Положение от 05.09.2007 г № 535
Положение о межведомственном архиве документов по личному составу при архивном отделе администрации Кораблинского муниципального района
1.Общие положения
1.1.Руководствуясь ст. 4 Федерального закона "Об архивном деле в Российской Федерации", администрация муниципального образования - Кораблинский муниципальный район осуществляет следующие полномочия в области архивного дела на территории муниципального района:
1.1.1.хранение, комплектование, учет и использование архивных документов и архивных фондов;
1.1.2.решение вопросов о передаче архивных документов, находящихся в муниципальной собственности, в собственность Российской Федерации, Рязанской области, иных муниципальных образований.
1.2.Администрация Кораблинского муниципального района осуществляет деятельность согласно полномочиям по решению вопросов местного значения, установленным ФЗ от 6 октября 2003 года N 131-ФЗ "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации".
1.3.Законодательством Рязанской области Администрация может наделяться отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности и находящихся на территории муниципального района, с передачей необходимых для осуществления данных полномочий материально-технических и финансовых средств.
1.4.В целях реализации полномочий в сфере архивного дела, установленных федеральным законодательством, Администрация образует при архивном отделе межведомственный архив документов по личному составу.
1.5.Правовой основой для образования межведомственного архива документов по личному составу является Постановление главы администрации района N 255а от 15 августа 1996 года.
1.6.В целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов межведомственный архив документов по личному составу в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством РФ федеральным органом исполнительной власти - Федеральным архивным агентством), законодательством Рязанской области и муниципальными правовыми актами, методическими рекомендациями архивного управления Рязанской области, настоящим Положением.
1.7.Положение о межведомственном архиве документов по личному составу утверждается главой Кораблинского муниципального района по согласованию с архивным управлением Рязанской области. В положении закрепляются организационно-правовой статус архива, задачи и функции по руководству архивным делом, полномочия по их реализации, ответственность за состояние, совершенствование и развитие архивного дела в муниципальном районе.
1.8.Организационно-методическое руководство межведомственным архивом по личному составу осуществляет архивное управление Рязанской области и архивный отдел администрации Кораблинского муниципального района.
1.9.Штатная численность межведомственного архива документов по личному составу устанавливается главой района и составляет 2 человека.
1.10.Финансирование и материально-техническое обеспечение межведомственного архива документов по личному составу осуществляются за счет средств местного бюджета.
2.Состав документов межведомственного архива по личному составу
В состав документов межведомственного архива документов по личному составу могут входить:
2.1.Документы по личному составу ликвидируемых (в отсутствие правопреемника и вышестоящего по подчиненности органа), приватизируемых, реорганизуемых (с изменением формы собственности) учреждений.
2.2.Законченные делопроизводством документы по личному составу действующих учреждений, являющихся источниками комплектования межведомственного архива документов по личному составу, в которых не обеспечена сохранность бесплатно.
2.3.Научно-справочный аппарат, раскрывающий состав и содержание документов межведомственного архива документов по личному составу (описи, каталоги, картотеки, указатели, обзоры, архивные справки), а также учетные документы.
3.Задачи и функции межведомственного архива документов по личному составу
3.1.Основными задачами межведомственного архива документов по личному составу являются обеспечение сохранности документов по личному составу и их использование в целях социально-правовой защиты граждан.
3.2.Межведомственный архив документов по личному составу в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:
3.2.1.Выявляет и ведет учет ликвидируемых, приватизируемых, реорганизуемых (с изменением формы собственности) организаций.
3.2.2.Составляет и ведет список действующих организаций, являющихся источниками комплектования архива.
3.2.3.Осуществляет в соответствии с "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда РФ и других архивных документов в государственных, муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук" и с требованиями "Основных правил работы ведомственных архивов" прием документов по личному составу от ликвидируемых, приватизированных, реорганизуемых организаций и действующих учреждений - источников комплектования межведомственного архива документов по личному составу.
3.2.4.Обеспечивает сохранность документов межведомственного архива документов по личному составу, проводит проверки состояния делопроизводства и хранения документов по личному составу.
3.2.5.Ведет учет хранящихся в межведомственном архиве документов по личному составу документов, представляет в архивное управление Рязанской области статистические сведения о них согласно установленным формам.
3.2.6.Создает, совершенствует и пополняет научно-справочный аппарат к хранящимся в межведомственном архиве документов по личному составу документам.
3.2.7.Осуществляет использование документов, хранящихся в межведомственном архиве документов по личному составу:
- исполняет запросы организаций, заявления граждан о трудовом стаже и по другим вопросам социально-правового характера;
- публикует в районной газете информацию о составе и содержании документов межведомственного архива документов по личному составу;
- выдает в установленном порядке документы во временное пользование.
3.2.8.Проводит экспертизу ценности принятых на хранение документов по личному составу, их отбор к уничтожению с истекшим сроком хранения.
3.2.9.Контролирует сохранность, правильность формирования в дела и оформление документов по личному составу в организациях, расположенных на территории города, района.
3.2.10.Оказывает помощь и дает консультации работникам учреждений, являющихся источниками комплектования, по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве, их подготовке к передаче на централизованное хранение.
3.2.11.Принимает участие в разработке нормативно-методических пособий по вопросам организации документов по личному составу в делопроизводстве в учреждениях, использования в целях социально-правовой защиты граждан.
3.2.12.Рассматривает и представляет на согласование с ЭПК архивного управления Рязанской области описи дел по личному составу учреждений - источников комплектования.
3.2.13.Рассматривает и представляет на согласование с архивным отделом администрации описи дел по личному составу учреждений списка N 2.
3.2.14.Составляет годовые, перспективные планы работы отдела, утверждает их в установленном порядке в Администрации.
4.Права межведомственного архива документов по личному составу
Для выполнения возложенных задач и функций межведомственный архив документов по личному составу имеет право:
4.1.Контролировать выполнение учреждениями установленных правил организации документов по личному составу в делопроизводстве и их хранения.
4.2.Запрашивать и получать от учреждений - источников комплектования, независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения для работы межведомственного архива документов по личному составу.
4.3.Давать в пределах своей компетенции организациям, находящимся на территории муниципального района, обязательные для исполнения указания в целях улучшения состояния делопроизводства.
4.4.Принимать участие в совещаниях, семинарах, проводимых Администрацией, других мероприятиях, а также осуществлять проверки учреждений.
4.5.Ставить перед администрацией муниципального образования - Кораблинский муниципальный район вопросы о привлечении к ответственности за нарушение ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" должностных лиц и лиц, выполняющих управленческие функции в организациях с различными формами собственности, а также физических лиц.
5.Организация работы межведомственного архива документов по личному составу
5.1.Межведомственный архив документов по личному составу возглавляет специалист, который назначается и освобождается от должности главой Кораблинского муниципального района по согласованию с представительным органом Кораблинского муниципального района. Специалисты межведомственного архива документов по личному составу являются муниципальными служащими и входят в Реестр муниципальных должностей.
Специалист исполняет в порядке, определенном Уставом Кораблинского муниципального района, настоящим Положением, обязанности по должности муниципальной службы на постоянной профессиональной основе в сфере архивного дела. При смене специалиста межведомственного архива документов по личному составу прием-передача дел проводится специально созданной комиссией, в состав которой входят представители администрации муниципального образования - Кораблинский муниципальный район, архивного управления Рязанской области. Акт приема-передачи утверждается главой Кораблинского муниципального района и может представляться для сведения в архивное управление Рязанской области.
5.2.Специалист межведомственного архива документов по личному составу:
- организует деятельность межведомственного архива документов по личному составу и несет персональную ответственность за выполнение возложенных на него задач и функций;
- отчитывается о работе перед администрацией муниципального образования и в установленном порядке перед архивным управлением Рязанской области.
5.3.Деятельность межведомственного архива документов по личному составу организуется в соответствии с правилами и инструкциями, действующими в системе Федерального архивного агентства, на основе планов работы, утверждаемых администрацией муниципального образования, с учетом методических рекомендаций архивного управления Рязанской области.
5.4.Реорганизация, ликвидация межведомственного архива документов по личному составу осуществляются главой Кораблинского муниципального района в установленном порядке. При его реорганизации архивные документы и архивные фонды передаются учреждению-правопреемнику.
При ликвидации межведомственного архива документов по личному составу место хранения архивных документов и архивных фондов определяется главой Кораблинского муниципального района по согласованию с архивным управлением Рязанской области.