Порядок от 07.05.2004 г № 57
Порядок подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых главой муниципального образования — Пителинский район
1.Общие положения
1.1.Порядок подготовки, регистрации и хранения договоров и соглашений, подписываемых главой района (далее - Порядок), разработан с целью проведения четкой, единообразной, соответствующей действующему законодательству хозяйственной деятельности Администрации муниципального образования - Пителинский район, осуществляемой путем установления, изменения или расторжения гражданско-правовых отношений, оформляемых договорами и соглашениями, одной из сторон в которых является Администрация района.
1.2.Настоящий Порядок устанавливает порядок подготовки проектов договоров и соглашений (далее - договор), заключаемых главой района с физическими или юридическими лицами, порядок регистрации договоров, порядок регистрации изменений и дополнений к ним, определяет порядок хранения подлинников договоров, а также должностных лиц, ответственных за их хранение и исполнение.
2.Порядок подготовки проектов договоров
2.1.Подготовка проектов договоров, их регистрация, внесение изменений и дополнений в них производится в следующем порядке:
2.1.1.Подготовка договорной документации (проекта договора и поименных в нем приложений);
2.1.2.Согласование проекта договора с перечнем лиц, который определен заместителем главы района, курирующим данное направление.
2.1.3.Направление проекта договора на подписание главе района.
2.1.4.Регистрация и хранение договора.
2.2.Подготовка проекта договора и документации к нему возлагается на исполнителя.
2.3.Ответственным за своевременную разработку проекта договора, в том числе за его содержание и качество, а также документации к нему, является исполнитель, на которого данная обязанность возлагается главой района или заместителем главы администрации, курирующим данное направление.
2.4.Подготовленный проект договора проходит начальную правовую экспертизу в юридическом отделе, а затем согласовывается с заместителем главы района, курирующим данное направление работы, заинтересованными структурными подразделениями администрации района.
Окончательный вариант договора с визами руководителей направляется вместе с необходимыми приложениями в юридический отдел для проведения правовой экспертизы на соответствие законодательству и визирование.
Согласование проекта договора осуществляется визированием на оборотной стороне последнего листа договора с указанием должности, фамилии и инициалов лица, визирующего проект документа, и проставлением даты.
2.5.Проверку деловой репутации и финансовой надежности другой стороны договора, а также необходимые согласования осуществляет исполнитель в соответствии с его компетенцией.
2.6.Перечень структурных подразделений администрации района и должностных лиц, с которыми должен быть согласован проект договора, определяет заместитель главы района, курирующий данное направление работы.
2.7.Окончательный вариант договора, завизированный и согласованный, подписывается главой района.
2.8.Количество экземпляров договора определяется в соответствии с количеством сторон договора.
2.9.Договор, подписанный главой района, передается на регистрацию и хранение.
3.Регистрация и хранение заключенных договоров
3.1.Договор представляется на регистрацию в количестве экземпляров по числу сторон в соответствии с требованиями регистрации служебных документов и регистрируется в журнале регистрации договоров и соглашений у начальника общего отдела администрации района.
Журнал регистрации договоров и соглашений должен включать следующие графы:
- порядковый номер;
- дата регистрации;
- краткое наименование договора и наименование сторон, заключивших договор;
- регистрационный номер документа;
- указание места хранения;
- отметка о сроке действия договора;
- подпись исполнителя, получившего подлинники договора;
- данные об исполнителе (Ф.И.О., должность, контактный телефон). Исполнитель обязан раздать подлинники договора сторонам под роспись на своем экземпляре.
Копия договора направляется в юридический отдел.
3.2.Первый экземпляр заключенного договора остается в администрации района и хранится у исполнителя соответствующего структурного подразделения. Если договор связан с оплатой из бюджета района, то первый экземпляр хранится в отделе бухгалтерского учета и отчетности.
3.3.Для хранения договоров у каждого исполнителя в структурном подразделении формируется архив и руководителем назначается сотрудник, ответственный за его ведение и хранение.
3.4.Хранение договоров осуществляется в специально созданных делах-папках, в которые также вносятся документы, связанные с исполнением договора (переписка между участниками договора, финансово-расчетные документы, дополнительные соглашения и иные документы). Дела-папки с договорами располагаются в архиве исполнителя структурного подразделения в хронологическом порядке по дате их заключения.
3.5.Исполнитель договора отслеживает срок исполнения договора другой стороной и в случае необходимости предпринимает все необходимые меры для исполнения обязательств по договору (переписка между участниками, направление претензии).
3.6.Изъятие оригинала договора, находящегося на хранении, и передача его кому бы то ни было не допускается.
Для работы сотрудникам выдается копия заключенного договора.
Подлинник договора представляется по запросам суда, органов прокуратуры и иных государственных органов в соответствии с законодательством Российской Федерации.
3.7.После исполнения договора или окончания срока его действия договор хранится у исполнителя в течение пяти лет, а затем передается в архив в соответствии с номенклатурой дел.
4.Контроль за исполнением договоров
4.1.Контроль за исполнением договоров, соблюдением условий и сроков осуществляет исполнитель.
4.2.В случае возникновения судебных разбирательств по спорам, связанным с исполнением заключенных договоров, вся документация по ним от исполнителя передается в юридический отдел с соблюдением требований по приему-передаче служебных документов.
5.Порядок внесения изменений и дополнений в договоры
5.1.Любые изменения и дополнения к договору оформляются дополнительным соглашением, регистрируются и хранятся в порядке, предусмотренном данным положением для договоров.