформировать их о результатах рассмотрения обращений граждан, то исполнитель готовит ответ и им. Как правило, эти ответы подписываются руководителями, давшими поручения.
Если ответ в федеральный орган государственной власти, депутату областной Думы и заявителю подписан Руководителем либо уполномоченным им на то лицом, то обращение считается исполненным и списанным в дело.
В случае, когда Правительством направлялось на рассмотрение обращение гражданина в другие органы с просьбой о результатах обращения проинформировать и его, то на первом листе справки, информации исполнителя Руководителю о результатах рассмотрения обращения в любом свободном от текста месте делается запись "В дело", проставляется подпись Руководителя и дата.
7.3.10.При рассмотрении отдельных видов обращений Руководителем принимается решение:
- о списании обращения с пометкой "В дело" в случае, предусмотренном в пункте 1 статьи 11 Закона;
- о безосновательности очередного обращения гражданина и прекращении переписки с ним по данному вопросу в случае, предусмотренном в пункте 5 статьи 11 Закона;
- о списании обращения с пометкой "В дело" с указанием соответствующему должностному лицу, в компетенцию которого входит решение поставленных в обращении вопросов, подготовить и направить сообщение заявителю о невозможности дать ответ по существу поставленных в обращении вопросов в случае, предусмотренном в пункте 6 статьи 11 Закона.
7.3.11.В случае, предусмотренном в пункте 2 статьи 11 Закона, разъяснение гражданину, которому возвращается его обращение, готовится и направляется начальником правового управления Аппарата.
7.3.12.Начальником Отдела принимается решение:
- о списании обращения с пометкой "В дело" и сообщается гражданину, написавшему обращение, о недопустимости злоупотребления правом в случае, предусмотренном в пункте 3 статьи 11 Закона;
- о списании обращения с пометкой "В дело" и готовится, и направляется сообщение заявителю в случае, предусмотренном в пункте 4 статьи 11 Закона.
7.3.13.Письменное обращение о личном приеме гражданина рассматривается как обычное обращение. Заявителю начальником Отдела направляется сообщение о порядке работы приемной Правительства, а его заявление оформляется "В дело" как исполненное.
7.3.14.Документы, приложенные к обращению, возвращаются по просьбе заявителя.
7.4.Личный прием граждан. Рассмотрение устных обращений
7.4.1.Личный прием граждан в Правительстве осуществляется регулярно в обязательном порядке Руководителями, другими уполномоченными ими на то лицами.
График приема граждан составляется начальником Отдела и утверждается Губернатором области. Информация о месте приема, а также об установленных для приема днях и часах доводится до сведения граждан.
7.4.2.При личном приеме гражданин предъявляет документ, удостоверяющий его личность.
7.4.3.Порядок рассмотрения устных обращений, подготовки ответов заявителям о результатах их рассмотрения, списания рассмотренных обращений в дело устанавливается такой же, как для письменных обращений.
Учет устных обращений ведется с использованием карточек личного приема граждан и системы АСКО.
7.4.4.Содержание устного обращения заносится в карточку личного приема гражданина.
В случае, если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия гражданина может быть дан в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке личного приема гражданина. В остальных случаях дается письменный ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
Если же в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Правительства, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
7.4.5.При необходимости на прием могут приглашаться специалисты структурных подразделений Аппарата, в компетенции которых находится рассмотрение поставленных вопросов.
7.4.6.В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.
7.4.7.Письменное обращение, принятое в ходе личного приема, подлежит регистрации с пометкой "л/пр" и рассмотрению в порядке, установленном настоящей Инструкцией, а в карточке личного приема делается отметка "оставлено заявление".
7.4.8.Копия карточки личного приема гражданина с поручением должностного лица, осуществлявшего прием, направляется для исполнения.
Поступивший от исполнителя ответ о результатах рассмотрения обращения направляется для ознакомления должностному лицу, осуществлявшему прием.
7.4.9.Контроль за исполнением поручений по обращениям с личного приема граждан осуществляет Отдел.
7.5.Хранение обращений граждан
7.5.1 Обращения граждан, копии ответов на них и документы, связанные с их разрешением, формируются в дела по алфавитному признаку и по срокам хранения документов в соответствии с номенклатурой дел.
7.5.2.Устанавливается 5-летний срок хранения письменных обращений граждан и документов, связанных с их рассмотрением и разрешением. Карточки личного приема граждан и документы к ним хранятся 3 года.
7.5.3.Дела, подлежащие постоянному хранению, передаются в архив Правительства области через 2 года после завершения делопроизводства по ним.
7.5.4.По истечении установленных сроков хранения документы по обращениям граждан подлежат уничтожению в порядке, установленном Федеральной архивной службой России.
7.5.5.Ответственность за сохранность документов по обращениям граждан в структурных подразделениях возлагается на руководителей структурных подразделений Аппарата и должностных лиц, работающих с данной категорией документов.
8.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТА И ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ
8.1.Организация документооборота
8.1.1.Движение документов в Аппарате с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
8.1.2.Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними, регламентируются настоящей Инструкцией, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями их сотрудников.
8.1.3.Управлением делопроизводства и контроля разрабатываются маршруты движения документов. Использование маршрутов позволяет определить последовательность операций, производимых с документом, и путь его движения уже на начальном этапе подготовки проекта или при поступлении документа в Правительство области (приложения N 33 - 42 ).
8.2.Организация доставки документов
8.2.1.Доставка документов в Правительство области осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электронной связи.
С помощью почтовой связи доставляется корреспонденция в виде писем, телеграмм, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатных изданий в соответствующей упаковке.
8.2.2.По каналам электронной связи поступают телеграммы (телетайпограммы), факсограммы (факсы), телефонограммы, сообщения по электронной почте.
8.3.Прием, обработка и распределение поступающих документов
8.3.1.Документы, поступающие в Правительство области на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию в АСКИД, рассмотрение Руководством и доставку исполнителям.
Прием и первичная обработка всех поступающих документов осуществляется сотрудниками сектора приема, учета, отправки документов и архива управления делопроизводства и контроля. Примерный перечень корреспонденции, не подлежащей регистрации в указанном секторе, приведен в приложении N 26.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяются целостность упаковки и полнота вложений.
На полученном документе проставляется регистрационный штамп.
8.3.2.Документы, адресованные Руководству, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения предварительно рассматриваются в секторе приема, учета, отправки документов и архива, а затем направляются Губернатору области, Вице-губернатору, Председателю Правительства области, их заместителям или в структурные подразделения Аппарата.
Предварительное рассмотрение документов осуществляется исходя из оценки их содержания, на основании установленного в Правительстве области распределения обязанностей.
Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.
Рассмотренные Руководством документы возвращаются в сектор приема, учета, отправки документов и архива, где в РКК вносится содержание резолюции, а затем документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель (указанный первым в резолюции), остальным соисполнителям передаются копии.
8.3.3.Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, а затем передаются на рассмотрение Руководству.
Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем, регистрируется и оперативно передается адресату, которому она адресована.
8.3.4.Поступающие оригиналы документов с электронной копией должны присылаться с сопроводительным письмом к магнитному носителю. Текст копии на магнитном носителе должен соответствовать тексту оригинала.
8.4.Организация обработки и передачи отправляемых документов
8.4.1.Документы, отправляемые Правительством области, передаются почтовой, фельдъегерской и электронной связью.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется сектором приема, учета, отправки документов и архива в соответствии с правилами оказания услуг почтовой связи.
Документы для отправки передаются структурными подразделениями в указанный сектор полностью оформленными, в том числе с указанием почтового адреса. Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или Руководства.
8.4.2.С помощью средств электросвязи осуществляется передача информации в виде телетайпограмм, факсограмм (факсов), телефонограмм, электронных сообщений.
8.4.3.Телеграммы, создаваемые в Правительстве области, принимаются сотрудниками сектора приема, учета, отправки документов и архива завизированными, подписанными, датированными, с отметкой о категории и виде отправления. Отправка телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телеграфной связи.
8.4.4.Все отправляемые документы подлежат регистрации в указанном секторе.
8.5.Порядок прохождения внутренних документов
8.5.1.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
8.5.2.Передача внутренних документов между структурными подразделениями внутри Аппарата осуществляется, как правило, самими структурными подразделениями (лицами, ответственными за делопроизводство). Документы передаются с соответствующей отметкой в учетных формах этих структурных подразделений.
В случаях, когда требуется особый учет подготовленного документа, когда Руководством принято решение о постановке его на контроль исполнения, либо документ требует широкой рассылки, документ передается адресатам через управление делопроизводства и контроля. Управление делопроизводства и контроля осуществляет регистрацию, ввод регистрационных реквизитов в базу данных АСКИД, постановку на контроль, рассылку и контроль исполнения.
8.6.Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи
8.6.1.Электронная почта - один из основных компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри Аппарата, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.
8.6.2.Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются и имеют порядок прохождения аналогично документам на бумажных носителях при наличии определенной специфики.
8.6.3.Отправитель запускает программу отправки почты, которая создает электронное сообщение. К сообщению можно прикрепить файл с документом, который создается и редактируется с помощью соответствующего текстового редактора. Электронные сообщения передаются адресатам по списку рассылки.
Адресат получает изображение документа на экране компьютера или в виде копии на бумажном носителе.
Каждому абоненту по электронной почте выделяется индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.
8.6.4.При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текст, схема, графическое изображение), выполненного на писчей бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой, подписанной руководителем подразделения; заявки хранятся в течение одного года;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";
- подлежащий передаче документ учитывается в журнале без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
- поступившие факсограммы учитываются в журнале без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
8.7.Учет количества документов
8.7.1.Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводится по регистрационно-контрольным формам по месту регистрации документов.
Результаты учета количества документов обобщаются управлением делопроизводства и контроля и представляются Руководству в установленном порядке.
8.7.2.За единицу учета количества документов принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.
Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно в секторе множительных и машинописных работ по журналам учета работ, данным счетчиков множительных аппаратов и т.д.
Учет количества документов проводится в Аппарате в целом и по отдельным подразделениям (в случае необходимости).
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются по требованию Руководства в табличной форме по каждой группе.
8.8.Работа исполнителей с документами
8.8.1.Руководители структурных подразделений Аппарата обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопроса.
8.8.2.При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Срочные документы передаются на исполнение немедленно.
8.8.3.Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подпись (утверждение) Руководству или руководителям структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.
8.8.4.При наличии ответственного исполнителя все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и предоставление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
8.8.5.Исполнителям должен быть обеспечен доступ к автоматизированным банкам данных и традиционным массивам документов, законодательным актам, федеральным, ведомственным актам, справочно-информационным фондам для получения необходимой информации.
9.ПОИСКОВАЯ СИСТЕМА ПО ДОКУМЕНТАМ
9.1.Регистрация документов
9.1.1.Основой построения поисковых систем является регистрация документов - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления и получения.
9.1.2.Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях.
Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.
9.1.3.Не подлежат регистрации правительственные открытки, рекламные проспекты, периодическая литература (газеты, журналы), учебные планы, программы и т.п.
Не подлежат регистрации и возвращаются корреспондентам письма исполнительных органов государственной власти, адресованные Губернатору и Вице-губернатору области, за подписью вторых лиц, за исключением случаев, когда это лицо исполняет обязанности начальника органа либо содержание письма сориентировано на недостатки в работе или является жалобой.
9.1.4.Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.
9.1.5.При регистрации документы группируются, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из федеральных органов власти, Постановления и Распоряжения, служебная переписка, обращения граждан и т.п.
9.1.6.Регистрация поступающих (входящих), отправляемых (исходящих) документов, а также создаваемых Постановлений и Распоряжений, протоколов заседаний Правительства области, Договоров осуществляется в управлении делопроизводства и контроля.
Протоколы и решения других коллегиальных органов, документы бухгалтерского учета и отчетности, документы внутреннего использования с грифом утверждения регистрируются в соответствующих структурных подразделениях (по месту создания) согласно номенклатуре дел.
Документы, передаваемые или принимаемые по факсимильной связи, регистрируются в управлении делопроизводства и контроля или в структурных подразделениях, осуществляющих их прием и передачу.
9.1.7.Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах (РКФ) - традиционных или электронных карточках, журналах.
Правила заполнения основных реквизитов РКФ представлены в приложении N 14.
9.1.8.Регистрационный номер входящего документа состоит из номера структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре и порядкового номера поступившего документа.
Номер структурного подразделения устанавливается распоряжением руководителя Аппарата.
Регистрационный номер исходящего документа состоит из номера структурного подразделения, номера дела по номенклатуре, в которое будет помещена копия отправленного документа, и порядкового номера отправления.
Порядковые номера входящих и исходящих документов обновляются ежегодно.
Особенности формирования регистрационных номеров Постановлений и Распоряжений изложены в п. 5.2.22.
В случае отправки документа-ответа делается обязательная отметка в регистрационной карточке, которая заводилась на документ-запрос.
В регистрационном номере соблюдается строгая последовательность его составных частей. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом или косой чертой, в зависимости от вида документа.
9.1.9.Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем может устанавливаться следующий состав основных реквизитов регистрации:
- наименование организации (в качестве автора или корреспондента);
- наименование вида документа;
- дата и регистрационный номер документа;
- дата и индекс поступления;
- заголовок к тексту (краткое содержание документа);
- резолюция (исполнитель, содержание поручения, срок исполнения, автор, дата);
- срок исполнения документа;
- отметка об исполнении документа и направлении его в дело.
Состав обязательных реквизитов регистрации в зависимости от характера документа и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:
- гриф ограничения доступа к документу;
- код по тематическому классификатору;
- ключевые слова;
- количество листов документа;
- наличие приложений;
- должностное лицо, поставившее документ на контроль;
- промежуточные сроки исполнения;
- перенос сроков исполнения;
- срок хранения документа;
- статус документа (проект, версия) и др.
9.1.10.Отправляемые документы регистрируются в самостоятельных РКФ. Регистрация документов-ответов осуществляется в РКФ инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
9.2.Организация поисковой системы по документам
9.2.1.Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в Аппарате создаются поисковые системы.
9.2.2.Информация о документах, полученная при регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники.
9.2.3.Информационная совместимость поисковых массивов достигается путем разработки классификационных справочников:
- справочник видов документов;
- справочник пользователей АСКИД;
- справочник подразделений Аппарата;
- справочник резолюций;
- справочник рассылки документов;
- справочник номенклатуры дел.
Помимо перечисленных поисковая система может дополняться и другими справочниками в зависимости от потребностей ввода и поиска документов и информации.
9.2.4.В автоматизированных поисковых массивах поиск осуществляется по реквизиту РКФ или совокупности нескольких реквизитов.
9.2.5.Поисковые системы должны обеспечивать доступ к поиску информации о деятельности Правительства области, не отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации, сотрудникам Аппарата, государственным органам, организациям, физическим лицам.
9.2.6.Правительство области как собственник или владелец информационных ресурсов на основе требований законодательства определяет порядок получения пользователями информации.
10.ПОРЯДОК ОРГАНИЗАЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА ИСПОЛНЕНИЕМ ДОКУМЕНТОВ
10.1.Принципы и методы организации контроля
10.1.1.Основными задачами контроля исполнения являются:
- обеспечение выполнения поручений Руководства по поступившей корреспонденции от Президента Российской Федерации, Администрации Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, федеральных исполнительных органов государственной власти, письмам организаций и граждан;
- организация и осуществление контроля за своевременным исполнением Актов, решений коллегиальных органов;
- обеспечение Руководства оперативной информацией о ходе и результатах выполнения поручений;
- систематизация и анализ материалов по вопросам исполнения поручений и организации работы с документами;
- обеспечение соблюдения установленного в Аппарате порядка работы с документами.
10.1.2.Сотрудники Аппарата обязаны выполнять установленные требования по организации работы с документами, поставленными на контроль. Руководители структурных подразделений должны знакомить принятых на работу сотрудников с нормативными документами, регламентирующими данный участок, и обеспечивать порядок, исключающий нарушения установленных правил.
10.1.3.Организация контроля исполнения возлагается на Руководство и руководителей структурных подразделений.
Непосредственный контроль за исполнением поручений осуществляют лица, ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях. В соответствии со своими должностными обязанностями контроль за исполнением поручений осуществляют также специалисты секретариатов Губернатора области; Вице-губернатора, Председателя Правительства области; заместителя Губернатора, первого заместителя Председателя Правительства, руководителя аппарата Губернатора и Правительства области или заместителей Председателя Правительства области.
Управление делопроизводства и контроля оказывает методическую и практическую помощь структурным подразделениям в организации этой работы.
10.1.4.Контроль за исполнением документов включает в себя:
- постановку документа на контроль;
- доведение документа (поручения) до исполнителя;
- проверку хода исполнения;
- снятие с контроля и направление исполненного документа в дело;
- учет и обобщение результатов исполнения, информирование Руководства о состоянии исполнительской дисциплины.
10.1.5.Поручение по исполнению документа дается Руководством в течение суток с момента поступления документа. В резолюции необходимо указать ответственного исполнителя, срок и форму исполнения.
При этом форма исполнения в обязательном порядке должна предусматривать перечень четких действий по исполнению, подготовку и направление ответа корреспонденту (если это требуется).
Поступающие в Правительство области указы, распоряжения, поручения Президента Российской Федерации, постановления, распоряжения и поручения Правительства Российской Федерации рассматриваются безотлагательно.
10.1.6.При организации исполнения документов, поставленных на контроль в подразделениях Аппарата, рекомендуется использовать следующие меры:
- определение средств и методов своевременного и качественного исполнения поручений, в том числе принятие Актов (Постановлений, Распоряжений), разработка планов, других мероприятий с указанием конкретных должностных лиц, ответственных за исполнение, сроков исполнения;
- направление ответственным исполнителям предупредительных запросов с целью получения и анализа промежуточной информации по выполнению поручений;
- осуществление контрольных проверок, регулярное заслушивание на оперативных совещаниях, заседаниях, планерках отчетов должностных лиц о ходе работ по исполнению поручений;
- проведение служебных расследований по фактам несвоевременного или некачественного исполнения поручений.
10.1.7.В Аппарате контроль за исполнением поручений (в т.ч. ведение картотеки документов, поставленных на контроль, оперативное информирование исполнителей, другие операции) осуществляется с использованием АСКИД управлением делопроизводства и контроля.
10.1.8.Документы считаются исполненными после выполнения содержащихся в них заданий и предоставления исчерпывающего документированного подтверждения исполнения.
Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не может служить основанием для признания документа исполненным.
10.1.9.Организация контроля исполнения в Аппарате регулируется Положением о порядке контроля за исполнением постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства Рязанской области, входящей корреспонденции и решений совещательных органов, утверждаемым распоряжением Правительства области.
10.1.10.Документ снимается с контроля после соответствующей резолюции Губернатора области; Вице-губернатора, Председателя Правительства области; заместителя Губернатора, первого заместителя Председателя Правительства, руководителя аппарата Губернатора и Правительства области или заместителей Председателя Правительства области.
Решения заседаний Правительства области, других коллегиальных органов снимаются с контроля председательствовавшим на заседании по представлению соответствующей информации о результатах его исполнения руководителем, на которого был возложен контроль исполнения.
После исполнения документ (в соответствии с утвержденной номенклатурой дел) возвращается в управление делопроизводства и контроля или остается в деле структурного подразделения. К документу прилагаются материалы, подтверждающие его исполнение.
10.1.11.В случае необходимости дополнительные данные о ходе и результатах исполнения документов могут быть затребованы сотрудниками, ответственными за осуществление контроля, посредством устного запроса или при проведении проверки на месте. Исполнитель по требованию должен представить документы, связанные с исполнением поручения.
10.1.12.Управление делопроизводства и контроля в централизованном порядке обеспечивает оперативный контроль за сроками и формой исполнения поручений, ежемесячно обобщает данные об исполнении документов в структурных подразделениях и представляет Руководству информацию о состоянии исполнительской дисциплины (приложения N 15, 16, 17 ).
10.1.13.Для обеспечения своевременного исполнения поручений контролируемые документы, находящиеся у сотрудника, в случае его отсутствия, должны быть переданы по указанию руководителя на исполнение другому сотруднику с соответствующей отметкой в учетных формах.
10.1.14.В случае утери документа, поставленного на контроль, руководитель структурного подразделения должен направить докладную записку на имя Губернатора области или руководителя Аппарата с объяснением причин и указанием лиц, виновных в утере.
10.2.Контроль за исполнением документов и поручений
Контролю подлежит исполнение:
- поручений Руководства по реализации требований указов, постановлений, распоряжений Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, палат Федерального Собрания Российской Федерации, федеральных исполнительных органов государственной власти;
- постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства области;
- решений заседаний Правительства области и других коллегиальных органов, содержащих исполнительские признаки;
- поручений Руководства, данных по поступившим в Правительство области документам;
- поручений Руководства на запросы и обращения депутатов всех уровней;
- поручений на обращения граждан.
10.3.Сроки исполнения документов
10.3.1.Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации.
10.3.2.Постановка документов на контроль и срок исполнения определяются на основании резолюции руководителя, содержания документа и практических возможностей его исполнения.
Сроки исполнения могут указываться в самих документах, фиксироваться в резолюции руководителя.
Если срок исполнения приходится на нерабочий день, документ должен быть исполнен не позднее рабочего дня, предшествующего данному нерабочему дню.
10.3.3.В случаях, когда срок исполнения не указан в тексте документа или резолюции руководителя, а осуществление контроля за исполнением поручения необходимо, применяются типовые сроки исполнения (приложение N 18 ).
10.3.4.Поручения, содержащие в тексте указания "Срочно", "В.срочно", исполняются в 3-дневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней. В 10-дневный срок исполняются также поручения, содержащие в тексте указание "оперативно".
Сроки исполнения требований Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации, содержащиеся в указах, постановлениях и распоряжениях, исчисляются в календарных днях с даты вступления их в силу.
10.3.5.На контрольных документах сотрудниками управления делопроизводства и контроля или секретариатов проставляется штамп "Контроль" или делается отметка "Срок исполнения - 00.00.0000". В электронную регистрационную карточку вводится отметка о контроле и дата контроля (исполнения).
10.3.6.Срок исполнения документа может быть изменен только лицом или учреждением, давшим поручение.
Если в процессе исполнения выясняется, что требуется более длительный срок, чем установленный первоначально, не позднее чем за 5 дней до истечения срока, исполнитель должен обратиться к руководителю, давшему поручение, с аргументированной просьбой о продлении срока.
Информация о продлении срока исполнения документа вводится сотрудниками управления делопроизводства и контроля в электронную базу данных с указанием оснований для изменения контрольного срока.
10.4.Функции и полномочия сотрудников, осуществляющих контроль
10.4.1.Сотрудники, осуществляющие контроль, обеспечивают:
- ведение картотеки контролируемых документов в электронной базе данных (запись хода и результатов исполнения);
- направление карточки контрольного документа (пункта задания) либо напоминания об истечении сроков исполнения в структурное подразделение-исполнитель (как правило, не позднее чем за 2 дня до наступления срока исполнения);
- получение, анализ и обобщение информации об исполнении документов;
- информирование Руководства о состоянии исполнительской дисциплины в Аппарате.
10.4.2.Сотрудники секретариатов Губернатора области; Вице-губернатора, Председателя Правительства области; заместителя Губернатора, первого заместителя Председателя Правительства, руководителя аппарата Губернатора и Правительства области или заместителей Председателя Правительства области; сотрудники структурных подразделений, осуществляющие контроль за исполнением документов, обязаны регулярно информировать руководителей о состоянии и результатах исполнения, не позднее чем за 2 дня до наступления срока исполнения документа напомнить соответствующему исполнителю о наступлении этого срока, при выявлении неисполненного в установленные сроки документа сотрудники обязаны незамедлительно информировать соответствующего руководителя о факте нарушения исполнительской дисциплины и мерах, принимаемых для исполнения документа.
10.5.Порядок взаимодействия структурных подразделений при организации исполнения поручений
10.5.1.Если исполнение документа возложено Руководством на несколько структурных подразделений (должностных лиц), то ответственным за организацию исполнения является структурное подразделение, руководитель которого указан в резолюции первым. Ему предоставляется право созыва и координации работы соисполнителей.
Ответственному исполнителю направляется подлинник документа, другие исполнители (соисполнители) получают копии документа.
При этом все должностные лица, указанные в резолюции, несут ответственность за своевременное исполнение поручения и должны в письменном виде представить предложения по выполнению поручения в установленный ответственным исполнителем срок.
10.5.2.Если по документу необходимо получить заключение подразделения (учреждения), не указанного в резолюции, ответственный исполнитель в установленном порядке направляет ему копию документа и обеспечивает контроль за своевременным получением информации.
11.ОРГАНИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Организация документов в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в ведомственный архив Правительства области (далее - Архив) в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также настоящей Инструкцией.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.
11.1.Составление номенклатуры дел
11.1.1.Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в Правительстве области, с указанием сроков их хранения, оформленных в установленном порядке.
Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
11.1.2.При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться структурой и штатным расписанием Аппарата, "Основными правилами работы архивов организаций" (Москва. 2002 г.), "Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" (Москва. 2000 г.), номенклатурами за предшествующие годы, настоящей Инструкцией. Изучаются документы, образующиеся в деятельности Правительства области, их виды, состав и содержание, на основании чего в номенклатуру дел вносятся изменения и дополнения.
11.1.3.В Аппарате составляются номенклатуры дел структурных подразделений (приложение N 19 ) и сводная номенклатура дел собственно самого Правительства области (приложение N 20 ).
11.1.4.Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ведение делопроизводства, подписывается руководителем подразделения, согласовывается и представляется в управление делопроизводства и контроля.
Вновь созданное подразделение обязано в месячный срок разработать номенклатуру дел подразделения и представить ее в управление делопроизводства и контроля.
11.1.5.Сводная номенклатура дел составляется и подписывается начальником сектора приема, учета, отправки документов и архива управления делопроизводства и контроля, на основе номенклатур дел структурных подразделений, визируется лицом, ответственным за Архив, согласовывается с экспертной комиссией (далее именуется ЭК) Аппарата, с экспертно-проверочной комиссией (далее именуется ЭПК) архивного управления области и утверждается руководителем Аппарата. Номенклатура дел согласовывается с ЭПК не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в Правительстве области.
11.1.6.После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения получают выписки из соответствующих разделов для использования в работе.
11.1.7.Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения и включается в опись дел постоянного хранения в раздел управления делопроизводства и контроля. Второй используется этим управлением в качестве рабочего. Третий применяется в Архиве. Четвертый после утверждения ЭПК архивного управления области передается в государственный архив области.
11.1.8.Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
11.1.9.Сводная номенклатура дел составляется и согласовывается заново в случаях коренных изменений функций и структуры Правительства области.
11.1.10.Названиями разделов номенклатуры дел Правительства области являются названия структурных подразделений. В сводной номенклатуре дел разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой Аппарата.
11.1.11.В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы Правительства области.
В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
11.1.12.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в Аппарате цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел следует сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.
В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, решения и т.д.); название Правительства области или структурного подразделения (автор документа); адресата или корреспондента документа; краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:

"Документы комиссии по регулированию социально-трудовых отношений (планы, письма, информации)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:

"Переписка с редакциями газет и журналов по вопросам финансирования".

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:

"Переписка с иностранными организациями по вопросам экологического и социального сотрудничества".

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:

"Переписка с УВД по вопросам охраны общественного порядка области".

Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - согласованный с архивным управлением области срок хранения.
В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 1995 г.), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел.
11.1.13.По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).
11.1.14.Если в течение делопроизводственного года в структурных подразделениях возникают новые документируемые участки работы, не предусмотренные номенклатурой, то они дополнительно вносятся в номенклатуру.
11.2.Формирование дел
11.2.1.Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
11.2.2.Дела формируются, как правило, в структурных подразделениях.
11.2.3.Исполненные документы должны в 3-дневный срок сдаваться ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел.
11.2.4.Контроль за правильным формированием дел осуществляется управлением делопроизводства и контроля.
11.2.5.При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные документы, в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного и временных сроков хранения; помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях; в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; по объему дело не должно превышать 250 листов. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т. 1", "т. 2" и т.д.
11.2.6.Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.
Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.
В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида, формируются подлинники Постановлений и Распоряжений.
Распоряжения по основной деятельности группируются отдельно от актов по личному составу.
Все документы отчетного и информационного характера, например, по исполнению актов Президента Российской Федерации или Правительства Российской Федерации, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенные на эти документы дела. Если на документ дело не заводилось, то отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год.
Документы коллегиальных органов группируются в одно дело: протоколы заседаний коллегии и документы к ним.
Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами.
Протоколы и документы к ним, сгруппированные в дела, располагаются в хронологическом порядке по номерам.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
При ведении дел государственных служащих необходимо учитывать требования Указа Президента Российской Федерации "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" от 01.06.1998 N 640 (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 23, ст. 2501).
Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.
11.3.Оформление дел
11.3.1.Дела Правительства области подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дела - подготовка дела к хранению. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи. Оформление дел осуществляется сотрудниками управления делопроизводства и контроля и соответствующих структурных подразделений, в ведении которых находится заведение и формирование дел, под контролем и при методической помощи (по необходимости) работника Архива.
11.3.2.В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: оформление реквизитов обложки дела по установленной форме (приложение N 21 ); нумерацию листов в деле; составление листа заверителя дела (приложение N 22 ); составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела (приложение N 23 ); подшивку и переплет дела; внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела.
11.3.3.Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме. На обложке дела указываются реквизиты: наименование Правительства области, наименование структурного подразделения; индекс дела; заголовок дела; дата дела (тома, части); количество листов в деле; срок хранения дела; архивный шифр дела.
Реквизиты, проставляемые на обложке дела, оформляются следующим образом:
наименование Правительства области указывается полностью в именительном падеже; наименование структурного подразделения пишется в соответствии с утвержденной структурой; индекс дела проставляется как цифровое обозначение дела по номенклатуре дел Правительства области; заголовок дела переносится из номенклатуры дел Правительства области, согласованной с ЭПК; при оформлении даты дела указываются арабскими цифрами крайние даты дела - год(ы) заведения и окончания дела.
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы, кроме листа-заверителя и внутренней описи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу листа простым карандашом.
Листы дел, состоящие из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в верхнем поле листа.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.).
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов или в перечне документов, образующихся в деятельности Правительства области с указанием сроков хранения.
На делах постоянного хранения пишется: "Хранить постоянно".
Архивный шифр дела (номера фонда, описи, дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в Архиве черными чернилами только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных ЭПК (до этого он проставляется карандашом).
На обложках дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива Рязанской области, в который будут передаваться дела, кодов государственного архива и Правительства области по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дел на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.
11.3.4.Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме (приложение N 23 ), в которой содержатся сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела. К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество включенных листов внутренней описи.
Внутренняя опись подписывается ее составителем.
11.3.5.Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) булавки и скрепки из документов удаляются.
11.4.Организация оперативного хранения документов
11.4.1.С момента заведения и до передачи в Архив дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
Дела, находящиеся в рабочих комнатах и специально отведенных для этой цели помещениях, располагаются в вертикальном положения корешками наружу в запираемых шкафах, обеспечивающих их полную сохранность, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура дел или выписка из нее помещается на внутренней стороне шкафа.
На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре дел.
Завершенные дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух лет, а затем сдаются в Архив.
11.4.2.Выдача дел сотрудникам подразделений Аппарата для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карта-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата его выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.
Дела выдаются во временное пользование сотрудникам структурных подразделений Аппарата на срок не более одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.
Выемка документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя Аппарата. В деле остается заверенная полная копия документа и акт о причинах выдачи подлинника или протокол выемки.
11.5.Экспертиза ценности документов
11.5.1.Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов историзма, комплексности и всесторонности оценки документа и в соответствии с критериями происхождения, содержания, внешних особенностей документов.
11.5.2.Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и ее учреждений. Состав документов, включаемых в Государственный архивный фонд Российской Федерации (ГАФ РФ) и подлежащих передаче на государственное хранение, а также сроки хранения документов определяются типовыми и ведомственными перечнями документов, подлежащих передаче на государственное хранение, с указанием их сроков хранения.
11.5.3.Экспертиза ценности документов проводится:
- в делопроизводстве Правительства области: при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в Архив;
- в Архиве в процессе подготовки дел к передаче на государственное хранение.
11.5.4.Для организации и проведения экспертизы ценности документов и отбора их для передачи на государственное хранение в Аппарате создается экспертная комиссия (ЭК), основные функции, права и организация работы которой определяются "Положением об экспертной комиссии", утверждаемым распоряжением руководителя Аппарата и согласованным с архивным управлением области.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством работника Архива.
11.5.5.При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в Архив; отбор документов с временными сроками хранения, подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяется качество и полнота действующей номенклатуры дел Правительства области, правильность определения сроков хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел, соблюдение установленного порядка оформления документов и формирования дел.
11.5.6.Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Правительства области путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Аппарата.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного сроков хранения и по личному составу, а также акт о выделении дел к уничтожению.
11.6.Составление описей дел
11.6.1.Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
11.6.2.Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
11.6.3.В Аппарате в каждом структурном подразделении описи составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством работника Архива Правительства области. По этим описям документы сдаются в Архив.
Описи дел, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи дел Правительства области, которую готовит управление делопроизводства и контроля и по которой оно сдает дела на государственное хранение.
11.6.4.Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (приложение N 24 ) и представляются в Архив через два года после завершения дел в делопроизводстве.
11.6.5.Описательная статья описи дел структурного подразделения включает следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи; индекс дела (тома, части); заголовок дела (тома, части); дата дела (тома, части); количество листов в деле (томе, части); срок хранения дела.
11.6.6.При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть) вносится в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.
11.6.7.В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).
11.6.8.Опись дел структурного подразделения подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с управлением делопроизводства и контроля и утверждается руководителем структурного подразделения.
11.6.9.Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, один из которых передается вместе с делами в Архив, а второй остается в качестве контрольного экземпляра в структурном подразделении.
11.6.10.Отбор документов за соответствующий период, подлежащих уничтожению, и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение N 25 ) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Аппарата одновременно. Согласованные ЭК Аппарата акты утверждаются руководителем Аппарата только после утверждения ЭПК архивного управления области описей дел постоянного хранения. После этого дела, включенные в данные акты, в установленном порядке уничтожаются.
11.6.11.Акт о выделении документов к уничтожению составляется, как правило, на дела всего Правительства области. Если в акте указаны дела нескольких структурных подразделений, то название каждого структурного подразделения указывается перед группой заголовков дел этого подразделения.
11.7.Порядок передачи документов в Архив
Документы Правительства области являются составной частью архивного фонда области, и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Законом Рязанской области "Об архивном фонде Рязанской области и архивах", подлежат обязательной передаче на государственное хранение. Для хранения документов, являющихся составной частью архивного фонда области, документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу при Правительстве области создан ведомственный архив (Архив).
11.7.1.Подготовка и передача документов в Архив.
11.7.1.1.В Архив передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
11.7.1.2.Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в Архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.
11.7.1.3.Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в Архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
11.7.1.4.Передача дел в Архив осуществляется по графику, составляемому управлением делопроизводства и контроля и утвержденному руководителем Аппарата.
11.7.1.5.В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в Архив работником Архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел Правительства области. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел сотрудники структурного подразделения обязаны устранить.
11.7.1.6.Прием каждого дела производится работником Архива в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подпись работника Архива и лица, передавшего дела.
Вместе с делами в Архив передаются книги регистрации, регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов. Заголовок каждой книги, картотеки или базы данных включается в опись.
11.7.1.7.В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения Аппарата лицо, ответственное за ведение делопроизводства в данном структурном подразделении, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в Архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел. Этот порядок может быть изменен по распоряжению Руководства. Например, дела могут быть переданы по акту правопреемнику.
12.ОСОБЕННОСТИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ, СОДЕРЖАЩИМИ ИНФОРМАЦИЮ ОГРАНИЧЕННОГО РАСПРОСТРАНЕНИЯ
12.1.К служебной информации ограниченного распространения относится несекретная информация, ограничения на распространение которой диктуются служебной необходимостью.
12.2.Работа с документами, содержащими служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в Аппарате в порядке, установленном для несекретных документов, с учетом особенностей, изложенных в настоящем разделе.
12.3.Передача сотрудниками подразделений документов (их копий или проектов), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, сотрудникам сторонних организаций и распространение такой информации допускаются только с разрешения Руководства.
12.4.На документах (в случае необходимости - и на их проектах), содержащих служебную информацию ограниченного распространения, проставляются пометка "Для служебного пользования" и номер экземпляра.
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется исполнителем документа, руководителем подразделения или должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к такому документу.
12.5.Прием и регистрация входящих документов, а также регистрация исходящих документов, содержащих информацию ограниченного распространения, осуществляются управлением делопроизводства и контроля и отделом по защите государственной тайны и сопровождаются соответствующими записями в специальном журнале. При этом к входящему (исходящему) номеру документа добавляется пометка "ДСП".
Передача таких документов сотрудникам подразделений осуществляется под расписку в соответствующих журналах учета.
12.6.Печатание проектов документов с пометкой "Для служебного пользования" осуществляется по месту их создания и в управлении делопроизводства и контроля.
Копирование таких документов осуществляется только в управлении делопроизводства и контроля.
12.7.При необходимости направления документов, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, нескольким адресатам исполнитель составляет список рассылки, в котором напротив каждого адресата проставляется номер экземпляра. Указатель рассылки подписывается руководителем подразделения.
12.8.Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел несекретного делопроизводства. При этом на обложке дела, в которое помещены такие документы, проставляется пометка "Для служебного пользования".
12.9.Уничтожение дел, документов и изданий с пометкой "Для служебного пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих исторической ценности, производится в подразделениях по акту, копия которого направляется в управление делопроизводства и контроля. В учетных формах (журналах, карточках, реестрах и т.п.) делается отметка об уничтожении со ссылкой на соответствующий акт.
12.10.Ознакомление сотрудников подразделений с документами и делами, имеющими пометку "Для служебного пользования" и находящимися на хранении в управлении делопроизводства и контроля, осуществляется по согласованию с руководителем Аппарата либо руководителями подразделений, готовившими документы (сформировавшими дела). При этом указанные документы могут быть выданы сотрудникам подразделений под расписку во временное пользование на срок не более 5 дней.
12.11.Дополнительная рассылка документов Губернатора и Правительства области с пометкой "Для служебного пользования" подразделениям или сторонним организациям осуществляется по указанию руководителя Аппарата или его заместителя по заявкам руководителей подразделений, их готовивших.
12.12.В случае утраты документов, дел или изданий, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой информации руководитель подразделения информирует об этом непосредственное Руководство и руководителя Аппарата и проводит служебное расследование.
На утраченные документы, дела и издания с пометкой "Для служебного пользования" составляется акт, на основании которого делаются соответствующие отметки в учетных формах.
Акты на утраченные дела постоянного хранения утверждаются руководителем Аппарата и передаются для архивного хранения в управление делопроизводства и контроля.
12.13.При снятии пометки "Для служебного пользования" на документах, делах или изданиях, а также в учетных формах делаются соответствующие отметки.
12.14.За разглашение служебной информации ограниченного распространения, а также нарушение порядка обращения с документами, содержащими такую информацию, сотрудники подразделений могут быть привлечены к дисциплинарной или иной предусмотренной законодательством Российской Федерации ответственности.
13.ОБЩИЙ ПОРЯДОК ВЫПОЛНЕНИЯ МАШИНОПИСНЫХ
И КОПИРОВАЛЬНО-МНОЖИТЕЛЬНЫХ РАБОТ
Машинописные работы
13.1.В Аппарате печатаются только документы служебного характера.
13.2.Документы печатаются средствами компьютерной техники как на материально-технической базе управления делопроизводства и контроля, так и в структурных подразделениях Аппарата.
13.3.Все документы в управлении делопроизводства и контроля печатаются в порядке их поступления.
Срочные документы печатаются незамедлительно. Срочность печатания документов определяется руководителями подразделений по согласованию с начальником управления делопроизводства и контроля.
Документы, сданные в работу после 17 часов, печатаются, как правило, на следующий день.
13.4.Передаваемые для печати рукописи должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа, с использованием чернил синего, фиолетового или черного цветов. Не принимаются для печатания материалы, написанные небрежно и неразборчиво, исправленные карандашом, а также трудно читаемые, уменьшенные и нечеткие ксерокопии материалов.
При подготовке материалов для печатания особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.
В случае, если документ первоначально готовился в исполнительном органе государственной власти или структурном подразделении Аппарата с использованием компьютерной техники, исполнитель, как правило, представляет электронную копию документа на дискете 3,5 дюйма в формате текстового редактора Word for Windows или в другом, совместимом с ним.
При передаче исполнителем документа, записанного на дискете, она проверяется на наличие компьютерных вирусов в отделе информационно-технических ресурсов административно-хозяйственного управления. В случае их обнаружения работа с дискетой прекращается и дискета с материалом возвращается исполнителю.
Печатание документов под диктовку в управлении делопроизводства и контроля не производится.
Заказ на печатание в управлении делопроизводства и контроля фиксируется в специальном журнале.
13.5.Документ печатается, как правило, в одном экземпляре и вместе с черновиком передается исполнителю.
13.6.Отпечатанные документы с пометкой "Для служебного пользования" вместе с черновиком передаются лично исполнителю, оформившему заказ. Передача отпечатанного документа другому исполнителю без разрешения руководителя подразделения-заказчика запрещена.
Копировально-множительные работы
13.7.Выполнение копировально-множительных работ в Аппарате производится централизованно в управлении делопроизводства и контроля, а также на копировальных аппаратах, установленных в других подразделениях. Копированию и размножению подлежат только документы служебного характера.
13.8.В управлении делопроизводства и контроля копируются служебные документы по заказам сотрудников Аппарата. Основанием для выполнения копировальных работ является заказ, оформленный в журнале установленной формы.
13.9.Документы, подлежащие копированию, должны быть разброшюрованы, напечатаны четко и разборчиво. Формат материала не должен превышать формат А3.
13.10.Копирование документов осуществляется в порядке их поступления.
Срочное копирование выполняется вне очереди. Срочность копирования документов определяется руководителями подразделений и согласовывается с начальником управления делопроизводства и контроля.
13.11.Запрещается копирование корреспонденции с журналов и газет, рукописных листов и правленых рукой машинописных материалов, т.е. не имеющих окончательного документального оформления, а также документов с пометкой "Размножению не подлежит" или другими аналогичными записями.
Брошюровку размноженного документа осуществляет подразделение-заказчик.
13.12.Документы, находящиеся на временном хранении в управлении делопроизводства и контроля, а также материалы из архивных дел копируются с разрешения руководителя Аппарата или начальника управления делопроизводства и контроля.
13.13.Сотрудники управления делопроизводства и контроля, выполняющие копировально-множительные работы, несут ответственность за их исполнение в точном соответствии с требованиями, указанными в заказе. Изготовленные копии вместе с подлинником выдаются заказчику.
13.14.На копировальных аппаратах, установленных в структурных подразделениях, разрешается копирование служебных материалов небольшого объема и тиража. Регистрация выполненных копировально-множительных работ ведется в специальных журналах подразделений. Ответственность за правильное использование копировальной техники и учет выполняемых работ несет руководитель подразделения, в котором установлен копировальный аппарат.
14.ИЗГОТОВЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ПЕЧАТЕЙ И ШТАМПОВ
14.1.Изготовление печатей и штампов, необходимых для обеспечения деятельности Губернатора и Правительства области, а также Аппарата, производится по разрешению руководителя Аппарата.
Необходимость изготовления штампов с факсимильным воспроизведением подписей определяется самими должностными лицами.
14.2.Заявки на изготовление печатей и штампов вместе с их эскизами передаются на согласование в управление делопроизводства и контроля. Реализация заказа на изготовление печатей и штампов осуществляется хозяйственным отделом Аппарата.
14.3.Все изготовленные печати и штампы учитываются управлением делопроизводства и контроля в специальном журнале и выдаются под расписку сотрудникам подразделений, отвечающим за их использование и сохранность.
Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются в двух экземплярах (основная и ее дубликат) в соответствии с ГОСТ Р 51511-99 "Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Основные положения, форма, размеры и технические требования". Основная печать хранится у начальника управления делопроизводства и контроля, дубликат - у начальника отдела бухгалтерского учета, контроля и отчетности. Использование указанных печатей осуществляют перечисленные должностные лица в соответствии с собственными должностными полномочиями и обязанностями.
14.4.Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации, герба Рязанской области ставятся на документах, требующих особого удостоверения их подлинности. Примерный перечень документов, на которых ставится печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, приведен в приложении N 27. Простые круглые мастичные печати (без изображения гербовой символики) ставятся на копиях документов для удостоверения их соответствия подлинникам. Оттиск печати должен захватывать окончание наименования должности лица, подписавшего документ.
Штампы с факсимильным воспроизведением подписи должностных лиц при необходимости разрешается использовать на копиях подписанных в установленном порядке документов. Использование указанных штампов при оформлении подлинников всех документов запрещается.
14.5.Об утере печати или штампа незамедлительно ставится в известность руководитель Аппарата.
14.6.Пришедшие в негодность и утратившие значение печати и штампы подлежат возврату в управление делопроизводства и контроля, где они уничтожаются по акту.
14.7.Контроль за использованием печатей и штампов возлагается на руководителей подразделений, их использующих.
14.8.Сотрудник, которому были выданы печать или штамп, при оставлении должности обязан сдать их в управление делопроизводства и контроля или они должны быть переданы по акту вместе с документами (делами) уполномоченному на то лицу.
14.9.Подпись не заверяется печатью, если этот реквизит должным образом не оформлен (отсутствует дата, расшифровка подписи и т.п.), а также если факт подписи должностного лица не зафиксирован в установленном порядке (документ не зарегистрирован).

• Главная
• Приложения
• 2004
• Сентябрь
• 6
• Приложение к Инструкции от 06.09.2004 г № Б/Н